ตั้งคำถามอย่างสร้างสรรค์

ตั้งคำถามเวลาประชุม ถ้าถามว่าเวลาเข้าประชุม ไม่ว่าจะเรื่องเล็กเรื่องใหญ่ มีอะไรที่เราต้องทำบ้าง..... คำตอบก็คงจะมี ฟัง, ตั้งคำถาม, ออกความเห็น, สรุป และ สุดท้ายก็คือ ตัดสินใจ (ร่วมกัน) ถ้าดูแบบนี้การฟัง ก็น่าจะเป็นส่วนที่ง่ายกว่าเพื่อน เพราะแค่ตั้งใจ และรักษามารยาทก็พอแต่ส่วนที่ยากก็คือ เมื่อฟังแล้วมีข้อสงสัยและอยากตั้งคำถามกับเรื่องที่ได้ฟัง การออกความคิดเห็น หรือ สรุปประเด็น  โดยเฉพาะเวลาที่มีคนมาพรีเซนต์งานให้เราฟัง แต่ก็เพราะพวกนี้ก็คือ “หัวใจ” ของการมาประชุมร่วมกัน ถ้าตราบใดยังต้องทำงานอยู่ การประชุม ตั้งคำถาม และออกความเห็นก็คงเลี่ยงไมได้แน่ ถ้าอย่างนั้น ไปเรียนรู้วิธีที่จะทำให้การทำเรื่องพวกนี้ราบรื่นมากขึ้นน่าจะดีกว่า วันนี้เราเลยไปศึกษาเรื่อง เทคนิคในการตั้งคำถาม เวลาที่เกิดข้อสงสัยขึ้นในห้องประชุมเวลาที่มีคนมาพรีเซนต์งานให้เราฟังกันค่ะ
แค่เปลี่ยนวิธีถาม การประชุมก็เปลี่ยนได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การตั้งคำถามให้เรียบง่ายที่สุด ไม่สร้างความเครียดให้กับอีกฝ่ายที่ต้องตอบ ไม่ต้องเยอะหรือพูดวกวน อย่าใส่น้ำเยอะซะจนหาเนื้อไม่เจอหรือยกตัวอย่างยืดเยื้อไม่จำเป็น
	ขั้นตอนการตั้งคำถามแบบสร้างสรรค์ 1. ขอบคุณคนที่นำเสนอเรื่องก่อน แบบสั้นๆ กระชับ ให้ความขอบคุณที่อุตส่าห์ เตรียมเนื้อหามาพรีเซนต์ให้ฟัง 2. เริ่มตั้งคำถามแบบสั้นๆ ตรงประเด็น ตั้งคำถามให้อีกฝ่ายรู้ว่าเราอยากได้ข้อมูลเพิ่มเติม ตรงจุดไหน แค่สั้นๆ ยังไม่ต้องอธิบายอะไรเพิ่มเติมเยอะ 3. ถ้าอีกฝ่ายไม่เข้าใจคำถาม ค่อยขยายตวาม
เริ่มต้นคำถามด้วยการแสดงความรู้สึกคำขอบคุณ การเริ่มต้นถามด้วยการแสดงความรู้สึกขอบคุณกับฝ่ายที่นำเสนอหรือพรีเซนต์งานต่างๆ ให้ฟัง อย่างเช่น “ขอบคูณมากสำหรับข้อมูล" หรือ “เป็นที่เนื้อหาน่าสนใจ”  แบบนี้เป็นเทคนิคแรกที่ควรทำ เพราะมีผลในแง่จิตวิทยาสำหรับการประชุมมากๆ อย่างแรกก็คือ การแสดงความรู้สึกขอบคุณทำให้ฝ่ายที่นำเสนองานที่เตรียมงานมานำเสนอนั้นรู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น และมีกำลังใจที่จะตอบคำถามและทำงานกับเราอย่างเต็มที่ ทั้งๆ ที่เรื่องนี้เป็นเรื่องง่ายๆ แต่มีหลายคนที่พูดคำว่าขอบคุณไม่เป็น โดยเฉพาะในเวลาที่ตัวเองเป็นลูกค้า ทั้งๆ (ไม่นับในกรณที่เนื้อหาที่นำเสนอมาแย่มากจนรับไม่ได้) ทำให้บรรยากาศในการทำงานร่วมกันดีขึ้น แถมยังทำให้เราเป็นคนที่ดูมีมารยาทและรู้กาละเทศะ ลองกล่าวคำของคุณก่อนแทนที่จะถามโพล่งๆ ออกมาดูค่ะ ตั้งคำถามแบบไหนที่ไม่เวิร์ค ・คำถามที่วกวน ไม่เข้าใจว่าประเด็นที่สงสัยคืออะไรกันแน่ ・เกริ่นนานเกิน กว่าจะเข้าคำถาม ・ตั้งใจจะถาม แต่พูดไปพูดมา แต่กลายเป็นการใส่ความเห็นตัวเองไปซะงั้น ทั้งๆ ที่ยังไม่ได้ถามให้ชัดเจนก่อน ใครที่มักจะติดนิสัยแบบนี้ ต้องระวังหน่อยค่ะ อีกเรื่องที่มักจะเห็นบ่อยๆ เวลามีการนำเสนองาน ก็คือ....... “ไม่มีใครถาม แล้วก็ไม่มีใครแสดงความคิดเห็น” “มีคำถามมั๊ยคะ?” … ได้คำตอบคือ เงียบบบบบบบบบบบบ..... หลายคนคงเคยมีประสบการณ์แบบนี้!! ถ้าเป็นแบบนี้ แนะนำไม่ต้องเกรงใจกัน  รีบๆ ถามไปเลยดีกว่า ข้อดีก็คือ คนที่ถามก่อน ไม่ต้องเข้มข้นในเนื้อหามากก็ได้ คำถามหรือความเห็นแรกๆ มักจะเป็นการละลายพฤติกรรมซะมากกว่า แถมการที่ไม่มีใครถามมาก่อนหน้า คำถามอาจจะไม่ต้องมีเนื้อหาที่เข้มข้นมากนักก็ไม่เป็นไร แต่ยังไงก็อย่าหลุดประเด็น！ทำให้การแลกเปลี่ยนความเห็นหลังจากนั้นเกิดได้ง่ายขึ้น การที่เราเปล่งเสียงออกมา จะทำให้รู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น การจะแสดงความเห็นอะไรต่อๆ มาก็จะทำให้ง่ายขึ้นด้วย ประชุมพรุ่งนี้...เอาเทคนิคการตั้งคำถามในที่ประชุมเหล่านี้ไปลองใช้ และเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมกัน!!