E-Office

ประวัติความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ (E-Office)

1.ประวัติความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ                    

                ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว

                ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว

                หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication)

2.  ความหมาย E-Office คืออะไร

E-Office ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบ E-Office สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรและระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร การรักษาความปลอดภัย รวมถึงการอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับบุคลากร โดยไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานในสำนักงานเท่านั้น แต่สามารถทำงานที่บ้านหรือจากที่อื่นๆ การนำระบบ E-Office มาใช้ จะช่วยให้องค์การจัดการข้อมูลและเอกสาร ได้รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร นอกจากนั้นยังช่วยลดงานด้านการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสาร รวมถึงการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในองค์กร

3. จุดประสงค์ของ E-Office

                -สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ทำให้เกิดการเพิ่มความรู้ให้แก่พนักงานและใช้ประโยชน์สำหรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ

                -เครื่องมือของระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์รวมถึง  ระบบการประมวลและสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์  และระบบการติดต่อสื่อสารของกลุ่ม

                -เครื่องมือของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ก่อให้เกิดการติดต่อสื่อสารผ่านการเขียนและสามารถเพิ่มผลผลิตของการปฏิบัติงาน

                -เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสำหรับการติดต่อสื่อสารทางการพูดและเพิ่มผลผลิตในการปฏิบัติงาน

4.วัตถุประสงค์ของ E-Office

เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ

5.เป้าหมายของ E-Office

                การเพิ่มคุณค่าหรือมูลค่าของสิ่งของที่มีอยู่บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต  ซึ่งบุคลากรทุกคนได้องค์กรสามรถเข้าถึงได้ง่าย  และยังแสดงถึงความเจริญก้าวหน้าการส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว  แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็ทำได้ส่งผลให้การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประโยชน์ในเรื่องความเร็วและเวลาการจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่าย  โดยใช้ระบบค้นหาเอกสารการลดกระดาษ  การลดพื้นที่เก็บเอกสารหากลดการใช้กระดาษย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายไปได้มาก

6. ข้อดี-ข้อเสียของ E-Office

ข้อดี ของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

-ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร

                -เพิ่มขีดความสามรถของพนักงานในซื้อบ้าน  ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้  เนื่องบ้านที่ในตังเมืองมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาในการเดินทาง

                -เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามรถควบคุมตัวเองได้

                -อนุญาตให้พนักงานมีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้

                -บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลางานได้

                -เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน

                -การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำอยู่ใหม่

                -ช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน

                -ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร

                -เพิ่มความสะดวก  รวดเร็วในการจัดเก็บรวบรวมและค้นหาข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน

                -ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานในสำนักงาน  เช่น  ด้านแรงงาน  ด้านเครื่องมือ  และด้านสถานที่จัดเก็บเอกสาร

                -ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์ หรือสำนักงานเสมือจริง (Virtual  Office)

                -ลดขั้นตอนของเจ้าหน้าที่ในการจัดทำต้นแบบ  จัดทำสำเนา  และทำลายเอกสาร

                -ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม มาเป็นการประชุมผ่านทางคอมพิวเตอร์

                -ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อน  โดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office)

ข้อเสีย ของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)

                -ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ระหว่างพนักงานในบริษัท

                -ทำให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอำนาจการควบคุมลูกน้อง

                -การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงานผิดพลาด

                -มีการเปลี่ยนแปลงวิธีปฏิบัติงานอาจทำให้พนักงานไม่ยอมรับการปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน  และต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม

                -ผู้บริหารต้องลงทุนสูง  ซึ่งต้องวิเคราะห์ความคุ้มค่า เมื่อเทียบกับการเพิ่งประสิทธิภาพและประสิทธิผลการปฏิบัติงานของพนักงาน

วิเคราะห์เหตุที่มี E-Officeนั้นเกิดขึ้นมาสอดคล้องกับสังคมปัจจุบันอย่างไร

ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ อย่างไร

 

ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ โดยจะตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของประเทศไทย ข้อ ที่3 คือ ประยุกต์ใช้ ICT เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ

ในที่นี้ก็หมายความว่า  E-Office ก็คือการลดเวลาการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับงานเอกสาร การลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและการประหยัดงบประมาณทั้งในเรื่องบุคลากรและกระดาษ และที่สำคัญยิ่ง E-Office จะเป็นเส้นทางที่จะพัฒนาหน่วยงานให้เข้าสู่องค์กรภาครัฐสมัยใหม่ในยุคอิเล็กทรอนิกส์นี้

เว็บไซด์ของหน่วยงาน จะใช้ประโยชน์ในการประชาสัมพันธ์หน่วยงาน  และสามารถใช้เป็นประตูทางเข้าสู่หน่วยงานได้ โดยเมื่อถึงขั้นนี้หากหน่วยงานใดสามารถสร้างสำนักงานไว้รองรับแล้ว ก็สามารถใช้เว็บไซด์เข้าสู่สำนักงานของหน่วยงานเพื่อประกอบกิจกรรมตามภารกิจที่ต้องการได้ หากมีเครื่องมือสำหรับประกอบภารกิจนั้นเตรียมพร้อมอยู่  เครื่องมือที่ต้องการจะแตกต่างกันไปแล้วแต่ภารกิจ ประชาชนทั่วไปอาจต้องการเครื่องมือในการขอรับบริการ หรือเครื่องมือในการประสานงานเพื่อเข้ามามีส่วนร่วม  ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงานในตำแหน่งหน้าที่ใด ย่อมมีความต้องการใช้เครื่องมือในการประกอบภารกิจของตน ผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมตรวจสอบก็ต้องการเครื่องมือสำหรับการควบคุมตรวจสอบ

 อนาคตของระบบสำนักงานอัตโนมัติ                   

                การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ

                ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน

ความท้าทาย (Challenges) ในการทำให้ E-Office ประสบความสำเร็จ

ปัจจัยในการทำให้ระบบ E-Office ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว สามารถแบ่งออกเป็นข้อๆ ได้ดังนี้

1. นโยบายที่ชัดเจน เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด เนื่อง E-Office เป็นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ผู้บริหารจำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ และมีความเชื่อมั่นในการนำพาองค์กรเข้าสู่ยุคอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นแบบอย่างให้กับบุคลากรในการใช้ระบบดังกล่าว

2. ความพร้อมของบุคลากร เนื่องจากระบบการทำงานจะมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการนำ  E-Office มาใช้ การให้ความรู้และการเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากร เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของการใช้ระบบ E-Office3.              ความพร้อมในการบริหารจัดการด้านโครงสร้างพื้นฐาน  ถึงแม้ว่าในสภาพความเป็นจริงในปัจจุบัน การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตสามารถทำได้ทั่วไป แต่ในทางปฏิบัติอาจจะประสบปัญหาในเรื่องของการจัดการทรัพยากร การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับสภาพขององค์กร เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จตัวหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการสร้างเครือข่ายอินทราเน็ตและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตของหน่วยงาน4.              ความพร้อมในซอฟต์แวร์  ถึงแม้ว่าในขณะนี้ได้มีหน่วยงานหลายแห่งได้ใช้ระบบ E-Office แล้วแต่ยังมีความจำเป็นจะต้องจัดทำซอฟต์แวร์ E-Office ขึ้นเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน ตามลักษณะเฉพาะขององค์กร หน่วยงานพึงจัดหาซอฟต์แวร์ ที่สามารถใช้เป็นเครื่องมือต่างๆ ในสำนักงานของตนไว้ให้พร้อมใช้ตามสถานะปัจจุบันขององค์กร และพร้อมที่จะจัดหาหรือพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้เป็นเครื่องมือเพิ่มขึ้น เพื่อนำหน่วยงานเข้าสู่ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปต่อไป

3. งบประมาณ การจัดทำระบบฯ จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่าย อาจรวมทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ องค์กรต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร

“E-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับนโยบายที่ชัดเจนของผู้บริหารและความพร้อมของประชาคมที่เป็นผู้ใช้”