การวางแผนระบบบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ในการวางแผนระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ จะประกอบด้วย 3 ส่วนหลักๆ ได้แก่ กระบวนการจัดทำและดูแลระบบ กระบวนการสร้างการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจให้เป็นวัฒนธรรมขององค์กร และกระบวนการในส่วนของการควบคุมเอกสาร และบันทึก
1. การจัดทำ และดูแลระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ
องค์กรจะต้องจัดทำข้อกำหนดสำหรับความต่อเนื่องทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ และแผนงานความต่อเนื่องทางธุรกิจ และขอบเขตของความต่อเนื่องทางธุรกิจ ทั้งในรูปของผลิตภัณฑ์ และบริการ
นโยบาย BCM
ผู้บริหารระดับสูงขององค์กรจะต้องมีการกำหนด และดูแลให้มีการดำเนินการตามนโยบายการบริหารงานความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business continuity policy) โดยนโยบายจะต้องครอบคลุมถึง วัตถุประสงค์ของความต่อเนื่องทางธุรกิจภายในองค์กร และขอบเขตของความต่อเนื่องทางธุรกิจ
ทั้งนี้ นโยบายจะต้องได้รับการอนุมัติโดยผู้บริหารระดับสูง รวมถึงได้รับการสื่อสารไปยังทุกคนในองค์กรให้เข้าใจถึงความหมาย และการมีส่วนร่วมในนโยบายที่กำหนดขึ้น นอกจากนั้น นโยบายการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ จะต้องได้รับการทบทวนถึงความเหมาะสมอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกิดขึ้นกับองค์กร
การจัดสรรทรัพยากร
องค์กรจะต้องกำหนด และจัดให้มีทรัพยากรที่จำเป็น สำหรับการจัดทำ นำไปปฏิบัติ ดำเนินการ และดูแลรักษาระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ รวมถึงจะต้องมีการกำหนดบทบาท หน้าที่ความรับผิดชอบ ความสามารถ และอำนาจหน้าที่ของบุคลากรต่างๆ ไว้อย่างชัดเจนด้วย
นอกจากนั้น ผู้บริหารระดับสูง จะต้อง
· กำหนดผู้แทนฝ่ายบริหารที่มีความอาวุโส และอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสม ดูแลรับผิดชอบในนโยบายการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ และการนำไปปฏิบัติ
· กำหนดบุคลากร ซึ่งมีความรับผิดชอบในการดำเนินการ และการดูแลรักษาระบบ โดยไม่ถูกจำกัดด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบอื่นๆ
· กำหนดระดับของความเสี่ยงที่ยอมรับได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับขอบเขตของความต่อเนื่องทางธุรกิจ รวมถึงมีการจัดทำไว้เป็นเอกสารอย่างชัดเจน
· ดำเนินการทบทวนระบบอย่างต่อเนื่อง
· สื่อสารไปยังผู้มีส่วนได้เสียกับองค์กร
· สื่อสารภายในองค์กร ถึงความสำคัญของการตอบสนองต่อวัตถุประสงค์ของการบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ ความสอดคล้องกับนโยบายความต่อเนื่องทางธุรกิจ และการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง
การฝึกอบรม การรับรู้ และความสามารถ
ในข้อกำหนดยังระบุให้องค์กรจะต้องดูแล ให้บุคลากรที่ได้รับการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบ ตามที่กำหนด มีความสามารถในการดำเนินการตามภารกิจที่ได้กำหนดไว้ โดยการ
· กำหนดถึงความสามารถที่จำเป็นสำหรับแต่ละบุคคล ในการปฏิบัติงานที่มีผลกระทบต่อระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ
· ดำเนินการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมสำหรับพนักงานที่ได้รับมอบหมาย
· จัดให้มีการฝึกอบรม
· ประเมินถึงความมีประสิทธิผลของการฝึกอบรมที่จัดขึ้น และ
· ดูแลรักษาบันทึกของการศึกษา การฝึกอบรม ทักษะ ประสบการณ์ และคุณสมบัติที่เหมาะสม
2. การสร้างระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจให้เป็นวัฒนธรรมขององค์กร
องค์กรจะต้องพัฒนาระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ ให้เป็นส่วนหนึ่งของคุณค่าหลักขององค์กร และสามารถดำเนินการบริหารได้อย่างมีประสิทธิผล โดยต้อง
· ดูแลให้มั่นใจได้ว่าบุคลากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รับรู้ถึงความเกี่ยวข้อง และความสำคัญของกิจกรรมในการดำเนินการรักษาความต่อเนื่องทางธุรกิจ และแนวทางในการมีส่วนร่วมต่อความสำเร็จของวัตถุประสงค์การบริหาร
· การสร้าง ปรับปรุง และดูแลรักษา แนวทางในการศึกษา และโปรแกรมสารสนเทศสำหรับการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจสำหรับพนักงานทั้งหมด รวมถึงทำการประเมินความมีประสิทธิผลของการสร้างการรับรู้ที่เกิดขึ้นด้วย
· จัดให้มีการฝึกอบรมทางด้านการบริหารความต่อเนื่องธูรกิจให้กับพนักงาน ทั้งที่เกี่ยวข้องกับและไม่เกี่ยวข้องกับการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ สำหรับทักษะที่จำเป็นในการดำเนินการตอบสนอง และการฟื้นฟูธุรกิจ รวมถึงจะต้องมีการประเมินความมีประสิทธิผลของการจัดฝึกอบรมด้วย
3. ระบบเอกสาร และบันทึกของ BCMS
เอกสารที่จำเป็นสำหรับการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ จะต้องได้รับการปกป้องดูแลและควบคุม โดยจะต้องมีการจัดทำเอกสารวิธีการปฏิบัติงานสำหรับการควบคุมเอกสาร เพื่อให้มั่นใจได้ถึงการอนุมัติ การดูแลรักษาความลับ ความสมบูรณ์ ความพร้อมใช้ และการหมุนเวียนของเอกสารทั้งหมด
ระบบเอกสารสำหรับการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ จะประกอบด้วย
· นโยบายความต่อเนื่องทางธุรกิจ
· ขอบเขตของระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจ วิธีปฏิบัติงานและการควบคุม
· รายงานการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ
· รายงานการประเมินความเสี่ยง
· รายละเอียดของกลยุทธ์การบริหารความต่อเนื่อง
· วิธีการปฏิบัติงาน เพื่อสร้างความมั่นใจในความมีประสิทธิผลของการวางแผน การปฏิบัติงาน และการควบคุมของกระบวนการบริหารความต่อเนื่องธุรกิจขององค์กร
· แผนการบริหารเหตุการณ์ (Incident) และความต่อเนื่องทางธุรกิจ
· สัญญา และรายละเอียด สำหรับหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงทรัพยากรที่จำเป็นในการสนับสนุนต่อกลยุทธ์ของการตอบสนอง
· วิธีปฏิบัติงานในการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
· ทะเบียนความเสี่ยง
· ตารางเวลาในการทดสอบ และการขึ้นทะเบียนผลการทดสอบ
· บันทึกเหตุการณ์ (Incident) ต่างๆ ที่เกิดขึ้น
· โปรแกรมการฝึกอบรม
· โครงสร้างการตอบสนอง
· เอกสารอื่นๆ ที่จัดทำขึ้นเพื่อสนับสนุนต่อการดำเนินการตามมาตรฐาน
นอกจากนั้น บันทึกต่างๆ ที่เกิดขึ้น จะต้องได้รับการจัดทำ ดูแลรักษา และควบคุม เพื่อแสดงถึงหลักฐานของการดำเนินการระบบบริหารความต่อเนื่องธุรกิจอย่างมีประสิทธิผล รวมถึงจะต้องมีการกำหนดแนวทางในการควบคุมที่จำเป็นสำหรับการชี้บ่ง การจัดเก็บ การดูแลรักษา การนำมาใช้งาน ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก โดยแนวทางในการควบคุมนี้ จะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารวิธีการปฏิบัติงานไว้อย่างชัดเจนด้วย
