การวางแผน

บทที่ 4 เรื่องการวางแผนโครงการ

            การวางแผนมีความสำคัญในการที่จะทำให้ทราบล่วงหน้าว่าจะทำอะไร อย่างไร ซึ่งทำให้มองเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำ ว่าจะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้คุ้มค่าและได้ประโยชน์ที่สุด ตามวัตถุประสงค์ของโครงการ

                การวางแผนนั้นมีความหมายสรุปจากผู้ที่มีความรู้หลายท่าน และประมวลออกมาได้ว่า คือกระบวนการการกำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมาย กิจกรรมต่างๆ เพื่อให้การกำหดเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ มีการกำหนดความเป็นไปได้โดยใช้ทรัพยากรต่างๆ ใน คน เวลา งบประมาณ และบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ

                สุพาดา สิริกุดตา และคณะได้กล่าวว่ากระบวนการวางแผนโครงการ ประกอบไปด้วย

                1. การริเริ่มโครงการ (Initial Project)  คือ เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายในและภายนอก ของการแข่งขัน

                2. การประสมประสานระบบ (System integration) เป็นการศึกษาระยะต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกันในโครงการ

                3. การกลั่นกรองโครงการ: แผนปฏิบัติการ (Sorting out the peoject : Action plan) เป็นการอธิบายรายละเอียดของแผนว่าจะทำอย่างไร

                4. การกำหนดโครงสร้างองค์กรและการแสดงผังความรับผิดชอบในโครงการ (Project structure)

                5. การเผชิญหน้าในการบริหาร (Interface management) เป็นการพิจารณาเกี่ยวกับการประสานงานระหว่างส่วนต่างๆ ของโครงการ การควบคุมกระบวนการและการบริหารเวลา และ บทบาทของบุคลากรของโครงการ

                ปกรณ์ ปรียากร ได้กล่าวถึงการวางแผนโครงการขององค์การภาครัฐ มีกระบวนการกำหนดแนวคิดโครงการ (Project identification and formulation ) ดังนี้

                1. แนวคิดของโครงการโดยทั่วไป

                2. การศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้น

                3. การกำหนดเงื่อนไขที่สำคัญของโครงการ ทั้งวัตถุประสงค์ เป้าหมายของโครงการ ทางเลือกในการดำเนินงาน งบประมาณ การใช้ทรัพยากร แหล่งที่มาของทรัพยากร

องค์ประกอบของการวางแผนโครงการ (Project plan elements) ประกอบด้วย การกำหนดภาพรวมของโครงการ การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ การกำหนดเนื้อหาทั่วไปของโครงการ การพิจารณาข้อตกลงการปฏิบัติงาน การกำหนดเวลาในการปฏิบัติงาน ทรัพยากรที่ใช้ในการร่วมโครงการ บุคลากรในการดำเนินโครงการ เครื่องมือหรือเทคนิคในการประเมิน โครงการ การ

พิจารณาปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการบริหารโครงการ

                เทคนิคที่ใช้ในการวางแผนโครงการ ปกรณ์ ปรียากร ได้กำหนดแนวคิดของเทคนิคในการวางแผนโครงการ ว่ามี 3 แนวคิด ดังนี้

                1. กระบวนการแก้ปัญหา (Problem solving process) นักวางแผนที่ดีต้องสามารถตอบคำถามเกี่ยวกับปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น โดยใช้กระบวนการในการแก้ปัญหา 4 ด้าน คือ ด้านความสัมพันธ์ระหว่างปัญหาและสาเหตุ ด้านความสัมพันธ์ระหว่างปัญหากับวัตถุประสงค์ด้านความสัมพันธ์ระหว่างวัตถุประสงค์กับวิธีการ และด้านความสัมพันธ์ระหว่างวิธีการกับสาเหตุ

2. กระบวนการและเนื้อหาของวิธีการ(Process and content of the method) เป็นการวางแผนในขั้นตอนที่ต้องประกอบไปด้วย What , Why , When , Where , Who , Whom , How &How mach กล่าวคือ 6W+2H

ดังนี้ Whatคือ เป็นการกำหนดวิธีการว่าจะดำเนินการอะไรตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดโครงการ Why คือเป็นการอธิบายหลักการและเหตุผล ความจำเป็นให้ชัดเจนพร้อมทั้งระบุตัวชี้วัดในด้านต่างๆ When คือเป็นการกำหนดกรอบระยะเวลาในการดำเนินการให้สอดคล้องกับเวลาเป้าหมายที่กำหนดWhereคือเป็นการพิจารณาว่าจะดำเนินการที่ไหน สภาพแวดล้อมเอื้ออำนวยมากน้อยแค่ไหนWhoคือ เป็นการคาดเดาถึงกำลังคนที่ต้องการ ผู้รับผิดชอบ การสั่งการมอบหมายอำนาจต่างๆ Whom คือเป็นมองถึงประโยชน์ที่จะเกิดขึ้น กับกลุ่มเป้าหมาย Howคือเป็นการดำเนินการ วิธีการในการทำโครงการ จะต้องอาศัยขั้นตอน กระบวนการ กฎระเบียบ ความรู้ และเทคโนโลยี How mach คือการคำนวณรายจ่าย งบประมาณ ในแต่ละด้าน ไม่ว่าจะเป็นงบในทางตรงหรือทางอ้อม ซึ่งราคานั้นจะต้องเหมาะสมตามความเป็นจริงที่ควรจะเสีย

3. การใช้ความคิดสร้างสรรค์ (Creative thinking) เป็นเรื่องของการใช้ความรู้ โดยความรู้นั้นได้มาจาก

                - ความรู้ที่ประมวลจากประสบการณ์หรือสัญชาติญาณ (intuition)

                - ความรู้ที่ได้จากการเรียนรู้ในองค์การ (learning)

                                - การเรียนรู้จากผู้อื่น (learning from others)

                                - ความรู้ในการวิเคราะห์สถานการณ์ (situation analysis)

                                - ความรู้ในการวิเคราะห์สถานการณ์ (situation amalysis)

ขั้นตอนการวางแผนโครงการ มีขั้นตอนอยู่ 8 ขั้นตอน ดังนี้

                ขั้นที่ 1 การรวบรวมข้อมูลและข้อเท็จจริงต่างๆ เพื่อให้รู้ว่าเกิดอะไรขึ้นบ้าง

ขั้นที่ 2 การวิเคราะห์ปัญหาหรือความต้องการ เพื่อที่จะพิจารณาว่าสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาหรือความต้องการนั้นมีอะไรบ้าง กี่สาเหตุ

ขั้นที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์ เป็นสภาพของผลลัพธ์ที่ต้องการจะให้เกิดขึ้นพร้อมกับการกำหนดเป้าหมาย คือผลงานที่จะดำเนินงาน เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่กำหนดโดยผลงานจะระบุทั้งปริมาณหรือคุณภาพและเวลา รวมทั้งข้อมูลอื่นๆ ที่จะเป็นประโยชน์ในการวัดความสำเร็จในการดำเนินงาน

ขั้นที่ 4 การพิจารณาวัตถุประสงค์และเป้าหมาย เป็นการปรึกษาหรือขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร ทั้งในลักษณะที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการสุดแล้วแต่กรณี

ขั้นที่ 5 การคิดค้นและแสวงหาทางเลือก โยพิจารณาว่าสาเหตึต่างๆ ได้วิเคราะห์ไว้แล้วควรจะมีวิธีการแก้ไขอย่างไร ซึ่งมักจะมีทางเลือกมากกว่าหนึ่งทางเลือก และจากนั้นในแต่ละทางเลือกทำรายละเอียดของวิธีการโดยใช้คำภามตั้งแต่ What , Why , When , Where , Who , Whom , How &How mach

ขั้นที่ 6  การวิเคราะห์เปรียบเทียบความเหมาะสมของทางเลือกต่างๆด้วยการใช้ข้อมูลจากการศึกษาความเป็นไปได้มาใช้พิจารณา

ขั้นที่ 7 นำข้อมูลจากการวิเคราะห์เปรียบเทียบความเหมาะสมของทางเลือก เสนอให้ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องพิจารณา เพื่อตัดสินใจว่าควรจะเลือกทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด

ขั้นที่ 8 นำทางเลือกที่เหมาะสมไปจัดทำข้อเสนอโครงการตามแบบแผนที่กำหนด ก็คือการจัดทำเอกสาร แผน ส่วนประกอบต่างๆ ที่แต่ละหน่วยงานอาจมีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดทำเอกสาร แผนตามที่เห็นเหมาะสม

 

//////////////////////////////////////////////////๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑๑//////////////////////////////////////////

[ชนันท์ สุวรรณรัตน์]

อู้ฮู ละเยดยิบเลย