ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือ สาระต่างๆที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน การรวบรวมข้อมูลซึ่งจะต้องมีคุณสมบัติคือ มีความถูกต้องแม่นยำ เป็นข้อมูลที่ปัจจุบันทันต่อเหตุการณ์และความต้องการของผู้ใช้ มีความสมบูรณ์ของข้อมูล มีความชัดเจนกระทัดรัดเพื่อให้สื่อความหมายได้ง่ายอาจจะใช้เป็นรหัสย่นย่อก็ได้และสอดคล้องต่อความต้องการของหน่วยงาน หรือองค์การนั้นๆ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที แต่เราต้องนำไปผ่านการประมวลผลจึงจะนำไปใช้ได้
           สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว โดยขั้นตอนในการประมวลคือมีการรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลว่าข้อมูลนั้นจริงเท็จอย่างไร แล้วนำไปดำเนินการประมวลผลโดย ใช้วิการจัดแบ่งข้อมุล แบ่งเป็นกลุ่มๆตามประเภทและจัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและ สุดท้ายการคำนวณข้อมูล ซึ่งข้อมุลบางตัวนั้นอาจจะเป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขจึงจะต้องมีการคำนวณเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สะดวกต่อการใช้งานและเป็นข้อมุลสุดท้ายที่ได้มานั้นดีที่สุด และหลังจากการประมวลผลแล้วนั้นเราก็ต้องจัดเก็บข้อมูล โดยอาจจะใช้การจัดเก็บลงเครื่องหรือสื่อบันทึกต่างๆ เพื่อจะได้ง่ายต่อการเรียกใช้งาน อีกด้วย

          สรุปได้ว่า ข้อมูลคือข้อเท็จจริง ที่ต้องมีความถูกต้องแม่นยำ เป็นข้อมูลปัจจุบัน แต่สารสนเทศเป็นข้อมูลที่ประมวลผลแล้ว มีการรวบรวมข้อมูล ว่าข้อมูลนั้นจริงหรือเท็จอย่างไร

 

 ข้อมูลมาจาก   http://board.dserver.org/k/kitty2001/00000023.html