เราได้คุยกันไปหมด แล้วสำหรับเรื่องของหัวหน้างานกับการบริหารคน ซึ่งประกอบไปด้วยเรื่องของ การจูงใจพนักงาน การสื่อความ การสร้างทีมงาน และการสอนงาน 4 เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมากๆ ที่หัวหน้างานจะใช้ทักษะทั้งสี่เรื่องนี้ในการบริหารจัดการพนักงานที่อยู่ ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้เขาทำงานให้เราด้วยความเต็มใจ พอใจ และสร้างสรรค์ผลงานให้กับทีมงานได้อย่างมืออาชีพ

ในวันนี้จะคุยกันในเรื่องของหัวหน้างานกับการบริหารคน ถ้ายังจำ model ที่ผมเคยให้ไว้ในตอนที่ 1 นั้นจะเป็นว่าหัวหน้ากับทักษะในการบริหารงานนั้นก็เป็นอีกครึ่งวงกลมหนึ่ง ที่มีความสำคัญเช่นกัน ซึ่งหัวหน้ากับการบริหารงานนั้นตาม Model ที่ผมสอนอยู่จะแบ่งออกเป็น 3 เรื่องย่อย ก็คือ

  • การวางแผนงาน
  • การควบคุมงาน
  • การปรับปรุงงาน

เรื่องแรกเลยก็คือ เรื่องของการวางแผนงาน หัวหน้าที่ดีนั้นจะต้องมีการวางแผนการทำงานอย่างรัดกุม และสามารถทำให้พนักงานในทีมงานเข้าใจถึงแผนงานและขั้นตอนในการทำงานในแนวทาง เดียวกัน เพื่อจะได้สร้างผลงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ไม่ใช่หัวหน้างานเข้าใจอย่าง แต่ลูกน้องเข้าใจอีกอย่างหนึ่ง แบบนี้การทำงานก็คงจะไปกันคนละทาง

เมื่อพูดถึงเรื่องของการวางแผนงานนั้น เชื่อมั้ยครับว่า คนไทยเรานั้นไม่ค่อยจะวางแผนกันสักเท่าไร สังเกตจากการจัดหลักสูตรที่ผมจัดให้กับลูกค้า เวลาที่ให้ทำกิจกรรมต่างๆ สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ พอได้รับมอบหมายแล้ว ก็เริ่มลงมือทำทันทีเลย ไม่มีการพูดคุยและวางแผนกันก่อนเลยว่าใครจะทำอะไรอย่างไร เริ่มด้วยการลองผิดลองถูกกันไปเรื่อยๆ ผลก็คือจะต้องนั่งทำซ้ำใหม่ และเสียเวลาไปเปล่าๆ ซึ่งถ้านี่คือการทำงานจริงๆ แล้ว สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือ เราจะเสียเวลาในการทำงานไปโดยไม่มีประโยชน์เลย

ดังนั้นหัวหน้างานจึงต้องทำการวางแผนการทำงานให้ดี รัดกุมรวมทั้งพิจารณาถึงความเป็นไปได้ต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น โดยเฉพาะเรื่องของปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในระหว่างการดำเนินการตามแผนงาน เพื่อจะได้วางแนวทางในการป้องกันปัญหา หรือมีการกำหนดแผนสำรอง ถ้าแผนหลักไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้

ในปัจจุบันการวางแผนงานมักจะประกอบไปด้วยการกำหนดเป้าหมายหรือวัตถุ ประสงค์ว่า งานที่เราทำนั้นเราต้องการจะบรรลุผลงานอะไร บางแห่งถึงกับกำหนดเป็นตัวชี้วัดผลงานออกมาอย่างชัดเจน จากนั้นหัวหน้างานก็ต้องทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ เพื่อเป็นแนวทางในการทำงานให้ไปสู่เป้าหมายที่เรากำหนดไว้แล้วตั้งแต่แรก จากนั้นก็ต้องมีการวางแผนว่าทีมงานคนใดบ้างจะต้องทำอะไร และมอบหมายงานตามแผนงานให้ไป

ในการมอบหมายงานนั้นก็ต้องใช้ทักษะในการสื่อความที่ชัดเจนด้วย เพื่อให้ทีมงานเข้าใจแผนงานในแนวทางเดียวกัน

เมื่อมอบหมายงานตามแผนงานแล้ว สิ่งที่หัวหน้างานจะต้องทำต่อไปก็คือ การควบคุมงานให้เป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้ โดยอาจจะต้องมีการกำหนดวิธีการตรวจสอบ หรือจุดตรวจเป็นระยะ เพื่อดูความคืบหน้าของงานว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ ถ้าไม่เป็นไปตามนั้น จะได้วางแผนหาวิธีการในการแก้ไขต่อไป

ดังนั้นการกำหนดจุดตรวจสอบจึงมีความสำคัญมากสำหรับการควบคุมงาน ถ้ากำหนดถี่เกินไป พนักงานก็จะรู้สึกเหมือนนายไม่ไว้ใจ และรู้สึกเหมือนโดนจับผิด แต่ถ้ากำหนดจุดควบคุมที่มีระยะห่างจนเกินไป ก็จะทำให้เวลามีปัญหาในการทำงานแล้ว เราจะแก้ไขไม่ทัน ซึ่งจะยิ่งก่อให้เกิดปัญหาที่ใหญ่ขึ้นอีกเป็นเงาตามตัว

และในการควบคุมงานนั้น ก็ต้องนำเอาทักษะทางการการจูงใจพนักงาน และการสอนงานเข้ามาใช้ด้วย คือไม่ใช่แค่ควบคุมว่าลูกน้องทำได้หรือไม่เท่านั้น แต่สิ่งที่หัวหน้าต้องทำก็คือ เมื่อเห็นว่าลูกน้องสามารถทำงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ได้ดี สิ่งที่หัวหน้างานจะต้องทำก็คือการให้คำชมเชย และทำให้ลูกน้องรู้สึกว่า นี่คือสิ่งที่เขาทำได้ดี และอยากให้เขาทำได้ดีแบบนี้ต่อไป

ในทางตรงกันข้าม ถ้าลูกน้องทำงานไม่ได้ตามแผนทีกำหนดไว้ หรือเกิดความผิดพลาดขึ้น สิ่งที่หัวหน้างานจะต้องทำก็คือ บอกให้ลูกน้องทราบว่าอะไรเป็นสิ่งที่ผิดพลาด โดยใช้การสื่อความที่ดี และจากนั้นก็ต้องทำการสอนงาน ให้คำแนะนำการทำงานในสิ่งที่ถูกต้องให้กับลูกน้องของเรา เพื่อให้เขาไม่ผิดซ้ำสอง งานก็จะได้คืบหน้าไปได้อีก

เห็นมั้ยครับว่า การเป็นหัวหน้านั้นมันต้องอาศัยทั้งศาสตร์ และศิลป์ เข้าด้วยกัน บางคนอาจจะบ่นเบาๆ ว่า “รู้งี้ไม่เป็นดีกว่าไอ้หัวหน้างานเนี่ยะ” แต่ผมว่าท่านผู้อ่านคงไม่คิดแบบนั้นนะครับ สิ่งที่น่าเป็นก็คือ ให้เปลี่ยนมุมมองว่า การเป็นหัวหน้างานนั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายมาก เป็นการพัฒนาตนเองให้เก่งขึ้นไปอีก พูดง่ายๆ ก็เหมือนกับการได้บรรลุวิทยายุทธอีกขั้นหนึ่งนั่นเอง

และผมเชื่อว่าหัวหน้างานทุกคนสามารถบรรลุวิทยายุทธขั้นสุดยอดนี้ได้กัน ทุกคนครับ เพราะถ้ามันยากเกินไปจริงๆ จะมีหัวหน้างานที่ดีๆ เกิดขึ้นเยอะแยะไปหมดหรอครับ และหัวหน้างานดีๆ เหล่านั้น ก็ยังเป็นหัวหน้างานที่อยู่ในใจของลูกน้องตลอดไป ไม่ว่าจะทำงานด้วยกันอีกหรือไม่ก็ตาม จริงมั้ยครับ