เทคนิคการจัดการข้อมูล

วันนี้อยากพูด ที่ถูกคือเขียนเกี่ยวกับเรื่องใกล้ ๆ ตัว ที่พบว่าเจ้าหน้าที่ ครู หรือเพื่อนศึกษานิเทศก์เมื่อพิมพ์เอกสารหรือข้อมูลไปแล้ว เวลาจะกลับมาเรียกใช้อีกครั้งหนึ่ง ก็ไม่รู้ว่าได้เก็บไฟล์ข้อมูลไว้ที่ใหน  ต้องหาเป็นเวลานานสองนาน หรือหาไม่เจอเลย ทำให้การทำงานลดประสิทธิภาพลงไป ปัจจุบันคอมพิวเตอร์เข้ามามีบทบาทในการทำงานของคนเรามากขึ้น และอาจเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่จำเป็นสำหรับมนุษย์เรา และข้อมูลก็มีจำนวนมากเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ตามวิวัฒนาการของโลก ยิ่งในองค์การใหญ่ ๆ ก็มีความจำเป็นต้องมีข้อมูลและสารสนเทศมากขึ้นเท่านั้น แต่ปัจจุบันการมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน ยังไม่เป็นการเพียงพอ แต่ทำอย่างไรที่จะให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลาสำหรับประกอบการตัดสินใจ ยิ่งเรามีข้อมูลสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วเพียงใด เราก็จะประสบความสำเร็จในการตัดสินใจมากขึ้นเป็นทวีคูณ
     การจัดการกับข้อมูลเบื้องต้นที่เราได้จัดพิมพ์ไว้ เพื่อให้การบริหารข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพน่าจะได้มีการวางแผน จัดระบบไว้เป็นการล่วงหน้าก่อน เช่น การกำหนดชื่อไฟล์ข้อมูล ก็ควรเป็นชื่อที่สื่อถึงงานที่พิมพ์หรือที่เราระลึกได้ ถ้ามีหลาย ๆ ไฟล์ข้อมูลก็ควรสร้าง Folder เพื่อเก็บ file ข้อมูลเหล่านั้นไว้ที่เดี่ยวกัน ก็จะสดวกต่อการค้นหา เรียกใช้ ก็จะมีความสะดวกยิ่งขึ้น ลดและประยัดเวลาในการทำงาน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกวิธีหนึ่งอย่างง่าย ๆ ต้องขอฝากสิ่งเล็ก ๆ น้อยเหล่านี้ให้กับทุกท่านโดยเฉพาะผู้ที่ทำผลงานเพื่อเลื่อนวิทยฐานะ ซึ่งจากประสบการณ์พบว่าผู้ทำผลงานดังกล่าวมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลเป็นอย่างมาก ลองนำวิธีการที่ได้กล่าวถึงนี้ไปประยุกต์ใช้ดูก็น่าจะช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากและจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น