+ข้อคิดสำหรับนักศึกษาฝึกงานเมื่อต้องใช้เครื่องใช้สำนักงาน

ข้อคิดสำหรับนักศึกษาฝึกงานเมื่อต้องใช้เครื่องใช้สำนักงาน

ช่วงปิดเทอม เรามักจะเห็นนักเรียนนักศึกษา เดินปะปนหรือร่วมทำงานกับพนักงานในสำนักงาน ทั้งของภาครัฐบาลและเอกชน เนื่องจากหลักสูตรของสถาบันการศึกษาหลายแห่ง ต่างเห็นความสำคัญในเรื่องการฝึกทักษะการทำงาน ด้วยการเข้าไปใช้ชีวิตการทำงานจากอาชีพจริง หรือฝึกประสบการณ์ทำงานร่วมกับผู้อื่น

ได้รับข้อคำถาม ที่ว่า “ข้อคิดสำหรับนักศึกษาฝึกงานเมื่อต้องใช้เครื่องใช้สำนักงาน” ซึ่งผู้เขียนพอจะมีความรู้และประสบการณ์จากการเคยไปฝึกงานและรับนักศึกษาฝึกงาน พบข้อปฏิบัติหลายอย่างในการใช้เครื่องใช้สำนักงาน เช่น นักเรียนนักศึกษาที่ไม่เคยได้ฝึกใช้มาก่อน ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ต่างจากผู้เรียนทางสายอาชีพหรืออาชีวศึกษา ด้านบริหารธุรกิจ ซึ่งมีรายวิชาที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ การใช้เครื่องใช้สำนักงาน งานสำนักงาน การพิมพ์งานขั้นผลิต การใช้โปรแกรมสำหรับงานสำนักงาน เทคนิคการปฏิบัติงานสำนักงานโปรแกรมสำเร็จรูปในงานอาชีพ เป็นต้น

trainee

หากจะมาว่ากันถึง ข้อคิดหรือข้อสังเกต เมื่อเข้าไปฝึกงานในสำนักงาน จึงมีความจำเป็นต้องฝึกที่จะเรียนรู้เพื่อให้การฝึกงานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ของสถาบันการศึกษา ลงสู่การปฏิบัติจริงในอาชีพหรือฝึกประสบการณ์ตรง เข้าสู่ตลาดแรงงานตามที่สถานประกอบการต้องการ มาดูว่าจะต้องเรียนรู้ด้วยวิธีการใดบ้าง

เรียนรู้ด้วยตนเอง “คอมพิวเตอร์” เป็นเครื่องสามัญประจำสำนักงานคือ โปรแกรมพื้นฐานที่จะต้องฝึกจนชำนาญได้แก่ ชุดโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีอยู่ นั้นคือ การใช้ โปรแกรม Word การใช้โปรแกรมการคำนวณ การใช้โปรแกรมนำเสนอ เป็นต้น หากเป็นหน่วยงานสำนักงานของรัฐบาล ผู้ควบคุมการฝึกมักจะมอบหมายงานให้พิมพ์งานที่ง่ายสุดคือ พิมพ์ข้อความตามแบบ พิมพ์หนังสือราชการ (อาจจะไม่ครบทั้ง 6 ชนิด*) ขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงานนั้น ๆ ใช้ชนิดใดมากที่สุด

ดังนั้น หากไม่ได้เรียนรู้มาก่อนจากเนื้อหาวิชา ก็สามารถค้นคว้าหาความรู้ได้จากแหล่งต่าง ๆ เช่น ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ทั้งจากตำราหรือในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต หรือคู่มือของสำนักงานนั้น ๆ นอกจากนั้น แต่ละสำนักงานมักจะมีรูปแบบที่เคยปฏิบัติมาแล้วแทบทั้งสิ้น ก็สามารถสำเนา (copy) รูปแบบเดิมมา แล้วปรับเปลี่ยนข้อความ สำคัญที่สุดคือ จะต้องตรวจทานงานให้เรียบร้อยก่อนจะพิมพ์เป็นเอกสาร อย่างน้อยก็เป็นการกรองงานและแบ่งเบาภาระเบื้องต้นให้กับผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) ตรวจทาน

เครื่องใช้สำนักงานเหล่านี้ นอกจากคอมพิวเตอร์ แล้วก็ยังรวมถึง วัสดุสำนักงาน เช่น ที่เย็บกระดาษ ที่เจาะกระดาษ ลวดเสียบกระดาษ แฟ้มชนิดต่าง ๆ ฯลฯ

เรียนรู้จากการสอนงาน สำนักงานส่วนใหญ่ที่รับนักเรียนนักศึกษาฝึกงาน มักมีผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) จัดเตรียมไว้ก่อนล่วงหน้า ยกเว้นเฉพาะสำนักงานที่รับฝึกครั้งแรก การปฐมนิเทศ การมอบหมายงาน อาจจะสอนงานไปพร้อม ๆ กัน ดังนั้น แทนที่นักเรียนนักศึกษาจะเห็นวิธีการเช่นเดียวกันกับการสอนของครู (ในสถาบันการศึกษา) ก็จะเป็นบรรยากาศที่แตกต่างออกไป คือ เป็นการบอกแล้วให้ปฏิบัติตามทันที แล้วก็มอบหมายให้รับผิดชอบงานนั้น ๆ จนเสร็จ โดยไม่มานั่งควบคุมอีกเลย

ดังนั้น ขั้นตอนนี้ นักเรียนนักศึกษาที่รู้ตัวว่า การปฏิบัติงานเหล่านั้นมีขั้นตอน ข้อสังเกตหรือข้อควรระวังต่าง ๆ จะต้องจำให้ได้ หากรู้ว่า ไม่สามารถจะจำทั้งหมดทั้งมวล ก็จะต้องจดบันทึกไว้ให้ละเอียดเมื่อไม่เข้าใจขั้นตอนใดต้องถามทวนสอบทันที เพราะหากผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) จะใช้เวลาบอกทุกครั้งก็เท่ากับว่า นักเรียนนักศึกษาเหล่านี้มาเพิ่มภาระมากยิ่งขึ้น แทนที่จะได้งานกลับต้องมาเสียเวลาตรวจซ้ำ ทำเองน่าจะดีกว่า

trainee

เครื่องใช้สำนักงาน ที่จะต้องเรียนรู้จากการสอนงานเหล่านี้ ได้แก่ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร เครื่องพิมพ์เอกสาร เครื่องโทรศัพท์ติดต่อภายใน เครื่องอัดสำเนาระบบดิจิตอล โปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะงาน เครื่องทำลายเอกสาร เครื่องสแกน เป็นต้น มีข้อสังเกตอยู่อย่างหนึ่งคือ เครื่องหมายสัญลักษณ์ คำสั่งทำงานของเครื่องใช้สำนักงานเหล่านี้ มักจะเป็นสัญลักษณ์มาตรฐาน ดังนั้น หากรู้จักการสังเกตก็จะพบว่า ใช้งานได้ไม่แตกต่างกัน

เรียนรู้จากคู่มือ เครื่องใช้สำนักงานจะมีคู่มือ (User’s Guide) เสมอ ขึ้นอยู่กับว่า สำนักงานเหล่านั้นจะเก็บไว้หรือไม่ ส่วนใหญ่พบว่า เราไม่ค่อยเห็นความสำคัญของคู่มือ ซึ่งจะมีรายละเอียดและขั้นตอนการทำงานที่ถูกหลักการทำงานของเครื่อง มีวิธีการดูแลรักษา การยืดระยะเวลาใช้งาน ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัย การรับประกัน การติดต่อกับพนักงานบำรุงรักษาหรือบริษัทที่ดูแลในแต่ละภาค ขณะที่ ปัจจุบันก็มีคู่มือที่แปลเป็นภาษาไทยแนบด้วยเกือบทุกชนิดของเครื่องใช้ อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้มากกว่าแต่ก่อนที่มีเฉพาะภาษาอังกฤษ ดังนั้น คู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงาน จึงเป็นอีกแหล่งหนึ่งของการเรียนรู้

เรียนรู้จากสถานศึกษา ขึ้นอยู่ว่า หลักสูตรของสถานศึกษา มีรายวิชาที่สอดคล้องกับงานสำนักงานหรือมีเครื่องไม้เครื่องมือหรือครุภัณฑ์ ที่จะใช้ลงมือปฏิบัติหรือไม่ บางสถาบัน ถึงแม้ว่าจะจัดการเรียนการสอนรายวิชาที่เกี่ยวข้อง แต่ขาดผู้ที่มีความรู้หรือผู้เชี่ยวชาญ เครื่องมือที่ล้าสมัย ต้องใช้งบประมาณสูงในการลงทุน ก็เลี่ยงที่จัดสอนวิชาหรือหน่วยที่เกี่ยวข้องกับเครื่องใช้สำนักงานเหล่านี้

สำหรับนักเรียนนักศึกษาที่ได้เรียนรู้จากสถานศึกษาซึ่งมีรายวิชาที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องใช้สำนักงาน จะได้เปรียบกว่ากลุ่มที่ไม่เคยได้เรียนรู้มาระดับหนึ่ง เนื่องจาก สัญลักษณ์คำสั่งการทำงานของเครื่องใช้สำนักงาน จะเป็นสัญลักษณ์มาตรฐาน ดังที่ได้เคยกล่าวข้างต้น และยิ่งได้ฝึกบ่อย ๆ จนกลายเป็นทักษะ ก็จะเกิดความชำนาญ นอกจากนี้ ถ้าได้มีการบันทึกแล้วกลับไปทบทวนก็จะยิ่งทำให้การฝึกใช้เครื่องฯ ทำได้รวดเร็วและลดภาระให้กับผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) สร้างความมั่นใจให้กับนักเรียนนักศึกษาฝึกงานได้

trainee

เรียนรู้จากการเลียนแบบ ผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) บางคนอาจเกิดความรู้สึกว่า นักเรียนนักศึกษาฝึกงาน เป็นภาระเพิ่มขึ้น จึงไม่สอนงานและเลี่ยงใช้งาน ปล่อยให้ว่างงาน พูดคุย ใช้คอมพิวเตอร์เล่นเกมออนไลน์ ดูหนัง ฟังเพลง ผู้มาติดต่อ เห็นภาพเหล่านี้ ก็มองสำนักงานเป็นภาพลบ หรือไม่เชื่อถือ เมื่อให้นักเรียนนักศึกษาเป็นผู้ลงมือปฏิบัติ

ดังนั้น นักเรียนนักศึกษาฝึกงาน เจอสถานการณ์แบบนี้ ต้องพยายามหมั่นสังเกตและเก็บรายละเอียดพฤติกรรมของผู้ควบคุมการฝึก (ครูฝึก) และการใช้เครื่องใช้สำนักงาน สิ่งใดทำหรือปฏิบัติแล้วทำให้เขาพึงพอใจหรือควรหลีกเลี่ยง ตัวอย่างเช่น การใช้ต้องขออนุญาตก่อน เครื่องใช้ฯ บางชนิดระบุผู้ดูแลเฉพาะ เครื่องใช้ฯ ที่มีกลไกซับซ้อนและต้องเข้ารหัสเฉพาะ เครื่องใช้ฯ ต้องใช้วัสดุประกอบที่มีราคาแพง เป็นต้น เมื่อสำนักงานมีเงื่อนไขเหล่านี้ก็ควรจะปฏิบัติตามกฎของแต่ละสำนักงานที่กำหนดไว้ อย่าปล่อยให้ว่างงาน อาสาเพื่อจะทำงานหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง เอ็นเทอร์เทนต่าง ๆ ที่เคยทำจนติดเป็นนิสัย เมื่อเลิกงานแล้วค่อยว่ากันใหม่

การเรียนรู้การใช้เครื่องใช้สำนักงาน ข้างต้น เป็นอีกแนวทางหนึ่งที่จะทำให้ นักเรียนนักศึกษาฝึกงานสามารถนำไปปฏิบัติได้ อย่าลืมว่า การฝึกงานนั้นเป็นอีกก้าวหนึ่งที่จะข้ามไปสู่โลกของอาชีพจริง การได้เรียนรู้ เลียนแบบ ประสบการณ์ ช่วงนี้เป็นแค่เสี้ยวหนึ่งเท่านั้น การได้รับความร่วมมือและการให้โอกาส จากหน่วยงาน สถานประกอบการที่ให้นักเรียนนักศึกษาเข้าไปฝึกงาน ก็เป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่จะสนับสนุนให้การฝึกงานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ งานนี้ยังมีภาคีอีกหลากหลาย... มาเริ่มที่ตัวเราก่อนก็แล้วกัน...นักศึกษาฝึกงาน

หมายเหตุ :
(6 ชนิดคือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ)

อ้างอิง :
สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา, หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ พุทธศักราช 2545 (ปรับปรุง 2546) ประเภทวิชาพาณิชยกรรม
สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา, หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง พุทธศักราช 2546 ประเภทวิชาบริหารธุรกิจ
สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา, “การปรับเวลาเรียนและการฝึกงาน”, หนังสือที่ ศธ 0606/976 ลงวันที่ 30 มีนาคม 2546
สำนักนายกรัฐมนตรี, ระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
สำนักนายกรัฐมนตรี, ระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘