กระบวนการจัดระบบสารสนเทศ

กระบวนการจัดระบบสารสนเทศ

       นักวิชาการหลายท่านได้เสนอแนวคิดตามรายละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการจัดระบบสารเทศ  ที่ผู้เขียนได้รวบรวมอันความสำคัญดังที่ อำรุง จันทวานิช และคณะ (2529 : 19) กล่าวว่า ในการผลิตสารสนเทศนั้นไม่ว่าจะใช้เครื่องมือประกอบการผลิต กระบวนการผลิตสารสนเทศมี 9 ขั้นตอนในการผลิตอาจใช้ทุกวิธีหรืออาจทำง่ายๆ โดยวิธีใดวิธีหนึ่งซึ่งเป็นเพียงการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลที่มีอยู่เดิมเท่านั้นตามขั้นตอนดังนี้

1) การรวบรวม(Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อเก็บรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้

อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อการประมวลผลการรวบรวมข้อมูลทำได้หลายวิธีการ คือ

       (1) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีสังเกต

       (2) การรวบรวมข้อมูลจากการสัมภาษณ์

       (3) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีส่งแบบสอบถาม

       (4) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการใช้แบบสำรวจ

       (5) การรวบรวมข้อมูลโดยวิธีการทดสอบ

2) การตรวจสอบ(Verification)เป็นการจัดหารายการข้อมูลที่ยังมีความผิดพลาด

ลักษณะคล้ายการทำความสะอาดวัตถุดิบก่อนนำเข้าสู่ระบบการผลิตความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยๆเสมอ เช่น

       (1) ความผิดพลาดจากการเขียนเลขผิด

       (2) ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการเขียนตัวเลขสลับตำแหน่ง

3) การจำแนก ( Classfication) เป็นการกำหนดหรือแบ่งประเภทข้อมูลเป็นหมวด

หมู่ หรือเป็นกลุ่มตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณะที่เหมาะสม จำแนกข้อมูลในลักษณะที่ย่อกว่าเดิม เข้าใจง่าย ใช้เวลาในการค้นคว้าน้อย ควรนำรหัสข้อมูลมาใช้

4) การจัดเรียงลำดับ (Arranging/Sorting) เป็นการวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล

(Data) ซึ่งมักประกอบด้วยทะเบียนข้อมูล (Record) หรือรายการข้อมูลมีแบบฟอร์มหรือตารางที่กำหนดไว้ตามโครงสร้างของการจำแนกข้อมูลนั้น

5) การสรุป (Summarizing) เป็นการดำเนินการสรุปเพื่อให้ข้อมูลมีความหมายขั้น

พื้นฐาน โดยการรวบรวมยอดของข้อมูลแต่ละรายการในระดับต่างๆ เป็นแฟ้มสรุประดับอำเภอกลุ่มโรงเรียน ระดับจังหวัด เพื่อเตรียมการคำนวณหาค่าดัชนีหรือสารสนเทศขั้นต่อไป

6) การคำนวณ (Calculation) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดกระทำข้อมูลให้เป็น

สารสนเทศโดยอาศัย กระบวนการทางวิทยาศาสตร์ กระทำกับข้อมูลในรูปสัมพันธ์ เช่นอัตราส่วน(Ratio) สัดส่วน (Proportion) และเลขดัชนี (Index number) เป็นต้น

7) การจัดเก็บ (Storing) เป็นการจัดเก็บทั้งที่เป็นข้อมูลพื้นฐาน และสารสนเทศไว้

ในสื่อต่างๆ ทั้งเป็นระบบการจัดกระทำด้วยมือ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้ระบบแฟ้มหรือเอกสาร      และระบบจัดกระทำด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งจัดเก็บโดยใช้สื่อการจัดเก็บหลายชนิด  เช่น บัตรเจาะรูแผ่นแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก เทปกระดาษ จานแม่เหล็กเพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บ และการให้การบริการอย่างมีประสิทธิภาพทันต่อความต้องการของผู้ใช้จึงแบ่งข้อมูลออกเป็น 7 ประเภท ดังนี้

           (1) แฟ้มข้อมูลหลัก (Master files) เป็นแฟ้มชนิดที่บรรจุข้อมูลหลักข้อมูลพื้นฐานทางการศึกษา ซึ่งอาจจะแบ่งเป็นหลายแฟ้มตามการจำแนกประเภทข้อมูล เช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียน แฟ้มข้อมูลครู แฟ้มข้อมูลบุคลากร แฟ้มข้อมูลงบประมาณ แฟ้มข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวก แฟ้มข้อมูลแผนการเรียน

           (2) แฟ้มข้อมูลย่อย (Transaction files) เป็นแฟ้มที่รวบรวมข้อมูลใหม่ล่าสุด

สำหรับการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้เป็นปัจจุบัน ข้อมูลประเภทนี้รวบรวมได้จากเอกสาร การลงทะเบียน การโยกย้ายบุคลากร ซึ่งเป็นข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้

           (3) แฟ้มดัชนี (Index files) เป็นแฟ้มเก็บดัชนีซึ่งใช้สำหรับชี้ที่อยู่ของทะเบียน

ข้อมูลว่าอยู่ในส่วนไหนของแฟ้มข้อมูลหลัก

           (4) แฟ้มตารางอ้างอิง (Table files) เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้อ้างอิงได้แน่นอนตัวอย่างเช่น ตารางบัญชีเงินเดือน คาบการเรียนการสอน โปรแกรมการศึกษาหลักสูตรของ แต่ละระดับแฟ้มประเภทนี้มีหน้าที่ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

           (5) แฟ้มข้อมูลสรุป (Summarized of report files) เป็นแฟ้มข้อมูลรวบรวมข้อสรุปต่างๆ ที่รวบรวมจากแฟ้มข้อมูลหลักซึ่งทำให้มีความหมายมากขึ้น รวมทั้งสารสนเทศ     ที่คำนวณได้ในรูปดัชนีทางการศึกษาต่างๆ แฟ้มข้อมูลประเภทนี้มีประโยชน์สำหรับการเตรียมเสนอรายงาน ต่อไป

           (6) แฟ้มข้อมูลเก่า (Archival of history files) เป็นแฟ้มข้อมูลย่อยหลังจาก

ปัจจุบันไป 5-10 ปี แต่ความจำเป็นแฟ้มข้อมูลประเภทนี้ใช้ประโยชน์เป็นพื้นฐานในการทำรายงานการศึกษาเปรียบเทียบการเขียนกราฟดูแนวโน้มรวมทั้งการคำนวณการคาดประมาณ

           (7) แฟ้มสำรอง (Back up files) เป็นแฟ้มข้อมูลในระบบการจัด เพื่อพิจารณา

ในด้านการบำรุงรักษาแฟ้มข้อมูล (Maintenance) และความปลอดภัย (Security) จำเป็นต้องมีระบบสำรองข้อมูล เพื่อป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการชำรุดหรือสูญหายของข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่สำคัญ

8) การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ต้องการจากสื่อ

ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและตอบคำถามแก่ผู้ใช้

9) การเผยแพร่ (Disseminating) เป็นการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูป

แบบต่างๆ ทั้งในแบบเอกสาร หรือการแสดงบนจอภาพ โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

              ธนา จินดาวัฒนะ (2534) ได้สรุปการจัดสารสนเทศในด้านการดำเนินงานตามหน้าที่ของระบบสารสนเทศ 4 ขั้นตอน ดังนี้

             1) การเก็บรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการดำเนินการตามภารกิจดังต่อไปนี้

(1) การสำรวจวัตถุประสงค์และความต้องการสารสนเทศจากผู้ใช้

(2) การปรับปรุงแบบที่ใช้ในการรวบรวมข้อมูล

(3) การคัดเลือกข้อมูลจากแบบรายงาน

(4) การพิจารณาเพิ่มเติมแหล่งในการจัดเก็บข้อมูล

(5) จำแนกหมวดหมู่ข้อมูลที่รวบรวมได้

(6) กำหนดเวลาในการเก็บข้อมูลแต่ละชนิด

(7) ดำเนินการจัดเก็บข้อมูล

(8) การมอบหมายบุคคลให้มีหน้าที่ในการดำเนินการ

 

        2) การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง การจัดประมวลผลหรือวิเคราะห์ผลที่เก็บข้อมูลรักษาไว้ ให้ผู้บริหารประกอบการตัดสินใจ รวมทั้งการประมวลผลตามความต้องการของผู้ใช้เป็นการเฉพาะเรื่อง วิธีการประมวลผลอาจกระทำด้วยมือ หรือเครื่องกลเป็นกระบวนการในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่กำหนดไว้

       3) การเก็บรักษาข้อมูล (Data storing) หมายถึง การดำเนินการดังนี้

(1) การคัดเลือกข้อมูลไว้ในสื่อต่างๆ

(2) การจำแนกตามหมวดหมู่ของข้อมูลเรียงลำดับ

(3) การแก้ไข และจัดกระทำข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน

(4) การจัดระบบข้อมูล

       4) การนำเสนอข้อมูล (Data Presentation) หมายถึง การกำหนดชนิดและรูปแบบของสารสนเทศเพื่อนำเสนอตามความเหมาะสมในการนำไปใช้ ซึ่งประกอบสื่อการนำเสนอวิธีการนำเสนอ และระยะเวลาในการนำเสนอโดยสรุปกระบวนการจัดระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยส่วนที่มีความสำคัญ คือการรวบรวมข้อมูลการบันทึกข้อมูลการตรวจสอบข้อมูลหรือการการประมวลผลข้อมูลซึ่งอาจกระทำได้โดยใช้มือหรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อเป็นการคัดเลือกจำแนกแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบันตลอดจนการจัดระบบข้อมูล และสามารถนำเสนอข้อมูลเมื่อมีการใช้ทั้งในด้านการบริการ