2.1 การวางแผนงบประมาณ (Budgeting Planing)
การวางแผนงบประมาณเริ่มต้นจากการทำแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน ประกอบด้วย วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าประสงค์ ผลผลิต กลยุทธ์ โครงสร้างแผนงานและ ตัวบงชี้ความสำเร็จ
ของผลงาน ข้อมูลที่ได้จากแผนกลยุทธ์ นำมาจัดทำกรอบงบประมาณ ล่วงหน้าระยะปานกลาง 3 ปี (Medium Term Expenditure Framework) ซึ่งจะเป็นการบ่งบอกถึงงบประมาณที่ใช้ในอนาคต การวางแผนงบประมาณมีประสิทธิภาพได้มาตรฐานหรือไม่นั้นพิจารณาได้จาก
2.1.1 ข้อมูลงบประมาณที่ครอบคลุม
2.1.2 แผนงบประมาณระยะปานกลาง
2.1.3 การจัดสรรงบประมาณมีความเหมาะสม
2.1.4 มีการจัดทำงบประมาณมุ่งเน้นผลงาน
2.1.5 การจัดสรรงบประมาณอย่างเป็นธรรม
2.1.6 ข้อมูลที่ใช้ในการควบคุมมีความเพียงพอ
2.1.7 มีการเปรียบเทียบแผนและผลการดำเนินงาน
2.1.8 ความรับผิดชอบในการจัดสรรงบประมาณ
2.1.9 การบริหารจัดการเชิงรุก
2.2 การกำหนดผลผลิตและการคำนวณต้นทุน (Output Specification and Costing)
ในขั้นนี้ เป็นการคิดคำนวณต้นทุนในแต่ละผลผลิต ที่ได้กำหนดแล้วว่าจะใช้ต้นทุนต่อหน่วยขอผลผลิตเท่าไร ซึ่งมีการคิดต้นทุนทางตรงและต้นทุนทางอ้อม สำหรับผลผลิตหลักของสถานศึกษานั้นต้องกำหนดให้ชัดเจนทั้งในด้านปริมาณ คุณภาพเวลาและต้นทุน ซึ่งจะเป็นข้อมูลนำไปสู่การคิดค่าใช้จ่ายเพื่อการวางแผนงบประมาณ สิ่งสำคัญในการกำหนดผลผลิต คือ ต้องได้รับการยอมรับจากส่วนกลาง ซึ่งเป็นผู้กำหนดนโยบายงบประมาณ และที่สำคัญ ผลผลิตต้องนำส่งบุคคลหรือหน่วยงานภายนอก
ข้อตกลงที่สำคัญระหว่างหน่วยงานที่จัดสรรงบประมาณและหน่วยงานปฏิบัติคือ จากงบประมาณที่ได้รับจัดสรรไปจะดำเนินการหรือก่อให้เกิดผลลัพธ์สูงสุดอย่างไร
ก่อนการจัดสรรงบประมาณจำเป็นต้องทราบต้นทุนกิจกรรมต่อหน่วย เพื่อใช้เป็นฐาน
ในการจัดสรรงบประมาณ และในการดำเนินผลการดำเนินงานยังอาศัยต้นทุนการผลิตเป็นตัวชี้วัด ถึงประสิทธิภาพของการดำเนินงาน จากความสำคัญดังกล่าวก่อนที่องค์กรจะเข้าสู่ระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน จำเป็นต้องมีการคำนวณต้นทุนผลผลิต และต้องให้ตัวเลขใกล้เคียงความเป็นจริงมากที่สุด ด้วยเหตุนี้หน่วยงานที่มีการบันทึกบัญชีด้วยระบบเงินสดจำเป็นต้องเปลี่ยนเป็นการบันทึกด้วยบัญชีด้วย ระบบเงินค้างหรือพึงรับพึงจ่ายเพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วน ซึ่งนิยมใช้ในการคำนวณหาต้นทุนผลผลิต วิธีการที่ช่วยให้ได้ตัวเลขต้นทุนใกล้เคียงความจริงมากที่สุด คือ วีการคิดต้นทุนกิจกรรม (Activity-Based Costing หรือ ABC) ซึ่งสามารถประยุกต์ไปสู่ การคำนวณหาต้นทุนผลผลิตในการจัดสรรงบประมาณต่อไป
ระบบการคิดต้นทุนกิจกรรม เป็นระบบที่ง่ายและช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าใจถึงพฤติกรรมของต้นทุนภายในองค์กร จะเน้นการบริหารต้นทุนโดยแบ่งการดำเนินงานภายในองค์กรออกเป็นกิจกรรมต่างๆ เวลาที่ใช้ในแต่ละองค์กร ตลอดจนผลลัพธ์ที่ได้จากกิจกรรมนั้นๆ ขั้นตอนของระบบ Activity-Based Costing โดยสรุปประกอบด้วย การกำหนดกิจกรรม การคิดต้นทุน
และการวัดผลการปฏิบัติงาน
2.3 การจัดระบบการจัดชื้อจัดจ้าง (Procurement Management)
การพัฒนาระบบจัดชื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพ ตามระบบงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน เน้นกระบวนการเชิงกลยุทธ์มากขึ้น คือ ความคุ้มค่าของการใช้จ่าย โดยมีหลักปฏิบัติ ดังนี้
2.3.1 มีพันธกิจและหน้าที่ชัดเจน
2.3.2 บุคลากรมีคุณภาพสูง
2.3.3 เน้นการผูกพันและการให้คำมั่น
2.3.4 การดำเนินงานเป็นทีมเพื่อแก้ปัญหาร่วมกันเพื่อมุ่งสู่พันธกิจ
2.3.5 ผู้ซื้อมีอำนาจมากขึ้น
2.3.6 มีวิธีการที่ได้รับการวางแผนอย่างดีเพื่อเข้าสู่ตลาด
2.3.7 เน้นความประพฤติที่มีจริยธรรม
2.3.8 การทำสัญญาที่ปลอดภัย
2.3.9 มีข้อมูลที่ถูกต้องและทันต่อเวลา
2.3.10 มีผลการดำเนินงานที่สมารถวัดได้
การบริหารให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จึงจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรทางการบริหารทั้ง 4 Ms (Man, Money , Material, Management) ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จะเห็นได้ว่าวัสดุ ครุภัณฑ์หรือ Material มีความสำคัญต่อเป้าหมายและความสำเร็จขององค์กร ระบบจัดซื้อจัดจ้างไม่ได้หมายเฉพาะการซื้อวัสดุและการบริการที่มีคุณภาพตรงตามที่ต้องการในปริมาณและราคาที่เหมาะสม แต่หมายรวมถึงการบริหารงานด้านพัสดุและด้านบริการด้วย จากความสำคัญดังกล่าวองค์กรต่างๆต้องกำหนดขั้นตอนของระบบให้รัดกุมเพื่อประสิทธิภาพในการใช้งบประมาณที่ได้จัดสรรไว้อย่างประหยัด
กระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อการให้ได้มาซึ่งครุภัณฑ์ที่ถูกต้องและใช้งานที่มีประสิทธิภาพสรุปขั้นตอนดังภาพที่ 1
การวางแผนการจัดซื้อ
การคัดเลือกผู้ขาย
จัดทำใบสั่งซื้อ
ตรวจรับพัสดุ
เก็บดูแลรักษาและเบิกจ่าย
การติดตามและประเมินผล
|
ภาพที่ 1 กระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้าง
กระบวนการดังกล่าวต้องดำเนินด้วยความรอบครอบ องค์กรแต่ละแห่งควรมีการกำหนดเป็นระเบียบว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้าง และเพื่อให้การใช้งบประมาณเกิดประสิทธิภาพ ทุกฝ่ายต้องรู้ว่าตัวเองต้องการอะไรเพราะการสั่งซื้อที่ผิดจะทำให้องค์กรเสียทั้งงบประมาณและเวลา นอกจากนี้ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงคือ
โดยมีประสิทธิภาพและประสิทธิผงสูงสุด
จากเหตุผลที่การจัดซื้อจัดจ้างมีความสำคัญต่อองค์กร ดังนั้นในการกำหนดหน่วยงานที่หน้าที่ดังกล่าวในโครงสร้างขององค์กรจึงต้องคำนึงถึงบทบาท อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เหมาะสม
2.4 การบริหารทางการเงินและการการควบคุมงบประมาณ (Financial Management/ Fund Control)
หน่วยงานจำเป็นต้องกำหนดรายการและโครงสร้างทางบัญชี เอกสารหลักฐาน
ที่จำเป็นมีระบบการควบคุมการเบิกจ่าย และบริหารจัดการงบประมาณที่มีประสิทธิภาพ
มีการกำหนด ความรับผิดชอบในการลงบันทึกรายการทางบัญชี แยกความรับผิดชอบในการอนุมัติ
สั่งจ่ายเบิกจ่ายและการรายงานทางการเงินมีการแยกหน้าที่ด้านการบัญชีการคลังและการตรวจสอบแยกความรับผิดชอบในการดูและการลงบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีย่อยแยกประเภทมีระบบการอนุมัติ ตรวจสอบ กระทบยอดและบันทึกเพื่อควบคุม การเบิกจ่ายงบประมาณ มีการแบ่งระดับขั้นการเข้าถึงข้อมูลทางการเงินและบัญชี สำหรับสิ่งที่ปรับเปลี่ยนไปอย่างชัดเจน ของการบริหารการเงิน คือการปรับระบบบัญชีจากระบบบัญชีเกณฑ์เงินสดไปสู่ระบบบัญชีเกณฑ์คงค้างทำให้รัฐบาลทราบประสิทธิภาพการบริหารจัดการงบประมาณมากขึ้น เพื่อประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
และสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการบริหารและจัดสรรทรัพยากรที่เป็นธรรมและ
ชัดเจนมากขึ้น เงื่อนไขความสำเร็จของการบริหารจัดการและควบคุมทางการเงิน คือการบริหารจัดการภายในองค์กร มีกลไกในการควบคุมภายในที่ดีในการบริหารการเงิน ในส่วนของระบบบัญชีมีการปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับระบบ งบประมาณแบบมุ้งเน้นผลงาน คือ ระบบบัญชีเกณฑ์
พึงรับ – พึงจ่าย (Accural Bais) เป็นการบันทึกการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายของหน่วยงาน
ที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงเข้าเป็นรายได้และรายจ่ายของหน่วยงาน รวมทั้งมีการปรับปรุงค่าใช้จ่าย ค้างจ่ายค่าใช้จ่ายล่วงหน้า รายได้ค้างรับ รายได้รับล่วงหน้า การตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายรอตัด และการบันทึกตัดค่าเสื่อมราคาในมูลค่าทรัพย์สินถาวรให้ถูกต้องตามรอบระยะเวลาบัญชีที่เสนอในงบการเงินนั้น ๆ วิธีนี้จะทำให้ทราบถึงรายได้และค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของสถานศึกษาหรือหน่วยงาน ส่วนการควบคุมงบประมาณเป็นกลไกที่จำเป็นสำหรับการประกันว่า ความคล่องตัวของงบประมาณ
ที่ส่วนราชการได้รับ (จากการกระจายอำนาจและผ่อนคลาย การควบคุม) จากหน่วยงานกลาง
จะนำไปสู่การกระจายงบประมาณที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังนั้นในส่วนราชการแต่ละระดับต้องมีมาตรฐานในการควบคุมงบประมาณรวมถึง การกำหนดความรับผิดชอบในเรื่อง
การบัญชีและการเงิน
หน้าที่หลักที่สำคัญของการบริหารทางการเงินและการควบคุมงบประมาณ คือ
การหาแหล่งเงินทุนผู้บริหารต้องเลือกให้เหมาะสมระหว่างแหล่งเงินทุนภายนอก ซึ่งมาจากกู้ยืมและแหล่งเงินทุนภายในซึ่งมาจากการระดมทุนของเจ้าของ โดยผู้บริหารต้องวิเคราะห์ ถึงต้นทุนของการได้มาซึ่งเงินทุนที่ต่ำหรือที่เรียกว่าต้นทุนทางการเงินต่ำ เพื่อความประหยัด ขององค์กร
หลังจากการตัดสินใจที่เลือกเงินทุนแล้ว ฝ่ายบริหารต้องจัดสรรทรัพยากรตามแผนงานต่างๆ โดยต้องเลือกกลยุทธ์ในการดำเนินงานเพื่อให้ได้ผลตอบแทนที่เพิ่มพูนศักยภาพขององค์กร
การจัดสรรเงินทุนเมื่อมีการจัดงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน สิ่งที่ควรพิจารณาเพื่อกำหนดเป็นเกณฑ์ในการจัดสรรคือ ต้นทุนกิจกรรม การบันทึกบัญชีที่เหมาะสมและสอดคล้องกับการจัดทำงบประมาณแบบใหม่เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ถูกต้อง หน่วยงานต้องเลือกบันทึกบัญชีตามเกณฑ์คงค้างหรือเกณฑ์สิทธิ ( Accrual Basis ) เพื่อให้ได้ต้นทุนที่ถูกต้อง ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่จะรับรู้เมื่อมีเหตุการณ์ต่างๆ เกิดขึ้นโดยไม่ได้คำนึงว่าได้มีการรับเงินสดหรือจ่ายเงินสดออกไปในงวดบัญชีนี้หรือไม่ เป็นเกณฑ์ที่แสดงให้เห็นถึงผลกระทบของการจ่ายเงิน โดยเฉพาะเงินงบประมาณปีปัจจุบันที่มีผลต่อการให้บริการหรือการผูกพันที่จะเกิดขึ้นของหน่วยงานในอนาคต นอกจากนี้เกณฑ์คงค้างจะช่วยให้หน่วยงานได้ทราบข้อมูลต้นทุนดำเนินงานของกิจกรรมที่ควรจะเป็น เพื่อเป็นเกณฑ์ ในการจัดสรรทรัพยากรทางการเงินด้วย
การกำหนดนโยบายทางการเงิน ถือเป็นสิ่งสำคัญมากต่อองค์กร นอกจากการจัดสรรทรัพยากรตามความเหมาะสมแล้ว การบริหารเงินที่องค์กรเก็บสะสมไว้ เป็นอีกทางเลือกหนึ่ง
ที่ต้องหานโยบาย เพื่อการบริหารที่ก่อให้เกิดผลตอบแทนที่สูงโดยปราศจากความเสี่ยง
ในการจัดทำงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน ต้องมีการกำหนดตัวชี้วัด การวัดและ การประเมินผลการดำเนินงาน เพื่อดุความสามารถในการบริหารทางการเงินว่ามีประสิทธิผลสูงสุดตรงตามเป้าหมายขององค์กรหรือไม่
2.5 การรายงานทางการเงินและผลการดำเนินการ (Financial and Performance Reporting)
ในกระบวนการรายงานต้องมีการกำหนด ดัชนีชี้วัดกรอบโครงสร้างกระประเมินและ รายงานผลที่ชัดเจน มีระยะเวลาในการ ตรวจสอบที่แน่นอนและที่สำคัญ คือ ข้อมูลที่รายงานต้องแสดงความสัมพันธ์ระหว่าง งบประมาณ หรือทรัพยากรที่จัดสรรกับผลงานที่เกิดขึ้น ตลอดจน การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการดำเนินงาน ซึ่งจะเป็นข้อมูลเพื่อการวางแผนในขั้นต่อไป ดังนั้น
สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปจากระบบการรายงาน ปัจจุบัน คือ มีการรายงานทั้งปัจจัยปละผลผลิตควบคู่กัน ผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวส่งผลให้ผู้บริหารเกิดความตื่นตัวที่จะบริหารงบประมาณ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
การจัดการทรัพยากรเริ่มต้นด้วยการวางแผน การบริหารงบประมาร จนถึงขั้นติดตามและประมวลผลจากขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น การประมวลผลถือว่ามีความสำคัญอย่างมาก และสามารถแบ่งการดำเนินงานได้เป็น 3 ช่วง คือ การประมวลผลก่อนโครงการ ระหว่างการดำเนินการโครงการ และสิ้นสุดโครงการแนวทางที่สำคัญในการติดตามและประมวลผลของระบบการจัดทำงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน คือการรายงานผลการดำเนินงานและการรายงานทางการเงิน ซึ่งจะเป็นการยืนยันว่าหน่วยงานได้ดำเนินการตามข้อตกลงภายในวงเงินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติไป
ในการจัดทำรายงานทางการเงิน เป็นการแสดงให้ทราบถึงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินขององค์กรนอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นถึงความสามารถของการบริหารการเงิน ว่ามีประสิทธิภาพหรือไม่ รวมถึงการนำข้อมูลมาใช้ประกอบการตัดสินใจในการจัดสรรงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน และข้อมูลการบัญชีที่นำมาจัดทำงบการเงินจึงต้องเป็นข้อมูลที่มีการจัดเก็บตามเกณฑ์คงค้าง เพื่อสามารถประเมินผลการดำเนินงานได้ถูกต้องตามงวดเวลา ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดทำและการนำเสนองบการเงินโดยทั่วไปคือ ฝ่ายบริหารขององค์กร มาตรฐานการบัญชีที่รับรองทั่วไปได้กำหนดว่า รายงานทางการเงินที่สมบรูณ์ต้องประกอบด้วย
1. งบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position) หรืองบดุล เป็นงบที่แสดง ให้ถึงความสัมพันธ์ของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
2. งบแสดงผลการดำเนินงาน (lncome Statement) จัดทำขึ้นเพื่อแสดงให้เห็นถึงผลต่างระหว่างรายได้และค่าใช้จ่ายขององค์กร ผู้ใช้งบนี้ส่วนมากจะใช้เพื่อวัดค่าลงทุน ซึ่งทางเอกชนเรียกว่า การคำนวณหากำไรต่อหุ้น
3. งบกระแสเงินสด (Statement of Cash Flow) เป็นเครื่องมือในการประเมิน
การเปลี่ยนแปลงของสินทรัพย์สุทธิขององค์กร การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างทางการเงินและสภาพคล่องขององค์กร วิธีการนำเสนอจะแยกแสดงให้เห็นถึงแหล่งที่มาและใช้ไปของเงินสดที่เปลี่ยนแปลง ในรอบบัญชีหนึ่งๆ
4. หมายเหตุประกอบการเงิน งบการเงินต่างๆอาจไม่สามารถแสดงข้อมูลบางอย่างได้ ด้วยเหตุนี้มาตรฐานการบัญชีจึงได้กำหนดให้หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนหนึ่งของงบการเงิน โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะเปิดเผยข้อมูลที่ไม่อาจแสดงภายใต้งบการเงินได้ ข้อมูลในหมายเหตุต้องไม่ทำให้ความหมายของงบเงินเปลี่ยนแปลงไป ข้อความในงบการเงินโดยทั่วไปประกอบด้วยการอธิบาย การวิเคราะห์รายละเอียดของข้อมูลที่แสดงอยู่ในงบการเงินๆ รวมถึงข้อมูลที่จำเป็น เช่น ข้อมูลทางด้านนโยบายของหน่วยงาน เป็นต้น
นอกจากส่วนประกอบของงบการเงินดังกล่าวข้างต้นแล้วเครื่องมือที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง ที่ช่วยในการวิเคราะห์ฐานะการเงิน ประสิทธิภาพในการดำเนินงาน และความสามารถ
ในการหารายได้ คือ อัตราส่วนทางการเงินต่างๆการคำนวณอัตราส่วนทางการเงินได้จากนำข้อมูล ในงบการเงินมาวิเคราะห์ เพื่อทราบผลลักษณะต่างๆ เช่น
1. อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียน (Current Ratio) ซึ่งแสดงความสามารถในการชำระหนี้
ระยะสั้นจากสินทรัพย์หมุนเวียน
2. อัตราส่วนหนี้สินรวมต่อสินทรัพย์รวม (Debt Ratio) แสดงถึงเงินทุนองค์กรส่วนที่มาจากการกู้ยืมและหาความสามารถในการก่อหนี้เพิ่ม
3. อัตราผลตอบแทนต่อสินทรัพย์รวม คิดเป็นร้อยละ ซึ่งแสดงถึงความสามารถในการทำกำไรของฝ่ายบริหารจากการใช้สินทรัพย์รวมองค์กร
4. อัตราผลตอบแทนต่อส่วนของทุน คิดเป็นร้อยละ จะแสดงถึงผลตอบแทนของการลงทุน เป็นต้น
การหาอัตราส่วนต่างๆ จะช่วยให้องค์กรสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานของฝ่ายบริหารในรูปแบบต่างๆตามลักษณะของข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์
2.6 การบริหารทรัพย์สิน (Asset Management)
หน่วยงานมีระบบบริหารสินทรัพย์ที่มีประสิทธิภาพ แสดงให้เห็นถึงการบริหารสินทรัพย์ เช่น จัดทำคู่มือการดำเนินงานบริหารทรัพย์สิน การจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ การประเมินราคาสินทรัพย์ที่คุ้มค่า
นอกจากทรัพยากรทางด้านบุคลากรแล้ว วัสดุ ครุภัณฑ์ ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง
ที่จะช่วยให้การดำเนินงานหน่วยงานต่างๆ สามารถบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้ในกระบวนการจัดหาสินทรัพย์หน่วยงานต้องคำนึงอยู่เสมอว่า สิ่งดังกล่าวต้องจัดซื้อจัดหามาด้วยเงินงบประมาณ และถือเป็นต้นทุนที่สำคัญสูงสุด ดังนั้นการบริหารจัดการสินทรัพย์ให้เกิดการสูญเปล่าน้อยที่สุด และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด จึงถือเป็นส่วนสำคัญของการบริหารงบประมาณ
เพื่อให้การใช้ทรัพย์มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด กระบวนการบริหารสินทรัพย์ควรเริ่มต้นด้วยการวางแผนกำหนดความต้องการใช้สินทรัพย์ การจัดเพื่อให้ได้มาซึ่งสินทรัพย์ ที่ถูกต้อง การดูแลรักษาในระหว่างอายุการใช้งาน ตลอดจนการจำหน่ายเมื่อหมดความจำเป็น
ในการใช้งานของหน่วยงาน
ในกระบวนการบริหารจัดการ การวางแผน (Plan) ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่จะช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุผลสำเร็จตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ ซึ่งการปฏิบัติงานตามแผนนั้นหน่วยงานจำเป็นต้องใช้สินทรัพย์ที่เหมาะสม ทันเวลา การวางแผนที่กำหนดความต้องการของสินทรัพย์จึงเป็นสิ่งที่ต้องดำเนินควบคู่ไปกับการจัดทำแผนงานหรือโครงการต่างๆนอกจากนี้ การดำเนินงานที่ประสิทธิภาพ ควรมีลักษณะของการใช้สินทรัพย์ที่ประหยัด เพื่อต้นทุนที่ต่ำ ผู้บริหารทุกคนต้องเข้าใจว่า การใช้สินทรัพย์ที่ประหยัดไม่ได้หมายถึงการใช้สินทรัพย์ที่น้อยที่สุดหรือถูกที่สุด แต่หมายถึง การใช้สินทรัพย์ให้เกิดศักยภาพมากที่สุด การบริหารสินทรัพย์นอกจากจะมีกระบวนการดังกล่าวข้างต้นแล้วยังครอบคลุมถึงวิธีการจัดหาซึ่งวัสดุครุภัณฑ์ ในปริมาณ เวลา ต้นทุน และคุณภาพที่เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงบประมาณขององค์กร
2.7 การตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
หน่วยงานต้องมีฝ่ายที่รับผิดชอบในการตรวจสอบภายในมีอิสระใน การดำเนินงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน มีโครงสร้างหน่วยงานตรวจสอบภายในที่เหมาะสมกับขนาดของหน่วยงาน มีการจัดทำมาตรฐานการตรวจสอบภายในที่โปร่งใสและ ตรวจสอบได้ครอบคลุมทั้งด้านการเงิน และผลการดำเนินงาน
วัตถุประสงค์หลักที่สำคัญของการนำระบบงบประมารแบบมุ่งเน้นผลงานเข้ามาในองค์กร เพื่อต้องการลดบทบาทและอำนาจของหน่วยงานกลางในการควบคุมการดำเนินงาน และให้อิสระในการบริหารงบประมารมากขึ้นสิ่งที่องค์กรต้องระวัง คือ การให้อิสระดังกล่าว อาจทำให้เกิด
การใช้งบประมาณที่ไม่เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้เกิดสิ่งดังกล่าว องค์กรจำเป็นต้องมีระบบการตรวจสอบภาพในที่ดีเพื่อสร้างเสถียรและความมั่นคงต่อองค์กรและสังคม
สาเหตุที่สำคัญที่ทำให้หน่วยงานเกิดความเสียหายและถือเป็นจุดอ่อนของการตรวจสอบ เนื่องมาจากขาดการจัดแบ่งหน้าที่เพื่องานด้านตรวจสอบภายใน ขาดการควบคุมและการตรวจสอบภายในที่มีประสิทธิภาพรวมถึงขาดการบริหารการลงทุนเพื่อลดความเสี่ยง ด้วยเหตุนี้ระดับบริหารต่างๆ ในองค์กรต้องตระหนักอยู่เสมอว่าการขาดการตรวจสอบภายในที่ดีอาจก่อให้เกิด
ความเสียหายจากการใช้ทรัพยากรต่างๆ ไปในทางที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด การตรวจสอบภายในแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะหลักๆคือ
Financial Audit)
องค์กรหลายๆ แห่งเริ่มให้ความสำคัญกับการกำหนดหน่วยงานตรวจสอบภายในขึ้น ซึ่งจะทำงานด้วยความเป็นอิสระในการประเมินผลการปฏิบัติงานของหน่วยงานอื่น วัตถุประสงค์ที่สำคัญของงานตรวจสอบภายในคือ ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจในหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้องและสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยการวิเคราะห์ ประเมิน และให้คำแนะนำต่างๆ เมื่อหน่วยงานอื่นต้องการ รวมถึงการสนับสนุนให้มีระบบการควบคุมที่มีประสิทธิภาพภายใต้ข้อจำกัดของงบประมาณ นอกจากการช่วยเหลือ ดังกล่าวแล้ว ในปัจจุบันงานตรวจสอบภายใน
ยังมีส่วนช่วยในการดำเนินงาน สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ และตรงตามความต้องการขององค์กร การดำเนินงานของหน่วยงานตรวจสอบ ประกอบด้วย
1. การส่งเสริมให้เกิดกระบวนการบริหารการที่ดี (Good Corporate Governance) และ
ความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน (Transparency)
2. ส่งเสริมให้มีการบันทึกข้อมูลทางบัญชี และการจัดทำรายงานตามหน้าที่ความรับผิดชอบ (Accountability and Responsibility) ซึ่งถือเป็นพื้นฐานของหลักความโปร่งใส และความสามารถตรวจสอบได้
3. ส่งเสริมให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการปฏิบัติงาน (Efficiency and Effectiveness)
4. ช่วยให้เกิดมาตรการของการของการถ่วงดุลทางอำนาจ (Check and Balance)
5. เป็นสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้า (Warning Signals) ของเหตุการณ์ที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งจะช่วยป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กร
การตรวจสอบภายในจะเน้นที่จุดใดนั้น ขึ้นอยู่กับลักษณะของกิจกรรมต่างๆ ที่กำหนดขึ้นภายในองค์กร
1. การตรวจสอบทางการเงิน (Financial Audit) เป็นการตรวจสอบความเชื่อถือได้ของข้อมูลทางการเงินรวมถึงการป้องกัน ดูแลสินทรัพย์ในหน่วยงานต่างๆ
2. การตรวจสอบการปฏิบัติการ (Operating Audit) เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงาน ระบบงาน จนถึงวิธีการปฏิบัติของแต่ละกิจกรรมว่าเป็นไปตามที่กำหนดหรือไม่ โดยมุ่งเน้นถึงประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และความประหยัด
3. การตรวจสอบการบริหาร (Management Audit) เป็นการตรวจสอบระบบการควบคุมด้านการบริหารรวมถึงประสิทธิภาพของการบริหารงานด้านต่างๆ จะเป็นการมุ่งเน้นตรวจสอบ
ฝ่ายบริหารมากกว่าจะช่วยงานของฝ่ายบริหาร
4. การตรวจสอบปฏิบัติการตามข้อกำหนด (Compliance Audit) โดยมุ่งเน้น การปฏิบัติงานให้เป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆ ทั้งภายในและภายนอก
5. การตรวจสอบระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology System Audit) เป็นการตรวจสอบในส่วนต่างๆ ข้างต้น โดยใช้ระบบสารสนเทศในการดำเนินงานโดยผู้ตรวจสอบภายในจำเป็นต้องมีความชำนาญในระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศ
6. การตรวจสอบพิเศษ (Special Audit) ในกรณีที่ฝ่ายบริหารมองเห็นว่าจะเกิดการทุจริต
ไม่โปร่งใสอาจขอให้ฝ่ายตรวจสอบดำเนินการตรวจสอบเป็นกรณีพิเศษได้
การตรวจสอบภายในด้านต่างๆ จะช่วยส่งผลทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการบริหารงบประมาณ ซึ่งองค์กรจำเป็นต้องให้ความสำคัญ เพื่อการใช้งบประมาณให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและประหยัด
จากมาตรฐานการเงินทั้ง 7 ด้าน จะเห็นได้ว่า การพัฒนาการจัดการทางการเงินต้องดำเนินการควบคู่กันไปในทุก ๆ ด้าน และต้องมีความเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน ดังนั้น 7 Hurdles จะเป็นเข็มทิศที่นำพาให้การปฏิรูประบบงบประมาณในครั้งนี้สำเร็จ
3. การวางแผนงบประมาณ หน่วยงานต้องพัฒนา มาตรฐานการวางแผนงบประมาณทั้ง 9 ด้าน ประกอบด้วย
3.1 ความครอบคลุมของข้อมูลงบประมาณ
การวางแผนงบประมาณจำเป็นต้องมีข้อมูลสารสนเทศครอบคลุมถูกต้องทั้งงบประมาณภายนอกและงบประมาณปกติ เพื่อที่หน่วยงานสามารถบริหารควบคุมบริหารงบประมาณให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับข้อมูลที่ผู้บริหารสถานศึกษาต้องทราบและใช้ในการวางแผนงบประมาณประกอบด้วยรายได้และรายจ่ายจากทุกแหล่ง (เงินนอกและในงบประมาณ) ทรัพย์สินและหนี้สินที่มีอยู่ทั้งในรูปเงินสดและมิใช่เงินสด กระแสเงินสดต้นทุนผลผลิต และแผนกลยุทธ์ โดยแผนกลยุทธ์จะให้ภาพที่เชื่อมโยงในสิ่งที่หน่วยงานต้องทำให้เกิดผลสำเร็จ
วิธีการทำงานในขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์จะต้องระบุผลผลิตและตัวชี้วัดให้ชัดเจน
เพื่อประโยชน์ในการวัดผลนั้นว่าส่งไปถึงผลลัพธ์มากน้อยเพียงไร ดังนั้นความครอบคลุมของข้อมูล จะเป็นสิ่งที่บ่งบอกประสิทธิภาพของหน่วยงานนั้น ๆ ทั้งในด้านผลงานและสถานภาพทางการเงิน
3.2 การวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง
หน่วยงานจำเป็นต้องมีการวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง หรือการกำหนด
กรอบวงเงินล่วงหน้าระยะปานกลาง (Medium Term Expenditure Framework : MTEF)
โดยกำหนดในปีงบประมาณที่ขอตั้งและล่วงหน้าอีก 3 ปีรวมทั้งสิ้น 4 ปี สำหรับข้อดี
ของการวางแผนงบประมาณระยะปานกลาง คือ หน่วยงานเห็นภาพรวมของงบประมาณ ทั้งหมด
ที่จำเป็นต้องใช้ในอนาคตที่เกิดจากนโยบายในปัจจุบัน นอกจากนี้ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ
ในการทำงาน โดยเฉพาะเมื่อมีการวางแผนกลยุทธ์ซึ่งเป็นแผนระยะยาวที่ต้องใช้เวลาและทรัพยากรมากในส่วนของการจัดทำกำหนดกรอบวงเงินล่วงหน้าระยะปานกลางจำเป็นต้องมีการทบทวนและปรับปรุง ทุกปีเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ สภาพแวดล้อมและนโยบายที่เปลี่ยนไปในแต่ละปี
3.3 การจัดสรรงบประมาณมีความเหมาะสม
หน่วยงานต้องมีกระบวนการจัดสรรงบประมาณให้กับหน่วยงานภายในสังกัดที่ชัดเจน และเหมาะสม กล่าวคือการจัดสรรงบประมาณต้องเชื่อมโยงไป่สู่ผลผลิตและสอดคล้องกับ แผนกลยุทธ์มีตัวชี้วัดผลการดำเนินงานที่ชัดเจน มีการตดตาม ทบทวนผลงาน กระบวนการจัดสรรงบประมาณทุกปี ในการพิจารณาว่าหน่วยงานนั้นมีระบบการจัดสรรงบประมาณได้เหมาะสม
มากน้อยเพียงไร พิจารณาได้จากการจัดสรรงบประมาณโดยมีเชื่อมดยงความสัมพันธ์ระหว่าง
แผนกลยุทธ์และข้อมูลเกี่ยวกับผลงานเป็นฐาน มีการเชื่อมโยงให้เป็นความสัมพันธ์ และจัดสรรงบประมาณเป็นไปตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้ในกรอบวงเงินล่วงระยะปานกลาง และ
ที่สำคัญการจัดสรรงบประมาณต้องสอดคล้องกับนโยบายและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของรัฐบาล
3.4 ระบบงบประมาณมุ่งเน้นผลงาน
การบวนการจัดทำงบประมาณควรสะท้อนให้เห็นถึงแนวคิดในการบริหารงบประมาณที่เน้นผลผลิต มีการวัดความสำเร็จผลงานพร้อมทั้งเชื่อมโยง ความสัมพันธ์ระหว่างผลงานและการทรัพยากรที่ใช้นอกจากนี้ มาตรฐานด้านผลผลิตที่เกิดจากหน่วยงานที่ส่งมอบ
ไปยังผู้ได้รับผลประโยชน์ ต้องครอบคลุมทั้งด้านปริมาณ คุณภาพ ต้นทุนและ เวลา ตัวบ่งชี้
ที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์มีความเป็นไปได้ที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ ดังนั้นจุดเด่นของการวางแผนงบประมาณแบบมุ่งเน้นผลงาน คือการ การจัดสรรทรัพยากรให้สอดคล้องกับผลงานหรือผลผลิต
โดยยึดหลักการพื้นบ้านว่า “งบประมาณควรจัดสรรตามผลผลิต”
3.5 การจัดสรรงบประมาณที่เป็นธรรม
การที่จะจัดสรรงบประมาณที่มีความเป็นธรรมได้นั้นหน่วยงานต้องใช้เกณฑ์มาตรฐานหรือวิธีการเดียวกันในการจัดสรรงบประมาณที่เหมาะสมกับ
ไม่มีความเห็น