รูปแบบการจัดเก็บข้อมูลในยุคไอที

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทในการทำงานของหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน โดยมีการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และเก็บอยู่ในสื่ออิเล็กทรอนิกส์  หน่วยงานของผู้เขียนก็เช่นเดียวกัน มีการเก็บข้อมูลในรูปแบบดังกล่าวหลายรายการ และยังต้องให้บริการ

ข้อมูลแก่หน่วยงานและผู้ร้องขอ

การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การเก็บรักษาข้อมูลเพื่อการบริหาร โดยการเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะทำด้วยมือ ซึ่งเป็นแฟ้ม เอกสารหรือ ด้วยคอมพิวเตอร์ ในรูปของแฟ้มข้อมูล พอจะแบ่งเป็น 7 ประเภท ดังนี้

1.แฟ้มข้อมูลหลัก เป็นที่เก็บข้อมูลที่บรรจุข้อมูลหลักซึ่งอาจจะแยกออกเป็นแต่ละงาน

2.แฟ้มข้อมูลย่อย เป็นแฟ้มที่รวบรวมขึ้นมาใหม่ล่าสุดสำหรับการปรับข้อมูลหลักให้เป็นปัจจุบัน

3.แฟ้มดัชนี เป็นแฟ้มเก็บดัชนีคล้ายๆกับบัตรรายการ

4.แฟ้มตารางอ้างอิง เป็นการรวบรวมข้อมูลที่ใช้อ้างอิง สำหรับตรวจสอบความถูกต้องเกี่ยวกับมาตรฐาน

5.แฟ้มข้อมูลสรุป เป็นแฟ้มของการรวบรวมข้อมูลโดยสรุปเพื่อนำเสนอรายงานต่อไป

6.แฟ้มข้อมูลเก่า เป็นแฟ้มที่ใช้สำหรับการเปรียบเทียบ

7.แฟ้มข้อมูลสำรอง ในการจัดเก็บข้อมูลโดยสรุปข้อมูลความปลอดภัย ป้องกันความสูญหายของข้อมูลในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลสารสนเทศ ได้แก่ การจำแนก การจัดเรียง หรือการจัดเก็บตาม

ข้อมูลข่าวสารแก่หน่วยงานที่ร้องขออยู่เสมอ

ปัญหาที่ผู้เขียนพบเห็นเสมอในหน่วยงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลคือ ความไม่เข้าใจถึงโปรแกรมที่ใช้ในการจัดเก็บ  ความหมายของข้อมูลที่เก็บ  จึงทำให้ข้อมูลที่ได้รับไม่ถูกต้องตรงกับความเป็นจริง มีการผิดพลาดอยู่เสมอ  จึงมีแนวทางในการแก้ปัญหาในเบื้องต้น โดยการเขียนขั้นตอนการใช้งานของแต่ละโปรแกรมในรูปแบบง่าย ๆ ในการปฏิบัติ และอธิบายความหมายของข้อมูลที่ต้องการ ตลอดจนจัดให้มีการประชุมเชิงปฏิบัติการในการจัดเก็บข้อมูลนั้น ผลที่ได้ทั้งผู้ปฏิบัติและผู้บริหาร

เกิดความพึงพอใจ ที่สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ตามระยะเวลาที่ทางหน่วยงานที่เหนือกว่ากำหนด พร้อมทั้งมีข้อมูลสารสนเทศจัดเก็บเป็นเอกสารในรูปแฟ้มงานเพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องตรวจสอบได้.