การบริหารโครงการ

การบริหารโครงการ 

      องค์การในสมัยเก่ามีโครงสร้างอำนาจหน้าที่ตามสายงานแบบ scalas  มีระดับการบังคับบัญชา  ผู้อยู่ในแต่ละตำแหน่ง ในแต่ละระดับมีคุณค่าต่างกัน  ผู้อยู่ในต่ำแหน่งระดับสูงมีคุณค่ามากกว่าระดับต่ำ  คนอยู่ในระดับสูงมีความสามารถมากกว่า  การปฏิบัติงานจะมีการต่อต่อตามสายงานบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการ  การควบคุมงานก็อาศัยอำนาจหน้าที่ของตำแหน่ง การตัดสินใจเรื่องสำคัญจะอยู่ในตำแหน่งระดับสูง  ส่วนการตัดสินใจประจำวันมอบหมายตามสายงายลงมา

       ผู้ใต้บังคับบัญชาอยู่ใต้ผู้บังคับบัญชา  ถ้าองค์กรใดความสัมพันธ์ระหว่างนายกับลูกน้องมีมากจะทำให้การทำงานได้ผล   การแบ่งงานขององค์การมักจะบริหารงานคือ แบ่งตามหน้าที่ แบ่งตามประเภทของการบริการหรือสินค้า และแบ่งตามอาณาเขตเป็นต้น   เมื่อแบ่งงานตามลักษณะนี้จะทำให้ผู้อยู่ในตำแหน่งหนึ่งๆ ใช้ความพยายามอำนาจหน้าที่มากกว่าจะร่วมงานกัน

        ในองค์การมีเจ้าหน้าที่สองพวกคือ line และ staff  เจ้าหน้าที่ line  มีอำนาจบังคับบัญชาและตัดสินใจ  ส่วนเจ้าหน้าที่  staff  ทำหน้าที่คิดและวางแผน  แนะนำ  และให้คำปรึกษาแก่เจ้าหน้าที่ line  แต่ไม่มีอำนาจในการออกคำสั่งถ้าเจ้าหน้าที่ line  เห็นว่าการขอคำแนะนำปรึกษาไม่จำเป็น  งานต่าง ๆ ก็มักจะดำเนินไปโดยการตัดสินใจของเจ้าหน้าที่นั้นเป็นส่วนใหญ่ หรือในทางตรงกันข้าม  องค์การที่ลักษณะการบริหารงานแบบเก่าได้แก่องค์การของราชการ

การบริหารแบบเก่ากับแนวคิดใหม่

การบริหารงานโดยใช้หลักวิชาความรู้ มีการใช้หลักวิชาความรูแบบเก่าบ้างบางประการ  แต่ถ้าใช้อย่างฟุ่มเฟือยอาจเป็นปัญหากีดกันความริเริ่มต่างๆของผู้ร่วมงาน  จึงอาจมีการใช้แบบใหม่โดยให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วม  และรับผิดชอบโครงการ

ผู้นำกับการบริหารโครงการ

                การบริหารกิจกรรมต่าง ๆ ของโครงการที่ทำงานเกี่ยวกับการวิจัย  แม้จะมีการการบังคับบัญชา  แต่การติดต่องานต่างๆ  มักจะทำในรูปแบบความสัมพันธ์ระดับราบ  และทะแยงฯ  การติดต่อสายงานเหมือนจะไม่ทันสมัย เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย ทั้งยังทำงานให้ล่าช้าด้วย การติดต่ออย่างไม่เป็นทางการช่วยให้การทำงานเป็นไปตามความประสงค์ ได้อย่างรวดเร็วทันใจ  อย่างไรก็ตามปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ เมื่อโครงการมีขนาดใหญ่โต  ระบบการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการจะใช้ไม่ได้เต็มที่  และอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นได้  ดังนั้นนักบริหารระดับหัวหน้าโครงการควรมีแนวคิดใหม่ การทำงานควรคำนึงถึงทรัพยากรทั้งคน  และเครื่องใช้ต่างๆ ไม่ควรใช้หลักการบริหารแบบเก่าตลอดทุกเรื่องและทุกกรณี 

                นอกจากจะเข้าใจบทบาทของตนในการทำงานในองค์การแล้ว  ควรมองเห็นความสำคัญของสิ่งแวดล้อมและสิ่งอื่นๆ ที่มีต่อองค์การของตนด้วย  ยิ่งไปกว่านั้นต้องยอมรับว่าการบริหารงานโครงการเป็นเรื่องที่ต้องเปลี่ยนแปลงอยู่เป็นประจำวัน    

                การบริหารโครงการนั้นจะต้องมีผู้นำที่ก้าวหน้ามีการบริหารงานที่แตกต่างไปจากองค์การที่มีอยู่  ต้องมีความคิดริเริ่มให้ทันกับสิ่งแวดล้อม และความต้องการของลูกค้าหรือประชาชน

ความหมายของโปรแกรม Program 

การวางแผนงบประมาณและการวิเคราะห์แบบ (Planning  Programing  Budgeting  and  System Analysis) หรือเรียกว่า    PPBS  หลักสำคัญของการวางแผนงบประมาณก็คือ  program  ความหมายของคำนี้ยังไม่อาจเป็นที่ยอมรับกันได้   แต่ละองค์การก็ให้ความหมายแตกต่างกันไป  ลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของ  program  ก็คือการนึกถึงผลงาน  อย่างไรก็ตามในที่นี้  จะกำหนดความหมายที่ใช้กันโดยทั่วไปกล่าวคือ  program  หมายถึง  รูปแบบของกิจกรรมทางสังคมที่จัดระบบไว้โดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะอย่างแน่ชัด ซึ่งมีลักษณะดังนี้

                1.ประกอบด้วยกลุ่มโครงการที่เกี่ยวข้องกันโดยปกติจะจำกัดอยู่กับการจัดองค์การและกิจกรรมอย่างหนึ่งหรือหลายๆอย่าง

                2.จะต้องจำกัดอยู่ที่ความมุ่งหมายขอบเขตและเวลาการกำหนดวัตถุประสงค์  วัตถุประสงค์จะต้องวัดได้   นอกจากเวลาและปริมาณ ควรคำนึงถึง คุณภาพการผลิตตามวัตถุประสงค์นั้น รวมถึงต้นทุนของการปฏิบัติงานให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น

ระดับของวัตถุประสงค์

                ความสำคัญของวัตถุประสงค์แต่ละอย่าง  ซึ่งอาจมีมากน้อยกว่ากันควรจะมีเครื่องชี้ให้เห็นได้โดยทั่วไปจะมีการจัดความสำคัญและเรียงลำดับกันโดยใช้เลขตั้งแต่ ๑ ไปเรื่อยๆ ตามความสำคัญจากสำคัญมากที่สุดไปหาสำคัญน้อยที่สุด  อย่างไรก็ตามวัตถุประสงค์ที่ดีไม่ควรกำหนดให้สูงหรือต่ำเกินไป เพราะถ้ากำหนดไว้สูงก็จะเป็นผลเสียในด้านความท้อถอยที่ไม่อาจปฏิบัติงานได้ตามวัตถุประสงค์  เมื่อมมีวัตถุ ประสงค์แล้วต้องมีการวางแผนและการกำหนดระยะเวลา  แผนเป็นเรื่องของข้อความที่ระบุไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร  ดังนั้นแผนจึงเป็นแนวทางที่ดีที่สุดที่จะกระทำเพื่อให้ได้สิ่งที่ต้องการ

ความหมายของโครงการ(project)

          โครงการในด้านการพัฒนาอาจหมายถึง การสร้างเขื่อนกั้นน้ำเพื่อการชลประทาน  หรือ  โครงการศึกษาเพื่อให้คนมีการศึกษาสูงขึ้น  หรือโครงการวางแผนครอบครัวเป็นต้น  แต่ทางด้านการบริหารงานเอกชน  โครงการอาจหมายถึงกิจกรรมที่จะร่วมกันขององค์การ เช่น โครงการพัฒนาผลิตผลใหม่ๆ  เป็นต้น  โดยทั่วไปแล้วโครงการหมายถึง  กลุ่มกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องสัมพันธ์กันและแต่ละกิจกรรมมีเป้าหมายอันเดียวกันอย่างใดอย่างหนึ่ง  โดยปกติแล้วงานโครงการมักจะเป็นงานที่มีลักษณะพิเศษนอกเหนือจากงานประจำวันขององค์การหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง  หรืออาจเป็นส่วนหนึ่งขององค์การหรือบุคคลที่มีงานประจำวันอยู่ได้  แต่มักจะเป็นงานที่เกิดขึ้นครั้งเดียวหรือเป็นงานที่เกิดขึ้นครั้งเดียวเสร็จ ฉะนั้นโครงการหนึ่งๆจะมีลักษณะดังนี้

-          เป็นงานที่ต้องดำเนินการ

-          งานนั้นมีลักษณะพิเศษต่างจากงานประจำวัน

-          เป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วเสร็จ

-          มีข้อจำกัดบางประการ มีลักษณะแน่ชัด และมีเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดโครงการ

ข้อมูลนี้นำมาจากหนังสือ หลักและเทคโนโลยีของการวางแผน

ผู้แต่ง  อนันต์  เกตุวงศ์