เฝ้าติดตามผลงานของหน่วยซึ่งเป็น KPI (Key Performance Index) ตัวหนึ่งของหน่วยเคมีคลินิกของเรามาเป็นปีๆแล้ว เราตั้งเป้ากันไว้ว่า จะรายงานผลการทดสอบที่ทำประจำวันให้ได้ภายในเวลาที่เรากำหนด (Turnaround Time หรือ TAT) คือ 2 ชั่วโมง ให้ได้เกิน 95% ของปริมาณที่เรารับมาทั้งหมด และพวกเราสามารถปรับระบบการทำงานกันจนสามารถทำได้ตามเป้าหมายมาตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ปี 52 ทั้งๆที่อัตรากำลังคนของเรายังมีไม่เพียงพอ คนทำงานในช่วงที่งานหนักๆในช่วงเช้านั้น รับงานกันหนักมากจริงๆ ไม่ได้ลืมหูลืมตากันเอาเลย
ผลงานของเราตั้งแต่เดือนกุมภาปีที่แล้วเป็นต้นมานั้น เราทำได้ดีขึ้นเรื่อยๆจนกระทั่งเกือบ 100 เปอร์เซ็นต์แล้วที่เราออกผลได้ภายในเวลา 2 ชั่วโมง โดยเวลาเฉลี่ย (mean) และเวลาส่วนใหญ่ (mode) นั้นดีขึ้นเรื่อยๆจากที่เคยเป็นชั่วโมงกว่าๆมาเป็นประมาณ 1 ชั่วโมงหรือบางเดือนได้ต่ำกว่า 60 นาทีก็ยังมี (เท่ากับ TAT ของผลด่วนเลย)
ปัญหาที่เราพบว่ายังไม่สามารถทำให้ออกผลแล็บได้ภายใน 2 ชั่วโมงนั้น มีหลักๆอยู่เพียงไม่กี่อย่าง ซึ่งเราก็พยายามช่วยกันวิเคราะห์ระบบการทำงาน หามาตรการที่เราจะช่วยกันทำให้สมบูรณ์แบบให้ได้ อย่างหนึ่งคือการที่ต้องทำซ้ำในบางรายที่ผลแตกต่างจากผลเดิมของคนไข้มากๆ หรือผลที่ผิดปกติมาก และผลที่ไม่สอดคล้องกับโรคที่แพทย์วินิจฉัย ทำให้เวลาที่ใช้ในการตรวจวัดยืดออกไป กรณีนี้เราก็พยายามใช้ช่องทางในการทำซ้ำให้เร็วที่สุด และถ้าไม่เหลือบ่ากว่าแรงจริงๆอย่างพวกที่ค่าสูงมากๆจนต้องเจือจางตัวอย่างตรวจกันหลายรอบ เราก็ยังสามารถทำได้ทันภายใน 2 ชั่วโมง กรณีนี้ระบบการติดตามก็ช่วยแก้ปัญหาได้
แต่สิ่งที่เป็นปัญหาหลักซึ่งทำให้เราออกผลล่าช้าอีกอย่างหนึ่งซึ่งแต่ละเดือนก็จะพบไม่น้อยก็คือ การที่เราลืมออกผล เพราะระบบในปัจจุบันของเรานั้น ใช้คนในการตรวจสอบผลที่ออกมาจากเครื่องแล้วส่งผ่านระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ทำให้เราต้องดูผลทุกรายและทุกการทดสอบก่อนจะออกผล ด้วยการลงรหัส ลง password ยืนยัน ผลจึงจะได้รับการส่งออกไปยังแพทย์ผู้ตรวจได้ ในช่วงเช้าที่มีปริมาณงานเกือบพันราย นั่นคือประมาณ 4-5000 การทดสอบ ในปัจจุบันเราใช้คน 3 คนเป็นหลักในการออกผลช่วงดังกล่าว โดยเราเพิ่มผู้คอยตรวจสอบว่ามีการรายงานผลออกไปแล้ว ไม่มีตกค้าง แต่การตรวจสอบของเราก็ยังคงเป็นการตรวจสอบด้วยการเคาะแป้นดูที่หน้าจออีกเหมือนกัน ทำให้มีการผิดพลาดหลุดการตรวจไปบ้างเสมอ จากการพยายามหามาตรการตรวจสอบมาในช่วง 3-4 เดือนหลังนี้และลงมือตรวจเองทุกเวลาที่สามารถทำได้แล้วก็ตาม แม้ว่าจะน้อยลงเรื่อยๆแต่ก็ดูท่าว่าไม่มีวี่แววจะหมดไปได้เลย
คุยกับพี่ปนัดดา-หัวหน้าหน่วยแล้ว เราเห็นตรงกันว่า สิ่งที่เราน่าจะทำก็คือต้องขอความช่วยเหลือฝ่าย IT ให้ช่วยเพิ่มฟังก์ชั่นที่เราสามารถกดเพื่อตรวจสอบได้ว่า มีสิ่งส่งตรวจรายใดที่ยังไม่ได้ออกผลในแต่ละช่วงเวลา เพื่อเราจะได้สามารถติดตามได้ทันที แทนการมานั่งไล่ดูทีละหน้าจอแบบปัจจุบัน ซึ่งไม่ว่าเราจะพยายามแค่ไหนก็ยังไม่สามารถจะเก็บได้หมด กับปริมาณงานมากขนาดนี้
เห็นได้ชัดเลยค่ะว่า มีงานอีกมากมายหลายอย่างที่เราต้องใช้เทคโนโลยีช่วยเพื่อจะให้สมบูรณ์แบบ ลำพังคนล้วนๆนั้น ไม่ว่าจะตั้งใจขนาดไหนก็ไม่สามารถจะทำงานซ้ำๆกันได้ในปริมาณมากๆโดยไม่ผิดพลาดได้ โดยเฉพาะเมื่อมีเรื่องของกำหนดเวลามาเป็นเงื่อนไขด้วยอย่างที่เราเผชิญอยู่นี้
