ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง(EIS)ย่อมาจากexecutive information system แปลว่าระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร(EIS) เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กร
การจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูงมิอาจจัดทำโดยเอกเทศได้โดยลำพังจะต้องรอผลการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารขั้นต้นอื่นๆขึ้นก่อนข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานในระบบTPS, MIS และ/หรือDSS จะเป็นรากฐานที่สามารถนำมาสรุปประมวลผลกับข้อมูลภายนอก(ถ้าจำเป็น) เพื่อประกอบการตัดสินใจบ่อยครั้งการพัฒนาระบบEIS จากวิธีการข้างต้นมิอาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน
การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน(System Development Life Cycle) เพื่อพัฒนาระบบข่าวสาร(TPS, MIS, DSS, EIS) ไว้อย่างครบถ้วนในขั้นต้นนั้นกำหนดความจำเป็นเร่งด่วนจะช่วยในการพิจารณาคัดเลือกระบบงานที่จะพัฒนาก่อนหลังต่อไปได้อย่างมีระบบ
ในบทความต่อไปจะประกอบด้วยเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูงดังต่อไปนี้
- ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ
- ความจำเป็นข้อมูลข่าวสารที่มีต่อการบริหาร
- วิธีการระบุข่าวสารที่จำเป็น
- การจัดโครงสร้างสารสนเทศที่ต้องการ
- การอนุมัติความเห็นชอบโครงการ
- การจัดเตรียมบุคลากรโครงการ
- การพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
- การเลือกระบุฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์ของโครงการ
- การจัดการการต่อต้านโครงการ
- การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง
อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้วระบบEIS ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆประกอบด้วยเช่น
- พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ(Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ตีความเปรียบเทียบอดีตทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร
- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารหรือการจัดการสำนักงานอัตโนมัติให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆได้การสืบค้นสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง
- อื่นๆเช่นปฏิทินเครื่องคำนวณการประชุมทางไกลฯ/หน่วยงานอิสระ(เช่นโรงงานผลิต) ภาระความรับผิดชอบกว้างขวางโดยมากไม่เฉพาะที่งานใดงานหนึ่งได้แก่การวางแผนกลยุทธ์การรักษาความอยู่รอดขององค์กรฯลฯเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆเป็นคนสุดท้ายเช่นด้านงบประมาณด้านบุคคลากรและแผนงานธุรกิจต่างๆนอกจากนั้นผู้บริหารระดับสูงยังเป็นผู้ที่ต้องติดต่อเจรจาทำความตกลงร่วมมือกับองค์กรอื่นๆผู้บริหารจึงมีภาระกิจความรับผิดชอบสูงที่สุดในองค์กร
ผู้บริหารระดับสูงทำหน้าที่ใดบ้างภารกิจหน้าที่ได้แก่
1. ภารกิจด้านการบริหาร
- จัดตั้งบำรุงรักษาองค์กร
- จัดการด้านแหล่งเงินทุนบุคลากร-กำลังผลิตและผลผลิต(สินค้า)
- จัดการวางตัวสรรหายกเลิก/ และวางแผนความต้องการกำลังคน/เครื่องจักร
- ดูแลงานการวางแผนควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่ายและการติดต่อสื่อสารขององค์กร
- กำหนดมาตรฐานงานการแก้ไขปัญหาภายในองค์กร
- กำหนดเป้าหมายกิจกรรมแผนงาน
- จัดสร้างเครือข่ายบุคคลเพื่อปฏิบัติงานและบริหารงาน
2. ภารกิจด้านบทบาท
- ติดต่อเจรจากับธุรกิจ/องค์กรภายนอก
- ติดตามควบคุมสั่งการแก้ไขนโยบายแผนงานตามความจำเป็น/เหมาะสม
- เป็นผู้นำขององค์กรที่ต้องมีวิสัยทัศน์รอบรู้เข้าใจปัญหาต่างๆและรู้แนวทางแก้ไข
3. การตัดสินใจ
- ทำหน้าที่ในการพิจารณาตัดสินใจชี้ขาดหาข้อยุติในกิจกรรมหรือประเด็นต่างๆขององค์กร/ข่าวสารที่จำเป็นต่อผู้บริหารระดับต่างๆจะแตกต่างกันไป
ประเภทของข่าวสารเพื่อการบริหาร(ตัวอย่าง)
1.
- ข่าวสารภายใน(Internal)ข่าวสารเพื่อการผลิตได้แก่เปอร์เซ็นต์ของสินค้าส่งคืนจำนวนลูกค้าที่ส่งคำติจำนวนลูกค้าที่พอใจในสินค้าจำนวนการผลิตจริงกับกำลังผลิตฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับการบริการลูกค้าได้แก่ระยะเวลา(จำนวนวัน) ส่งของให้ถึงมือลูกค้าเวลาตอบสนองการบริการต่อการสั่งซื้อของลูกค้าความพึงพอใจในบริการของลูกค้าฯลฯ
- ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงานได้แก่ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงานอัตราการขาดงานอัตรา

ข่าวสารภายนอก(External)ได้แก่ข้อมูลสภาวะการตลาดนโยบาย-ทิศทางการเมืองการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีการเปิดตัว-กิจกรรม- ทิศทางแผนงานของบริษัทคู่แข่งฯลฯแหล่งข้อมูล/ข่าวสารได้แก่
- ระบบรายงานข้อมูลจากระบบคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร
- รายงานข่าวจากสื่อประเภทต่างๆ
- แหล่งข่าวที่ไม่เปิดเผยภายในและภายนอกองค์กร
- ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญในสายงานที่เกี่ยวข้อง

 

ข้อมูล/ข่าวสารที่จำเป็นต่อการบริหาร

 

ปัจจัยที่จูงใจต่อการจัดทำโครงการ

ปัจจัยค่าเฉลี่ย

 

การกำหนดความต้องการขั้นต้นความต้องการข่าวสารที่ดีควรจะมีลักษณะใดบ้าง

การเลือกวัตถุประสงค์

ความคาดหวังของการพัฒนาโครงการEIS ได้มีการวิจัยและค้นคว้าโดยWatson, etal, 1995 แจกแจงEIS คือ(1 = ไม่สำคัญ, 5 = สำคัญสุด)
1. นำเสนอข้อมูลข่าวสารโดยวิธีการง่ายๆและรวดเร็ว4.68
2. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหาร3.95
3. สามารถตรวจสอบค่าประสิทธิ์ผลขององค์กรได้3.90
4. ปรับปรุงการติดต่อสื่อสารให้ดีขึ้น3.47
5. สกัดและบูรณาการข้อมูลจากแหล่งข้อมูลสารพัดแหล่งที่แตกต่างกัน3.31
6. ได้สารสนเทศเพื่อการแข่งขัน2.71
7. ตรวจตราสภาวะการเปลี่ยนแปลงสิ่งแวดล้อมภายนอก2.28
8. ลดขนาดขององค์กรลง2.00ดังนั้นจะพบว่าการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการง่ายและรวดเร็วเป็นเป้าหมายสำคัญของโครงการ
- เป็นข่าวสารที่สำคัญ
- เป็นข่าวสารที่มีผลกระทบต่อการบริหารงานชั้นสูง
- เป็นข่าวสารซึ่งสามารถแสดงเป็นเชิงปริมาณได้
การระบุความต้องการขั้นต้นจะกระทำได้ด้วยวิธีการต่างๆได้แก่
- ระบุ/กำหนดโดยตัวผู้บริหารชั้นสูง
- ระบุ/กำหนดโดยความเห็นชอบของคณะผู้บริหารการระบุสารสนเทศที่ต้องการจำเป็นอาจคัดเลือกจากตัวแปรข้อมูลสารสนเทศซึ่งใช้เป็น
- ตัวชี้วัดประสิทธิ์ผลของการทำงานในด้านต่างๆ(Key performance data)
- ข้อมูลที่ใช้/ช่วยในการติดต่อประสานงานกับองค์กร/ธุรกิจ/ลูกค้าภายนอกองค์กร
- ข้อมูลที่ใช้เป็นปัจจัยสำคัญในการชี้นำความสำเร็จของการปฏิบัติงาน(Critical success factors : CSFS)
การปรับปรุงเพิ่มเติมความต้องการ
บ่อยครั้งความต้องการข้อมูลข่าวสารอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ได้ปฏิบัติงาน/ใช้งาน/จัดทำในระบบปัจจุบันแต่น่าจะมีการใช้งานในอนาคตหรือข้อมูลบางรายการจำเป็นต้องใช้แต่ระบบงานปัจจุบันไม่ได้จัดทำ/บริการให้ทั้งสองลักษณะนี้ผู้บริหารจะพิจารณาจัดทำเป็นความต้องการเพิ่มเติมจากความต้องการขั้นต้นที่ระบบงานปัจจุบันตอบสนองอยู่/ใช้งานอยู่
การจัดทำร่างสรุป
หลังจากการรวบรวมความต้องการทั้งหมดแล้วขั้นตอนต่อมาคือการจัดกลุ่มของข่าวสารที่ต้องการทั้งหมดเป็นต้นแบบและนำเสนอต่อผู้บริหารเพื่อตรวจสอบความต้องการเป็นครั้งสุดท้าย
หากความต้องการข่าวสารของโครงการมีจำนวนมากมายการจะดำเนินการจัดเตรียม/พัฒนาสารสนเทศทั้งหมดคงใช้ทรัพยากรมากมายดังนั้นคณะทำงานจะจัดทำผลการศึกษาความเหมาะสม/ความเป็นไปได้ต่อวัตถุประสงค์ต่างๆเพื่อนำเสนอข้อมูลว่า
- วัตถุประสงค์ใดที่ยอมรับได้กับเงื่อนไขงบประมาณเวลาบุคลากรที่มีในองค์กร
- วัตถุประสงค์ใดเพียงพอ/จำเป็นต่อการตอบสนองความต้องการสูงสุด
- วัตถุประสงค์ใดเป็นไปได้ในการจัดเตรียม/พัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่บริษัทมีหรือสามารถจัดหาได้
- วัตถุประสงค์ใดบุคลากรในองค์กรสามารถพัฒนาได้(บุคลากรมีศักยภาพพอที่จะจัดทำ/จัดบริการ)

ผลกระทบของระบบ

EIS ต่อองค์กร

 

การจัดเตรียมระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูงก่อให้เกิดผลกระทบต่อองค์กรในหลายด้านด้วยกัน

1.

2.

ข้อดีและข้อจำกัดของ

ด้านเป้าหมายนโยบายขององค์กร
นโยบาย/แผนงานขององค์กรเดิมจะมีลักษณะเป็นสถิตย์กล่าวคือผู้บริหารจะสรุป/ประเมินสถานการณ์จากข่าวสารที่ได้รับเป็นระยะๆเช่นรายเดือนรายปีแต่ในกรณีEIS การส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาทีดังนี้เป้าหมายขององค์กรจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว(Dynamic)ด้านบุคลากร
ผู้บริหารจะต้อมีความรู้ขั้นต้นในการใช้งานระบบคอมพิวเตอร์และเนื่องจากการควบคุมติดตามประเมินผลในงานบางเรื่องสามารถกำหนดเป็นเกณฑ์มาตรฐานมีเงื่อนไขการตัดสินใจที่ชัดเจนดังนั้นผู้บริหารระดับต้นระดับกลางอาจมีความสำคัญลดน้อยลงเพราะใช้ระบบการกลั่นกรองแบบอัตโนมัติและระบบผู้เชี่ยวชาญช่วยวิเคราะห์ตัดสินใจได้ในบางส่วน
3. ด้านเทคโนโลยี
การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูลและสื่อประสมทำให้วิธีการปฏิบัติงานในองค์กรเปลี่ยนแปลงไปจากระบบเอกสาร-แฟ้มเป็นระบบแฟ้มดิจิตอลเชื่อมโยงภายในวีดีโอและเสียงความเข้าใจ/การแก้ปัญหากระทำได้ตรงประเด็นมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นEIS

ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลาดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ

นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ

ยืดหยุ่นตรงตามความต้องการและทันเวลาโดยเฉพาะ

EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของEIS ดังต่อไปนี้EIS ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบประเมินผลและพัฒนาอย่างต่อเนื่องโดยเฉพาะEIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อนEIS จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆมากขึ้นในอนาคตแม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตามแต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุมEIS ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหารซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมากมิเช่นนั้นการใช้EIS อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ
สรุป

การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขันทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้องรวดเร็วจึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่าสารสนเทศคืออำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเช่นผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจนง่ายต่อการตัดสินใจไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีกระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารหรือ

EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การโดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหาเมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศโดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้นหรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภทโดยเฉพาะEIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต 

 

EIS

หมายถึงการนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่างๆมาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้และสามารถจะเรียกมาดูหรือใช้ได้สะดวก

ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

ในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบายวางแผนกลยุทธ์ขององค์กรให้สามารถจัดการองค์กรให้สามารถดำเนินการบรรลุเป้าหมายหรือแข่งขันกับองค์กรอื่นๆได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จึงเป็นวิธีการพื้นฐานที่ต้องกระทำหลายๆองค์กรไม่ต้องการประสบปัญหาขั้นต้นการจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศเพื่อกำหนดกรอบของระบบงานสารสนเทศหลักระบบย่อยและความต้องการข้อมูลของแต่ละประเภทของระบบข่าวสาร

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

ความหมายระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำและบริการข่าวสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรที่เป็นสารสนเทศในการบริหารชั้นสูงโดยสะดวกรวดเร็วทันเวลาถูกต้องโดยที่สารสนเทศเหล่านี้จะเป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นข่าวสารที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการบริหารและตัดสินใจให้สำเร็จและถูกต้องตรงทิศทางมากที่สุด

ภาระหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและระบบข่าวสารที่ต้องการ

ผู้บริหารระดับสูงคือบุคคลที่บริหารจัดการองค์กรทั้งองค์กรหรือบางครั้งอาจเป็นแผนก

ข่าวสารเพื่อการบริหาร

ผู้บริหารจำเป็นต้องมีข่าวสารเพื่อประกอบการตัดสินใจและทำงานประเภทของข้อมูล

การลาออกจากงานของพนักงานฯลฯ