สารสนเทศและความรู้

 

นักจัดการสารสนเทศและความรู้

ความหมาย

 นักจัดการสารสนเทศ หมายถึง ผู้ที่แสวงหา วิเคราะห์ รวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ในส่วนราชการหรือสถานที่ต่างๆหรือที่กระจัดกระจายอยู่ในตัวบุคคลหรือเอกสาร มาพัฒนาให้เป็นระบบสารสนเทศที่มีคุณค่า เพื่อให้ทุกคนในองค์กรหรือบุคคลทั่วไปสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้องค์กรหรือบุคลากรมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด

 ความรู้ หมายถึง ความเข้าใจในเรื่องบางเรื่อง หรือสิ่งบางสิ่ง ซึ่งอาจจะรวมไปถึงความสามารถในการนำสิ่งนั้นไปใช้เพื่อเป้าหมายบางประการ 

สรุปนักจัดการสารสนเทศและความรู้ หมายถึงผู้ที่แสวงหาข้อมูลและวิเคราะห์รวบรวมเป็นสารสนเทศที่มีคุณค่าและสามารถนำมาใช้เพื่อให้เกิดความรู้ ความสามารถทั้งต่อองค์กรหรือตัวบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เป้าหมายงานของนักการจัดการความรู้

เพื่อให้แน่ใจว่าความรู้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ต่อองค์กรจะได้รับการ

 - ค้นพบ                                               

- คัดเลือก

- จำแนก

- วิเคราะห์

- จัดระเบียบ

- เข้าถึงได้                                            

- แบ่งปัน                                              

- ปรับแต่งและสงวนรักษา                                               

- จัดทำและสร้างความรู้ใหม่

เป้าหมายของงานที่บรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินงาน

 

มีทั้งหมด 4 ประการได้แก่

1. การสนองตอบ (Responsiveness) ซึ่งรวมทั้งการสนองตอบความต้องการของลูกค้า สนองตอบความต้องการของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น สนองตอบความต้องการของพนักงาน และสนองตอบความต้องการของสังคมส่วนรวม
2. การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน และนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการ
3. ขีดความสามารถ (Competency) ขององค์กร และของบุคลากรที่พัฒนาขึ้น ซึ่งสะท้อนสภาพการเรียนรู้ขององค์กร

  4 .ประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงสัดส่วนระหว่างผลลัพธ์ กับต้นทุนที่ลงไป การทำงานที่ประสิทธิภาพสูง หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อย แต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเอง ที่ร่วมกันสร้างเอง สำหรับใช้งานของตน คนเหล่านี้จะสร้างความรู้ขึ้นใช้เองอยู่ตลอดเวลา โดยที่การสร้างนั้นเป็นการสร้างเพียงบางส่วน เป็นการสร้างผ่านการทดลองเอาความรู้จากภายนอกมาปรับปรุงให้เหมาะต่อสภาพของตน และทดลองใช้งาน จัดการความรู้ไม่ใช่กิจกรรมที่ดำเนินการเฉพาะหรือเกี่ยวกับเรื่องความรู้ แต่เป็นกิจกรรมที่แทรก/แฝง หรือในภาษาวิชาการเรียกว่า บูรณาการอยู่กับทุกกิจกรรม 

เป้าหมายของงานที่บรรลุผลสัมฤทธิ์ในการดำเนินงาน

 

มีทั้งหมด 4 ประการได้แก่ 

1.       การสนองตอบ (Responsiveness) ซึ่งรวมทั้งการสนองตอบความต้องการของลูกค้า สนองตอบความต้องการของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น สนองตอบความต้องการของพนักงาน และสนองตอบความต้องการของสังคมส่วนรวม

2.       การมีนวัตกรรม (Innovation) ทั้งที่เป็นนวัตกรรมในการทำงาน และนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการ

3.       ขีดความสามารถ (Competency) ขององค์กร และของบุคลากรที่พัฒนาขึ้น ซึ่งสะท้อนสภาพการเรียนรู้ขององค์กร

ประสิทธิภาพ (Efficiency) ซึ่งหมายถึงสัดส่วนระหว่างผลลัพธ์ กับต้นทุนที่ลงไป การทำงานที่ประสิทธิภาพสูง หมายถึง การทำงานที่ลงทุนลงแรงน้อย แต่ได้ผลมากหรือคุณภาพสูง เป้าหมายสุดท้ายของการจัดการความรู้ คือ การที่กลุ่มคนที่ดำเนินการจัดการความรู้ร่วมกัน มีชุดความรู้ของตนเอง ที่ร่วมกันสร้างเอง สำหรับใช้งานของตน คนเหล่านี้จะสร้างความรู้ขึ้นใช้เองอยู่ตลอดเวลา โดยที่การสร้างนั้นเป็นการสร้างเพียงบางส่วน เป็นการสร้างผ่านการทดลองเอาความรู้จากภายนอกมาปรับปรุงให้เหมาะต่อสภาพของตน และทดลองใช้งาน จัดการความรู้ไม่ใช่กิจกรรมที่ดำเนินการเฉพาะหรือเกี่ยวกับเรื่องความรู้ แต่เป็นกิจกรรมที่แทรก/แฝง หรือในภาษาวิชาการเรียกว่า บูรณาการอยู่กับทุกกิจกรรม

 

กระบวนการจัดการความรู้

                ก่อนที่ผู้ที่จัดการความรู้จะดำเนินการจัดการความรู้ สิ่งสำคัญที่ผู้ที่จัดการความรู้ต้องคำนึงถึงดำลับแรกก็คือเราจะจัดการความรู้เพื่ออะไร ดังนั้นจึงต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ของการจัดการความรู้ก่อนเพื่อเป็นกรอบทิศทางในการจัดการความรู้มิให้การดำเนินการสะเปะสะปะ หลงทางเสียเวลาและเกิดความท้อถอยโดยเฉพาะกับผู้บริหารและเกิดความล้มเหลวในที่สุด วิสัยทัศน์ของการจัดการความรู้จะต้องสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินธุรกิจและสามารถเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ขององค์กรด้วย

กระบวนการจัดการความรู้หรือพัฒนาการของความรู้ที่เกิดขึ้นในองค์กร ประกอบด้วย  7 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1.  การค้นหาความรู้ (Knowledge Identification) 

          เมื่อได้วิสัยทัศน์หรือเป้าหมาย(Desired state) ที่ต้องการสำหรับการจัดการความรู้แล้วขั้นตอนแรกที่ต้องดำเนินการก็คือการค้นหาความรู้ที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว เป็นขั้นตอนในการค้นหาว่าองค์กรมีความรู้อะไรบ้างรูปแบบใด อยู่ที่ใคร และความรู้อะไรที่องค์กรจำเป็นต้องมี เพื่อให้องค์กรวางขอบเขตการจัดการความรู้และสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

 

2.  การสร้างและการแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and  Acquisition)

           เป็นขั้นตอนในการดึงความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างกระจัดกระจายมารวมไว้เพื่อจัดทำเนื้อหาให้เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ สำหรับความรู้ที่จำเป็นต้องมีแต่ยังไม่มีนั้น องค์กรอาจสร้างความรู้จากความรู้เดิมที่มีหรือนำความรู้จากภายนอกองค์กรมาใช้ก็ได้

ปัจจัยสำคัญที่ทำให้ขั้นตอนนี้ประสบความสำเร็จคือบรรยากาศและวัฒนธรรมขององค์กรที่เอื้อให้บุคคลากรกระตือรือร้นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน

 3.  การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization)

           เป็นขั้นตอนในการจัดทำสารบัญ และจัดแบ่งความรู้ประเภทต่าง ๆ เพื่อให้รวบรวม  การค้นหา  การนำไปใช้ทำได้ง่ายและรวดเร็ว  สามารถเข้าถึงแหล่งความรู้ได้โดยง่าย 

 4.  การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification  and  Refinement)

                                เป็นขึ้นตอนการปรับปรุงและประมวลผลความรู้ให้อยู่ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจและใช้ได้ง่าย  กำจัดความรู้ที่ไม่เกิดประโยชน์ตามเป้าหมายวิสัยทัศน์หรือเป็นขยะความรู้

 5. การเข้าถึงความรู้ (Knowledge  Access)

                ในการเข้าถึงความรู้ องค์กรต้องมีวิธีการในการจัดเก็บและกระจายความรู้เพื่อให้ผู้อื่นใช้ประโยชน์ได้  โดยทั่วไปการกระจายความรู้ให้ผู้ใช้มี  2 ลักษณะ คือ

                -  “Push” การป้อนความรู้ เป็นการส่งข้อมูล/ความรู้ให้ผู้รับโดยผู้รับไม่ได้ร้องขอ เช่นการส่งหนังสือเวียนแจ้ง

                -  “Pull” การให้โอกาสเลือกใช้ความรู้โดยผู้รับสามารถเลือกรับหรือใช้แต่เฉพาะ ข้อมูล/ความรู้ที่ต้องการเท่านั้น

6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge  Sharing) 

 เป็นขั้นตอนในการนำความรู้ที่ได้จัดเก็บมาเผยแพร่แบ่งปันและแลกเปลี่ยนกัน                

มี 2 ลักษณะ ดังนี้

                6.1.การแบ่งปันความรู้ประเภทความรู้ที่ชัดเจน( Explicit Knowledge) วิธีที่นิยม  เช่น  การจัดทำเป็นเอกสาร วี ดีโอ  ซีดี  จัดทำฐานความรู้โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยจะทำให้สามารถเข้าถึงความรู้ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

               6.2. การแบ่งปันความรู้ที่อยู่ในคน( Tacit Knowledge) สามารถทำได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการและวัฒนธรรมองค์กร  ส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีผสมผสานเพื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้ตามความสะดวก  เช่น

-  ระบบทีมข้ามสายงาน

-  ชุมชนนักปฏิบัติ

-  การสับเปลี่ยนงานและการยืมตัวบุคลากรกรมมาช่วยงาน

 7.  การเรียนรู้ (Learning)

วัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดในการจัดการความรู้  คือ การเรียนรู้ของบุคลากรและนำความรู้นั้นไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินแก้ไขปัญหาและปรับปรุงองค์กร

               

การเรียนรู้ของบุคลากรจะทำให้เกิดความรู้ใหม่ ๆ  ขึ้นซึ่งจะไปเพิ่มพูนองค์ความรู้ขององค์กรที่มีอยู่แล้วให้มากขึ้นเรื่อย ๆ  ความรู้นี้ก็จะถูกนำไปใช้เพื่อสร้างความรู้ใหม่อีก เป็นวงจรที่ไม่มีที่สิ้นสุด ที่เรียกว่า  “วงจรการเรียนรู้”

 

คุณสมบัติของนักจัดการความรู้

1.ต้องเป็นผู้ที่สามารถสร้างความเข้าใจและสร้างแรงจูงใจให้กับผู้ใช้ได้ พูดง่ายๆ ก็คือ ต้องเป็นนักขายที่สามารถอธิบายและขายฝันในเรื่องการจัดการความรู้ให้กับผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานได้

2. ต้องเป็นผู้ที่ออกแบบกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในหน่วยงานได้ คือทำหน้าที่เป็นนักออกแบบ หรือเป็นวิศวกร กระบวนการเรียนรู้ได้

              3. ต้องเป็นผู้ที่สามารถสร้างบรรยากาศที่ดี มีความเป็นกันเอง และมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ลื่นไหลเป็นไปตามธรรมชาติ เปรียบได้ได้กับบทบาทของสถาปนิก ที่ออกแบบบ้านได้อย่างดี มีการถ่ายเทอากาศ โล่งโปรงสบาย อยู่แล้วไม่อึดอัด

                4. ต้องมีทักษะในการตั้งคำถาม จับและสรุปประเด็นได้ พูดง่ายๆ ก็คือ ต้องมีทักษะของการเป็นนักจัดเวที หรือผู้ดำเนินรายการอยู่ในตัว

               5. ต้องรู้จักเครื่องมือช่วยพัฒนาการเรียนรู้ที่หลากหลาย สามารถเลือกใช้เครื่องมือได้เหมาะสมกับบริบท และกลุ่มเป้าหมาย เรียกได้ว่าต้องมีความสามารถในลักษณะของที่ปรึกษาหรือ Consultant ที่สามารถให้คำแนะนำ และเลือกใช้เครื่องมือได้อย่างเหมาะสม

             6. ต้องสามารถนำ IT มาประยุกต์ใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และใช้เผยแพร่ความรู้ได้อย่างเป็นระบบและทรงพลัง เรียกว่าต้องมีความเป็นนัก IT อยู่บ้างจะได้ประยุกต์ใช้ IT ได้ หรือพูดกับฝ่าย IT รู้เรื่อง

             7. ต้องสามารถวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ ทั้งในเชิงวัฒนธรรมองค์กร ทั้งก่อนและหลังการใช้การจัดการความรู้ ซึ่งหมายถึงต้องมีคุณสมบัติของการเป็น นักวิเคราะห์ อยู่ด้วย

               8. ต้องสามารถติดตาม ประเมินผลการใช้ การจัดการความรู้ได้ เป็นบทบาทในฐานะนักประเมินผล ที่จะต้องคอยติดตามประเมินการทำงานเป็นระยะๆ และสามารถนำข้อมูลย้อนกลับมาใช้ปรับการทำงานได้

              9. ต้องสามารถผลักดันให้เกิดเครือข่ายในลักษณะของ ชุมชนนักปฏิบัติ ซึ่งก็คือคุณสมบัติในลักษณะที่เป็น นักพัฒนาหรือนักสังคมนั่นเอง

                10. ต้องรู้จักใช้หลักการให้รางวัล การชมเชยยกย่อง เพื่อส่งเสริมสนับสนุนให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ต่อเนื่อง และยั่งยืน ซึ่งก็คือบทบาทในฐานะ นักHR หรือ นักพัฒนาองค์กร

 

ท่านสามารถ DOWNLOAD ไฟล์ฉบับเต็มได้ที่นี้คับ

                 DOWNLOAD 1 เอกสาร doc

                 DOWNLOAD 2 เอกสาร ppt