การบริหารงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน
(Performance Based Budgeting:PBB)
PBB เป็นระบบงบประมาณที่แสดงถึงความเชื่อมโยงระหว่างทรัพยากรที่ได้ใช้ไปกับผลงานที่เกิดขึ้นว่ามีความเชื่อมโยง สัมพันธ์กัน อย่างไร คุ้มค่ามากน้อยเพียงไร นอกจากนี้ PBB ยังเป็นระบบการงานที่ผสมผสานระหว่างการวางแผนการจัดทำงบประมาณ การตรวจสอบ ติดตาม ทบทวนผลงาน ดังนั้นหัวใจของระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานจึงเป็น การเชื่อมโยงทรัพยากรต่าง ๆ ที่ใช้และผลงานที่เกิดขึ้นโดยมีระบบการประเมินทบทวน ตรวจสอบผลงานที่เป็นระบบเป็นรูปธรรม และที่สำคัญหน่วยงานต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อผลงานที่ได้สร้างขึ้นมา สำหรับผลงานในความหมายของ PBB หมายถึงผลลัพธ์และผลผลิต
ผลลัพธ์และผลผลิต
ผลลัพธ์ เป็นผลงาน ผลกระทบที่มีต่อชุมชนและสิ่งแวดล้อม (ลูกค้าเป้าหมาย) จากการได้ใช้ประโยชน์จากสินค้าและบริหารและบริหาร (ผลผลิต) ที่เกิดจากการดำเนินงาน โดยหน่วยงานของรัฐ ผลลัพธ์จะตอบคำถามว่า ทำไมจึงมีการดำเนินการผลิตหรือให้บริการนั้น เช่น การมีงานทำหรือการเรียนต่อของผู้สำเร็จ การศึกษาความสามารถในการพัฒนาตนเองเพื่อการเรียนรู้ของนักเรียนภายหลังที่จบการศึกษาจากโรงเรียนไปแล้ว
การกำหนดผลลัพธ์ (OUTCOMES) เป็นการบ่งบอกผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นเนื่องจากการนำผลผลิตไปใช้หรือผลประโยชน์ที่เกิดเนื่องจากผลผลิตเป็นการตอบคำถามว่า “จะนำเอาผลผลิต ไปใช้ประโยชน์อย่างไร”ในการกำหนดผลลัพธ์ระดับประเทศเป็นหน้าที่ของรัฐบาลซึ่งมีคณะกรรมการนโยบายงบประมาณเป็นผู้แทนคณะรัฐมนตรี ในการจัดทำนโยบายงบประมาณ หรือที่เรียกว่า เป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic delivery target) ทำหน้าที่กลั่นกรอง การจัดสรรทรัพยากรสู่เป้าหมาย เชิงยุทธศาสตร์ โดยจัดทำข้อตกลง ร่วมกันระหว่างกระทรวงกับคณะกรรมการนโยบายเพื่อเป็นพันธะความรับผิดชอบของรัฐมนตรีเจ้ากระทรวง เรียกว่า Public service agreement หรือ PSA เพื่อให้รัฐบาล สามารถรับผิดชอบต่อเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ (Strategic dlivery target) และกลั่นกรองการจัดสรรทรัพยากรสู่เป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ สำหรับแนวการนำไปสู่การปฏิบัติหน่วยงานระดับกระทรวง และกรมต้องแปลงผลลัพธ์ที่ได้ให้เป็นผลผลิตที่สอดคล้องกับผลลัพธ์นั้น ในต่างประเทศออสเตรเลียและอเมริกาได้กำหนดผลลัพธ์ทางการศึกษาไว้ดังนี้
หลังจากจบการศึกษาจากระบบโรงเรียนผู้ที่จบการศึกษาแต่ละคนมีทักษะและมีผลการเรียนรู้ที่พึงประสงค์ สามารถนำไปใช้ในการประกอบอาชีพและดำรงชีวิตประจำวันได้ นักเรียนบรรลุความเป็นเลิศด้วยมาตรฐานการศึกษาสูงขึ้น
ผลผลิต (Outputs) หรือผลผลิตหลัก คือ สิ่งของหรือบริการที่เป็นรูปธรรมหรือรับรู้ได้ที่จัดทำหรือผลิต โดยหน่วยงานของรัฐเพื่อให้บุคคลภายนอกได้ใช้ประโยชน์ ผลผลิตคือการตอบคำถามที่ว่า อะไรที่ได้รับจากการดำเนินงานผลิต หรือให้บริการ หรือจัดซื้อสำหรับผลผลิตของสถานศึกษาเน้น ก่อนประถมศึกษา ประถมศึกษาและมัธยมศึกษาตอนต้น ซึ่งสถานศึกษาต้องผลิตหรือสร้างสรรค์ ผลผลิตเหล่านี้เพื่อส่งต่อให้บุคคลภายนอก ได้แก่ พ่อแม่ ผู้ปกครอง ชุมชน สังคม เป็นต้น
ทำไมต้องมีการกำหนดผลลิต ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลผลิตช่วยให้รัฐบาลตัดสินใจได้ว่า ผลผลิตหรือการให้บริการใดที่ควรจะให้สังคมชุมชน เพื่อให้บังเกิดผลลัพธ์สูงสุดตามที่ได้ตั้งเจตนารมณ์ไว้ ดังนั้นรัฐบาลจำเป็นต้องแปลงผลลัพธ์ซึ่งเป็นสิงที่คาดหวังเชิงนามธรรมให้เป็นรูปธรรมมากขึ้นในรูปของผลผลิต ปัจจุบันผลงานทางการศึกษาที่เป็นภาพรวมระดับประเทศ ถึงแม้ที่มีอยู่ก็เป็นผลงานที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยนำเข้าเป็นส่วนใหญ่ เช่น จำนวนนักเรียน งบประมาณที่ได้รับ เป็นต้น แต่อย่างไรก็ตามผลผลิตหลักทางการศึกษา คือ จัดการบริการการศึกษาให้แก่นักเรียนทุกระดับยังไม่มีการวัดอย่างครอบคลุมทำให้ไม่ทราบว่างบประมาณที่รับได้ลงทุนนั้น คุ้มค่าหรือไม่เพียงใด
ความเชื่อมโยงระหว่างผลผลิตและผลลัพธ์ หน่วยงานที่เสนอของงบประมาณ ควรอธิบายความเชื่อมโยงให้เห็นว่า ผลผลิตนั้นจะนำไปสู่ผลลัพธ์ได้อย่างไร เพราะผลลัพธ์นั้นเป็นสิ่งที่คาดหวังสูงสุดของรัฐบาลที่จะปฏิบัติต่อสังคมชุมชนยังเป็นสิ่งที่ค่อนข้างเป็นนามธรรม ดังนั้นรัฐ จึงให้หน่วยงานสร้างผลผลิตที่จะต้องเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ที่ต้องการนอกจากการกำหนดผลผลิตที่จะต้องเชื่อมโยงกับผลลัพธ์ของรัฐบาลแล้ว ผลผลิตควรจะระบุต้นทุน ราคา และผลงานของเป้าหมายผลผลิต ควบคู่ไปด้วย ซึ่งทำให้การกำกับติดตามและรายงานผลเกิดความชัดเจนมากขึ้น อันจะเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของรับบาล เมื่อหน่วยงานนำส่งผลผลิตในการวัดผลผลิตว่ามีผลผลิตใดบ้างที่ทำให้เกิดผลลัพธ์นั้นจึงเป็นเรื่องที่ยุงยากและซับซ้อนเพราะมีปัจจัยต่าง ๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องเป็นจำนวนมาก ดังนั้นในระยะแรกของการนำระบบงบประมาณการวัดผลผลิตให้ชัดเจนก่อน
การจัดทำงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน
งบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน ทำให้หน่วยงานของรัฐได้รับข้อมูลทางการเงินและการจัดการที่บ่งบอกถึงผลผลิต (Outputs - สิ่งของและบริการ) ที่จัดทำโดยส่วนงานนั้นๆ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการได้มาซึ่งผลผลิตนั้น และความเชื่อมโยงของผลผลิตและผลลัพธ์ (Outcoms -ผลที่ตามมา ผลกระทบและผลสำเร็จ) ที่รัฐบาลต้องการ ดดยแนวทางนี้การตัดสินใจในการจัดสรรทรัพยากรจึงอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลด้านผลผลิตและผลลัพธ์ที่สอดคล้องกันกับวัตถุประสงค์ของนโยบาย
เพื่อให้การดำเนินงานของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายใต้งบประมาณที่จำกัด จำเป็นต้องดำเนินการเงื่อนไขการจัดการทางการเงินซึ่งเรียกว่า มาตรฐานการจัดการทางการเงิน 7 ด้าน (Hurdles) ดังนี้
1. การวางแผนงบประมาณ (Budget Planing)
2. การคำนวนต้นทุนผลผลิด (Output Costing)
3. การจัดระบบการจัดซื้อจัดจ้าง(Procurement Management)
4. การบริหารทางการเงินและควบคุมงบประมาณ (Financial Mangement and Budget Control)
5. การรายงานทางการเงินและผลการดำเนินงาน (Financial and Performance Reporting)
6. การบริหารสินทรัพย์ (Asset Management)
7. การตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
1. การวางแผนงบประมาณ (Budgeting Planing)
การวางแผนงบประมาณเริ่มต้นจากการทำแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน ประกอบด้วย วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าประสงค์ ผลผลิต กลยุทธ์ โครงสร้างแผนงานและ ตัวบงชี้ความสำเร็จของผลงาน ข้อมูลที่ได้จากแผนกลยุทธ์ นำมาจัดทำกรอบงบประมาณ ล่วงหน้าระยะปานกลาง 3 ปี (Medium Term Expenditure Framework) ซึ่งจะเป็นการบ่งบอกถึงงบประมาณที่ใช้ในอนาคตการวางแผนงบประมาณมีประสิทธิภาพได้มาตรฐานหรือไม่นั้นพิจารณาได้จาก
1.1 ข้อมูลงบประมาณที่ครอบคลุม
1.2 แผนงบประมาณระยะปานกลาง
1.3 การจัดสรรงบประมาณมีความเหมาะสม
1.4 มีการจัดทำงบประมาณมุ่งเน้นผลงาน
1.5 การจัดสรรงบประมาณอย่างเป็นธรรม
1.6 ข้อมูลที่ใช้ในการควบคุมมีความเพียงพอ
1.7 มีการเปรียบเทียบแผนและผลการดำเนินงาน
1.8 ความรับผิดชอบในการจัดสรรงบประมาณ
1.9 การบริหารจัดการเชิงรุก
1.1 ความครอบคลุมของข้อมูลงบประมาณ
การวางแผนงบประมาณจำเป็นต้องมีข้อมูลสารสนเทศครอบคลุมถูกต้องทั้งงบประมาณภายนอกและงบประมาณปกติ เพื่อที่หน่วยงานสามารถบริหารควบคุมบริหารงบประมาณให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับข้อมูลที่ผู้บริหารสถานศึกษาต้องทราบและใช้ในการวางแผนงบประมาณประกอบด้วยรายได้และรายจ่ายจากทุกแหล่ง (เงินนอกและในงบประมาณ) ทรัพย์สินและหนี้สินที่มีอยู่ทั้งในรูปเงินสดและมิใช่เงินสด กระแสเงินสดต้นทุนผลผลิต และแผนกลยุทธ์ โดยแผนกลยุทธ์จะให้ภาพที่เชื่อมโยงในสิ่งที่หน่วยงานต้องทำให้เกิดผลสำเร็จ วิธีการทำงานในขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์จะต้องระบุผลผลิตและตัวชี้วัดให้ชัดเจน เพื่อประโยชน์ในการวัดผลนั้นว่าส่งไปถึงผลลัพธ์มากน้อยเพียงไร ดังนั้นความครอบคลุมของข้อมูล จะเป็นสิ่งที่บ่งบอกประสิทธิภาพของหน่วยงานนั้น ๆ ทั้งในด้านผลงานและสถานภาพทางการเงิน
1.2 การวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง
หน่วยงานจำเป็นต้องมีการวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง หรือการกำหนดกรอบวงเงินล่วงหน้าระยะปานกลาง (Medium Term Expenditure Framework : MTEF) โดยกำหนดในปีงบประมาณที่ขอตั้งและล่วงหน้าอีก 3 ปีรวมทั้งสิ้น 4 ปี สำหรับข้อดีของการวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง คือ หน่วยงานเห็นภาพรวมของงบประมาณ ทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้ในอนาคตที่เกิดจากนโยบายในปัจจุบัน นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยเฉพาะเมื่อมีการวางแผนกลยุทธ์ซึ่งเป็นแผนระยะยาวที่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากในส่วนของการจัดทำกำหนดกรอบวงเงินล่วงหน้าระยะปานกลางจำเป็นต้องมีการทบทวนและปรับปรุง ทุกปีเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ สภาพแวดล้อมและนโยบายที่เปลี่ยนไปในแต่ละปี
1.3 การจัดสรรงบประมาณมีความเหมาะสม
หน่วยงานต้องมีกระบวนการจัดสรรงบประมาณให้กับหน่วยงานภายในสังกัดที่ชัดเจน และเหมาะสม กล่าวคือการจัดสรรงบประมาณต้องเชื่อมโยงไป่สู่ผลผลิตและสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์มีตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่ชัดเจน มีการตดตาม ทบทวนผลงาน กระบวนการจัดสรรงบประมาณทุกปี ในการพิจารณาว่าหน่วยงานนั้นมีระบบการจัดสรรงบประมาณได้เหมาะสมมากน้อยเพียงไร พิจารณาได้จากการจัดสรรงบประมาณโดยมีเชื่อมดยงความสัมพันธ์ระหว่างแผนกลยุทธ์และข้อมูลเกี่ยวกับผลงานเป็นฐาน มีการเชื่อมโยงให้เป็นความสัมพันธ์ ละจัดสรรงบประมาณเป็นไปตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ในกรอบวงเงินล่วงระยะปานกลาง (MTEF) และที่สำคัญการจัดสรรงบประมาณต้องสอดคล้องกับนโยบายและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของรัฐบาล
1.4 ระบบงบประมาณมุ่งเน้นผลงาน
การบวนการจัดทำงบประมาณควรสะท้อนให้เห็นถึงแนวคิดในการบริหารงบประมาณที่เน้นผลผลิต มีการวัดความสำเร็จผลงานพร้อมทั้งเชื่อมโยง ความสัมพันธ์ระหว่างผลงานและการทรัพยากรที่ใช้นอกจากนี้ มาตรฐานด้านผลผลิตที่เกิดจากหน่วยงานที่ส่งมอบไปยังผู้ได้รับผลประโยชน์ ต้องครอบคลุมทั้งด้านปริมาณ คุณภาพ ต้นทุนและ เวลา ตัวบ่งชี้ที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์มีความเป็นไปได้ที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ ดังนั้นจุดเด่นของการวางแผนงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน คือการ การจัดสรรทรัพยากรให้สอดคล้องกับผลงานหรือผลผลิต โดยยึดหลักการพื้นบ้านว่า “งบประมาณควรจัดสรรตามผลผลิต”
1.5 การจัดสรรงบประมาณที่เป็นธรรม
การที่จะจัดสรรงบประมาณที่มีความเป็นธรรมได้นั้นหน่วยงานต้องใช้เกณฑ์มาตรฐานหรือวิธีการเดียวกันในการจัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของกลุ่มเป้าหมาย โครงสร้างของหน่วยงาน หรือสภาพแวดล้อมที่แตกต่างกัน เช่น ถ้ารัฐบาลได้กำหนดผลลัพธ์ว่าการศึกษาระดับประถมศึกษามุ่งเน้นให้เด็กทุกคน ตั้งแต่อายุ 6 – 12 ปี ได้เข้าเรียนดังนั้นเกณฑ์การจัดสรรทรัพยากรต้องยึดตามจำนวนเด็กที่มีอายุดังกล่าวทุกจังหวัด แต่ขณะเดียวกันค่าใช้จ่ายที่ได้รับจัดสรรจะแตกต่างกันไปตามสภาพแวดล้อมของจังหวัด
1.6 มีรายละเอียดเพียงพอต่อการควบคุม
ในเอกสารงบประมาณควรระบุเนื้อรายละเอียดเพื่อใช้ในการกำกับติดตาม ควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ เช่นรายงานเกี่ยวกับระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างผลผลิต ผลลัพธ์ รายงานทางการเงิน ต้นทุนผลผลิตเป็นต้น ข้อมูลดังกล่าว ทำให้ทราบว่า งบประมาณที่ได้ลงทุนไปกับผลผลิต การที่ต้องมีรายละเอียดมากเพราะที่ผ่านมางบประมาณที่ได้รับเป็นวงเงินก้อนใหญ่ ไม่มีความชัดเจนว่าใช้จ่ายงบประมาณแล้วผลิตผลงานได้ในระดับใด ดังนั้นการมีรายละเอียดงบประมาณ จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการวัดผลงาน
1.7 การเปรียบเทียบผลงานที่ปรากฎในแผนและสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
ความสามารถในการเปรียบเทียบผลงานที่ปรากฎ ในแผนและผลงานที่เกิดขึ้นจริง ที่จะบ่งบอกถึงความรับผิดชอบและความสามารถในการบริหาร การจะทราบได้นั้นต้องมีการวัดผลงานทั้งผลงานและการเงิน แต่สิ่งสำคัญในการเปรียบเทียบผลงานได้นั้นผู้วัดต้องใช้ฐานข้อมูลสารสนเทศและช่วงเวลาเดียวกัน สำหรับช่วงเวลาที่รายงานผลนั้นมีรูปแบบการายงานผลได้ 4 ช่วงเวลา คือ
1.7.1 การรายงานระยะปานกลาง คือ รายงานผล 4 ปี คือ ปีงบประมาณที่ผ่านมาและ 3 ปีย้อน
1.7.2 การรายงานผลรายปี เป็นการรายงานผลตามปีงบประมาณ
1.7.3 การรายงานผลเป็นช่วงระยะเวลา 4 ครั้ง ครั้งละ 3 เดือน
1.7.4 การายงานผลประจำเดือน
การรายงานผลทางการเงิน ควรมีการรายงานทั้ง 4 ช่วงเวลาในส่วนราชการรายงาน ผลงานงานเฉพาะช่วงเวลางบประมาณระยะปานกลาง และการรายงานประจำปีงบประมาณ และประเมินผลรายงาน ได้แก่ ปริมาณ คุณภาพ เวลา ต้นทุน และการเชื่อมโยงสู้ผลลัพธ์
1.8 ความรับผิดชอบงบประมาณ
ผู้บริหารควรจะเป็นผู้รับผิดชอบทั้งในด้านการวางแผนและบริหารงบประมาณ การส่งมอบผลผลิต การกำกับติดตามผลงาน ดังนั้นความรับผิดชอบของผู้บริหารคือ การกำกับติดตามผลงานงบประมาณที่ได้รับซึ่งเป็นปัจจัยนำเข้ามาบริหารจัดการให้เกิดผลงานตามที่ได้วางแผนกลยุทธ์ไว้ เพื่อให้เกิดผลลัพธ์และผลผลิตที่ต้องการ นอกจากผู้บริหารต้องกระจายความรับผิดชอบผลงานให้ผู้ช่วยได้มีบทบาทร่วมวางแผนงบประมาณ ร่วมรับผิดชอบผลงานและทรัพยากรที่ใช้ในการสร้างผลงาน
1.9 การบริหารเชิงรุก
หน่วยงานควรจะมีรูปแบบการบริหารเชิงรุก โดยเฉพาะการจัดสรรงบประมาณ เพื่อให้แน่ใจว่าใช้ต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ กล่าวคือ การบริหารเน้นการพัฒนางานในอนาคต เพื่อให้เกิดผลผลิต ผลลัพธ์ โดยใช้ต้นทุนต่ำที่สุดการบริหารเชิงรุกต้องมีมุมมองที่ไกลและลงมือปฏิบัติให้เกิดผลหรือเกิดการเปลี่ยนแปลงของผลผลิต ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง ดังนั้นสิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงถึง คือ
1.9.1 ความชัดเจนในความคาดหวังของหน่วยงานของตนเองว่า ผลผลิตคืออะไร ซึ่งแต่เดิมรู้เพียงแต่ว่า งบประมาณจะต้องจ่ายไปเท่าไร นอกจากนี้ยังต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของผลผลิต ด้วยว่าคือใคร มีจำนวนเท่าไร
1.9.2 ศักยภาพในการบริหารทรัพยากรและผลผลิต ผู้บริหารควรจะมีศักยภาพในการวางแผนและบริหารจัดการงบประมาณ เชิงกลยุทธ์ ความสามารถในการคิดต้นทุนโครงการที่เชื่อมโยงกับผลผลิต มีความรู้เกี่ยวกับการรายงานทางการเงินและงบประมาณ การบริหารทีมงานและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ความรู้ในเชิงเทคนิคในการพัฒนาผลผลิต และทักษะในการบริหารทรัพยากร มีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน มีภาวะผู้นำมีความสามารถในการปรับเวลาการทำงานให้เข้ากับสถานการณ์การเปลี่ยนแปลง
1.9.3 ผู้บริหารต้องมีสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารตัดสินใจเกี่ยวกับการสร้างสรรค์ผลงาน เช่น ปริมาณ คุณภาพ เวลา และต้นทุนของผลผลิตค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลดังกล่าวต้องจัดเป็นหมวดหมู่ และที่สำคัญผู้บริหารต้องรู้ด้วยว่าข้อมูลต่าง ๆ จะส่งผลผลิตและผลลัพธ์อย่างไร
2. การกำหนดผลผลิตและการคำนวณต้นทุน (Output Specification and Costing)
ในขั้นนี้เป็นการคิดคำนวณต้นทุนในแต่ละผลผลิต ที่ได้กำหนดแล้วว่าจะใช้ต้นทุนต่อหน่วยขอผลผลิตเท่าไร ซึ่งมีการคิดต้นทุนทางตรงและต้นทุนทางอ้อม สำหรับผลผลิตหลักของสถานศึกษานั้นต้องกำหนดให้ชัดเจนทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพเวลาและต้นทุน ซึ่งจะเป็นข้อมูลนำไปสู่การคิดค่าใช้จ่ายเพื่อการวางแผนงบประมาณ สิ่งสำคัญในการกำหนดผลผลิต คือ ต้องได้รับการยอมรับจากส่วนกลาง ซึ่งเป็นผู้กำหนดนโยบายงบประมาณ และที่สำคัญ ผลผลิตต้องนำส่งบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกข้อตกลงที่สำคัญระหว่างหน่วยงานที่จัดสรรงบประมาณและหน่วยงานปฏิบัติคือ จากงบประมาณที่ได้รับจัดสรรไปจะดำเนินการหรือก่อให้เกิดผลลัพธ์สูงสุดอย่างไร ก่อนการจัดสรรงบประมาณจำเป็นต้องทราบต้นทุนกิจกรรมต่อหน่วย เพื่อใช้เป็นฐานในการจัดสรรงบประมาณ และในการดำเนินผลการดำเนินงานยังอาศัยต้นทุนการผลิตเป็นตัวชี้วัดถึงประสิทธิภาพของการดำเนินงาน จากความสำคัญดังกล่าวก่อนที่องค์กรจะเข้าสู่ระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน จำเป็นต้องมีการคำนวณต้นทุนผลผลิต และต้องให้ตัวเลขใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด ด้วยเหตุนี้หน่วยงานที่มีการบันทึกบัญชีด้วยระบบเงินสดจำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นการบันทึกด้วยบัญชีด้วย ระบบเงินค้างหรือพึงรับพึงจ่ายเพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ซึ่งนิยมใช้ในการคำนวณหาต้นทุนผลผลิต วิธีการที่ช่วยให้ได้ตัวเลขต้นทุนใกล้เคียงความจริงมากที่สุด คือ วีการคิดต้นทุนกิจกรรม (Activity-Based Costing หรือ ABC ) ซึ่งสามารถประยุกต์ไปสู่การคำนวณหาต้นทุนผลผลิตในการจัดสรรงบประมาณต่อไป
ระบบการคิดต้นทุนกิจกรรม เป็นระบบที่ง่ายและช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจถึงพฤติกรรมของต้นทุนภายในองค์กร จะเน้นการบริหารต้นทุนโดยแบ่งการดำเนินงานภายในองค์กรออกเป็นกิจกรรมต่างๆ เวลาที่ใช้ในแต่ละองค์กร ตลอดจนผลลัพธ์ที่ได้จากกิจกรรมนั้นๆ ขั้นตอนของระบบ ABC โดยสรุปประกอบด้วย การกำหนดกิจกรรม การคิดต้นทุน และการวัดผลการปฏิบัติงาน
3. การจัดระบบการจัดชื้อจัดจ้าง (Procurement Management)
การพัฒนาระบบจัดชื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพ ตามระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงานเน้นกระบวนการเชิงกลยุทธ์มากขึ้น คือ ความคุ้มค่าของการใช้จ่าย โดยมีหลักปฏิบัติ ดังนี้
3.1 มีพันธกิจและหน้าที่ชัดเจน
3.2 บุคลากรมีคุณภาพสูง
3.3 เน้นการผูกพันและการให้คำมั่น
3.4 การดำเนินงานเป็นทีมเพื่อแก้ปัญหาร่วมกันเพื่อมุ่งสู่พันธกิจ
3.5 ผู้ซื้อมีอำนาจมากขึ้น
3.6 มีวิธีการที่ได้รับการวางแผนอย่างดีเพื่อเข้าสู่ตลาด
3.7 เน้นความประพฤติที่มีจริยธรรม
3.8 การทำสัญญาที่ปลอดภัย
3.9 มีข้อมูลที่ถูกต้องและทันต่อเวลา
3.10 มีผลการดำเนินงานที่สมารถวัดได้
การบริหารให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จึงจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรทางการบริหารทั้ง 4 Ms ( Man, Money , Material, Management ) ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จะเห็นได้ว่าวัสดุ ครุภัณฑ์หรือ Material มีความสำคัญต่อเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร ระบบจัดซื้อจัดจ้างไม่ได้หมายเฉพาะการซื้อวัสดุและการบริการที่มีคุณภาพตรงตามที่ต้องการในปริมาณและราคาที่เหมาะสมแต่หมายรวมถึงการบริหารงานด้านพัสดุและด้านบริการด้วย จากความสำคัญดังกล่าวองค์กรต่างๆต้องกำหนดขั้นตอนของระบบให้รัดกุมเพื่อประสิทธิภาพในการใช้งบประมาณที่ได้จัดสรรไว้อย่างประหยัด
กระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อการให้ได้มาซึ่งครุภัณฑ์ที่ถูกต้องและใช้งานที่มีประสิทธิภาพสรุปขั้นตอนดังนี้
การวางแผนการจัดซื้อ
การคัดเลือกผู้ขาย
จัดทำใบสั่งซื้อ
ตรวจรับพัสดุ
เก็บดูแลรักษาและเบิกจ่าย
การติดตามและประเมินผล
กระบวนการดังกล่าวต้องดำเนินด้วยความรอบครอบ องค์กรแต่ละแห่งควรมีการกำหนดเป็นระเบียบว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้าง และเพื่อให้การใช้งบประมาณเกิดประสิทธิภาพ ทุกฝ่ายต้องรู้ว่าตัวเองต้องการอะไรเพราะการสั่งซื้อที่ผิดจะทำให้องค์กรเสียทั้งงบประมาณและเวลา นอกจากนี้ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงคือ ปริมาณความต้องการเพื่อการสั่งซื้อที่ประหยัด ราคาที่ต้องการ ราคาที่ไม่เหมาะสม เพราะจะทำให้ต้นทุนกิจกรรมสูง การกำหนดคุณลักษณะเฉพาะของการใช้งานซึ่งต้องมีความสอดคล้องกับการใช้งานโดยมีประสิทธิภาพและประสิทธิผงสูงสุด
จากเหตุผลที่การจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญต่อองค์กร ดังนั้นในการกำหนดหน่วยงานที่หน้าที่ดังกล่าวในโครงสร้างขององค์กรจึงต้องคำนึงถึงบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เหมาะสม
4. การบริหารทางการเงินและการการควบคุมงบประมาณ (Financial Management /Fund Control)
หน่วยงานจำเป็นต้องกำหนดรายการและโครงสร้างทางบัญชี เอกสารหลักฐานที่จำเป็นมีระบบการควบคุมการเบิกจ่าย และบริหารจัดการงบประมาณที่มีประสิทธิภาพมีการกำหนดความรับผิดชอบในการลงบันทึกรายการทางบัญชี แยกความรับผิดชอบในการอนุมัติ สั่งจ่ายเบิกจ่ายและการรายงานทางการเงินมีการแยกหน้าที่ด้านการบัญชีการคลังและการตรวจสอบแยกความรับผิดชอบในการดูและการลงบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีย่อยแยกประเภทมีระบบการอนุมัติ ตรวจสอบ กระทบยอดและบันทึกเพื่อควบคุม การเบิกจ่ายงบประมาณ มีการแบ่งระดับขั้นการเข้าถึงข้อมูลทางการเงินและบัญชี สำหรับสิ่งที่ปรับเปลี่ยนไปอย่างชัดเจน ของการบริหารการเงิน คือการปรับระบบบัญชีจากระบบบัญชีเกณฑ์เงินสดไปสู่ระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างทำให้รัฐบาลทราบประสิทธิภาพการบริหารจัดการงบประมาณมากขึ้น เพื่อประโยชน์ต่อการตัดสินใจและสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการบริหารและจัดสรรทรัพยากรที่เป็นธรรมและชัดเจนมากขึ้น เงื่อนไขความสำเร็จของการบริหารจัดการและควบคุมทางการเงิน คือการบริหารจัดการภายในองค์กร มีกลไกในการควบคุมภายในที่ดีในการบริหารการเงิน ในส่วนของระบบบัญชีมีการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับระบบ งบประมาณแบบมุ้งเน้นผลงาน คือ ระบบบัญชีเกณฑ์พึงรับ – พึงจ่าย (Accural Bais) เป็นการบันทึกการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายของหน่วยงานที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงเข้าเป็นรายได้และรายจ่ายของหน่วยงาน รวมทั้งมีการปรับปรุงค่าใช้จ่าย ค้างจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายได้ค้างรับ รายได้รับล่วงหน้า การตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายรอตัด และการบันทึกตัดค่าเสื่อมราคาในมูลค่าทรัพย์สินถาวรให้ถูกต้องตามรอบระยะเวลาบัญชีที่เสนอในงบการเงินนั้น ๆ วิธีนี้จะทำให้ทราบถึงรายได้และค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของสถานศึกษาหรือหน่วยงาน ส่วนการควบคุมงบประมาณ เป็นกลไกที่จำเป็นสำหรับการประกันว่า ความคล่องตัวของงบประมาณที่ส่วนราชการได้รับ(จากการกระจายอำนาจและผ่อนคลาย การควบคุม) จากหน่วยงานกลางจะนำไปสู่การกระจายงบประมาณที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังนั้นในส่วนราชการแต่ละระดับต้องมีมาตรฐานในการควบคุมงบประมาณรวมถึง การกำหนดความรับผิดชอบในเรื่องการบัญชีและการเงิน
หน้าที่หลักที่สำคัญของการบริหารทางการเงินและการควบคุมงบประมาณ คือ
4.1 การจัดหาแหล่งเงินทุน
4.2 การจัดสรรเงินทุนให้เหมาะสม
4.3 การตัดสินใจเลือกนโยบายทางการเงิน
การหาแหล่งเงินทุนผู้บริหารต้องเลือกให้เหมาะสมระหว่างแหล่งเงินทุนภายนอก ซึ่งมาจากกู้ยืมและแหล่งเงินทุนภายในซึ่งมาจากการระดมทุนของเจ้าของ โดยผู้บริหารต้องวิเคราะห์ถึงต้นทุนของการได้มาซึ่งเงินทุนที่ต่ำหรือที่เรียกว่าต้นทุนทางการเงินต่ำ เพื่อความประหยัดขององค์กร
หลังจากการตัดสินใจที่เลือกเงินทุนแล้ว ฝ่ายบริหารต้องจัดสรรทรัพยากรตามแผนงานต่างๆ โดยต้องเลือกกลยุทธ์ในการดำเนินงานเพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่เพิ่มพูนศักยภาพขององค์กร
การจัดสรรเงินทุนเมื่อมีการจัดงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน สิ่งที่ควรพิจารณาเพื่อกำหนดเป็นเกณฑ์ในการจัดสรรคือ ต้นทุนกิจกรรม การบันทึกบัญชีที่เหมาะสมและสอดคล้องกับการจัดทำงบประมาณแบบใหม่เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ถูกต้อง หน่วยงานต้องเลือกบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้างหรือเกณฑ์สิทธิ ( Accrual Basis ) เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่จะรับรู้เมื่อมีเหตุการณ์ต่างๆ เกิดขึ้นโดยไม่ได้คำนึงว่าได้มีการรับเงินสดหรือจ่ายเงินสดออกไปในงวดบัญชีนี้หรือไม่ เป็นเกณฑ์ที่แสดงให้เห็นถึงผลกระทบของการจ่ายเงิน โดยเฉพาะเงินงบประมาณปีปัจจุบันที่มีผลต่อการให้บริการหรือการผูกพันที่จะเกิดขึ้นของหน่วยงานในอนาคต นอกจากนี้เกณฑ์คงค้างจะช่วยให้หน่วยงานได้ทราบข้อมูลต้นทุนดำเนินงานของกิจกรรมที่ควรจะเป็น เพื่อเป็นเกณฑ์ ในการจัดสรรทรัพยากรทางการเงินด้วย
การกำหนดนโยบายทางการเงิน ถือเป็นสิ่งสำคัญมากต่อองค์กร นอกจากการจัดสรรทรัพยากรตามความเหมาะสมแล้ว การบริหารเงินที่องค์กรเก็บสะสมไว้ เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ต้องหานโยบาย เพื่อการบริหารที่ก่อให้เกิดผลตอบแทนที่สูงโดยปราศจากความเสี่ยง
ในการจัดทำงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน ต้องมีการกำหนดตัวชี้วัด การวัดและ การประเมินผลการดำเนินงาน เพื่อดุความสามารถในการบริหารทางการเงินว่ามีประสิทธิผลสูงสุดตรงตามเป้าหมายขององค์กรหรือไม่
5. การรายงานทางการเงินและผลการดำเนินการ (Financial and Performance Reporting)
ในกระบวนการรายงานต้องมีการกำหนด ดัชนีชี้วัดกรอบโครงสร้างกระประเมินและ รายงานผลที่ชัดเจน มีระยะเวลาในการ ตรวจสอบที่แน่นอนและที่สำคัญ คือ ข้อมูลที่รายงานต้องแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง งบประมาณ หรือทรัพยากรที่จัดสรรกับผลงานที่เกิดขึ้น ตลอดจน การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นข้อมูลเพื่อการวางแผนในขั้นต่อไป ดังนั้นสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปจากระบบการรายงาน ปัจจุบัน คือ มีการรายงานทั้งปัจจัยปละผลผลิตควบคู่กัน ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวส่งผลให้ผู้บริหารเกิดความตื่นตัวที่จะบริหารงบประมาณ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การจัดการทรัพยากรเริ่มต้นด้วยการวางแผน การบริหารงบประมาร จนถึงขั้นติดตามและประมวลผลจากขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น การประมวลผลถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก และสามารถแบ่งการดำเนินงานได้เป็น 3 ช่วง คือ การประมวลผลก่อนโครงการ ระหว่างการดำเนินการโครงการ และสิ้นสุดโครงการแนวทางที่สำคัญในการติดตามและประมวลผลของระบบการจัดทำงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน คือการรายงานผลการ
ดีมากคะนำไปใช้ในหน่วยงานได้