โดยการนำการรักษาระเบียบวินัยในการทำงานมาใช้
กล่าวโดยทั่วไป วินัย หมายถึง ข้อกำหนดเพื่อควบคุมพฤติกรรมของมนุษย์ในกลุ่มชนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง การควบคุมพฤติกรรมหรือความประพฤติของมนุษย์นั้น โดยปกติมีอยู่ 2 วิธีการ คือ
1. กำหนดข้อห้ามมิให้ประพฤติ
2. กำหนดข้อที่ต้องปฏิบัติ วินัยในการทำงาน ที่จะกล่าวต่อไปนี้ หมายถึง คำสั่ง ระเบียบ หรือข้อบังคับที่กำหนดขึ้น เพื่อควบคุมความประพฤติและควบคุมการทำงาน ให้สามารถทำงานให้แก่นายจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีความปลอดภัย และสามารถร่วมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
การดำเนินการทางวินัย
งานวินัยจะมีขอบเขตครอบคลุมความประพฤติของบุคลากรทุกคนในองค์การ โดยที่การดำเนินการทางวินัยจะมีความแตกต่างตามประเภท ระดับความรุนแรง (Severity) ของปัญหา และผลกระทบที่มีต่อองค์การ ดังนั้นการดำเนินการทางวินัยจะต้องมีความศักดิ์สิทธิ์และเด็ดขาด
เพื่อที่จะสร้างการยอมรับและป้องกันพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมของบุคลากร ปกติการดำเนินการทางวินัยสามารถกระทำเป็นลำดับขั้นดังต่อไปนี้
1. การตักเตือน (Warning) การตักเตือนเป็นขั้นตอนแรกของการดำเนินการทางวินัยที่นิยมใช้ วิธีนี้เป็นการดำเนินการทางวินัยที่มีความรุนแรงน้อยที่สุด มักถูกนำมาใช้เมื่อองค์การเริ่มรับทราบถึงปัญหา หรือปัญหาไม่มีความรุนแรง โดยที่การตักเตือนสามารถแบ่งออกเป็น
3 ระดับ ดังนี้
การตักเตือนด้วยวาจา (Verbal Warning) การตักเตือนด้วยวาจาเป็นขั้นตอนแรกที่ถูกนำมาใช้เมื่อมีปัญหาทางวินัย ผู้ที่ทำหน้าที่รักษาวินัยจะบอกให้บุคลากรรับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นพร้อมอธิบายสาเหตุ เพื่อพนักงานจะได้ปรับปรุงตัวหรือแก้ไขพฤติกรรมให้ถูกต้องตามที่องค์การต้องการ
การตักเตือนด้วยวาจาพร้อมบันทึกข้อมูล (Written Verbal Warning) ขั้นตอนนี้ได้รับการยอมรับว่าเป็นขั้นตอนแรกของการดำเนินการทางวินัย เนื่องจากมีการดำเนินการที่เริ่มมีความเป็นทางการ โดยผู้ที่ทำหน้าที่รักษาวินัยจะทำการตักเตือนพนักงานที่กระทำผิดด้วยวาจาพร้อมกับบันทึกข้อมูลชั่วคราว (Temporary) การบันทึกข้อมูลจะกระทำลงในแฟ้มส่วนตัวของผู้ตักเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูลด้านบุคลากรขององค์การโดยการบันทึกชื่อของบุคลากร วันที่ เหตุการณ์
จุดมุ่งหมาย และผลลัพธ์ เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงสำหรับการดำเนินการขั้นต่อไป ถ้าบุคลากรยังคงแสดงพฤติกรรมที่เป็นปัญหาทางวินัยอีก
การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร (Written Warning) การตักเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นขั้นตอนแรกของการดำเนินการทางวินัยอย่างเป็นทางการ ขั้นตอนนี้ถูกนำมาใช้เมื่อขั้นตอนที่ผ่านมาไม่บรรลุผลตามต้องการ ผู้ที่ทำหน้าที่รักษาวินัยจะแจ้งสาเหตุข้อบกพร่องพร้อมแนวทางแก้ไขต่อพนักงานเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมทั้งบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มประวัติของพนักงานในฐานข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรขององค์การ
2. การพักงาน (Suspension) การพักงานเป็นการดำเนินการทางวินัยในขั้นที่รุนแรงกว่าการตักเตือน การพักงานถูกนำมาใช้เมื่อการตักเตือนไม่ได้ผลตามที่ต้องการ หรือบุคลากรกระทำความผิดในขั้นที่รุนแรง โดยที่ระยะเวลาการพักงานจะถูกกำหนดตามความเหมาะสม เพื่อให้บุคลากรได้มีระยะเวลาได้มีระยะเวลาสำนึกและปรับปรุงตัวให้เหมาะสม ในทางปฏิบัติหลายองค์การจะไม่นิยมใช้วิธีการนี้เนื่องจากมีผลต่อเนื่องในด้านลบต่อทั้งองค์การและบุคลากรที่ถูกดำเนินการ
3. การลดขั้น (Demotion) ถ้าการพักงานไม่สามารถเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของบุคลากรได้องค์การอาจเลือกนำวิธีการลดขั้นมาใช้แทนการไล่ออก เนื่องจากบุคลากรนั้นยังมีความสำคัญต่อองค์การ
หรือองค์การไม่ต้องการหรือไม่สามารถใช้วิธีการอื่นที่รุนแรงกว่าได้ การลดขั้นเป็นวิธีการทางวินัยที่ไม่ได้รับความนิยมในทางปฏิบัติ เนื่องจากวิธีนี้จะมีผลต่อเนื่องทางความรู้สึกของบุคลากรที่ถูกดำเนินการ และมีผลต่อขวัญและกำลังใจการทำงานของพนักงานอื่นในองค์การดังนั้นผู้มีหน้าที่รักษาวินัยจะต้องพิจารณาให้รอบครอบถึงผลกระทบที่อาจเกิดจากการลดขั้นบุคลากรก่อนตัดสินใจดำเนินการ
4. การตัดเงินเดือน (Pay Cut) การตัดเงินเดือนเป็นการดำเนินการทางวินัยขั้นรุนแรงที่หลายองค์การอาจเลือกใช้เมื่อจำเป็น การตัดเงินเดือนถูกนำมาใช้เป็นทางเลือกสุดท้ายแทนการไล่ออก เนื่องจากการไล่บุคลากรออกจากงานจะก่อให้เกิดผลเสีย และค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมต่อองค์การ
5. การไล่ออก (Dismissal) การไล่ออกเป็นวิธีการทางวินัยขั้นเด็ดขาดที่องค์การนำมาใช้กับบุคลากรที่เห็นว่าไม่มีความเหมาะสมที่จะให้ร่วมงานต่อไป เนื่องจากบุคลากรกระทำความผิดทางวินัยอย่างรุนแรง วิธีการนี้เป็นขั้นตอนสุดท้ายทางวินัยที่องค์การเลือกนำมาใช้ เพราะเป็นวิธีการที่รุนแรงและมีผลกระทบต่อบุคคลหลายระดับ ตั้งแต่บุคลากรที่ถูกดำเนินการ เพื่อนร่วมงานองค์การ
และสังคมภายนอก เช่น บุคลากรที่มีอายุมากต้องประสบปัญหาในการหางานใหม่ เพื่อนร่วมงานเสียขวัญและกำลังใจในการทำงาน เป็นต้น ดังนั้นผู้ที่มีหน้าที่ดำเนินการทางวินัยจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบถึงผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นจากการไล่บุคลากรออกจากงานก่อนตัดสินใจดำเนินการ
ในทางปฏิบัติการดำเนินการทางวินัยอาจกระทำไม่ครบทุกขั้นตอน โดยผู้ที่ทำหน้าที่รักษาวินัยจะต้องพิจารณาตามความเหมาะสมของแต่ละองค์การ นอกจากนี้ผู้ทำหน้าที่รักษาวินัยขององค์การสมควรดำเนินการเชิงรุก (Proactive) เพื่อป้องกันมิให้เกิดปัญหามากกว่าการดำเนินการแบบตอบสนอง (Reactive) และทำโทษ (Punishment) เพียงอย่างเดียว เช่น การแจ้งกฎระเบียบต่างๆ ให้บุคลากรรับทราบอย่างชัดเจน เพื่อป้องกันความผิดพลาดของบุคลากรที่เกิดจากความไม่รู้ระเบียบวินัยขององค์การ นอกจากนี้องค์การอาจต้องปลุกจิตสำนึกในด้านระเบียบวินัยของบุคลากรผ่านวิธีการต่างๆ อย่างต่อเนื่อง เช่น สิ่งพิมพ์ ป้ายประกาศ และการจัดกิจกรรมรณรงค์เกี่ยวกับระเบียบวินัยขององค์การ เป็นต้น เพื่อป้องกันการกระทำผิดโดยความสะเพร่า
ความพลั้งเผลอ หรือความรู้เท่าไม่ถึงการณ์
ท่านที่เข้ามาเยี่ยมชมกรุณาช่วยให้ความคิดเห็นหรือทักทายกันหน่อย จักเป็นพระคุณยิ่ง
การแก้ปํญหาบุคลากรถ้าใช้วิธีเดียวคือการลงโทษทางวินัย คิดว่าเป็นการแก้ปัญหาได้ในระดับหนึ่ง เพราะการแก้ปัญหาด้วยการลงโทษเปรียบเสมือนคนเป็นไข้เรื้อรังแล้วให้ยาเสตอรอยคือแค่ลดความเจ็บปวดที่ปลายเหตุอาการไข้จริงๆยังมีอยู่ บุคลากรแค่ทำงานไปวันๆอย่าให้ผิดระเบียบไม่มีการพัฒนางาน องค์กรก็ไม่สามารถพัฒนาได้ในทางตรงข้ามการมีบุคลากรในองค์กรมีปัญหา เราต้องเชื่อโดยพื้นฐานว่าปัญหาทุกอย่างมีสาเหตุ การแก้ปัญหาก็ต้องแก้ที่เหตุเหตุเกิดจากอะไรที่ทำให้บุคลากรในองค์ก็มีปัญหา เกิดจากตัวผู้บริหาร
เกิดจากโครงสร้างการบริหาร เกิดจากสิ่งแวดล้อมในการทำงาน เกิดจากขาดแรงจูงใจ เกิดจากปัญหาเศรษฐกิจ เกิดจากการมอบหมายงานไม่ตรงกับความสามารถ เชื่อเหลือเกินว่าถ้าบุคลากรได้ประโยชน์ทั้งทางใจและทางกายปัญหาบุคลกรย่อมไม่เกิด องค์กรก็พัฒนาได้