การควบคุมภายในองค์กร
การควบคุมภายใน
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การรับเงิน
- เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าควรมีการควบคุมดังนี้
1.1 ออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน
1.2 ใบเสร็จจะต้องมีลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายการเงินหรือผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมการเงินและการบัญชี
1.3 ใบเสร็จรับเงินต้องมีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
1.4 ยอดรวมของใบเสร็จรับเงินในแต่ละวัน ได้มีการตรวจสอบยอดรวมของเงินที่นำฝากธนาคารและหลักฐานการรับเงินฝากธนาคารว่าเป็นยอดเงินที่ตรงกัน
1.5 มีการตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงินได้นำมาลงบัญชีครบทุกฉบับ และหากมีการยกเลิกจะต้องมีเอกสารอยู่ครบชุด และขีดฆ่าเขียน คำว่า ยกเลิกทุกฉบับ
1.6 เงินส่วนที่ไม่สามารถนำฝากทันในวันนั้น ให้แสดงยอดเงินแยกไว้ต่างหาก และเมื่อนำฝากในวันรุ่งขึ้น จะต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าตรงกับหลักฐานการรับเงิน
1.7 เมื่อมีการปรับบัญชี เพื่อแสดงเงินขาดเงินเกิน ต้องได้รับการอนุมัติทุกครั้ง
2. เมื่อกิจการได้รับเงินจากลูกค้าทางไปรษณีย์ ควรมีการควบคุมดังนี้
2.1 ผู้เปิดจดหมาย ต้องไม่ใช่บุคคลเดียวกับผู้ที่นำเงินฝากธนาคาร หรือผู้ที่บันทึกบัญชี
2.2 ผู้ที่เปิดจดหมายจะเป็นผู้ที่ทำรายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงิน เพื่อให้ทราบว่าได้รับเงินจากลูกค้ารายใด เป็นเช็คธนาคารใด เลขที่เท่าใด จำนวนเงินเท่าใด
2.3 ผู้ที่เปิดจดหมายจะต้องขีดคร่อมเช็คทุกฉบับเข้าบัญชีของบริษัทเท่านั้น
2.4 จะต้องมีการตรวจสอบว่าเงินที่ได้รับทางไปรษณีย์ ตรงกับหลักฐานการนำฝากธนาคาร
3. การเก็บเงินโดยพนักงานเก็บเงิน ควรมีการควบคุมดังนี้
3.1 ใบเสร็จรับเงินมีการให้เลขที่เรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
3.2 เงินที่ได้รับจะต้องนำส่งเจ้าหน้าที่การเงินทันที และจะต้องตรวจสอบความถูกต้องกับหลักฐานการรับเงินและนำฝากธนาคารทันที
3.3 สามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาว่าใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินที่ยังเก็บเงินไม่ได้ ขณะนั้นอยู่ที่ใคร มีจำนวนเท่าใด จำนวนเงินเท่าใด มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร สามารถหาตัวผู้รับผิดชอบได้
4. หากกิจการมีการรับเงินตามใบเสร็จรับเงินชั่วคราว ควรมีการควบคุมดังนี้
4.1ได้มีการแสดงไว้ในทะเบียนคุมว่า ได้มีการออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้ว ถึงเลขที่เท่าใด
4.2ได้มีการบันทึกในใบเสร็จรับเงินชั่วคราวว่า ได้ยกเลิกและออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้วเลขที่เท่าใดแทน
4.3 ใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่ยังไม่ได้ใช้ต้องมีการควบคุมเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินจริง
4.4 ต้องมีการตรวจสอบและระมัดระวังว่า เมื่อได้ออกใบเสร็จรับเงินจริง จะต้องมีวิธีป้องกันมิให้มีการบันทึกการรับเงินซ้ำอีกครั้งหนึ่ง
4.5 ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ ต้องเก็บในที่ปลอดภัยและมีการทำทะเบียนคุม เพื่อบันทึกการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และควรจะมีการตรวจนับว่ามีอยู่จริงตามทะเบียนคุม
5. เงินที่ได้รับทั้งหมดแต่ละวันไม่ว่าจะได้รับโดยวิธีใดก็ตามต้องปฏิบัติดังนี้
5.1 มีการบันทึกเลขที่ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในรายงานการรับเงิน หรือในสมุดเงินสด
5.2 จะต้องนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อสิ้นวัน โดยต้องไม่นำไปใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
5.3 จะต้องมีผู้ได้รับมอบหมายตรวจสอบรายการบันทึกการรับเงิน กับ สำเนาใบนำฝากธนาคาร
6. ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้มีการควบคุมดังนี้
6.1 มีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้าทุกฉบับทุกเล่ม
6.2 มีการเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย หรือมอบหมายให้ผู้อยู่ในความรับผิดชอบที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับเงินเป็นผู้ดูแล
6.3 มีการควบคุมโดยทะเบียนหรือบันทึก เพื่อแสดงถึงจำนวนที่ได้รับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และผู้ทำทะเบียนต้องไม่ใช่เป็นผู้เบิกใช้
6.4 มีการตรวจนับส่วนที่ยังไม่ได้ใช้ เพื่อดูว่าตรงกับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมหรือไม่
6.5 การเบิกไปใช้ทุกครั้ง ผู้เบิกต้องลงนามไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนคุมหรือบันทึก
6.6 มีการบันทึกและควบคุมชุดที่ยกเลิก คือ ต้องเก็บไว้ตรวจสอบทุกฉบับทุกเล่ม
7. พนักงานที่ทำหน้าที่รับเงินจะต้องไม่ ปฏิบัติหน้าที่ต่อไปนี้ด้วยอีกตำแหน่ง
7.1 ทำหน้าที่บันทึกบัญชีลูกหนี้ และรายงานยอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้
7.2 ทำหน้าที่จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า
7.3 ออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
7.4 ติดตามลูกหนี้ที่ค้างชำระเกินกำหนด
7.5 อนุมัติสินเชื่อ
7.6 ทำบัญชีแยกประเภท
7.7 ทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
8. ใบแสดงการรับเงินฝากธนาคาร มีการสอบทานกับรายละเอียดการนำเงินฝากธนาคารประจำวัน โดยพนักงานบัญชีหรือผู้ตรวจสอบภายใน
9. หากกิจการมีการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ควรมีการควบคุมดังนี้
9.1 มีการเก็บเช็คนั้นในที่ปลอดภัยจนกว่าจะถึงกำหนดนำฝาก
9.2 มีการบันทึกในทะเบียนเมื่อได้รับหรือนำฝากธนาคารและต้องให้ผู้นำฝากเซ็นรับด้วย
10. มีการตรวจสอบเงินสดที่ยังไม่ได้นำไปฝากธนาคารกับหลักฐานรับเงินในบางวัน โดย
ไม่ให้พนักงานการเงินทราบล่วงหน้า
11. หากกิจการมีการรับเงินของสาขา หรือส่งพนักงานไปเก็บเงินต่างจังหวัด
11.1 การรับเงินนั้นได้นำฝากธนาคารในบัญชีเงินฝากที่สามารถเบิกได้เฉพาะสำนักงานใหญ่
11.2 สำเนาเงินฝากธนาคารที่มีลายเซ็นของผู้รับเงินและประทับตราธนาคารได้ส่งตรงไปยังสำนักงานใหญ่ และได้มีการนำสำเนาใบนำฝาก มาตรวจสอบกับรายละเอียดการฝากเงิน
12. เอกสารที่สามารถแลกเปลี่ยนเป็นเงินได้นอกจากเงินและเช็ค เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ครับล่วงหน้า และตั๋วเงิน ได้เก็บในที่ปลอดภัยโดยพนักงานที่ไม่ใช่บุคคลที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับเงิน
13. การเปิดบัญชีกับธนาคารแต่ละบัญชี จะต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการของบริษัท
หรือเจ้าของกิจการ
14. ถ้าพนักงานการเงินถือเงินของพนักงานที่ยังไม่มารับเงินเดือนหรือค่าแรง จะต้องแยกไว้ต่างหากจากเงินส่วนอื่นของกิจการ
15. รายได้อื่น เช่น เงินปันผล ดอกเบี้ยรับ ค่าเช่า ค่านายหน้า จะต้องตรวจสอบเสมอโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้การรับถูกต้องและมีการนำฝากธนาคารในวันที่ได้รับ
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การจ่ายเงินสดย่อย
- มีเพียงบุคคลเดียวรับผิดชอบวงเงินแต่ละวง ถ้าจำเป็นต้องมีหลายวง จะต้องเก็บไว้ในลักษณะที่สะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงิน
- มีการทำเครื่องหมาย “จ่ายเงินแล้ว” บนหลักฐานประกอบทุกฉบับ เพื่อป้องกันการนำมาใช้อีก
- เมื่อมีการจ่ายเงินต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
- การเบิกเงินทดแทนวงเงินสดย่อย จะต้องทำโดยผู้รักษาเงินสดย่อย
- มีการอนุมัติโดยผู้ที่มีอำนาจ
- ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงวงเงินสดย่อย จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ
- การเบิกเงินทดแทนจำต้องทำโดยการออกใบสำคัญจ่ายเช็ค
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การจ่ายเช็ค
- สมุดเช็คจะต้องประทับตราบริษัท ปัจจุบัน ธนาคารจะแจ้งว่าไม่จำเป็นต้องประทับตราแล้ว แต่เพื่อการควบคุมที่ถูกต้อง บริษัท น่าจะยังต้องประทับตราเหมือนเดิม
- จะต้องทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกเดือนเป็นอย่างน้อย
- เช็คยกเลิกมีเครื่องหมาย “ยกเลิก” และเก็บไว้กับต้นขั้ว
- ในกรณีที่เป็นบริษัท จำกัด การเซ็นสั่งจ่ายเช็คกระทำโดยบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไปซึ่งคณะกรรมการกำหนดไว้
- จะต้องนำหลักฐานการสั่งจ่ายเงินส่งไปพร้อมกับเช็คที่เขียนแล้ว เพื่อให้ผู้มีอำนาจหน้าที่ลงนามสั่งจ่ายเช็คตรวจสอบก่อนลงนาม
- ไม่มีการจ่ายเงินตามใบสำคัญสั่งจ่ายโดยใช้หลักฐานประกอบซึ่งเป็นแต่เพียงสำเนา
- ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องบันทึกเลขที่เช็คที่จ่าย ชื่อธนาคาร และวันที่ในเช็ค
- การจ่ายเงินออกจากกิจการทุกรายการ ยกเว้นเงินรองจ่าย ได้จ่ายเป็นเช็ค
- ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบอนุมัติโดยบุคคลซึ่งเป็นคนละคนกับผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย
- 1 ใน 2 ของผู้มีอำนาจลงนามในเช็ค จะต้องไม่เป็น
10.1 ผู้บันทึกรายการทางบัญชี
10.2 ผู้รักษาเงิน
10.3 ผู้อนุมัติใบสำคัญสั่งจ่าย
11. เช็คจะต้องไม่มีการลงนามไว้ล่วงหน้า
12. เมื่อผู้มีอำนาจลงนามไว้ในเช็คแล้ว หลักฐานประกอบการจ่ายทุกใบจะต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว” เพื่อป้องกันการนำมาเบิกซ้ำ
13. ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีใบเสร็จรับเงินและหลักฐานการสั่งจ่ายครบจึงจะเก็บเข้าแฟ้มได้
14. งบกระทบยอดต้องทำโดยบุคคลที่ไม่ได้ลงรายการในสมุดเงินสดรับและจ่าย เก็บรักษาเงินหรือ ลงนามในเช็ค
15. รายงานจากธนาคาร ( Bank Statement ) จะส่งตรงมายังบุคคลที่ทำหน้าที่ทำงบกระทบยอด
16. ในสมุดเงินสดได้มีการทำเครื่องหมายแสดงการตรวจสอบการนำเงินเข้าบัญชีธนาคารแล้ว หรือการจ่ายออกจากธนาคารโดยบุคคลที่ทำงบกระทบยอด
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การจ่ายเงินเดือนและค่าแรง
1. การบันทึกประวัติของพนักงาน ได้กระทำโดยพนักงานที่มิได้ทำหน้าที่จ่ายเงิน ประวัติที่บันทึกเกี่ยวกับ
1.1 การว่าจ้างเริ่มเมื่อใด และสิ้นสุดเมื่อใด
1.2 อัตราการว่าจ้าง
1.3 การขาดงาน วันหยุด ป่วย ลากิจ
1.4 ลายเซ็นพนักงาน
2. ผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรงจะต้องไม่เกี่ยวข้องกับ
2.1 การตกลงว่าจ้าง
2.2 อนุมัติอัตราว่าจ้าง
2.3 การบันทึกเวลา
2.4 การบันทึกต้นทุน
2.5 การจ่ายเงิน
3. มีการตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงาน
4. เงินเดือนและค่าแรงมีการกระจายไปให้งานต่างๆ แต่ละงาน หรือแผนกต่างๆ แต่ละแผนก
5. รายละเอียดค่าแรงและเงินเดือน ได้มีการอนุมัติโดยแผนกบุคคลและผู้จัดการของแต่ละฝ่ายก่อนจะนำมาเขียนเช็คสั่งจ่าย
6. ทุกรายการในสมุดจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ต้องเขียนด้วยหมึกและตัวเลขชัดเจน
7. เช็คที่เบิกจะต้องแสดงรายละเอียดจำนวนเงินสุทธิที่จะจ่ายให้พนักงาน
8. จะต้องมีการตรวจรายการเงินเดือนและค่าแรงเป็นประจำ โดยบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ทำบัญชี เงินเดือนและค่าแรงและผู้จ่ายเงิน
9. จะต้องมีการอนุมัติโดยคณะกรรมการของบริษัทหรือเจ้าของกิจการ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัตราการจ่ายเงิน
10. การเตรียมเช็คเพื่อจ่าย
10.1 ทำโดยแผนกการเงิน และทำตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่มีการอนุมัติแล้ว
10.2 เงินจะต้องเก็บเข้าซองไว้ และมีใบปะหน้าซองบอกจำนวนเงินและชื่อผู้รับไว้หน้า ซอง หากจ่ายโดยการโอนอัตโนมัติผ่านระบบธนาคารจะต้องตรวจสอบชื่อและเลขที่บัญชีของพนักงานแต่ละคนให้ถูกต้องตรงกัน
11. การจ่ายเงิน
11.1 การจ่ายเงินกระทำโดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำสมุดจ่ายค่าแรงและเงินเดือน
11.2 จ่ายเงินให้กับบุคคลที่แน่ใจว่าเป็นบุคคลที่จะต้องจ่าย ถ้าไม่แน่ใจให้ตรวจบัตรประจำตัว
11.3 มีการนำหลักฐานเวลาปฏิบัติงาน และลายเซ็นผู้ปฏิบัติงานที่ให้ไว้มาตรวจบัตรรายละเอียดการรับเงิน และลายเซ็นการรับเงินอีกครั้ง หลังจากจ่ายเงิน
11.4 ผู้ทำหน้าที่การจ่ายเงินจะต้องมีการหมุนเวียนเปลี่ยนหน้าที่ในเวลาอันสมควร
12. หากกิจการมีซองเงินเดือนที่ไม่มีผู้มารับในเวลาอันสมควรจะต้องมีการควบคุมดังนี้
12.1 เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่จ่าย จะต้องทำหลักฐานบันทึกจำนวนที่ไม่มีผู้มารับทันทีและส่งมอบผู้รักษาเงิน และรับหลักฐานการรับเงินไว้
12.2 ผู้รักษาเงินที่ยังไม่มีผู้มารับ จะต้องเป็นคนละคนกับผู้ทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรง ผู้รับเงินของกิจการ ผู้รักษาเงินรองจ่าย หรือเงินอื่นๆ
12.3 จะต้องมีการระวังการจ่ายเงิน เมื่อมีผู้รับเงินในวันต่อๆ มา โดยแน่ใจว่าเป็นบุคคลควรจะได้รับจริง
12.4 ต้องมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบโดยเฉพาะเกี่ยวกับเงินที่ไม่มีผู้มารับ
13. ในการทำงานล่วงเวลา
13.1 มีการอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่าย หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
13.2 มีการจดเวลาและตรวจสอบโดยหัวหน้างาน
13.3 การคิดอัตราค่าล่วงเวลาถูกต้องตาม พ.ร.บ. แรงงาน
13.4 มีการตรวจสอบการคำนวณค่าล่วงเวลาก่อนที่จะมีการจ่ายโดยผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การขาย
1. มีการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษร
2. คำสั่งซื้อของลูกค้ามีการตรวจสอบอนุมัติก่อน โดย
2.1 ผู้จัดการแผนกขาย
2.2 ผู้จัดการแผนกสินเชื่อ
3. ใบส่งของหรือ อินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จัดทำโดยพนักงานที่ไม่เกี่ยวกับ
3.1 การจัดส่งของให้ลูกค้า
3.2 บันทึกบัญชีลูกหนี้
3.3 การรับจ่าย และเก็บรักษาเงินสด
4. มีการเรียงลำดับหมายเลขของ ใบส่งของหรือใบอินวอยซ์/ใบกำกับภาษี ไว้ล่วงหน้าทั้งหมด
5. มีการตรวจสอบราคา โดยพนักงานที่รับผิดชอบกับรายการราคา Price List
6. Price List ได้มีการตรวจสอบโดยผู้จัดการขายเป็นครั้งคราว
7. พนักงานตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี ซึ่งเป็นคนละคนกับพนักงานส่งของ พนักงานการเงิน พนักงานบัญชีลูกหนี้ จะต้องกระทำการตรวจสอบในเรื่อง
7.1 ราคาและการลดราคา
7.2 บันทึกบัญชีลูกหนี้
7.3 การรับจ่าย และการรักษาเงินสด
8. เมื่อมีการยกเลิกใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี ฉบับใด จะต้องเก็บสำเนาทุกฉบับไว้ด้วยกัน
9. พนักงานนำของไปส่งให้ลูกค้าจะต้องนำต้นฉบับที่มีลายเซ็นรับของมาเก็บไว้ที่แผนกการรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการเก็บเงิน
10. มีการตรวจสอบ เปรียบเทียบใบสั่งซื้อของลูกค้ากับใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การซื้อ
1.มีแผนกจัดซื้อเป็นหน่วยงานแยกต่างหากหรือมีพนักงานจัดซื้อไม่เกี่ยวข้องกับ
1.1 การบัญชีทั่วไป
1.2 การทำบัญชีสินค้า
1.3 การรับของ
1.4 การจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า
1.5 การจ่ายเงินให้เจ้าหนี้
2. การซื้อกระทำโดย
2.1 แผนกจัดซื้อหรือพนักงานจัดซื้อตามใบเสนอซื้อที่ได้รับอนุมัติแล้ว
2.2 การจัดซื้อแต่ละครั้ง แผนกผลิตและคลังเป็นผู้เสนอแนะเกี่ยวกับชนิดและ ปริมาณของสินค้าที่จะซื้อ
2.3 สั่งซื้อจากรายการราคาขายของผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติ
2.4 มีการเปรียบเทียบราคาจากผู้ขายหลายแห่ง เพื่อให้ได้ราคาที่ดีที่สุด
2.5 ใบสั่งซื้อทำขึ้นโดย
1. เรียงลำดับหมายเลขไว้ล่วงหน้า
2. มีการอนุมัติการสั่งซื้อ
2.6 สำเนาใบสั่งซื้อได้ส่งไปยัง
1. แผนกบัญชีหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำใบสำคัญสั่งจ่าย
2. แผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจรับของ
2.7 ใบรับของแสดงจำนวนที่นับได้จริง พร้อมทั้งลายเซ็นผู้ตรวจรับอย่างน้อย 2 คน
2.8 ในใบรับของได้ระบุถึงเงื่อนไขต่างๆ ในกรณีที่จะต้องมีการทดสอบคุณภาพในภายหลัง
2.9 ของที่มีคุณภาพพิเศษ จะต้องมีรายงานการตรวจสอบจากผู้ที่มีความชำนาญใน
เรื่องนั้นโดยเฉพาะ
2.10 ใบรับของที่มีเลขที่เรียงลำดับและมีสำเนาส่งให้
1. แผนกบัญชี เพื่อเก็บไว้กับใบสั่งซื้อ
2. แผนกจัดซื้อ เพื่อติดตามรายการที่สั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้รับของ
3. แผนกคลังสินค้า เพื่อบันทึกบัญชีพัสดุคงเหลือ
4. เก็บไว้ที่แผนกรับของ หรือเจ้าหน้าที่ผู้กระทำการตรวจรับของ
2.11 เมื่อมีการคืนของ จะจัดการโดยแผนกคลังสินค้าและแผนกรับของหรือเจ้าหน้าที่ผู้ตรวจรับของ
1. ติดต่อเพื่อขอใบลดหนี้
2. แผนกจัดซื้อและบัญชีได้รับแจ้งเรื่องราวการคืนสินค้า
2.12 การตรวจสอบ
2.12.1 ใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี จากผู้ขายได้ตรวจสอบกับเอกสารเหล่านี้ก่อนจ่ายเงิน
1.ใบสั่งซื้อ
2. การรับของ
3. รายงานการตรวจสอบคุณภาพ (ถ้ามี)
2.12.2แผนกบัญชีไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับ
1. การสั่งซื้อ
2. การรับของ
2.12.3 มีหลักฐานแสดงว่ามีการตรวจสอบใบส่งของในเรื่องต่อไปนี้
1. ราคา
2. ค่าขนส่ง
3. การลดราคา หรือข้อโต้แย้งต่างๆ
2.12.4 ใบสำคัญที่จ่ายเงินแล้ว จะต้องมีการการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการจ่ายซ้ำ
2.13 ใบสำคัญสั่งจ่ายจะต้องจัดทำสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายทุกรายการ
2.14 ใบสำคัญสั่งจ่ายและเอกสารประกอบทุกฉบับ จะต้องมีเครื่องหมายแสดงว่าได้จ่ายเงินแล้ว
2.15 จะต้องมีการตรวจสอบระยะเวลาที่จะต้องจ่ายด้วย เพื่อป้องกันการเบิกจ่ายผิดงวด
2.16 ใบสำคัญการสั่งจ่ายจะต้องมีการตรวจสอบและอนุมัติ
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ ลูกหนี้การค้า
1. สมุห์บัญชีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจะต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่า ยอดรวมบัญชีลูกหนี้รายตัว จะต้องเท่ากับบัญชีคุมยอดลูกหนี้
2. งบแสดงอายุลูกหนี้จะต้องมีการจัดทำและตรวจสอบโดยพนักงานที่ไม่เกี่ยวกับ การรับเงินและเสนอต่อผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี หรือกรรมการผู้จัดการ
3. ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีหรือกรรมการผู้จัดการจะต้องแจ้งให้พนักงานขาย และพนักงานเก็บเงินทราบถึงลูกหนี้ที่ค้างชำระนานเกินกำหนด
4. มีการส่งคำยืนยันยอดไปยังลูกหนี้เป็นครั้งคราว
4.1 การรับเงิน
4.2 การบันทึกบัญชีลูกหนี้
4.3 การขายสินค้า
5. พนักงานขายและพนักงานรับเงิน จะต้องไม่เป็นผู้ที่ทำบัญชีลูกหนี้
6. การปรับปรุงบัญชีลูกหนี้จะต้องมีการอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ผู้ใหญ่ที่รับผิดชอบ เช่น ผู้จัดการฝ่ายการเงิน
7. การจำหน่ายหนี้สูญจะต้องอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่ เช่น ผู้จัดการฝ่ายการเงิน
8. เจ้าหน้าที่บัญชีลูกหนี้รายตัวไม่ได้ทำหน้าที่ต่อไปนี้
8.1 การรับเงิน
8.2 ตรวจสอบใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษีและใบลดหนี้
8.3 การให้ส่วนลด
8.4 การลงบัญชีคุมยอดลูกหนี้
8.5 การอนุมัติการจำหน่ายหนี้สูญ
9. แผนกสินเชื่อหรือผู้มีหน้าที่อนุมัติการขายเชื่อ
9.1 จะต้องได้รับการรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ค้างชำระนาน เพื่อจะได้ติดตามทวงถาม
9.2 ลูกหนี้ใหม่จะต้องรับอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขาย และฝ่ายสินเชื่อหรือผู้ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่นี้
9.3 จะต้องหมั่นตรวจสอบวงเงินสินเชื่อที่อนุมัติให้ลูกหนี้รายใดรายหนึ่งอยู่เสมอ
10. หนี้สินที่ค้างชำระนาน จะต้องมีการตรวจสอบเอกสารหลักฐาน เช่น ใบส่งของต้นฉบับเพื่อให้แน่ใจว่ามีอยู่ครบถ้วน หากมีปัญหาสามารถติดตามทวงถามและดำเนินคดีตามกฎหมายได้
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ เจ้าหนี้การค้า
1. สมุห์บัญชีหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย จะต้องตรวจสอบอยู่เสมอว่า บัญชีย่อยเจ้าหนี้จะมียอดรวมตรงกับบัญชีคุมยอดเจ้าหนี้การค้า
2. รายงานเจ้าหนี้การค้าคงเหลือมีการตรวจสอบกับเอกสาร เช่น ใบส่งของ หรือบิลเก็บเงินที่ได้รับจากเจ้าหนี้การค้า ถ้าแตกต่างกันต้องติดตาม
3. การปรับปรุงยอดในบัญชีเจ้าหนี้การค้า ได้รับการอนุมัติโดยเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่
4. ยอดคงเหลือด้านเดบิตในบัญชีเจ้าหนี้การค้า ต้องมีการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ชั้นผู้ใหญ่
5. ถ้ากิจการมีนโยบายที่จะชำระหนี้โดยได้ส่วนลดจะต้องมีการตรวจสอบเวลาการชำระหนี้ว่าเกินกำหนดหรือไม่
6. เมื่อได้รับรายงาน (Statement) จากเจ้าหนี้การค้าจะต้องมีการตรวจสอบว่าตรงกับรายการที่ลงบัญชีไว้หรือไม่ ถ้าแตกต่างกันต้องติดตามค้นหาสาเหตุ เจ้าหนี้การค้าที่ไม่มารับเงินนานเกินกว่าปกติจะต้องติดตามหาสาเหตุ
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ สินค้าคงเหลือ
1. มีการทำบัญชีคุมสินค้าแบบต่อเนื่องสำหรับสินค้าทุกชนิด (ลงรายการทุกครั้งที่มีการรับจ่าย)
1.1 วัตถุดิบ
1.2 งานระหว่างทำ
1.3 สินค้าสำเร็จรูป
1.4 อะไหล่/วัสดุคงเหลือ
2. การซื้อทุกชนิด ได้มีหน่วยงานหรือคณะกรรมการที่ทำหน้าที่ในการตรวจตรวจรับสินค้าแยกจากแผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า และแผนกบัญชี
3. ได้มีการออกใบรับสินค้า ซึ่งมีหมายเลขพิมพ์เรียงลำดับไว้โดยมีสำเนาส่งไปที่ต่างๆดังนี้
3.1 แผนกคลังสินค้า
3.2 แผนกบัญชี
3.3 แผนกจัดซื้อ
3.4 เก็บไว้ที่แผนกรับสินค้า หรือคณะกรรมการตรวจรับ
4. ทุกคลังสินค้าได้มีการเก็บรักษาสินค้าไว้อย่างปลอดภัย มีผู้รับผิดชอบโดยตรงรักษากุญแจและมีหัวหน้าควบคุม
5. การนำของออกจากคลังสินค้าจะทำได้ต่อเมื่อมีใบเบิกหรือใบส่งของหรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษี เท่านั้น
6. มีการตรวจสอบบัญชีที่มีการบันทึกแบบต่อเนื่องด้วยการ
6.1 ตรวจนับสินค้าตัวจริง
6.2 มีการตรวจนับมากกว่าหนึ่งครั้ง ภายในหนึ่งปี
7. การตรวจนับสินค้าตัวจริง กระทำโดยเจ้าหน้าที่ในแผนกคลังสินค้าร่วมกับแผนกบัญชีหรือแผนกอื่นที่ได้รับมอบหมาย
8. เมื่อวัตถุดิบที่ซื้อมามีปัญหา และใช้ไม่ได้จะต้องมีการรายงานและตรวจสอบทันที
9. เมื่อมีการตรวจสอบสินค้าตัวจริงแล้วไม่ตรงกับบัญชีสินค้าจะต้องทำรายงานเสนอต่อกรรมการผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูง และขออนุมัติปรับปรุงบัญชีสินค้า
10. เมื่อมีการตรวจนับต้องทำรายงานการตรวจนับ และให้เจ้าหน้าที่ผู้ทำการตรวจนับร่วมกับเจ้าหน้าที่คลังสินค้าลงนามไว้เป็นหลักฐาน
11. รายงานการปรับปรุงบัญชีสินค้าจะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติ
12. รายการที่ได้รับการอนุมัติให้มีการปรับปรุงบัญชีสินค้าต้องส่งให้ทางบัญชีคุมยอดปรับปรุงด้วย
13. กรณีที่มีผลต่างเกิดขึ้นมาก จะต้องมีการสอบสวนเพื่อหาสาเหตุ และพบว่ามีการทุจริตจะต้องมีผู้รับผิดชอบชดใช้
14. จะต้องทำรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือในเรื่อง
14.1 สินค้าหมุนเวียนช้า
14.2 สินค้าล้าสมัย
14.3 สินค้าที่เกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้
14.4 สินค้าชำรุด
15. กิจการได้ใช้วิธีปฏิบัติในการตรวจนับสินค้าดังนี้
15.1 มีการกำหนดเลขที่ของเอกสารเกี่ยวกับการรับและการจ่ายว่าเป็นการรับหรือการผลิตในงวดใดเพื่อป้องกันการบันทึกซ้ำซ้อน
15.2 แยกสินค้าหมุนเวียนช้า ล้าสมัยและชำรุดออกจากสินค้าปกติให้เห็นชัดเจน
15.3 รายการตรวจนับมีเลขที่และบอกสถานที่ตรวจนับ
15.4 มีการสอบทานการตรวจนับ โดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวกับสินค้าหรือบัญชีสินค้า
15.5 สินค้าที่ตรวจนับแล้วมีการทำเครื่องหมายเพื่อป้องกันการนับซ้ำ
15.6 หน่วยที่ตรวจนับได้ระบุในรายงานการตรวจนับอย่างชัดแจ้ง เมื่อการตรวจนับได้เสร็จสิ้นแล้ว ได้มีการทำรายงานสรุปผลการตรวจนับ
1) สรุปปริมาณที่นับได้
2) ราคาต่อหน่วย
3) การคำนวณราคา
4) รวมยอดเป็นหน้าๆ
5) ยอดรวมทั้งสิ้น
16. สินค้ารับคืนจากลูกค้าต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ที่ได้รับมอบอำนาจในเรื่องนี้โดยเฉพาะ
17. แจ้งฝ่ายขายและฝ่ายบัญชี เพื่อให้ลงบัญชีสินค้าทันที
18. สินค้าที่ตัดจากบัญชีแล้วเพราะชำรุด ล้าสมัย เมื่อมีการนำออกนอกคลังสินค้าจะต้องมีการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรเช่นเดียวกับสินค้าปกติ
19. เศษวัสดุและผลพลอยได้เมื่อขายออกไปจะมีวิธีปฏิบัติดังนี้
1. มีการอนุมัติโดยกรรมการผู้จัดการหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
2. มีการออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานการรับเงิน
3. ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชีหรือสมุห์บัญชีตรวจสอบหลักฐานการรับเงินและจำนวนเงินที่ได้รับ
20. มีการประกันภัยสินค้า โดย
20.1 สินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ได้มีการประกันครบถ้วน
20.2 มูลค่าที่เอาประกันคุ้มกับราคาที่จะซื้อมาทดแทนเมื่อเกิดความเสียหาย
20.3 มีการตรวจสอบมูลค่าที่เอาประกันราคาสินค้าที่มีประกันเป็นครั้งคราว
การควบคุมภายในเกี่ยวกับ สินทรัพย์ถาวร
1.มีการทำงบประมาณสำหรับค่าใช้จ่ายลงทุนซึ่งจะต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการหรือเจ้าของกิจการ งบประมาณที่อนุมัติแล้วแจ้งให้แผนกต่อไปนี้ทราบ
1.1 แผนกจัดซื้อหรือเจ้าหน้าที่จัดซื้อ
1.2 แผนกวิศวกรรม
1.3 แผนกบัญชี
2. การซื้อสินทรัพย์ถาวรแต่ละครั้งจะต้องดูว่า
2.1 เป็นการจ่ายที่จำเป็น
2.2 ราคาที่ขออนุมัติไม่มากหรือต่ำไป
2.3 สินทรัพย์ที่จะซื้อมาแทนที่มีประโยชน์คุ้มกับเงินลงทุน
2.4 ทางแผนกบัญชีได้มีการตั้งเจ้าหนี้ไว้ถูกต้อง
2.5 มีการประมาณอายุการใช้งานอย่างเหมาะสม
3. ทะเบียนทรัพย์สินหรือบัญชีย่อย จะต้องแสดงสิ่งต่อไปนี้
3.1 หมายเลขและสถานที่เก็บของแต่ละชิ้น
3.2 อายุการใช้งาน และอัตราค่าเสื่อมราคา
3.3 ราคาต้นทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม ค่าเสื่อมราคาประจำปี และค่าเสื่อมราคาสะสมยกไป
3.4 จำนวนรวมของแต่ละรายการ จะต้องเท่ากับบัญชีคุมยอด
4. ในกรณีที่มีทะเบียนหรือบัญชีย่อย ได้มีการตรวจสอบดังต่อไปนี้หรือไม่
4.1 สินทรัพย์ได้มีการติดหมายเลขทะเบียน
4.2 มีการตรวจนับว่าสินทรัพย์มีอยู่ตามทะเบียน
4.3 ถ้าตรวจนับได้ไม่ครบให้ตรวจสอบทันที
5. นโยบายในการคำนวณค่าเสื่อมราคาได้กำหนดไว้อย่างแน่นอน
6. มีการแบ่งค่าเสื่อมราคาเป็นค่าใช้จ่ายของแผนกที่ใช้สินทรัพย์อย่างถูกต้อง
7. เมื่อคิดค่าเสื่อมราคาหมดแล้ว เพื่อให้เกิดการควบคุมภายในที่ดีให้เหลือราคาไว้ 1 บาท ไว้ในบัญชี
8. เครื่องมือเบ็ดเตล็ดจะต้องมีการควบคุมการจัดซื้อและการเบิกใช้
9.มีการประกันสำหรับสินทรัพย์ที่มีราคาสูงและจำนวนที่เอาประกันคุ้มกับราคาที่จะซื้อมาทดแทนเมื่อเกิดความเสียหายขึ้น
10. การจำหน่ายจากบัญชีหรือการเ
ความเห็น (1)
อาริษา รำไพวนาลี
ขอบคุณนะค่ะสำหรับข้อมูลเป็นประโยชน์มากค่ะ