ระบบสำนักงานอัตโนมัติ Offices Automation System : OAS

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

(Office Automation System : OAS)

ภาพด้านหน้าเป็นระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ

  • รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร (FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น
  • รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น

    • ภาพด้านหน้าระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยให้การทำงานในสำนักงานคล่องตัวขึ้น เช่น ในอดีตลูกค้าจะสั่งสินค้าโดยบันทึกความต้องการลงบนกระดาษแล้วพนักงานขายจึงถือกระดาษนั้นไปยังฝ่ายการตลาด เพื่อนำสินค้าออกมาแต่ในปัจจุบันลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บ้าน หรือจากที่ใดของโลกได้โดยผ่านระบบ QAS และก่อให้เกิดระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นนั่นเอง

    ระบบ QAS มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ

    1. Networking Systemคือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
    2. Electronic Data Interchangeคือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย
    3. Internet คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
    4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง2 ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ
  • Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกันสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ
  • Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารทั่วไป

    •