การวางแผน

พื้นฐานของการวางแผน  (Foundations  of  planning)

หนังสือ         การจัดการและพฤติกรรมองค์การ

แปลและเรียบเรียง      วิรัช   สงวนวงศ์วาน

                    การวางแผน  คือ  กระบวนการในการกำหนดเป้าหมายขององค์การ  การกำหนดกลยุทธ์  เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย  และการกำหนดแผนย่อย  เพื่อปะสานงานขององค์การโดยรวม  ดังนั้นการวางแผนจึงเกี่ยวข้องกับทั้งผลลัพธ์  คือ  เป้าหมาย หรือสิ่งที่ต้องการจะทำ   และวิธีปฏิบัติ

                    การวางแผนเป็นทางการ  (Formal  planning)  คือ    แผนที่เป็นลายลักษณ์อักษร  มีกำหนดการเป้าหมายอย่างชัดเจน  แลกำหนดขั้นตอน วิธีปฏิบัติไว้เรียบร้อย

                   การวางแผนที่ไม่เป็นทางการ  (Informal  planning)    คือ  แผนที่ที่มิได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร  ไม่มีกำหนดเป้าหมายร่วมกันของคนในองค์การ   และไม่มีความต่อเนื่องในการดำเนินการ

วัตถุประสงค์ของการวางแผน   ประกอบด้วย  4   ประการคือ

                   1.  แผนช่วยกำหนดทิศทาง   ให้กับผู้บริหาร  หรือผู้ปฏิบัติงานในองค์การรู้จะว่าต้องทำอะไร  อย่างไร  เพื่อนำไปสู่เป้าหมายขององค์การ

                   2. แผนช่วยลดความไม่แน่นอน    โดยผู้บริหารต้องมองไปข้างหน้า   ทำนายความเปลี่ยนแปลง  และปรับองค์การเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงนั้น

                   3.  แผนช่วยลดความซ้ำซ้อน  และความสิ้นเปลืองในการทำงาน  ซึ่งสามารถประหยัดเวลา  ทรัพยากร  และขจัดการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้

                  4.  แผนช่วยกำหนดมาตรฐานในการควบคุม  ด้วยเป้าหมายและมาตรฐานในการปฏิบัติงาน  และสิ่งที่เบี่ยงเบนไปจากแผนจะมีการปรับแก้

บทบาทของเป้าหมาย  และแผนในการวางแผน

เป้าหมาย  (Goals)  คือ ผลลัพธ์ที่ต้องการบุคคล   กลุ่มบุคคล  หรือขององค์การโดยรวม  หรือเป้าหมายก็คือวัตถุประสงค์ที่ให้แนวทางสำหรับผู้บริหารตัดสินใจ และให้แนวทางปฏิบัติ  เป้าหมายจึงเป็นจุดเริมต้นของการวางแผน   หากปราศจากเป้าหมายก็ไม่สามารถวางแผนได้     ดังนั้น   แผน (Plans)  ก็คือ  เอกสารที่กำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ในการดำเนินงานไปเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ประเภทของแผน  ดำเนินการได้หลายแบบแล้วแต่เกณฑ์ในการแบ่ง   เช่น

แบ่งตามเกณฑ์การควบคุม

                  แผนกลยุทธ์   (Strategic  Plan)   เป็นแผนที่ใช้กับองค์การโดยรวม   กำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ครอบคลุมทั้งหมดขององค์การ และดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ โดยคำนึงสิ่งแวดล้อมขององค์การ  เป็นแผนระยะยาวที่มองภาพรวมขององค์การโดยรวม

                 แผนดำเนินการ (Operation  Plan)  เป็นแผนย่อยสำหรับแต่ละกิจกรรม  และแต่ละแผนงานโดยเฉพาะ  เช่น  แผนการเงิน  แผนการผลิต    แผนทรัพย์ยากร   แผนดำเนินการเป็นแผนระยะสั้นสำหรับการปฏิบัติงานวันต่อวัน    หรือเป็นสัปดาห์  หรือเป็นเดือน  หรือเป็นไตรมาส  ฯลฯ

แบ่งตามเกณฑ์เวลา

                   แผนระยะยาว  (Long term Plans)  เป็นแผนที่ใช้ต่อเนื่องกันไปเกิน  10  ปี  หรือ เกิน 7  ปี  แต่เนื่องจากสิ่งแวดล้อมขององค์การในระยะหลังมีการเปลี่ยนแปลงไปมาก  และรวดเร็ว  เกิดความไม่แน่นอน  แผนระยะยาวในสมัยปัจจุบันจึงถือว่าเป็นแผนที่มีระยะเวลาเกิน 3  ปีขึ้นไป

                        แผนระยะสั้น  (Short term Plans)  เป็นแผนที่มีระยะเวลาการใช้ภายใน  1  ปี  หรือน้อยกว่า  1 ปี

แบ่งตามเกณฑ์เฉพาะเจาะจง  

                        แผนเฉพาะเจาะจง   (Specific  Plans) คือแผนที่ระบุรายละเอียดของวัตถุประสงค์  และขั้นตอนการปฏิบัติที่ชัดเจน   โดยไม่ต้องให้ผู้ปฏิบัติต้องตีความ  และไม่ก่อให้เกิดความเข้าใจคลาดเคลื่อน

                        แผนยืดหยุ่น  ( Directional  Plans)   เป็นแผนที่มีความยืดหยุ่นโดยเพียงแต่กำหนดแนวทางในการปฏิบัติ  แต่ไม่เจาะจงเป้าหมายและไม่กำหนดให้ผู้บริหารทำตามกรอบแต่อย่างใด  ซึ่งผู้บริหารต้องมีความยืดหยุ่นเพื่อรับความเปลี่ยนแปลงที่ไม่อาจคาดการณ์ได้         แผนประเภทนี้จะถูกนำมาใช้

ปัจจัยที่มีผลต่อการกำหนดแผน     มี 3  ประการ คือ

                        1.  ระดับของผู้บริหาร  2 ความไม่แน่นอนของสิ่งแวดล้อม            3 ระยะเวลาของแผน

การวางแผนที่มีประสิทธิผลภายใต้สถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง

ผู้บริหารควรดำเนินการดังนี้

                               -  แผนจะต้องมีลักษณะเฉพาะเจาะจงในรายละเอียด  หรือเป้าประสงค์และมีความยืดหยุ่นสามารถปรับแผนได้หากจำเป็น

                               -  ต้องคำนึงถึงการดำเนินการตามแผนเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง  และต้องติดตามไปโดยตลอด

                               -  ต้องปรับทิศทางองค์การเมื่อสิ่งแวดล้อมเปลี่ยนไป  และ ผู้บริหารต้องกระตือรือร้นต่อสิ่งแวดล้อม  ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ  ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อความสำเร็จ และความล้มเหลวของแผนที่ได้กำหนดไว้