การพัฒนาระบบงาน
จากการสัมมนา “การปรับปรุงโครงสร้าง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น” วันที่ 17-18 มิถุนายน 2549 และข้อเสนอของอธิการบดีเมื่อวันที่ 10 มิถุนายน 2549 มาวิเคราะห์ร่วมกัน สรุปเป็นภารกิจของสำนักงานอธิการบดี คือ บริหารทั่วไป พัฒนานักศึกษา บริหารจัดการทรัพยากร การให้บริการ ประชาสัมพันธ์และการตลาด การหารายได้และข้อมูลสารสนเทศ หลักสำคัญของการรวมกิจกรรมของแต่ละภารกิจ คือ มีการทำงานร่วมกัน ใช้ข้อมูลเดียวกัน มีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกัน ทุกภารกิจในสำนักงานอธิการบดีจะต้องทำงานสัมพันธ์กัน มีทิศทางและเป้าหมายเดียวกัน รายละเอียดกิจกรรมในแต่ละภารกิจสรุปได้ดังนี้ ภารกิจการบริหารทั่วไป เป็นภารกิจกลางที่ทำในภาพรวมของสำนักงานอธิการบดีและมหาวิทยาลัย คือ สารบรรณ งานพิธีต่างๆ การติดต่อประสานงาน สร้างความสัมพันธ์ที่ดีทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย เลขานุการผู้บริหารมหาวิทยาลัย การบริหารการเงิน พัสดุ การประเมินและประกันคุณภาพ ภารกิจการพัฒนานักศึกษา เป็นกิจกรรมที่ทำให้นักศึกษาได้รับการพัฒนาด้านจริยธรรม ความรับผิดชอบต่อสังคม ความเป็นคน การจัดหาทุนเพื่อการศึกษา การให้บริการการหางาน ภารกิจการบริหารจัดการทรัพยากร เริ่มตั้งแต่กิจกรรมการจัดทำแผนยุทธสาสตร์ กิจกรรมการบริหารจัดการทรัพยากร คือ เงินหรืองบประมาณ ทรัพยากรมนุษย์ ทรัพยากรทางกายภาพ เช่น สาธารณูปโภค/อาคาร/ครุภัณฑ์/อุปกรณ์ การบริหารทรัพยากรนี้จะมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกัน มีการใช้ข้อมูลเดียวกัน กิจกรรมการติดตามและประเมินผล และการบริหารจัดการงานวิจัยและบริการวิชาการ ภารกิจการให้บริการแก่บุคลากร นักศึกษาและผู้มารับบริการจากมหาวิทยาลัย เช่น การดูแลรักษาความปลอดภัย การจราจร การบริการหอพัก สวัสดิการบ้านพัก กีฬาและส่งเสริมคุณภาพชีวิต เป็นกิจกรรมที่แยกเป็นอิสระได้ ภารกิจการประชาสัมพันธ์และการตลาด เป็นกิจกรรมที่เน้นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดี เพิ่มช่องทางการตลาด แสวงหาผู้รับบริการจากมหาวิทยาลัยเพื่อเพิ่มจำนวนหรือรักษาจำนวนผู้รับบริการให้เท่าเดิม ภารกิจการหารายได้ ที่เริ่มจากภายในมหาวิทยาลัย คือ การบริหารทรัพย์สินให้เกิดรายได้ และการแสวงหารายได้จากภายนอกมหาวิทยาลัย โดยตั้งเป็นกองทุน(FUND) เช่น กองทุนศิษย์เก่า กองทุนวิจัย เป็นต้น ภารกิจด้านข้อมูลสารสนเทศ เป็นการจัดทำระบบข้อมูลสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการในสำนักงานอธิการบดีและการให้บริการคณะ หน่วยงานต่างๆ นอกจากนี้ยังมีภารกิจที่มีลักษณะเฉพาะ เช่น กฎหมาย การสร้างความร่วมมือและความสัมพันธ์กับต่างประเทศ การนำกลยุทธ์สู่การปฏิบัติ การพัฒนาระบบงาน เป็นต้น สรุปผลการสัมมนานี้จะจัดทำเป็นร่างระบบงาน ระบบบริหาร และการจัดโครงสร้างสำนักงานอธิการบดีในอนาคต เพื่อนำเสนอในการสัมมนาร่วมกันอีกครั้งในปลายเดือนกรกฎาคม 2549 นี้
ตกลงมี 8 ภารกิจใช่ไหมคะ
เป็นการจัดกลุ่มภารกิจใหญ่ๆ ซึ่งรวมกิจกรรมที่ทำร่วมกัน ใช้ข้อมูลเดียวกัน มีเป้าหมายเดียวกันเป็นหลักการสำคัญ แต่ภายใต้ภารกิจยังมีกิจกรรม/กิจกรรมย่อยอีกมาก บางกิจกรรมอาจแยกเป็นอิสระได้ แต่จะอยู่ในกลุ่มภารกิจเดียวกัน ผลการสัมมนานี้เป็นการสรุปเบื้องต้นจากทีมเลขานุการคณะทำงานฯและเลขานุการกลุ่มสัมมนา ยังไม่ใช่ขั้นสุดท้ายต้องเสนอที่ประชุมคณะทำงานเพื่อปรับปรุงโครงสร้างส่วนราชการและการบริหารงานภายในสำนักงานอธิการบดี(คำสั่งมหาวิทยาลัยขอนแก่นที่ 2065/2549)เพื่อพิจารณาก่อนค่ะ
พี่เพียวผมได้ดูโครงสร้างในส่วนของกองกิจการนักศึกษาแล้ว เมื่อพิจารณาแล้วเห็นว่าทางกรรมการจัดทำฯคงจะมองภาพรวมทั้งสำนักงานอธิการบดี เพราะในส่วนที่ผมทำอยู่ปัจจุบัน(หน่วยบริการสนเทศ) ไม่ปรากฎในแผนผังของกองกิจฯ แบบนี้ผมจะไปทำที่ไหนล่ะเนี่ย
ภารกิจข้อมูลสารสนเทศเป็นการบูรณาการกิจกรรมการจัดทำฐานข้อมูล สารสนเทศ website ที่กองต่างๆดำเนินการในปัจจุบัน จัดทำเป็น MIS และ EIS พี่คิดว่างานที่บุคลากรปัจจุบันทำอยู่ จะเพิ่มปริมาณและคุรภาพมากขึ้นค่ะ