การบริหารจัดการสารสนเทศ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

บริหารจัดการ สารสนเทศ มหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยขอนแก่น

1.  ปัญหาที่ประสบด้านการจัดการสารสนเทศ ณ ปัจจุบัน ที่อาจารย์ประสบ มีอะไรบ้างครับ

ปัญหาที่ประสบด้านการจัดการสารสนเทศแบ่งออกเป็น 2 ปัญหาใหญ่ๆ คือปัญหาในการประสานงานความร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ และปัญหาในการพัฒนาบุคลากรให้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

1) ปัญหาในการประสานงานความร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ นั้น ยกตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยจะต้องมีการส่งข้อมูลออกไปให้กับหน่วยงานภายนอก ซึ่งจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลจากหน่วยงานต่างๆ เพื่อจะได้ข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง และทันเวลา ปัญหานี้ไม่ใช่เป็นปัญหาของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งโดยเฉพาะ แต่เป็นปัญหาที่จะแก้ได้หากทุกหน่วยงานช่วยกันให้ความร่วมมือเพื่อผลประโยชน์ของมหาวิทยาลัย

2) ปัญหาในการพัฒนาบุคลากรให้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคโนโลยีสารสนเทศนั้นไปเร็วมาก แม้อาจารย์เองก็ไม่สามารถตามได้ทันทั้งหมด แต่ก็พยายามอยู่ ตอนนี้อยากเห็นบุคลากรมหาวิทยาลัยที่ทำงานด้านสารสนเทศนั้นรู้จักการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้เป็นประโยชน์อยู่ 2 ด้านใหญ่ๆ คือ ด้านการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับหน่วยงานอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้เทคโนโลยี XML & Web Services ซึ่งจริงๆ ถ้าดูในเอกสารประกอบการประชุมเสวนา จะเห็นว่าตอนนี้กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารได้กำหนดกรอบแนวทางการเชื่อมโยงรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์แห่งชาติ หรือ Thailand e-Government Interoperability Framework หรือชื่อย่อว่า TH e-GIF ในการพัฒนาระบบให้สอดคล้องกับ TH e-GIF นั้นจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับ XML& Web Services หรือแม้กระทั่งถ้าหากเรามีคำถามว่าเราต้องการดึงข้อมูลจากอีกหน่วยงานหนึ่ง โดยที่ไม่ต้องไปทราบว่าเค้าจะอัปเดตข้อมูลเมื่อไหร่ และไม่ต้องไปคัดลอกมาทุกครั้ง จะทำได้ไหม จริงๆ ทำได้ ตอนนี้ก็ทำกันในเว็บไซต์ต่างๆ โดยใช้ RSS Feed ซึ่ง RSS ก็เป็นภาษา XML ภาษาหนึ่ง

อีกด้านหนึ่งที่อาจารย์อยากเห็นบุคลากรในมหาวิทยาลัยตื่นตัวกันมากขึ้นคือการใช้เว็บเครือข่ายสังคมเพื่อประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานตนเอง เว็บเครือข่ายสังคมเหล่านี้ที่สำคัญก็ได้แก่ Twiiter และ Facebook อย่างภายในมหาวิทยาลัย ตอนนี้ศูนย์คอมพิวเตอร์ก็มีการใช้ทั้ง Twitterและ Facebookเพื่อแจ้งข่าวบริการต่างๆ ให้ผู้ใช้เว็บเครือข่ายสังคมทราบ นอกจากนี้เท่าที่ทราบตอนนี้สำนักนวัตกรรมการเรียนการสอนก็มี twitterของตัวเอง แต่อยากเห็นหน่วยงานในมหาวิทยาลัยขอนแก่นหน่วยงานอื่นๆ มีการใช้เว็บเครือข่ายสังคมด้วย

 

2.  หากต้องการจะแก้ปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น ต้องทำอย่างไรบ้างครับ

 

ปัญหาในเรื่องของการประสานงานความร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ นั้นก็ต้องเข้าใจก่อนว่า สาเหตุคืออะไร หากสาเหตุคือไม่ค่อยมีการสื่อสารกัน ก็ต้องมีการนัดประชุมกันให้บ่อยมากขึ้น การประชุมก็อาจจะไม่ต้องเป็นทางการก็ได้ เช่น อาจประชุมผ่าน MSN หรือผ่าน Twitter หากบุคลากรที่รับผิดชอบงานร่วมกันมีเวลาน้อย หากสาเหตุคือการไม่เห็นความสำคัญของงานที่ทำ ก็ต้องชี้แจ้งและเสนอให้ผู้บริหารให้ความสำคัญและให้งานของการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ในเรื่องสารสนเทศเป็นส่วนหนึ่งของภาระงานด้วย นอกจากนี้จะต้องมีการติดตามงานต่อสม่ำเสมอและต่อเนื่อง และมีการพูดคุยกันเพื่อเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นร่วมกันและช่วยกันแก้ไข

 

ส่วนปัญหาในการพัฒนาบุคลากรให้ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ก็ต้องให้ความรู้กับบุคลากร เช่น อาจจะเชิญวิทยากรมาให้การอบรม หรือส่งบุคลากรไปรับการอบรมจากหน่วยงานภายนอก จริงๆ แล้วเทอมนี้อาจารย์ก็สอนวิชา XML & Web Services อยู่ซึ่งในเทอมนี้จะเป็นครั้งแรกที่วิชานี้จะมีส่วนเพิ่มเข้ามาคือส่วนของการเขียนโปรแกรมเพื่อติดต่อเว็บเครือข่ายสังคมเพื่อช่วยให้การอัปเดตข้อมูลผ่านเว็บเครือข่ายสังคมง่ายขึ้น หากใครสนใจที่จะเข้าฟัง ก็สามารถเข้าไปนั่งฟังในวิชาดังกล่าวได้ แต่ขออนุญาตให้ข้อมูลเพิ่มเติมว่าวิชานี้สอนเป็นภาษาอังกฤษ เนื่องจากอาจารย์อยากมีส่วนพัฒนานักศึกษาให้มีทักษะภาษาอังกฤษที่ดีขึ้น

 

อีกประการหนึ่ง ก็จะต้องมีการนำร่องทำให้ดูเป็นตัวอย่างในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยเหล่านี้ ซึ่งตอนนี้สิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่คือ การพัฒนาระบบรหัสข้อมูลกลางของมหาวิทยาลัยขอนแก่นโดยใช้เทคโนโลยีเว็บเซอร์วิส และการพัฒนาโปรแกรมเพื่ออัปเดตข้อมูลเว็บเครือข่ายสังคมที่ทางศูนย์คอมพิวเตอร์ใช้ในการประชาสัมพันธ์เพิ่มเติมจากช่องทางการแจกวารสารรายเดือนและผ่านทางเว็บไซต์

 

3.  Web Service จะมีส่วนช่วยให้เราทำงานได้ง่ายอย่างไร

 

เว็บเซอร์วิสเป็นโปรแกรมที่สามารถติดต่อคุยกับโปรแกรมอื่นได้โดยตรง ช่วยให้เราทำงานง่ายขึ้นโดยการทำให้เราไม่ต้องมานั่งเสียเวลาดึงข้อมูลที่ต้องการด้วยตนเอง เราไม่ต้องทำเองเพราะโปรแกรมที่อ่านข้อมูลทำแทนเรา ที่นี้ถ้าจะให้โปรแกรมอื่นมาอ่านข้อมูลที่เราโดยเค้าไม่ต้องมาอ่านเองเราก็ต้องพัฒนาเว็บเซอร์วิสเพื่อเชื่อมโยงให้โปรแกรมอื่นเข้ามาอ่านข้อมูลเราได้โดยอัตโนมัติ

 

4.  อาจารย์คิดว่า ทำอย่างไรให้ผู้ปฏิบัติงานด้านข้อมูล มีความเข้าใจตรงกันและดำเนินการอยู่บนมาตรฐานการทำงานเดียวกัน

1) อยากเห็นผู้บริหารของหน่วยงานของผู้ปฎิบัติงานให้ความสำคัญเกี่ยวกับการร่วมมือกันในการรวบรวมข้อมูลเพื่อวิเคราะห์และส่งให้กับหน่วยงานภายนอก โดยให้ภาระงานการส่งข้อมูลเป็นภาระงานที่สำคัญของผู้ปฏิบัติงาน

2) มีการประชุมร่วมกันทางแบบพบกันและแบบออนไลน์ อาจจะมีการประชุมกันโดยที่เห็นหน้ากันทุกเดือน และประชุมแบบออนไลน์ทุก 2 สัปดาห์เป็นต้น

3) มีการทำความเข้าใจให้เห็นความจำเป็นของการมีมาตรฐานข้อมูลร่วมกันและมาตรฐานการทำงานเดียวกัน

4) มีการรับฟังความคิดเห็นของผู้ปฏิบัติงาน และพยายามช่วยกันแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

5) มีการทำกิจกรรมร่วมกันหรือเสวนานอกสถานที่เพื่อให้รู้จักกันมากขึ้น

[ปอง]

เขียนถึงอาจารย์เป็นครั้งที่สามตั้งแต่ post วันแรก แต่ดูเหมือนเน็ตจะไม่เป็นใจค่ะ วันนี้คงผ่านนะคะ..

ขอบคุณค่ะอาจารย์ที่เขียนเรื่องมาตรฐานเอกสารกับ social networking กับการทำงาน เพราะเริ่มงานพวกนี้อยู่เหมือนกันแต่ในฐานะเป็นผู้ใช้ที่มีพื้นฐานความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์น้อยมากๆ แต่พออ่านเอกสารและทดลองการทำงานบางอย่างก็มีความรู้สึกว่าทำไมน๊าาา..จึงไม่ค่อยมีคนใช้งานกันอย่างจริงจัง

ตอนนี้ทดลองใช้ xml กับโครงสร้างเอกสารแบบง่ายๆ ของตัวเองที่ต้องใช้ต่อๆกัน แต่สรุปก็คือคงต้องทำคนเดียวและใช้คนเดียว และในที่สุดก็คงจะเลิกราไปเอง

คอร์สของอาจารย์น่าสนใจค่ะ คนสอน xml ให้ บอกว่าอยากไปนั่งเรียนจัง

ขอบคุณอีกครั้งค่ะสำหรับเรื่องราวและความตั้งใจค่ะ หากไปขอนแก่นจะแวะไปเยี่ยมนะคะ

ขอบคุณค่ะ

[ขจิต ฝอยทอง]

ตามมาอ่านความรู้เรื่องสารสนเทศและขอบคุณเรื่องช่วยประชาสัมพันธ์โครงการหนังสือใน Twistter ครับ