การประชุมเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างแท้จริง
การประชุม ถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งในองค์กร เพราะเป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน ใครที่มีอะไรที่ต้องการ Update ก็ใช้การประชุมเป็นสื่อกลาง แต่การประชุมแทบทุกองค์กร ผู้ที่ผูกขาดการประชุมมักจะเป็น CEO หรือผู้บริหารที่ตำแหน่งใหญ่ที่สุดในขณะนั้น และท่านเหล่านั้นก็มักจะเป็นผู้ที่พูดมากที่สุดเสียด้วย
เหล่าหัวหน้างานหรือผู้เข้าร่วมประชุมแทบจะไม่ได้พูดอะไรเลย เรียกว่า “เข้ามาฟังการสอนสั่งแนะแนว”
ในความคิดของผม การประชุมที่ดีนั้น ประธานในที่ประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นเฉพาะตำแหน่งที่สูงที่สุด ถึงจะดำเนินการประชุมได้ แต่ตำแหน่งประธานการประชุมจะเป็นใครก็ได้!!! เพราะหน้าที่ที่แท้จริงของประธานในที่ประชุมคือ การกระชับเวลาและควบคุมเวลาการประชุมได้!!!
สิ่งที่ผมกำลังจะเน้นย้ำ เพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างแท้จริง เกิดความแปลกใหม่และตื่นตัวการประชุมตลอดเวลา ทำให้รู้สึกว่า การประชุมไม่น่าเบื่อ แต่เป็นการฝึกฝนประสบการณ์ นั่นคือการหมุนเวียนให้ผู้เข้าร่วมประชุม ทุกคนสามารถเป็นประธานในที่ประชุมได้
เพื่อให้ได้รู้จัก และได้แสดงบทบาทกลายความเป็นผู้นำตามสถานการณ์ และเพื่อให้พนักงานได้มีความกระตือรือร้น สนใจ ตั้งใจฟัง มากขึ้น เป็นแนวทางในการสอนงานแบบผู้ใหญ่ คราวนี้ เวลาที่มีการประชุม ทุกคนจะตั้งใจฟังอย่างเต็มที่ และจะควบคุมเวลาได้เหมาะสม ซึ่งโดยปกติแล้ว ต่อให้การประชุมจะสำคัญเพียงใด ก็ไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง!!!
นอกจากนี้ การประชุมที่ดี ก็ไม่ควรจะเป็นทางการเกินไป เพราะความเป็นทางการ จะทำให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลได้ไม่เต็มที่ เพราะความเกรงใจ ความเกรงกลัวตำแหน่งและอำนาจ
อยากหยิบยืมการประชุมจากตำนานเรื่อง “อัศวินโต๊ะกลม” หรือ “กษัตริย์อาเธอร์” ซึ่งทั้งสองเรื่องนี้เป็นเรื่องเดียวกันนั่นเอง เพียงแต่วาจะหยิบมุมมองไหนมาเล่าเป็นนิทาน ซึ่งในเรื่อง การประชุมทุกครั้งของเหล่าอัศวินเกราะเหล็ก นำโดยกษัตริย์อาเธอร์ จะเข้าร่วมประชุมกันแบบโต๊ะกลม นั่นคือ การแสดงให้เห็นว่า การประชุมนั้น ไม่มีใครเป็นใหญ่กว่าใคร ทุกคนมีสิทธิ์ออกเสียง มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นได้เต็มที่ ไม่เว้นแม้แต่องค์กษัตริย์อาเธอร์เอง และจุดนี้เองที่ทำให้เกิดความรัก ความสามัคคีระหว่างอัศวินทั้งหมด
ปัญหาต่างๆ ได้หยิบยกมาพูดคุย มีการถกเถียงและร่วมแก้ไขปัญหา รับฟังปัญหาของกันและกัน เป็นการฝึกฝนให้ผู้เข้าประชุมทุกคน รู้จักการแสดงบทบาททางการพูด และความคิดเห็น เพราะผู้ที่เข้ามานั่งประชุม ล้วนแต่เป็นตัวแทนของหน่วยต่างๆ นั่นเอง
ความเป็นผู้นำ คือสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการ แต่เมื่อไม่เกิดการปลูกฝังให้มีความเป็นผู้นำแล้ว การพัฒนาองค์กรก็จะเป็นไปได้ยาก ลองเปิดโอกาสให้บุคลากรผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ได้มีโอกาสเป็นประธานการประชุม เพราะผมเชื่อมั่นว่า ผู้ที่ได้รับการคัดเลือกโดยตำแหน่งหรือเข้ามาทำหน้าที่แล้ว มีความสามารถด้วยกันทั้งนั้น การปะชุมเป็นโอกาสแรกให้การเฟ้นหาดาวเด่นในองค์กร (Talent) เพื่อให้สามารถเป็นแกนนำที่ดีขององค์กรได้
อย่ากลัวว่า เมื่อทำเข่นนี้แล้ว การประชุมจะไร้ความหมาย แต่การกระทำเช่นนี้ต่างหาก ที่จะทำให้การประชุมเกิดความหมาย อย่างน้อยๆ สิ่งที่ผู้เป็นประธานการประชุมต้องเตรียม คือ ความใส่ใจกับเนื้อหาของการประชุม พึงระลึกเสมอครับว่า...
"ประธานในที่ประชุมคือ ผู้ควบคุมการประชุม ไม่ใช่ผู้ที่พูดมากที่สุดในการประชุม”
อีกเรื่องที่น่าสนใจไม่แพ้กัน คือ ระเบียบวาระต่างๆ ถ้าไม่ต้องใช้คำพวกนี้จะดีกว่าไหม? และขั้นตอนใดควรตัดออกไปบ้าง? เวลาสรุปเนื้อหาการประชุมก็ขอชัดๆ ตรงประเด็น ไม่ต้องเขียนให้ยืดยาว เพราะเห็นใจผู้ที่ทำหน้าที่บันทึกรายงานการประชุม ต้องมานั่งทำเรื่องเดิมๆ ครั้งหรือสองครั้ง ทั้งๆ ที่การประชุมน่าจะจบลงแล้ว
บางคนต้องอัดเสียงแล้วไปแกะเป็นตัวหนังสือ ต้องถึงกับถอดเทปกันว่า ใครพูดอย่างไรบ้าง ผมว่ากรณีนี้ สามารถผ่อนเบาได้ครับ แค่แจ้งให้ทราบว่า การประชุมครั้งที่ผ่านมา มีหัวข้ออะไร และสรุปว่าอะไรบ้าง น่าจะเข้าท่า และใช้เวลาที่น้อยกว่ากัน ถือเป็นการสูญเสียเวลาอย่างยิ่งยวดครับ
ผมขอสรุปเป็นแนวทางของการประชุมเพื่อพัฒนาองค์กรอย่างแท้จริงว่า
- หมุนเวียนให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน มีโอกาสทำหน้าที่ประธาน (ตำแหน่งที่สูงต่ำ ลดหลั่นกันไป)
- เปลี่ยนโต๊ะการประชุมเป็นโต๊ะกลมหรือสี่เหลี่ยมจัตุรัส เพื่อความเสมอภาค
- ประธานไม่ใช่ผู้พูดมาก แต่เป็นคนคอยกระตุ้นให้ผู้อื่นพูดแล้วเป็นฝ่ายสรุปเรื่อง
- จดบันทึกการประชุม ต้องสั้น ง่าย กระชับ อ่านเข้าใจ เพื่อประหยัดเวลาผู้ทำหน้าที่บันทึกและผู้อ่าน
- กระชับเวลา ไม่ควรให้เกิน 1 ชั่วโมง
ทั้ง 5 ข้อ เป็นแนวทางคร่าวๆ เพื่อการพัฒนาองค์กรในอนาคต ที่จะไม่ยึดติดรูปแบบ แต่ต้องเป็นอะไรที่แตกต่างจึงจะสร้างคุณค่าได้ การประชุม คือ จุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ สู่ก้าวที่ยิ่งใหญ่ในอนาคต
ความเห็น (1)
เห็นด้วยอย่างแรงค่ะ อย่าให้นาน อย่าหลงประเด็น พยายามให้ตรงวาระ หามติให้ได้
ขอบคุณมากค่ะ