ข้อมูล (Data):   คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆอาจเป็นตัวเลข ข้อความ เสียง รูปภาพ การรวบรวมข้อมูลจะต้องมีคุณสมบัติคือมีความถูกต้องแม่นยำ  มีความสมบูรณ์ของข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว

 สารสนเทศ (Information) :คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้ สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆ แต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

*** ข้อแตกต่างระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ*** คือ ข้อมูลคือข้อเท็จจริงที่ยังไม่ได้กลั่นกรองหรือผ่านการประมวลผล  ส่วนสารสนเทศคือข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว สามารถนำมาช่วยในการตัดสินใจได้

 

ตัวอย่างข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล

จำนวนครูในโรงเรียน 10 คน

นักเรียนในดรงเรียน  500 คน

สารสนเทศ

อัตราครูต่อนักเรียน=500/10 =50:1