หนังสือราชการ

การพิมพ์หนังสือราชการ

                การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย ตามระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 มีหลักการพิมพ์ดังนี้

                1. การพิมพ์หนังสือราชการต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า 1 หน้า หน้าต่อไปให้ใช้กระดาษขาวธรรมดาไม่ต้องมีตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียงกันกับแผ่นแรก

                2. การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสือที่กำหนดไว้ในระเบียบ

                3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษขนาด เอ 4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษควร

                4. การกั้นระยะในการพิมพ์

                    4.1 ให้กั้นระยะห่างจากขอบกระดาษซ้ายมือประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวกในการจัดเข้าแฟ้ม

                    4.2 ตัวอักษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า 2 เซนติเมตร

                5. ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ ให้ใช้เครื่องหมายยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์

                6. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจากระยะกั้นหน้า 10 ตัวอักษร

                7. การเว้นวรรค

                    7.1 การเว้นวรรคโดยทั่วไปเว้น 2 จังหวะ

                    7.2 การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่อง ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ

                    7.3 การเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะเคาะ ถ้าเนื้อหาต่างกันให้เว้น 2 จังหวะเคาะ

                8. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ (-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ 3 เซนติเมตร

                9. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาขอบหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย... (จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ (เว้นระยะห่าง 1.5 เท่า) และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไว้ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย 2 บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย

 ลักษณะหนังสือราชการแบ่งเป็น 2 ลักษณะ คือ

                ชั้นความเร็ว มี 3 ระดับชั้น คือ ด่วนที่สุด ด่วนมาก ด่วน

                ชั้นความลับ มี 4 ระดับชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก ลับ ปกติ

 การพิมพ์ชั้นความเร็วและชั้นความลับ (ถ้ามี)

                ในทางปฏิบัติตามหน่วยงานจะทำตรายางไว้ ประทับด้วยหมึกสีแดงทั้งตัวเอกสารและซอง เพื่อให้เกิดความชัดเจนและรวดเร็ว

 หลักการประทับ

                ชั้นความเร็ว ให้ประทับเหนือเลขที่หนังสือ

                ชั้นความลับ ให้ประทับกึ่งกลางเอกสาร (เหนือครุฑ) ทั้งตอนบนและตอนล่างของเอกสาร

[wallop voy 1111]

ขอบคุณนะครับ

[นันทวัฒน์]

Thank you very much, K.Whan

[กรมาศ สงวนไทร]

ขอบคุณที่บอกเล่าการพิมพ์หนังสือราชการให้เพื่อนๆฟัง คราวหน้าบอกข้อควรระวังที่พบบ่อยๆและแก้ไขอย่างไรเผื่อพวกเราจะได้เรียนรู้ด้วย

[หวาน]

สิ่งที่เจอบ่อย ๆ ในการพิมพ์หนังสือราชการคือ ไม่พิมพ์ตามรูปแบบที่ถูกต้อง 100% แต่อาจจะถูกรูปแบบแค่ 90% แล้วก็ปล่อยให้หนังสือฉบับนั้นออกไป ปฏิบัติแบบนี้ไปเรื่อย ๆ จากคนหนึ่งไปสู่อีกคนหนึ่ง กลายเป็นสิ่งเล็ก ๆ ที่ถูกมองข้าม รูปแบบที่ถูกต้อง 100% จึงค่อย ๆ หายไปจากการพิมพ์หนังสือราชการ