Focus Group สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่(๒)
ความเดิมตอนที่หนึ่ง (http://gotoknow.org/blog/aing/290577) ขอเล่าต่อค่ะ
ท่านที่สิบ....... ในส่วนของสำนักหอสมุด ถ้าเราจะเอา KM การอยู่ร่วมกันอย่างพี่อย่างน้อง กิจกรรม ของสำนักหอสมุด ไปทำกิจกรรม โดยการอยู่อย่างพี่อย่างน้อง ได้หรือไม่ เพราะปัจจุบันเหมือนถูกบังคับ ไม่ฟัง ไปร่วมกิจกรรม
อาจารย์ JJ…….. ต้องมี trust เกิด team ลดการ take เกิด tacit knowledge
จะเปลี่ยนรูปแบบ ถ้าเราคิดว่าที่นี่เป็นบ้านของเรา
ท่านที่สิบเอ็ด......ที่นี่ขาดความไว้เนื้อเชื่อใจ ถ้าจะมอบหมายอะไรก็กลัวไม่สำเร็จกลัวไปก่อนก็เลยสั่งเป็นรูปแบบ
อาจารย์ JJ…….. ถ้าเราไม่ไว้เนื้อเชื่อใจ ยังไงเราก็ไม่อยู่ที่นี่ตลอดและเราก็ไม่อยู่กับงานตลอดเวลา แต่ห้องสมุดไม่เห็นชัด แต่บางที่เช่น รพ. ไม่ได้ ถ้าไม่เชื่อใจหมอ พยาบาลไม่ได้ เล่าให้ฟังเรื่องเด็กที่ รพ.ตายเยอะ พยาบาลแพทย์แก้ปัญหาไม่ได้ แต่คนงานถูพื้นบอกว่า รู้หรือไม่ว่าเด็กตายตอนหมอส่งเวรกัน จึงต้องกลับมาคุยกันใหม่ ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง
ตรงนี้จุดประกายคือ การไว้เนื้อเชื่อใจคือ พยาบาลเชื่อคนงาน ถ้าไม่มีเขาเราก็อาจคิดไม่ได้ ฉะนั้นต้องกลับมานั่งคุยกันใหม่
ท่านที่สิบสอง....... เรื่องที่เล่าคือ ไม่มีใครกล้าบอกว่าเราไม่กล้าเสนอแนะอะไร เพราะสิ่งที่เราเสนอแนะไป ก็ไม่ได้รับการยอมรับ
อาจารย์ JJ…….. มีเคล็ด อ.วิจารณ์แนะนำไว้ว่า ตราบใดที่เรายังไม่อยู่ตรงนั้นเราก็ทำไป เราก็ทำงานคุยกันแชร์กันในงานของเจ้าของ อะไรที่รับผิดชอบก็ทำไป แต่ถ้าวันหนึ่งเรามีโอกาสเราก็ค่อยว่ากันอีกที วิธีแก้ไข คือ เราทำงานเจ้าของ เคารพกัน คุยกัน แชร์กันในงานของเจ้าของ อะไรที่รับผิดชอบก็คุยกัน ตราบเมื่อวันหนึ่งเราไปทำหน้าที่ก็ค่อยว่ากัน
ต้องมีเวที ให้เขามาคุยกัน ต้องเป็นของจริง มานั่งคุยกัน ไม่ใช่เวทีที่เป็น format
ท่านที่สิบสาม.......ตอนนี้มีเวที ที่จะให้ใช้เป็นเวที ให้คุณวัชราเล่าเรื่องประสบความสำเร็จ แล้วกลายเป็นความล้มเหลว พอจะเอาขึ้นนำเสนอก็ถูกผู้ใหญ่ไม่ให้นำเสนอ
คุณวัชรา........เรื่องการทำเทียนพรรษา เราหล่อเทียน มาทุกปี ปีแรกสำเร็จ ปีที่สองเทียนอ่อน เพราะไม่รู้ว่าต้องเพิ่มอะไรไปให้เทียนแข็งได้รูป พอมาปีที่สาม ทำสำเร็จ เอาไปสมโพชที่วัด มีเจ้าหน้าที่ ไม่ระวังทำเทียนหัก แล้วในวันที่จะเสนอผลงานของทีม ก็คิดว่าจะเสนอเรื่องการหล่อเทียนพรรษาให้ผู้บริหารทราบ แต่ถูกระงับไม่ให้นำเสนอ
อาจารย์ JJ…….. ตรงนี้เราไปมองเป้าอื่น เราไม่ได้มองว่าความสำเร็จจาก การหล่อเทียนคือ เติมเทียน เติมพาราฟิน แต่ไปมองที่เทียนหัก ตรงนี้มองได้ว่า เรามีความสำเร็จ มีความสุขว่าเราได้พัฒนางานของเรา CQI คือ ตั้งเป้า เฝ้าดู ปรับเปลี่ยน เรียนรู้และพัฒนา
ตรงนี้เรารู้ว่าเราแก้ปัญหาเทียนรูปร่างสาย อยู่ได้ ไปทำให้เขาเห็น ทำให้เห็น แต่หักเป็นคนละกรณี ฉะนั้นต้องเข้าใจ concept ให้ทุกคนมีส่วนร่วม ได้แชร์ ความคิด แต่ถ้าไม่เข้าใจจะอึดอัดใจ เคล็ดวิชานิดเดียวคือ เติมพาราฟิน แต่เราไปมองเป้าใหญ่ ไม่ได้ตอบโจทย์ความเป็นคนว่าเราได้พัฒนา(พัฒนาการทำเทียนได้ แสดงให้ดูได้) เพราะบางทีเราควบคุมไม่ได้ เช่น ควบคุมหัวหน้าเป็นต้น
คุณวสุ....... เพิ่มเติมว่า จากประสบการณ์ ที่พยายามบอกและได้ตั้งเป้ากับตัวเองว่า ทำแล้วมีความสุขกับคนของผมสี่ห้าคนนี้ ผมจะไม่คาดหวังว่า ผู้บริหาร จะไม่คาดหวังว่า บอกกับลูกน้องว่า... ถ้าใครทำตามที่เราได้ตั้งใจ กฎไว้ตามนโยบายที่ตั้งไว้ ถ้าวันหนึ่งได้มีโอกาสปูนบำเหน็จความชอบผมจะรับผิดชอบกับกรณีทั้งหมด ลูกน้องทุกคน ถ้าเราตั้งเป้าของเราถ้า มองเห็นมากที่สุดคือ ความเคารพ พอเด็กใหม่เข้ามา มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน การเคารพเบื้องต้นคือให้คนอื่นพูดก่อน การเคารพคือ ถ้าเราให้เขาได้เรียนรู้การต่อยอดจากคนอายุมาก แค่นี้การทำงานก็จะง่ายขึ้น แต่ไม่หวังว่าข้างบนจะว่ายังไง แต่บางครั้งก็ต้องเข้าในระบบของเขา ผมก็จะทำตามที่เบื้องบนต้องการ เช่น ถ้าต้องการแบบฟอร์ม ผมก็จะสร้างให้ สิ่งที่อยากจะมองคือ ไม่สนใจข้างบน สร้างแต่ละจุด แล้วค่อยขยายไปเอง ใช้นโยบายป่าล้อมเมือง ทำดีไปเรื่อยๆ ทำงานเป็นเป็นธรรมชาติ วันหนึ่งก็จะได้ออกมาเอง ความปิติจะอยู่กับเรา เก็บมาเล่าเราก็มีความสุขแล้ว สิ่งที่มีปัญหาเราควบคุมไม่ได้ หัวหน้าเราควบคุมไม่ได้
ท่านที่สิบสี่.......COP ของสำนักงานเลขาฯ เราหาเรื่องมานำเสนอไม่ได้สักอย่าง ปีหนึ่งเราแยกกันไปทำงานคนละอย่าง คนที่เป็นประธานว่า มันไม่ใช่ เบื้องบนบังคับว่าคุณต้องมีผลงานเป็นรูปเป็นร่าง พอจะให้นำเสนอจริงๆ ไม่รู้จะทำยังไงเพราะมีอยู่หลายเรื่อง
อาจารย์ JJ…….. เล่าให้ฟังว่าที่เราทำเป็นกระบวนการที่กระจัดกระจายไม่ชัดเจน เราต้องสร้างขึ้นมา จริงๆ เรามีงานเยอะ แต่ว่าเราเลือกมาสักเรื่องหนึ่งพอละ เช่นเรื่องเดียวเรื่องการพัฒนาคุณภาพของการให้บริการ พอละ หรือ เรื่องสมรรถนะองค์กร ว่าทำไงให้คนทำงานเป็นทีม ทำงานมีส่วนร่วม พอละ ไม่งั้นเราไปไม่ได้ เพราะว่าพันธกิจมีหลายอย่าง
เคล็ดคือ ให้รู้ว่ามีการพัฒนาดีขึ้น มีความสุข ไม่มีอะไรผิดหรืออะไรถูก
ท่านที่สิบห้า......ต่อไป เราจะทำเป้าหมายชัดเจน จะเริ่มตั้งแต่ปีใหม่ เปลี่ยนประธาน cop ใหม่ก็จะเริ่มใหม่
มีการสร้างเวทีหรือไม่ ต้องเอาคนทุกคนมาคุยกัน เวทีคือตรงที่เขาทำงานจริง ชีวิตจริง ห้องสมุดมีเวลาที่คุณวัชรา คุณสุมาลีทำ
เล่าให้ฟังว่า เวทีที่คุณวัชราทำ ตัวอย่าง การหล่อเทียนของสำนักหอสมุด ปีแรกทำได้ประสบความสำเร็จ ปีที่สอง เทียนที่หล่อ ไว้สักพักมันอ่อน เราไม่ได้ซื้อพาราฟินมาผสม หล่อมาเรียบร้อยแล้ว ตั้งไว้หน้าหอสมุด แล้วนำเทียนไปสมโพชที่วัดฝายหิน ระหว่างนำเทียนกลับ เข้าหน้าที่ที่ไปรับเทียน เทียนล้ม หัก
อาจารย์ JJ……. เราไปมองเป้าใหญ่ แต่ปัญหาเล็กๆ บางครั้งไม่มีใครบอก เราต้องเรียนรู้เอง การนำไปสู่องค์กรเรียนรู้ เราทำเสร็จเราภูมิใจ เราได้พัฒนาจากเดิมทำดี แล้วก็ขึ้นมาดี CQI ตั้งเป้า เฝ้าดู เรียนรู้
มล.กัตติกา......ผลทางตรงทางอ้อม อยากให้ คุณวิวัชชัย เป็นหัวหน้ากลุ่มรวมพลังสร้างสามัคคี ในกลุ่ม เจ้าหน้าที่ นักการภารโรงเล่าให้ฟังเกี่ยวกับเรื่องนี้
คุณวิวัชชัย.......บอกว่าทุกปีในกลุ่มมีคนเกษียณราชการ นักการฯ ต้องลงไปดูแลในส่วนของคนที่ออกไป ปีนี้เรามีการ พี่สอนน้อง ให้เรียนรู้การทำงาน เผื่อหัวหน้าจะใช้ให้เราไปดูแล ให้ไปคุยคุณประสิทธิ ได้รับความร่วมมือทำตารางเรียนไปสอนว่าแต่ละวัน ตอนนี้เรียนรู้เกือบหมด ทุกคนแล้ว เมื่อถึงวันหน้า เราก็จะได้รู้งาน ตอนนี้ลงไปเรียนรู้เกือบหมดทุกส่วนแล้ว ได้ผลดีคือให้รู้ว่าวันหน้าที่เขาออกไป ให้เราลงไปดูแลแทน เราก็จะรู้งานได้ปฏิบัติได้อย่างดี
อาจารย์ JJ…….. เล่าให้ฟัง ตอนเอา 5 ส มาใช้ ที่ รพ. เรื่องคนงานตัดหญ้า ตัดทีไรหินกระจกแตก คนงานจ่ายเงิน แก้ปัญหาของคนงาน คือ 1)ก่อนตัดหญ้า เก็บหิน 2) ทำสังกะสีกั้นด้านหลังใบมีดที่เครื่องตัดหญ้า หินไม่ให้กระเด็น 3) ทุกครั้งที่ตัดจะล้างใบมีด และ 4) เอาเครื่องตัดหญ้าไปเก็บในที่ควรเก็บ(นี่การถอดบทเรียนของคนงานตัดหญ้า ว่าได้แสดงความสามารถแก้ปัญหา ณ จุดๆ หนึ่งได้ ทำให้เกิดความภูมิใจ)
มล.กัตติกา......ให้ช่วยกันถอดบทเรียน เก็บเอาไว้ เป็นความภาคภูมิใจ
อาจารย์ JJ…….. ต้องสามารถถอดบทเรียนให้ได้ว่า ผลทางตรงคือแก้ปัญหายังไง.... ผลทางอ้อมคือภูมิใจ.... เป็นตัวอย่าง ว่าเอาไปใช้กับคนงานได้หรือไม่ ขอให้ถอดบทเรียนเก็บไว้
อาจารย์ JJ…….. เรื่องความต่อเนื่องของการนำ KM แนะนำว่า ต้องมีคุณเอื้อ คุณอำนวย คุณประสาน คุณไอที จึงจะเกิด KM เพราะทำไปแล้วมันล่องลอย ทำไปแล้วมีกระบวนการคิด คิดไปแล้วทำง่ายๆ ไม่มีคุณอำนวยมานั่งอำนวยความสะดวก ต้องมีคุณลิขิตมาต่อยอด พัฒนากัน เราตอบประเด็นหรือไม่ เราต่อยอดหรือไม่ เราพัฒนาหรือไม่
และตอบโจทย์แนวคิดว่า เราทุกคนทำแล้วมีความสุข
คุณวสุ..... มองว่า เราทำตัวสนิทกับลูกน้อง บางเรื่องเราแก้ด้วยตัวเองไม่ได้ ให้อีกงานหนึ่งทำ เขาก็จะเจอบางเรื่องไม่ได้ แต่บางเรื่องเราแก้ได้ เราจะมีความสุข พอเราขึ้นไปถึงระดับฝ่าย(ระดับหัวหน้างาน) มานั่งคุยกัน งานผมมีปัญหา เกิดการส่งคนมาช่วยงานกัน
อาจารย์ JJ…….. จากตรงนี้ จะเกิดอีกคำ เขาใช้คำว่า ทีมคร่อมสายงานหรือ ทีมข้ามสายงาน เราก็เอาปัญหา อุปสรรค ความสำเร็จมานั่งคุยกัน หน่วย ก ทำได้ ข ทำไม่ได้ เอามานั่งคุยกัน พอทำในหน่วยงานของ เล่าความสำเร็จ เราก็จะปิ้งแวป ว่าทำไม
มล.กัตติกา.....ความสำเร็จ เอาความสำเร็จมาเล่าให้กันฟัง
อาจารย์ JJ…….ใช้วิธี cross function team ทีมคร่อมสายงาน
มล.กัตติกา.....ตอนนี้สำนักหอสมุด กำลังทำคือ หน้าบ้านหน้ามอง กำลังเริ่มทำ ยังมองไม่เห็น output
หมายถึง เราฟังปัญหาจากคนที่อยู่ข้างหน้า ที่มองเห็นปัญหา รู้ว่าว่าต้องแก้ มีปัญหาอะไร เสนอแนะ แล้วเราก็จะเสริมไป เราจะเป็นฝ่ายสนับสนุน แต่เรารอให้เขาเสนอมาก่อน เช่น ต้องการโปสเตอร์ เราก็จะเป็นฝ่ายสนับสนุน เรารอให้เขาเสนอ ให้เขาคิดแก้ปัญหาของเขามา แล้วเราก็จะส่งทีมไปเสริม
อาจารย์ JJ…….. ที่ห้องสมุดโอตาโก มีแบ่งเป็น โซนเสียงดัง มาก ดังปานกลาง ดังน้อย บางโซนมองวิวได้ เด็กไม่เหมือนกัน บางคนชอบกิน บางคนไม่ชอบ เป็นวิธีของทีมบรรณารักษ์ที่โอตาโก
ปัญหาอุปสรรค์ ความอึดอัดใจ และข้อเสนอแนะเพื่อการพัฒนา
อาจารย์ JJ…….. ถ้าไม่เข้าใจ ก็จะเกิดปัญหาอึดอัด ควบคุมไม่ได้ บางทีเราไปทำเป้าใหญ่ แต่ไม่ตอบโจทย์ความเป็นคน ว่าเราไม่ได้พัฒนางาน เราก็มีความสุขแล้ว แค่นี้พอ
คุณวสุ......เสริม ตั้งเป้าว่า ผู้บริหารว่าก็ช่าง แต่ผมทำแล้วมีความสุข ก็ทำ
ถ้าใครทำตามที่เราตั้งเป้าหมายไว้ หากเมื่อสำเร็จ เราจะมีความสุขในสิ่งที่เราทำ แต่สิ่งที่มองเห็นอย่างมากคือความเคารพกัน พอมีเด็กใหม่เข้ามา คือการให้คนอื่นพูดก่อน หรือการเรียนรู้จากการต่อยอดคนที่มีอายุมากๆ แค่นนี้การทำงานจะดีขึ้น ไม่หวังจะให้ข้างบนเป็นยังไง แต่ถ้าข้างบนต้องการเราก็จะทำให้แต่ในระหว่างทีมเราจะทำกันตามที่เห็นว่าดี
อาจารย์ JJ…….. เรียกว่าใช้วิธี ป่าล้อมเมือง
ท่านที่สิบหก......กลุ่ม Cop ของสำนักงานเลขาฯ
เขาจะให้นำเสนอผลงานวันที่ 5 สิงหาคม 52 ปรากฏว่าไม่มีอะไรเป็นชิ้นเป็นอัน พอจะพูดคนที่เป็นประธานว่าไม่ใช่ ไม่ได้เกิดจากทุกคนทำ แต่ละคนก็บอกว่า แต่ละคนต้องมีผลงานที่ไปแตกย่อยให้กันฟัง พอนำเสนอจริงๆ
ก็ให้ไปนำเสนอว่า เราทำจริงๆ เยอะ แต่กระจัดกระจาย แล้วต่อไปก็
ปีต่อไป เราจะเอาเรื่องแนวไหน เช่นปรัชญาเศรษฐกิจพอเพียง ว่าจะเอาเรื่องไหน
อาจารย์ JJ…….. เคล็ดคือ ทำไปเรื่อยๆ ทำแล้วรู้สึกมีความสุข แล้วงานมันดีขึ้น เป็นตัวที่ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม ถ้าหวังรางวัลจะทำให้เกิดความโลภ
ของที่เคยให้แล้วไม่ให้เป็นเรื่อง
อาจารย์ JJ…….. สรุป
เรื่องผู้นำเป็นส่วนสำคัญ แต่วัฒนธรรมองค์กรก็เป็นส่วนที่สร้าง เราต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กู เช่น การคุยให้กำลังใจซึ่งกันและกันก็สำคัญ
ท่านที่สิบเจ็ด......งาน KM DAY ให้เล่าผลงานแห่งความสำเร็จ บางทีเราไม่แน่ใจว่างานเล็กๆ ที่เราทำแล้วมารวมกัน เอามาเล่าให้ฟังได้ อิฐก้อนเล็กๆ ก็ทำให้เกิด ภูเขาได้
อาจารย์ JJ…….. เล่าเรื่องลุงโง่ ให้ฟังว่า ลุงขุดภูเขาขุดไปเรื่อยๆ จนวันหนึ่งมีคนมาถามว่าขุดไปทำไม .....เรื่องนี้ เป็นความตั้งใจที่จะไปถึงเป้าหมาย เป็นนิทานสอนคนให้มีความพยายาม (ทำไปเรื่อยๆ เดี๋ยวก็มีคนมาขุดต่อจนถึงเป้าหมายเอง)
จากที่ท่านอาจารย์ JJ เล่าให้ทุกคนฟังว่า การทำ Focus Group จะมีคนหนึ่งเป็นวิทยากร อีกคนเป็น note taker แต่เนื่องจากครั้งนี้เป็นการทำ Focus Group ครั้งแรกของชาดา และไม่ได้เตรียมตัวให้พร้อม ทำให้ติดขัดหลายอย่าง อย่างแรกคือ ไม่รู้จักผู้ที่เข้าร่วม focus group ครบทุกคน ต้องรู้ว่าใครชื่ออะไร พูดอะไรบ้าง แต่ครั้งนี้จึงมีคนรู้จักแค่สามคน นอกนั้นขออนุญาตพิมพ์ว่า...ท่านแรก ท่านที่สอง และท่านที่สาม.... ทำให้ได้เรียนรู้ว่าครั้งต่อไป ต้องสอบถามไปยังหน่วยงานก่อนว่าใครบ้างที่เข้า และต้องไปศึกษาหน้าตาว่าคนไหนชื่ออะไร แล้วระบุรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมให้ครบทุกคนด้วย หรือ อาจเขียนแผนภาพคร่าวๆ วาดรูปโต๊ะ และคนที่นั่งให้ครบทุกจุด ใส่หมายเลขไว้ที่คนในรูปก่อน แล้วค่อยมาถามชื่อแล้วใส่ชื่อในกระดาษอีกที(แต่ก็ไม่ได้ทำค่ะ....ให้สัญญากับตัวเองว่าต่อไปจะเตรียมตัวให้พร้อมค่ะ)
ความเห็น (6)
ขอบคุณคุณน้องครับ พอจะนึกออกว่าได้พูดอะไรไปบ้าง
สรุปว่า ทุกวันนี้ทำหลายอย่าง อาจจะสำเร็จบ้าง ไม่สำเร็จบ้างเป็นของธรรมดา ที่สำคัญคือว่าทำแล้วมีความสุขเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ดีกว่าไม่ได้ทำอะไรเลย
ฮิฮิ มาดูมือใหม่หัดขับค่ะ (นั่งนับนิ้วอยู่ ไหงมีตั้งสิบเจ็ดท่าน) วันนี้น้องสาวขยันจังเลย ต้องเอากะปุกมาปรับพิมพ์ผิดให้สองใบแล้วมั้ง ฮิฮิ ได้ทบทวนความจำที่เบลอๆ ไปได้เยอะเลย
ขอบคุณค่ะพี่ไข่
มาให้กำลังใจน้องๆ
ดีจ้าน้าต๋อย
น้องไม่เคยทำ FG มาก่อน ไม่รู้ว่าเขาทำกันยังไง
อ.JJ บอกว่าน้องควรจะทำค่ะ แล้วก็ให้ติดต่อน้าต๋อย กะน้าอึ่ง น้องก็ทำตามที่อาจารย์แนะนำว่าให้ทำกับหน่วยงานที่เราเคยไปทำกิจกรรมให้ก็เห็นมีสองหน่วยงานนี่แหละค่ะ
แต่น้องก็ทำไปทั้งๆ ที่ก็ไม่รู้หรอกจ้าว่ามันทำยังไงกันเนี่ยไอ้ focus group เนี่ย...555+++
เดี๋ยวสอบเสร็จน้องคงจะต้องหาโอกาสไปหาความรู้เพิ่มเติมอีกเยอะเลยค่ะ
เรียน ท่านชาดา การทำ Focus Group ช่วยให้เราได้เรียนรู้ เพื่อนำไปทำ R2R ต่อไปได้ท่าน
เรียนท่าน อ.จิตเจริญ
เรียนรู้เพื่อพัฒนา ทำ R2R ร่วมกันต่อไป
ขอบพระคุณค่ะ