เรื่องเก่ามาเล่าใหม่ : การทำจดหมายเวียนหรือ Mail merge

ช่วยเก็บเป็นฐานข้อมูลและเรียกใช้ได้ง่ายขึ้น

    จริงๆแล้ว  อาจจะมีใครหลายๆ  คนที่พอดีจะรู้เรื่องเกี่ยวกับจดหมายเวียนมาบ้างแล้ว

       และสืบเนื่องจากผู้เขียนเองก็มีจดหมายจากหน่วยงานอื่นๆ  ทั้งภายในและภายนอก  บางหน่วยงานก็มีการมอบหนังสือ  วารสารต่างๆให้  ตลอด  จึงทำให้ผู้เขียนคิดว่าสาเหตุนี้  ทำให้เราต้องมีการทำหนังสือตอบขอบคุณหน่วยงานต่างๆ  และเราเองก็ต้องพิมพ์ที่อยู่ส่งถึงหน่วยงานนั้นๆ  แต่ก่อน  ใช้วิธีพิมพ์เพิ่มที่อยู่แต่ละหน้า  บางครั้งที่อยู่ก็มีซ้ำกันบ้างก็มี  บางครั้งก็หาที่อยู่เดิมไม่เจอเนื่องจากส่งไปหลายหน่วยงาน 

       จึงนึกขึ้นได้ว่า  ทำจดหมายเวียนน่าจะดี  เพราะสามารถเก็บไว้เป็นทั้งฐานข้อมูล  เวลามีหน่วยงานที่เคยส่งมาแล้วเราก็จะสามารถเรียกใช้ได้ทันที  ขั้นตอนง่ายโดยจะบอกขั้นตอนที่สามารถปฏิบัติได้เลย  และใช้ได้จริง  มีดังนี้

1.  สร้างไฟล์ที่อยู่ไว้ในโปรแกร  Excel   พิมพ์ตามปกติ ตั้งชื่อไฟล์ตามต้องการ  ในที่นี้ตั้งว่า  “จดหมายเวียน" 

2.  เปิดโปรแกรม ms-word  โดยสร้างไฟล์ซองจดหมาย  หรือไฟล์บันทึกข้อความที่เราต้องการจะส่งถึง

*ตั้งค่าให้ได้ขนาดซองที่ได้ต้องการ  หรือเอาไม่บรรทัดวัดซองที่เราต้องการทำก่อนก็ได้  เมื่อตั้งค่ากระดาษแล้วจะได้ดังรูป

 3. ไปที่  Tools>>letters  and   Mailings>>Mail  Merge

 4.  เมื่อคลิกแล้วจะปรากฏเมนูอยู่ทางขาวมือ  เลือกประเภทที่เราต้องการให้ Merge  ในที่นี่  เลือก  letters และ

Step  1  เลือก  Next:  starting  document 

Step 2  เลือก  Next:  select  recipients

Step 3  เลือก  Next: write  your  letter  แล้วให้เรา browse  หาไฟล์ excel  ที่เราได้ทำไว้  ซึ่งในที่นี่ที่ผู้เขียนทำคือ  ไฟล์  จดหมายเวียน 

 จะเห็น  sheet  ต่างๆ  แต่เราได้สร้างไว้ใน  sheet1  ให้กด  OK  จะเห็นดังรูป

 เมื่อกด  ok  แล้วจะสังเกตได้ว่า  มีรายชื่อที่เราได้พิมพ์ไป

 5.  จะสังเกตเมนูเกี่ยวกับ  mail  merge  ขึ้น  ให้เราคลิกเลือกที่ 

-  Insert  merge  fields  เลือก fields  ที่ต้องการที่จะ merge  ในที่นี่ เราต้องการ 

-  เลือกไอคอนรูปภาพ  view  merge  data  เพื่อให้แสดงข้อความที่เราจะส่งถึง  ดังภาพ

 ให้เราปรับชิดขอบซ้ายขาวตามที่เราต้องงานเพื่อความสวยงาม 

7. เมื่อเราต้องการปริ้นส์ชื่อผู้ส่งถึงคนอื่นให้เราคลิก  เมนูข้างบนแล้ว  Next record  คนต่อไปเรื่อยๆ  ตามที่เราต้องการ

8.  เมื่อปิดไฟล์แล้วจะเปิดไฟล์ ms-word ขึ้นมาใช้ใหม่  มันจะถามดังรูปไม่ต้องแปลกใจให้  คลิก  ok  ก็ได้สามารถใช้งานได้เหมือนเดิม

      ต่อไปนี้เวลาเราจะเพิ่มที่อยู่ก็มาพิมพ์ข้อมูลไปใน ไฟล์  excel  แล้วเรียกใช้ได้ทันทีแถมยังสามารถเป็นที่อยู่ไว้เป็นฐานข้อมูลได้อยู่ด้วย 

 *หมายเหตุ  เวลาจะเปิดพิมพ์ผู้ส่งถึงในโปรแกรม excel อย่าลืมปิดไฟล์  ms-word  ด้วยนะค่ะ  ไม่งั้นจะสามารถอ่านได้อย่างเดียวแก้ไขไม่ได้

      ผู้เขียนเองบอกวิธีการง่ายๆ  ไม่ซ้บซ้อน เพราะจะได้สามารถจำไปใช้ประโยชน์ได้จริง  และลดเวลาในการทำงานให้กับเราได้อีกด้วย 

             

[yenekaa]

ตามมาเก็บความรู้ค่ะ

ไมได้ใช้นานๆ ก็เกือบลืมเหมือนกัน

["สายลมที่หวังดี"]

ดีจัง เอามาบอกเรื่อยๆเพราะว่าอาจจะลืมไปบ้างไง

[oviiphone]

ว้าว ไม่เคยรู้มาก่อนเลยเนี่ย เคยเห็นทำๆ กันนึกว่าจะยาก แบบนี้ต้องลองทำบ้างแล้ว

[wirong]

มีประโยชน์มากเลย...ต้องลอง...แต่จะลืมก่อนมั้ยเนี่ย...อิอิ

[นาย สุกนกานต์ สันติสุวรรณ]

เก่งจัง อิอิ ทำได้ไงเนี๊ยะ แหม่ใครได้เป็นแฟน ท่าจะโชคดี

[หนานเกียรติ]

ขอ copy ไว้ศึกษาเพิ่มเติมนะครับ

ขอบคุณครับ

[คณะนิติศาสตร์ ม.นเรศวร]

ขอบคุณสำหรับทุกความคิดเห็น

คุณหนานเกียรติ ยินดีเป็นอย่างยิ่งค่ะ

[เดียว]

insert ให้รูปเปลี่ยนตามด้วยได้ไหมครับ

[คณะนิติศาสตร์ ม.นเรศวร]

หมายถึงเอามีรูปในตัวจดหมายเวียนใช่ไหมค่ะ  ถ้าเพิ่มรูปภาพมันจะเหมือนเป็นเทมเพลตไว้เลยน่ะค่ะไม่ว่จะคลิกเปลี่ยนหน้าของผู้ส่งถึงรูปภาพนี้ก็จะตามไปด้วย (จากความเข้าใจที่อ่านในข้อซักถามนะค่ะ)

[ฟ]

แก้ไขชื่อผู้ส่ง ใน Email merge ต้องทำไงอะครับ

[คณะนิติศาสตร์ ม.นเรศวร]

ต้องเข้าไปแก้ในไฟล์ Excel ที่เราสร้างไว้ แต่ต้องเปิดไฟล์ word ก่อน ถึงจะทำการบันทึกสิ่งที่แก้ไขใน excel ได้ค่ะ ไม่แน่ใจตอบตรงคำถามหรือเปล่านะคะ