การคิดเชิงระบบ

ความหมายของทฤษฎีระบบ (Systems theory)

ทฤษฎีระบบ (Systems theory) จัดเป็นสาขาวิชาเกิดขึ้นช่วงปลายทศวรรษที่ 20 ทฤษฎีระบบเป็นสาขาวิชาที่พัฒนาขึ้นโดยอาศัยแนวความคิดหลายสาขา โดยทำแนวคิดจากหลายสาขาวิชามาประยุกต์ผสมผสานสร้างเป็นทฤษฎีระบบขึ้นมา

                 ระบบ  หมายถึง  ส่วนประกอบต่าง ๆ ซึ่งประกอบกันขึ้นมาเป็นหนึ่งเดียว มีความสัมพันธ์กันในทางหนึ่งทางใดรวมกลุ่มอยู่ด้วยกัน กระทำการเพื่อความสำเร็จตามที่ต้องการ และการเคลื่อนไหวในส่วนหนึ่งจะมีปฏิกิริยากระทบต่อส่วนอื่น ๆ ด้วย ส่วนประกอบแต่ละส่วนก็เป็นระบบย่อยในตัวของมันเอง โดยส่วนประกอบย่อย ๆ หลายส่วนรวมกันอยู่เช่นกัน เช่น องค์การเป็นระบบซึ่งประกอบไปด้วยฝ่ายการผลิต ฝ่ายการตลาด และฝ่ายการเงิน ฯลฯ ในขณะเดียวกัน ที่ฝ่ายต่าง ๆ ก็เป็นระบบซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยลงไปอีกคือ ประกอบไปด้วยงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงใดที่เกิดขึ้นในส่วนหนึ่งของระบบย่อยมีผลกระทบต่อเนื่องกันไปเป็นลูกโซ่ หรืออาจกล่าวอีกอย่างหนึ่งว่า ระบบคือกลุ่มของส่วนที่มีความสัมพันธ์ระหว่างกัน  
จากการพิจารณากิจกรรมในรูปของระบบจึงหมายความว่า กิจกรรมหนึ่ง ๆ อาจเป็นผลมาจาก กิจกรรมย่อย ๆ หลาย ๆ กิจกรรมรวมกันก็ได้ ซึ่งในระหว่างกิจกรรมเหล่านั้น การกระทำส่วนหนึ่งของ กิจกรรมหนึ่ง ก่อให้เกิดปฏิกิริยาขึ้นส่วนอื่น ๆ   หรือกิจกรรมอื่น ๆ ระบบที่เน้นความสนใจเฉพาะภายในระบบคือ ระบบปิด และระบบที่ขยายความสนใจไปถึงระบบภายนอกที่ใหญ่กว่าก็คือ ระบบเปิด ระบบเปิดนี้ถือว่า องค์การเป็นระบบย่อยของระบบที่เป็นสภาพแวดล้อมภายนอกอีกทีหนึ่ง วิธีการเชิงระบบเห็นว่า ระบบการบริหาร ซึ่งหมายถึง การจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลนั้น มีลักษณะเป็นระบบที่คล้ายกับระบบทางกายภาพและทางชีววิทยา และเห็นว่าในระบบบริหารนั้นประกอบด้วยระบบใหญ่และระบบย่อย ระบบเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดตัวแปร ตัวคงที่ ซึ่งมีปัญหาเกี่ยวกับปฏิกิริยาระหว่างกันและการติดต่อสื่อสาร และต้องมีปัจจัย นำเข้า (input)กับปัจจัยนำออก(output)ไว้  

แนวคิดทฤษฎีเกี่ยวกับระบบ

1.  ความหมายของระบบสรุป  ระบบ  หมายถึง  กลุ่มขององค์ประกอบที่ทำงานร่วมกัน สัมพันธ์กัน ทั้งตัวมันเอง  และสิ่งแวดล้อมภายนอก  เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์  โดยมีส่วนประกอบ  3  ส่วน ที่เอื้อต่อการกระทำ  คือ  ปัจจัยนำเข้า  (Input)  กระบวนการ  (Process)  และผลผลิต  (Output)

2.  องค์ประกอบของระบบนักวิชาการหลายท่าน  ได้กล่าวถึงองค์ประกอบของระบบไว้คล้ายกัน  ในการวิจัยครั้งนี้ขอนำเรียนให้ทราบพอสังเขป  ดังนี้

โกวัฒน์  เทศบุตร  (2545  :  4)  ได้แบ่งองค์ประกอบของระบบออกเป็น  3  ส่วน  เช่นระบบโรงเรียน  ประกอบด้วย 

1)      สัญลักษณ์  (Symbols)  ได้แก่  สื่อ  ภาษา  คำสั่ง 

2)      วัตถุ  (Objects)เช่น  โต๊ะ  เก้าอี้  สิ่งปลูกสร้างต่างๆ

3)      บุคคล  (Subjects)  ได้แก่  ครู  อาจารย์  นักเรียน  ผู้ปกครองเป็นต้น  โดยองค์ประกอบแต่ละส่วนเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน  ดังนี้  ปัจจัยป้อน  (Input)  กระบวนการ  (Process)  ผลผลิต  (Output)

จันทรานี  สงวนนาม  (2545  :  86-87)  ได้กำหนดองค์ประกอบของระบบทางการบริหาร  ประกอบด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ  ดังนี้

1.  ปัจจัยนำเข้า  (Input)  หมายถึง  ทรัพยากรทางการบริหารทุกๆ ด้าน ได้แก่  บุคลากร  (Man)  งบประมาณ  (Money)  วัสดุ  อุปกรณ์  (Materials)  การบริหารจัดการ  (Management)  และแรงจูงใจ  (Motivations)  ที่เป็นส่วนร่วมเริ่มต้น  และเป็นตัวสำคัญในการปฏิบัติงานขององค์กร

2.  กระบวนการ  (Process)  คือ  การนำเอาปัจจัยทางการบริหารทุกประเภทมาใช้ในการดำเนินงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ  เนื่องจากในกระบวนการจะมีระบบย่อย ๆ  รวมกันอยู่หลายระบบ  ครบวงจร  ตั้งแต่การบริหารการจัดการ  การนิเทศ  การวัดผลและประเมินผล  การติดตามตรวจสอบ  เพื่อให้ปัจจัยทั้งหลายเข้าสู่กระบวนการทุกกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.  ผลลัพธ์  (Product or Output)  เป็นผลที่เกิดจากกระบวนการของการนำเอาปัจจัยมาปฏิบัติ  เพื่อให้เกิดประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

4.  ผลกระทบ  (Outcome or Impact)  เป็นผลที่เกิดขึ้นภายหลังจากผลลัพธ์ที่ได้ซึ่งอาจจะเป็นสิ่งที่คาดไว้  หรือไม่เคยคาดคิดมาก่อน

อรนุช  มหฤทัยนนท์  (2545  :  47-49)  ได้ให้ความเห็นว่า  องค์ประกอบของระบบ ได้แก่

1.  สิ่งเข้า  หรือการนำเข้า  (Input)  เกี่ยวข้องกับการรับ  และผสมองค์ประกอบเบื้องต้นที่ผ่านเข้าสู่ระบบ  เพื่อผ่านกระบวนการ  ตัวอย่างเช่น  วัตถุดิบ พลังงาน  ข้อมูล  แรงงานซึ่งจะต้องได้รับการจัดการ  เพื่อที่จะผ่านเข้าสู่กระบวนการที่จัดเตรียมไว้

2.  กระบวนการ  (Process)  เกี่ยวข้องกับกระบวนการในการเปลี่ยนแปลง  ซึ่งจะทำการเปลี่ยนสิ่งเข้าให้เป็นสิ่งออก  ตัวอย่างเช่น  กระบวนการผลิต กระบวนการหายใจของมนุษย์หรือกระบวนการคำนวณทางคณิตศาสตร์

3.  สิ่งออก  หรือการนำออก  (Output)  เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนย้ายองค์ประกอบที่เกิดจากกระบวนการในการเปลี่ยนไปสู่จุดหมายปลายทาง  เช่น  สินค้าสำเร็จรูป  การบริการหรือสารสนเทศ  เพื่อการจัดการสิ่งออกมาสู่สิ่งแวดล้อม  อาจมีทั้งสิ่งออกที่เป็นผลิตภัณฑ์  (Product)เป็นสินค้า  หรือการบริการ  (Service)  ซึ่งเป็นประโยชนต่อสิ่งแวดล้อม

4.  ผลย้อนกลับ  (Feedback)  ได้แก่  ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสมรรถนะของระบบเช่น  ข้อมูลที่เกี่ยวกับสมรรถนะในการขาย  เป็นผลย้อนกลับไปสู่ผู้จัดการฝ่ายขาย

5.  การควบคุม  (Control)  เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบ  และประเมินผลย้อนกลับเพื่อดูว่า  ระบบดำเนินงานไปในทิศทางที่จะบรรลุเป้าหมายที่วางไว้  หรือไม่  จากนั้นหน้าที่ควบคุมจะทำการปรับเปลี่ยนสิ่งเข้า  หรือกระบวนการ  เท่าที่จำเป็น  เพื่อให้แน่ใจว่า  ระบบผลิตสิ่งออกที่ถูกต้อง

ผลป้อนกลับมักจะรวมเป็นส่วนของแนวคิดของหน้าที่ควบคุม  เพราะผลป้อนกลับจะเป็นส่วนหนึ่งที่จำเป็นในการปฏิบัติการ  ผลป้อนกลับที่เกิดขึ้น  แบ่งออกได้เป็น  2  ประเภท  คือผลป้อนกลับเชิงบวก  (Positive Feedback)  หมายถึง  ผลป้อนกลับที่เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้กับผลป้อนกลับเชิงลบ  (Negative Feedback)  หมายถึง  ผลป้อนกลับแสดงให้เห็นว่า  สิ่งออกเบี่ยงเบนออกไปจากเป้าหมายของระบบที่วางไว้  ซึ่งในสภาพความเป็นจริง  สมรรถนะของระบบโดยส่วนใหญ่จะมีแนวโน้มที่เบี่ยงเบน  หรือลดลงตลอดเวลา 

ประชุม  รอดประเสริฐ  (2541  :  66)  ระบบใดระบบหนึ่ง  จะประกอบด้วยองค์ประกอบ  หรือส่วนสำคัญ  3  ส่วน  คือสิ่งที่ป้อนเข้าไป  หรือข้อมูลนำเข้า  (Input)  กระบวนการ(Process)  และผลงาน  (Output)  หรือผลผลิต  (Product)  ซึ่งทั้ง  3  องค์ประกอบนี้  จะมีความสัมพันธ์ต่อกันและกัน  และทำงานร่วมกันเป็นวัฎจักร  เมื่อส่วนใดส่วนหนึ่งมีปัญหา  หรือไม่ทำงาน  ส่วนอื่นก็จะหยุดชะงักไปด้วย  นอกจากนี้  ระบบยังมีความสัมพันธ์ต่อสภาพแวดล้อม  (Environment)  อย่างใกล้ชิดที่อาจกล่าวได้ว่า  ระบบจะได้รับข้อมูลนำเข้าจากสิ่งแวดล้อม  และระบบจะสร้าง  หรือผลิตผลงานให้กับสิ่งแวดล้อม

สิ่งป้อนเข้า  (Input)  หมายถึง  ปัจจัยต่าง ๆ  และเป็นองค์ประกอบแรกที่จะนำไปสู่การดำเนินงานของระบบ  โดยรวมไปถึงสภาพแวดล้อมต่าง ๆ  อันเป็นที่ตั้งของระบบนั้นด้วย

กระบวนการ  (Process)  เป็นองค์ประกอบที่สองของระบบ  ซึ่งหมายถึง วิธีการต่าง ๆที่จะนำผลงาน  หรือผลผลิตของระบบ

ผลิตผล  (Product)  หรือผลงาน  (Output)  ซึ่งเป็นองค์ประกอบสุดท้ายของระบบโดยหมายถึง  ความสำเร็จในลักษณะต่าง ๆ  ที่มีประสิทธิภาพ  หรือประสิทธิผล   โดยสิ่งที่ป้อนเข้าไป  กระบวนการ  และผลผลิต  หรือผลงาน  จะอยู่ภายใต้สภาพแวดล้อม  หรือสิ่งแวดล้อมเดียวกัน  หรือกล่าวโดยสรุปได้ว่า  ทั้ง  3  องค์ประกอบต่างก็มีปฎิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมเดียวกัน  จึงจะสามารถดำเนินงานได้  และดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สรุปแล้วองค์ประกอบของระบบ  หรือส่วนสำคัญของระบบมี  3  ส่วนหลัก  คือสิ่งที่ป้อนเข้าไป  หรือข้อมูลนำเข้า  (Input)  กระบวนการ (Process)  และผลงาน  (Output)  หรือผลผลิต (Product)  ซึ่งจะต้องมีส่วนสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน  ทำงานร่วมกันได้  จึงจะสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.  ประเภทของระบบในที่นี้จะกล่าวถึงรายละเอียดเพียงระบบปิดกับระบบเปิด  ดังนี้

ระบบปิด  (Closed Systems)  เป็นระบบที่องค์ประกอบไม่มีการปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก  หรือมีแต่น้อยมาก  เช่น  การเดินของเข็มนาฬิกา  หรือการทำงานโดยอิสระของโครงการต่าง ๆ

ระบบเปิด  (Open Systems)  เป็นระบบที่องค์ประกอบภายในระบบมีการปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก  เช่น  ระบบโรงเรียน  (School as Open Systems)  โรงเรียนเป็นระบบเปิดซึ่งต้องปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอกมากมายดังแผนภูมิ

กระบวนการทางการศึกษา จากแผนภาพกรอบความคิดดังกล่าว  สามารถนำเสนอในแบบแผนของ  “Input – Process –Output Systems”  ทางการศึกษา  ดังภาพประกอบInput  จากสังคมOutput  สู่สังคม

ความรู้ค่านิยมเงิน

- ด้านโครงสร้าง (เช่นระดับชั้น ห้องเรียน ระดับโรงเรียน แผนกงานสายการบังคับบัญชาในโรงเรียนเป็นต้น) - ด้านครู (ครู อาจารย์แนะแนวอาจารย์ปกครอง ครูนิเทศ ผู้บริหารครูพยาบาล เป็นต้น) - ด้านเทคโนโลยี (เช่น สิ่งก่อสร้างหลักสูตร ห้องสมุด วัสดุอุปกรณ์เครื่องโสตทัศนูปกรณ์ เป็นต้น - ด้านงาน (เช่น การสอน บริการอาหาร การบริหาร การทดสอบ บัญชี การเงิน การเป็นที่ปรึกษา และโครงการ เป็นต้น)

บุคคลสามารถที่จะพัฒนาตนเองและสังคมได้เองจากได้รับการพัฒนา สติปัญญา และทักษะ ความเป็นเหตุผล และความสามารถในการวิเคราะห์ ค่านิยม และทัศนคติและแรงจูงใจความคิดสร้างสรรค์ และนวัตกรรม ทักษะการสื่อสารวัฒนธรรม ความเข้าใจในโลกและความรู้สึกรับผิดชอบต่อสังคม

รูปที่ 5  ภาพประกอบ  2  แสดงกรอบความคิดแบบ  “Input – Process – Output Systems” 

สรุปหลักการแนวคิดทฤษฎีระบบ

1.  ทฤษฎีระบบมีความเชื่อว่า  ระบบจะต้องเป็นระบบเปิด  (Open System)กล่าวคือ  จะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมโดยได้รับอิทธิพล  หรือผลกระทบตลอดเวลาจากสภาพแวดล้อม

2.  มีรูปแบบของการจัดลำดับ  (The Hierarchical Model)  ในลักษณะของระบบใหม่  และระบบย่อยที่สัมพันธ์กัน

3.  มีรูปแบบของปัจจัยป้อนเข้า  และผลผลิต  (Input Output Model)  ซึ่งแสดงให้เห็นถึงผลของปฏิสัมพันธ์ที่มีกับสิ่งแวดล้อม  โดยเริ่มต้นจากปัจจัยกระบวนการ  และผลผลิตตามลำดับเป็นองค์ประกอบของระบบ

4.  แต่ละองค์ประกอบของระบบจะต้องมีส่วนสัมพันธ์กัน  หรือมีผลกระทบต่อกันและกัน  (The Entities Model)  หมายความว่า  ถ้าองค์ประกอบของระบบตัวใดตัวหนึ่งเปลี่ยนไป  ก็จะมีผลต่อการปรับเปลี่ยนขององค์ประกอบตัวอื่นด้วย

5.  ทฤษฎีระบบเชื่อในหลักการของความมีเหตุ-ผลของสิ่งต่าง ๆ  (Cause and Effect)  ซึ่งเป็นหลักการทางวิทยาศาสตร์ที่สามารถพิสูจน์ได้  ทฤษฎีระบบไม่เชื่อว่าผลของสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่ง  เกิดจากสาเหตุเพียงสาเหตุเดียว  แต่ทฤษฎีระบบเชื่อว่าปัญหาทางการบริหารที่เกิดขึ้นมักจะมาจากสาเหตุที่มากกว่าหนึ่งสาเหตุ

6.  ทฤษฎีระบบจะมองทุก ๆ  อย่างในภาพรวมขององค์ประกอบมากกว่าที่จะมองเพียงส่วนใดส่วนหนึ่ง

7.  ทฤษฎีระบบคำนึงผลของการปฏิบัติที่เป็น  “Output”  หรือ  “Produce”มากกว่า  “Process”  ซึ่งผลสุดท้ายของงานที่ได้รับอาจมีมากมายหลายอย่าง  ซึ่งก็คือ  ผลกระทบ(Outcome or Impact)  ที่เกิดตามมาในภายหลังนั้นเอง

8.  ทฤษฎีระบบจะมีกระบวนการในการปรับเปลี่ยน  และป้อนข้อมูลย้อนกลับ(Feed Back)  เพื่อบอกให้รู้ว่า  ระบบมีการเบี่ยงเบนอย่างไร  ควรจะแก้ไขที่องค์ประกอบใดของระบบซึ่งก็คือ  การวิเคราะห์ระบบ  (Systems Analysis)  นั่นเอง

วงจรการพัฒนาระบบสแตร์  (โกวัฒน์  เทศบุตร.    2545  :  10-12  ;  อ้างอิงมาจาก  Stair.    1996  :  411- 412)  ได้กล่าวถึงหลักการของวงจรพัฒนาระบบ  (Systems Development Life Cycle  :  SDLC)ซึ่งประกอบด้วย  5  ขั้นตอน  ดังนี้

1.  การศึกษาระบบ  (Systems Investigation)  เป็นขั้นตอนแรกของการพัฒนาระบบ  โดยผู้พัฒนาระบบจะทำการศึกษาสำรวจหาข้อมูลในประเด็นต่าง ๆ  เกี่ยวกับระบบที่จะทำการพัฒนา  เช่น  สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน  ความเป็นไปได้ของการพัฒนาระบบที่ต้องการ  สิ่งที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกลยุทธ์ในการดำเนินงาน  ประมาณค่าใช้จ่าย  เป็นต้น  ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ  นำมาใช้เป็นองค์ประกอบในการตัดสินใจ  ว่าสมควรที่จะพัฒนาระบบ  หรือไม่  และระบบที่พัฒนาขึ้นควรจะมีลักษณะอย่างไร

2.  การวิเคราะห์ระบบ  (Systems Analysis)  เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์การดำเนินงานของระบบแต่ละขั้นตอนประกอบด้วยอะไรบ้าง  มีความเกี่ยวข้อง  หรือมีความสัมพันธ์กับสิ่งใดบ้างรวมถึงความต้องการของผู้ใช้  และจุดเด่นของการใช้งานแต่ละด้านของระบบใหม่เพื่อเป็นข้อมูลสำหรับการตัดสินใจว่าระบบควรได้รับการพัฒนาในลักษณะใด

3.  การออกแบบระบบ  (Systems Design)  เป็นขั้นตอนของการออกแบบรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ  ของระบบซึ่งได้แก่  การแสดงผลลัพธ์  การป้อนข้อมูล  กระบวนการเก็บรักษารวมถึงการปฏิบัติงาน  และบุคลากรที่เกี่ยวข้อง  เพื่อเป็นแนวทางในการจัดการวัสดุอุปกรณ์สำหรับนำมาพัฒนาให้เป็นระบบใหม่ต่อไป

 4.  การใช้ระบบ  (Systems Implementation)  เป็นขั้นตอนของการนำระบบมาสู่การปฏิบัติจริงตามวัตถุประสงค์  และรูปแบบที่ได้ทำการออกแบบไว้

5.  การดูแลรักษาและการตรวจสอบระบบ  (Systems Maintenance and Review)เป็นขั้นตอนของการปรับปรุงแก้ไขระบบหลังจากที่ได้มีการติดตั้ง  และใช้งานแล้ว  รวมถึงการตรวจประเมินผลการทำงานของระบบอันจะนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข  และพัฒนาให้ระบบสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และยาวนานมากที่สุด

ส่วนประกอบสำคัญของระบบ

นักวิเคราะห์จะมีผังระบบซึ่งประกอบด้วย  ส่วน ได้แก่ (1) ปัจจัยนำเข้า (Input) (2) กระบวนการ (Process) (3) ผลผลิต (Output) (4) การป้อนกลับ (Feedback) และ (5) สภาพแวดล้อม (Environment) 

1.  ปัจจัยนำเข้า (Input)  เป็นการนำเอาทรัพยากรมาใช้ในระบบ โดยนำเข้าสู่กระบวนการเพื่อให้ได้ผลผลิตที่ต้องการ ซึ่งทรัพยากรที่ใส่เข้าไปจะถูกแปรสภาพตามกระบวนการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์การ ปัจจัยนำเข้าจะรวมถึง 6 Ms ทางการบริหารจัดการด้วยได้แก่ (1) กำลังคน (Manpower) หรือพนักงาน (2) เครื่องจักร (Machines) หรืออุปกรณ์ (3) วัตถุดิบ (Materials) เช่น อาหารและวัสดุที่ใช้ในการทำความสะอาด (4) ตลาด (Markets) ซึ่งคือลูกค้า (5)  เงินทุน (Money) ซึ่งเป็นทรัพยากรทางการเงินของผู้ประกอบการ (6) วิธีการ (Methods) หรือกระบวนการ เช่น นโยบายของธุรกิจ วิธีการที่เป็นมาตรฐานและโครงสร้างในการปฏิบัติงาน

ยกตัวอย่างในกรณีของการประกอบการ้านอาหาร เมื่อตั้งเป้าหมายของร้านอาหารแล้วจะต้องพิจารณาถึงแนวทางที่ดีที่สุด โดยรวบรวมทรัพยากรหรือปัจจัยนำเข้า (Input) ที่จำเป็น โดยจะเริ่มต้นจากผลผลิต (Output) เคลื่อนย้ายเข้าสู่กระบวนการ (Process) และการรักษาปัจจัยนำเข้า (Input) ซึ่งเป็นส่วนสุดท้าย ซึ่งแนวทางนี้ผู้บริหารจะนำไปปฏิบัติตามสภาพความเป็นจริง แม้ว่าปัจจัยนำเข้าจะกำหนดในตำแหน่งแรกของผังตามรูปที่ 6 เนื่องจากผู้บริหารต้องแก้ไขกระบวนการหรือเป้าหมายเมื่อมีการขาดแคลนทรัพยากร เช่น ผู้บริหารไม่สามารถหาบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญตามที่ต้องการได้ ซึ่งมีส่วนผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการและแก้ไขเป้าหมายใหม่

ทรัพยากรอาจแบ่งได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้

1.  ทรัพยากรมนุษย์ (Human resourcess)  เป็นทรัพยากรที่ไม่คงที่เนื่องจากบุคคลมีความรู้สึก มีความต้องการ และมีความปรารถนา ดังนั้นทรัพยากรมนุษย์จึงเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องการและต้องดูแลเป็นพิเศษ เพื่อให้บุคคลมีความพึงพอใจ เพราะความพึงพอใจนี้จะช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้

2.  ทรัพยากรวัตถุดิบ (Material resources)  เป็นทรัพยากรที่คงที่ เช่น เครื่องจักร วัตถุดิน เป็นต้น อีกปัญหาหนึ่งคือ การขาดแคลนเงินทุน ซึ่งทุนจะมีความจำเป็นต่อร้านอาหารเป็นอย่างมาก แต่แนวคิดเชิงระบบในการจัดการร้านอาหารนี้สามารถช่วยให้ผู้บริหารใช้เงินทุนปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าผู้บริหารจะนำทุนมาใช้หรือไม่ก็ตาม

2.  กระบวนการ (Process)  เป็นขั้นตอนในการทำงาน เป็นการอธิบายรายละเอียดของลำดับขั้นตอน ก่อน-หลัง ของการเปลี่ยนสภาพปัจจัยนำเข้าให้เป็นผลผลิตในความเป็นจริงระบบแต่ละระบบจะมีกระบวนการมากกว่า 1 กระบวนการ  ตัวอย่างเช่น ในกรณีของร้านอาหารจะมีระบบย่อยได้แก่ การบริหาร (Administration) การผลิต (Production) การให้บริการ (Service) และสุขอนามัย (Sanitation) เป็นต้น

3.  ผลผลิต (Output)  หมายถึง ส่วนประกอบของระบบองค์การซึ่งเกี่ยวข้องกับสินค้า บริการ และผลผลิตอื่น ๆ ที่ถูกผลิตโดยองค์การ ถ้าถามว่าอะไรคือสิ่งที่ผู้ประกอบการพยายามจะทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการทำธุรกิจร้านอาหาร คำตองก็คือ การพยายามจัดหาอาหารที่ดีที่สุดเท่าที่จะสามารถหาได้ ซึ่งจากคำพูดนี้ก็คือเป้าหมาย (Goal) ซึ่งเป็นผลผลิต (Output)  ที่ต้องการจากระบบ อย่างไรก็ตามมันอาจเป็นการกำหนดเป้าหมายที่กว้างเกินไปไม่ชัดเจนพอ ซึ่งจะต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เช่น ต้องจัดหาพนักงานซึ่งมีความชำนาญ ต้องการปรับปรุงคุณภาพของอาหาร ตลอดจนต้องการจัดหาเมนูอาหารที่มีให้เลือกอย่างมากมาย ซึ่งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจงนี้ก็คือ การให้บริการทางด้านอาหารที่ดีที่สุดที่สามารถทำได้ ซึ่งการกำหนดเป้าหมายอย่างเฉพาะเจาะจงนี้จะต้องสอดคล้องกับจุดมุ่งหมาย (Purpose) โดยรวมของการให้บริการด้านอาหารของผู้ประกอบการ

4.  การป้อนกัน (Feedback)  เป็นข้อมูลเกี่ยวกับสภาพและผลลัพธ์เกี่ยวกับกิจกรรมขององค์การข้อมูลเหล่านี้ใช้เพื่อปรับปรุงปัจจัยนำเข้าและกระบวนการแปรสภาพ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่พึงพอใจมากขึ้น ซึ่งการป้อนกลับจะช่วยให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดตามเป้าหมายที่ต้องการ (ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ. 2543 : 301)

ในการทำธุรกิจร้านอาหาร อาจใช้วิธีการป้อนกลับข้อมูลแบบไม่เป็นทางการ (Informal reports) เช่น  ในรูปของข้อมูล ซึ่งแสดงให้เห็นถึงจำนวนของอาหารที่จัดเตรียมขึ้น การนำไปใช้และจำนวนที่เหลือ ตลอดจนจะนำจำนวนที่เหลือนี้ไปใช้ประโยชน์อย่างไร  เป็นต้น

นอกจากนี้ งบการเงิน (Financial statements) ก็ถือเป็นข้อมูลป้อนกลับอีกชนิดหนึ่ง แต่ข้อมูลในงบการเงินอาจไม่เฉพาะเจาะจงหรือสมบูรณ์พอที่จะช่วยให้รู้ถึงปัญหาได้อย่างทันที เช่น การขาดแคลนบุคลากร การขาดแคลนอาหารหรือข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพของอาหาร เป็นต้น

การรายงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ (Computerized reporting) จะช่วยให้การป้อนกลับข้อมูลมีคุณภาพดีขึ้นเนื่องจากสะดวกและรวดเร็ว ตลอดจนสามารถเก็บข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก ซึ่งการป้อนกลับข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้ประกอบการ ทำให้รู้ถึงปัญหา และได้หาทางแก้ไขต่อไป เพื่อให้กิจการบรรลุเป้าหมายที่ได้วางไว้ ผู้บริหารจำนวนมากมองว่าสภาพแวดล้อมภายนอก (External environment) เปรียบเสมือนข้อจำกัด (Restriction) หรือข้อบังคับ (Constraint) เนื่องจากไม่สามารถควบคุมได้ ซึ่งองค์การจำเป็นต้องคำนึงถึงสภาพแวดล้อมภายนอกเช่นเดียวกับความต้องการของลูกค้า ทั้งนี้เนื่องจากความต้องการของลูกค้าได้รับอิทธิพลมาจากปัจจัยภายนอกด้วย เช่น สภาพเศรษฐกิจและสังคม ทัศนคติเกี่ยวกับปัญหาสังคม (Sociological attitudes) และวัฒนธรรมดั้งเดิม (Cultural traditions) ตัวอย่างเช่น ร้าน 7 – ELEVEN  อาจขายสโมกกี้ไบท์ได้ดีในเขตกรุงเทพและปริมณฑล เนื่องจากประชาชนในแถบนั้นนิยมรับประทานและคุ้นเคยกับสินค้าชนิดนี้เป็นอย่างดี แต่ในต่างจังหวัดอาจขายสินค้าชนิดนี้ได้ไม่ดีเท่ากับในกรุงเทพฯ เนื่องจากประชาชนไม่รู้จักหรือไม่มีคำสั่งซื้อ เป็นต้น จะเห็นได้ว่าสภาพแวดล้อมภายนอกเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการดำเนินงานขององค์การ

5.  สภาพแวดล้อม (Environment)  หมายถึง สภาพแวดล้อมภายนอกหรือภายใน ซึ่งมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงานในองค์การ (ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ. 2543 : 267)  โดยมีรายละเอียดดังนี้

โดยทั่วไปสภาพแวดล้อมแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

 (1)  สภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ (External environment)  หมายถึง  แรงผลักดันที่อยู่ภายนอกองค์การที่ส่งผลกระทบถึงศักยภาพของการบริหารองค์การ และความสามารถในการบรรลุเป้าหมายขององค์การ ตัวอย่างเช่น เศรษฐกิจ สังคม การเมือง กฎหมาย ประชากรศาสตร์ และภูมิศาสตร์ เป็นต้น

 (2) สภาพแวดล้อมภายในองค์การ (Internal environment) หมายถึง ระดับสภาพแวดล้อมขององค์การซึ่งอยู่ในองค์การ เป็นแรงผลักดันภายในองค์การ ที่มีการนำไปใช้ในการบริหารองค์การ ซึ่งจะมีอิทธิพลต่อองค์การและการทำงานขององค์การ ตัวอย่างเช่น การผลิต การปฏิบัติการ การจัดซื้อ การตลาด ผลิตภัณฑ์และบริการ เป็นต้น ซึ่งสภาพแวดล้อมภายในองค์การนั้น สามารถควบคุมได้ดีกว่าสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ 
 

ตัวอย่างแนวความคิดของทฤษฎีระบบ

ทฤษฎีระบบการเมืองของเดวิด อิสตันแนวความคิดของอิสตันเกี่ยวกับทฤษฎีระบบถูกถ่ายทอดออกมาในงาน 3 ชิ้นของเขา  งานชิ้นแรกมีชื่อว่า The Political System (1953)  เป็นความพยายามเบื้องต้นที่จะสร้างทฤษฎีทางรัฐศาสตร์ขึ้นมาโดยนำเสนอแนวความคิดเกี่ยวกับ “ระบบการเมือง” งานชิ้นที่สอง A Framework for Political Analysis (1965a) เป็นการนำเสนอแนวความคิดหลัก ๆ เกี่ยวกับทฤษฎีระบบการเมืองของเขา  ส่วนงานชิ้นที่สามมีชื่อว่า A System Analysis of Political Life  (1965b) เป็นความพยายามที่จะประยุกต์ทฤษฎีระบบของเขากับปรากฏการณ์ทางการเมือง โดยเขาศึกษากระบวนการขัดเกลาทางการเมือง (political socialization)  ในเด็กอเมริกันเพื่อศึกษารูปแบบที่สมาชิกในระบบการเมืองให้การสนับสนุนต่อระบบว่าเป็นอย่างไรบ้าง 
 

               ข้อมูลย้อนกลับ (feedback)  หมายถึง ผลสะท้อนอันเนื่องมาจากการทำงานของระบบการเมืองอันจะนำไปสู่การสนับสนุน หรือการตั้งขอเรียกร้องใหม่ต่อระบบการเมือง ถ้าระบบการเมืองสามารถตอบสนองต่อข้อเรียกร้องต่าง ๆ ได้ ก็จะได้รับการสนับสนุนจากสมาชิก ระบบก็อยู่รอด หากเป็นไปในทางตรงกันข้ามระบบก็เสื่อมสลายไป ในส่วนของวิชาการบริหารรัฐกิจ การบริหารรัฐกิจเปรียบเทียบและการศึกษานโยบายสาธารณะก็ได้นำเอากรอบความคิดของอิสตันมาใช้ในการวิเคราะห์ แต่เปลี่ยนจุดเน้นจากกระบวนการเมืองมาเป็นระบบราชการแทน 

  ผลงานของ Dye   

  ดังได้กล่าวมาแล้วว่าผลงานของอิสตันจำกัดวงอยู่เฉพาะแบบจำลองและแนวความคิดเกี่ยวกับระบบเท่านั้น  ยังมิได้นำเอาสมมติฐานของทฤษฎีระบบของตนมาทดสอบด้วยข้อมูลเชิงประจักษ์  ด้วยเหตุนี้  ดายจึงได้นำเอาสมมติฐานของทฤษฎีอิสตันมาทดสอบเพื่อดูพฤติกรรมต่าง ๆ ในการวางนโยบายสาธารณะของมลรัฐทั้ง 50 มลรัฐของสหรัฐอเมริกา  กล่าวอีกนัยหนึ่งว่า  ดายประสงค์จะศึกษาดูว่าตัวแปรเกี่ยวกับการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม (ตัวแปรต้น) และตัวแปรทางด้านระบบการเมือง (ตัวแปรแทรกซ้อน และตัวแปรต้นแล้วแต่กรณี) จะมีความสัมพันธ์กับนโยบายสาธารณะ (ตัวแปรตาม) มากน้อยเพียงใด  ดังจะเห็นได้จากรูปข้างล่าง ดังนี้   

         ตัวแปรต้น         ตัวแปรต้น/แทรกซ้อน     ตัวแปรตาม

นโยบายสาธารณะ

ลักษณะของระบบการเมือง

ตัวแปรเกี่ยวกับ

พัฒนาการทางเศรษฐกิจ

และสังคม

- ระดับความเป็นเมือง - ระดับการพัฒนาอุตสาหกรรม - ระดับรายได้ของประชาชน - ระดับการศึกษา

- กรอบรัฐธรรมนูญ - ระบบการเลือกตั้ง - ระบบพรรค - โครงสร้างกลุ่มผลประโยชน์ - โครงสร้างของอำนาจ - ลีลาทางการเมือง

- นโยบายสังคมสงเคราะห์ - นโยบายสร้างทาง - นโยบายการศึกษา - นโยบายภาษี

จากการศึกษาครั้งนี้  ดายพบว่า  ตัวแปรเกี่ยวกับพัฒนาการทางเศรษฐกิจและสังคม มีความสัมพันธ์กับนโยบายสาธารณะ  แต่ตัวแปรทางการเมืองมีความสัมพันธ์กับนโยบายสาธารณะน้อยมาก เช่น ไม่ว่าพรรครีพับลิกันหรือดีโมแครตเข้ามาเป็นรัฐบาลมลรัฐ ก็มีความเปลี่ยนแปลงทางด้านนโยบายน้อยมาก หรือไม่ว่าประชาชนจะมาลงคะแนนเลือกตั้งมากน้อยเพียงใดก็ตาม แต่ก็จะไม่ทำให้มีการเปลี่ยนแปลงทางด้านนโยบายมากนัก บางท่านอาจจะสงสัยว่าเหตุใดปัจจัยทางเศรษฐกิจและสังคมจึงมีอิทธิพลต่อนโยบายสาธารณะมากกว่าปัจจัยทางการเมือง คำตอบอันหนึ่งที่น่าเป็นไปได้ก็คือว่า นักทฤษฎีระบบปิดมักจะมองความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่ป้อนเข้าไป และสิ่งที่กล่องดำผลิตออกมาจากสายตาบุคคลภายนอกมิได้เข้าไป “ผ่าตัด” และเปิดดูว่ามีปรากฏการณ์หรือพฤติกรรมอะไรเกิดขึ้นบ้างภายในกล่องดำอันนั้นและนี่คือจุดดับของทฤษฎีระบบปิด   

ทฤษฎีองค์การระบบเปิดผลงานของ J.D. Thompson   

 ตรงกันข้ามกับทฤษฎีระบบปิดของอิสตันและดาย ทฤษฎีของทอมป์สันเป็นทฤษฎีระบบเปิด (และเสนอแนะให้มีการวิจัยเชิงประจักษ์ เช่นเดียวกับความพยายามของดาย) 

แก่นของทฤษฎีองค์การของทอมป์สันนั่นก็คือ  ทอมป์สันมององค์การสลับซับซ้อนว่าเป็นระบบธรรมชาติ (เปิด) ที่มีส่วนย่อยต่าง ๆ ที่ต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันมาประกอบกันเป็นส่วนรวม ส่วนย่อยเหล่านี้จะเป็นทั้งผู้ให้และผู้รับจากส่วนรวม และส่วนรวมก็จะต้องพึ่งพาอาศัยซึ่งกันและกันกับสิ่งแวดล้อม  ด้วยเหตุนี้ ความมีชีวิตอยู่รอดจึงเป็นจุดหมายปลายทางขององค์การและส่วนย่อยต่าง ๆ  และความสัมพันธ์ของส่วนย่อยเหล่านี้จะถูกกำหนดโดยกระบวนการวิวัฒนาการ(evolutionary process)  ด้วยเหตุนี้ ในบางครั้งองค์การอาจจะไม่สามารถปฏิบัติงานได้ในขณะใดขณะหนึ่ง แต่ส่วนย่อยที่เป็นตัวขัดขวางการปฏิบัติงานนั้นอาจจะปรับตัวเองเพื่อให้สามารถดำเนินการต่อไปได้ หรือมิฉะนั้นก็ถูกขจัดออกไปเสียจากส่วนรวม สิ่งที่ตามมาก็คือระบบจะเสื่อมลง จะเห็นได้ว่าแนวความคิดที่สำคัญขององค์การในฐานะที่เป็นระบบธรรมชาติ (เปิด) ก็คือ การปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม (homeostasis or self-stabilization) ซึ่งเป็นแกนที่จะคอยควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างส่วนย่อยและกิจกรรมต่าง ๆ เอาไว้ เพื่อให้ระบบมีชีวิตรอดพ้นจากความไม่แน่นอนซึ่งเกิดจากสภาพแวดล้อมและเทคโนโลยี  ด้วยเหตุนี้ องค์การจึงต้องคอยระมัดระวัง (watch) ติดตาม (monitor) และค้นหาสาเหตุ (search) ของความไม่แน่นอนเหล่านั้นอยู่ตลอดเวลา กล่าวอีกนัยหนึ่งว่า องค์การจะปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่งตามที่ถูกคาดหวังว่าจะต้องกระทำ มิฉะนั้นจะมีชีวิตอยู่ไม่ได้ อย่างไรก็ดีการที่องค์การจะกระทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดตามที่ถูกคาดหวังไว้ (ตามแนวความคิดของทฤษฎีระบบเปิด) นั้นก็จะต้องมีเ