|
3.ทีมงาน
รูปแบบของทีมงานที่ลงมือทำงานที่เป็นงานโปรเจคกับงานประจำนั้นต่างกัน
เพราะงานโปรเจคนั้นมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุถึงจุดประสงค์อะไรซักอย่างที่แตกต่างจากที่เคยมีมา
ดังนั้นจึงต้องรวบรวมสมาชิกที่จำเป็นและส่วนใหญ่อาจจะมาจากต่างสาขา
ต่างแผนกงาน ที่มีความสามารถต่างกัน
และแยกย้ายกันไปเมื่อหมดระยะเวลาของโปรเจค หรือ
บางครั้งก็อาจจะเป็นการงานที่ทำร่วมกันระหว่างบริษัท หรือ
คู่ค้า
แต่ทีมงานสำหรับงานประจำ
มักจะเป็นทีมงานที่มาจากสาขาเดียวกัน ความรู้ใกล้เคียงกัน และ
สมาชิกมักจะไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง สมาชิกทุกคนทำงานที่ซ้ำๆ
อย่างต่อเนื่อง
ซึ่งประเด็นนี้มีความสำคัญสำหรับคนที่ต้องทำงานแบบโปรเจคมาก
เพราะว่าสมาชิกในทีมของงานแบบโปรเจคนั้นมักจะเปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ
อาจจะไม่ใช่เพื่อนหรือคนหน้าเดิมในแผนก
ดังนั้นคนที่ทำงานแบบนี้ก็ต้องอาศัยทักษะอื่นๆ
ในการทำงานที่ต่างจากการดูแลงานแบบงานประจำด้วย
งานแบบโปรเจคเป็นงานที่มีมาจากต่างแผนก หรือต่างองค์กร
ใช้ความสามารถที่แตกต่างกันไป แค่ในระยะเวลาที่จำกัด
ดังนั้นจึงเป็นที่มาของพื้นฐานสำคัญที่สุด ของการทำ
Project management นั้นก็คือ “Team Work Management”
|
4.
การจัดการทรัพยากร
ทรัพยากรสำหรับการทำงาน ก็คือทั้ง คน ของ เงิน และ
เวลา ซึ่งไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบโปรเจคหรืองานแบบประจำ
ก็จำเป็นที่จะต้องบริหารให้มีประสิทธิภาพในญี่ปุ่นจะเรียกว่าทำงานให้ไม่มี
Muda, Mura
และ Muri ซึ่งก็คือ Resource Management นั้นเอง
แต่สิ่งที่ต่างกันของการทำงานแบบโปรเจคกับการทำงานแบบประจำก็คือ
“ขอบเขต”
ของการจัดการทรัพยากรเหล่านี้เพราะงานแบบโปรเจคสามารถจัดการแต่ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องภายในเวลางานที่กำหนดเท่านั้น
นอกเหนือจากนั้นก็เป็นหน้าที่ของแต่ละคน
แต่งานแบบประจำจะต้องมีการจัดการทรัพยากรอยู่ต่อเนื่อง ทั้งทุก 3
เดือน, 6 เดือน หรือ 1 ปี และ ระยะยาว ทั้งในฝ่าย บริษัทโดยรวม หรือ
ทั้งกลุ่มบริษัท
ซึ่งปกติการบริหารทรัพยากรของงานแบบโปรเจคที่สำคัญที่สุด ก็จะคือ
การ “บริหารเงิน” นั่นเอง
เพราะแม้แต่จำนวนคนในโปรเจคทีม จำนวนงานที่จะจ้างคนอื่นทำแทน หรือ
งานที่จะทำเอง สุดท้ายก็ขึ้นกับเงินเช่นกัน
ดังนั้นพื้นฐานสำคัญอีกอย่าง
ของการทำ Project management ให้ราบรื่นได้นั้นก็คือ
“Money Management” นั้นเอง
ทำยังไงจะบริหารเงินที่จำกัดให้เพียงพอและส่งงานที่มีคุณภาพได้พร้อมๆ
กัน
|
|
5.รายละเอียดของงาน
โดยหลักๆ แล้ว
ไม่ว่างานแบบไหนก็จะแยกได้ว่า เป็น “งานอะไร ทำเมื่อไหร่ ทำอย่างไร”
ซึ่งประเภทของรายละเอียดของงานนั้นไม่ว่างานแบบไหนก็มีอยู่ 3
ประเภทก็คือ “งานจากผู้อื่น” “งานที่ต้องทำเสมอๆ” และ “งานตามตาราง”
-
งานจากผู้อื่น คือ งานที่เกิดขึ้นจากผู้อื่น
อย่างเช่น งานต้อนรับเมื่อมีลูกค้าเข้ามาในร้าน หรือ
งานจัดการดูแลมีลูกค้าโทรศัพท์เข้ามาต่อว่า เป็นต้น
-
งานที่ต้องทำเสมอๆ คือ งานที่เป็นไปตามกำหนดเวลา
และต้องทำซ้ำๆ กัน หรือ อย่างเช่น งานที่ต้องทำทุกสัปดาห์
ทุกสิ้นเดือน เป็นต้น
- งานตามแผน
คือ งานที่ได้ผ่านการวางแผน กำหนดตารางงานและงบประมาณ
แล้วแบ่งแยกหน้าที่ที่แต่ละคนต้องทำมาแล้ว เช่น งานจากแผนการขาย,
งานจากแผนการเงิน, แผนงานขาย กลยุทธ์การตลาด การสื่อสาร เป็นต้น
งานที่เป็นแบบโปรเจคส่วนใหญ่ก็จะเป็นงานประเภท
“งานตามแผน” ส่วนงานประจำ มักจะเป็นประเภท “งานจากผู้อื่น”
หรือ “งานที่ต้องทำเสมอๆ”
แน่นอนว่าถืงแม้จะเป็นงานแบบงานประจำก็ต้องมีงานประเภทงานตามแผน เช่น
กระบวนการตรวจสอบเสมอว่าเป็นไปตามแผนงานประจำปีหรือถึงเป้าหมายด้วยการทำ
PDCA หรือ
Plan, Do, Check และ Action อยู่เสมอ และ
งานที่เป็นแบบโปรเจคนั้นก็ต้องมีงานที่ “ต้องทำเสมอๆ” เช่น
ประจำติดตามงานทุกสัปดาห์ เป็นต้น
เพียงแต่ขึ้นกับว่างานประเภทไหนที่มีมากกว่าเท่านั้นเอง
ดังนั้นการทำ Project management ให้สำเร็จ
สิ่งสำคัญที่ลืมไม่ได้ก็คือการดูแล “Progress Management”
ติดตามงานว่าแต่ละส่วนทำงานก้าวหน้าไปเท่าไหร่ และ
ต้องจัดการดูแลต่อยังไงด้วย 
|
