การส่งงานกับการทวงงาน

ทำงานสักแต่ว่าทำส่งส่ง ก็ได้แค่ส่งเท่านั้นเอง หัวหน้างานต้องเป็นผู้ที่มีวิสัยทัศน์ มีภาวะผู้นำ มีปฏิทินการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ต้องมีการกำกับติดตามเพื่อให้เกิดสัมฤทธิ์ผลหัวหน้างานต้องให้ความสุขแก่เจ้าหน้าที่ด้วยการใอย่าทำอะไรเพียงเพราะคิดว่าสมควรให้เขาทำงาน

                “ยังทำงานไม่เสร็จเลย จะต้องส่งแล้วพรุ่งนี้”

                “ยังเหลือเวลาอีกตั้งหลายวัน พรุ่งนี้ค่อยทก็ได้”

                “ให้งานไปตั้งนานแล้ว ยังไม่ทำกันเลย”

            “ให้งานไปล่วงหน้านานเท่าไหร่ ก็ทำกันวันสุดท้าย”

                ประโยคเหล่านี้เราคงได้ยินกันบ่อย ๆ แล้วท่านล่ะเป็นยังนี้บ้างใหม งานยุ่ง ส่งงานไม่ทัน ต้องทวงแล้ว ทวงอีก ทวงแล้วก็ยังไม่ส่งอีก งานก็ไม่เกิด งานเกิดก็ขาดประสิทธิภาพ ถ้าทำงานเพื่อที่จะส่งตามกำหนดเวลา    โดยไม่ถึงกระบวนการทำงาน ก็ได้แต่เพียงทำงานสักแต่เพียงว่าให้เสร็จ ๆ ก็ทำงานสักแต่ว่าทำส่งส่ง ก็ได้แค่ส่งเท่านั้นเอง ทำใมถึงเป็นอย่างนั้นเพาะว่าเราไม่มีเวลา มีเวลาไม่พอ จึงต้องทำงานสักแต่ว่าทำส่งส่ง หรือไม่ส่งเลย งานของส่วนรวมก็เสียไปด้วย

                ดังนั้น เมื่อได้รับมอบหมายงาน เราคงต้องดำเนินการตามวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (Deming Circle) เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งประกอบไปด้วยการวางแผน (Plan : P) การปฏิบัติ (Do : D) การตรวจสอบ (Check : C) และการปรับปรุงการปฏิบัติงาน (Act : A) และควรทำให้เสร็จก่อนกำหนดวันส่งงานเพื่อให้มีเวลาสำหรับ     การทบทวนและปรับปรุงแก้ไข ถ้าเราได้ปฏิบัติจนเกิดกระบวนการที่เป็นและครบวงจรโดยคำนึงถึงคุณภาพของงานเป็นสำคัญ โดยไม่ทำงานแต่เพียงสักแต่ว่าทำส่งส่ง ซึ่งผู้ปฏิบัติควรจะได้คำนึงไว้เป็นประการสำคัญเพื่อไม่ต้องให้หัวหน้างานต้องทวงถามให้เป็นที่น่ารำคราญ

                พูดถึงวงจรคุณภาพของเดมมิ่ง (Deming Circle)  ซึ่งประกอบไปด้วยการวางแผน (Plan : P) การปฏิบัติ (Do : D) การตรวจสอบ (Check : C) และการปรับปรุงการปฏิบัติงาน (Act : A) มีข้อสังเกตบางประการคือการปรับปรุงการปฏิบัติงาน มีการอ้างอิงบางอ้างอิงใช้ Act หรือบางทีก็ใช้ Action การอ้างอิงที่นำมาใช้ควรมีการตรวจสอบว่าใช้ Act หรือ Action ผู้ที่นำไปอ้างอิงน่าจะได้ตรวจทานกับต้นฉบับเดิมของเดมมิ่งเพื่อความถูกต้องด้วย

                กลับมาต่อเรื่องของเราดีกว่า เราได้พูดถึงผู้ปฏิบัติแล้ว ถ้าพูดถึงผู้ปฏิบัติแต่เพียงฝ่ายเดียวก็คงไม่ถูก ฝ่ายบริหารหรือหัวงานซึ่งเป็นผู้กำกับ ติดตามให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามที่กำหนด จากผลงานวิจัยหลายฉบับพบว่าผู้บริหารส่วนใหญ่ขาดการนิเทศ กำกับ ติดตามที่เป็นระบบและต่อเนื่อง ดังนั้น เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหาร หัวหน้างานต้องเป็นผู้ที่มีวิสัยทัศน์ มีภาวะผู้นำ มีปฏิทินการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ต้องมีการกำกับติดตามเพื่อให้เกิดสัมฤทธิ์ผล พาร์กินสันและรัสตอมจิ (Parkinson and Rustomji) กล่าวว่าหัวหน้าต้องเป็นผู้มีความสามารถในการควบคุมลูกน้องได้เป็นอย่างดี และถ้ามองให้ลึกลงไปอีก หัวหน้าประเภทนี้จะเป็นผู้ที่รู้ซึ้งถึงความเป็นผู้นำที่มีมนุษ์สัมพันธ์อันดี และพึงระวังอย่าให้เจ้าหน้าที่ทำงานเหมือนงานอดิเรก  ถ้าพบว่าเจ้าหน้าที่ไม่มีงานทำ เขาก็จะทำงานของเขาเหมือนงานอดิเรก นั่นเป็นการสร้างลักษณะนิสัยในการทำงานที่ไม่ดี เมื่อไรที่งาน  มีมากขึ้นก็อย่าหวังเลยว่า พวกเขาจะสลัดนิสัยทำงานอย่างงานอดิเรกออกไปง่าย ๆ เขาก็จะติดนิสัยไม่ตั้งใจในการทำงาน แถมขาดความระมัดระวังด้วย ดังนั้ หัวหน้างานต้องให้ความสุขแก่เจ้าหน้าที่ด้วยการให้เขาทำงาน

                ทั้งผู้บริหาร หัวหน้าและผู้ปฏิบัติ มักจะใช้เวลามาเป็นข้ออ้างว่าไม่มีเวลา แต่จริง ๆ แล้วทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงต่อวัน มี 365 วันใน 1 ปี หรือมีเวลา 8760 ชั่วโมงใน 1 ปี ถ้าเราทำงานประมาณวันละ 10 ชั่วโมง ทำงานปีละ 250 วัน เราก็จะมีเวลาในการทำงาน ประมาณ 2500 ชั่วโมง เรามีเวลาไม่น้อยเลย  เราต้องแสวงหาวิธีการจัดการ   กับเวลาที่มีอยู่เท่ากัน ดังนั้น ปัจจัยสำคัญส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับเวลา แต่การให้ความสำคัญกับงานหรือภาระงานที่มีความสำคัญมากกว่า   เราต้อมีการเรียงลำดับความสำคัญว่างานใดเป็นงานที่เราชอบทำแล้วทำให้เราละเลยงาน   ที่สำคัญไปหรือเปล่า งานบางอย่างเป็นงานที่ควรทำแต่จะทำก็ได้ ไม่ทำก็ได้ และบางงานก็เป็นงานที่ต้องทำแต่ถูกละเลยหรือเปล่า  แล้วท่านล่ะทำในสิ่งที่ควรทำหรือชอบทำมากกว่าสิ่งที่ต้องทำหรือเปล่า

                 “อย่าทำอะไรเพียงเพราะคิดว่าสมควรคำ               

ความปรารถนาที่จะกลายเป็นความสำเร็จได้นั้น

ต้องอาศัยความอยากทำที่แรงกล้าเป็นประทีปนำทาง”