QA : KM ไร้รูปแบบ

     เมื่อเดือนเมษายนที่ผ่านมาผมนัดเจ้าหน้าที่ในสำนักงานเลขานุการ คณะสหเวชศาสตร์ประชุม ประจำเดือน การประชุมสำนักงานประจำเดือนจะประชุมหลังวันประชุมคณะกรรมการประจำคณะ  เดือนเมษายน ที่ผ่านมาคณะกรรมการประจำคณะ ประชุมวันศุกร์ที่ 21 เมษายน ผมจึงนัดประชุมในวันจันทร์ที่ 24 เมษายน เวลาเที่ยงตรง ก่อนประชุมครึ่งชั่วโมงอนุญาตให้ทุกคนไปทานข้าวกลางวันก่อนได้ เพราะสายสนับสนุนการเรียกประชุมแบบพบปะกันหมด หาเวลาพร้อมกันไม่ได้

      เทศกาล QA ใกล้เข้ามาแล้วครับ สำหรับการประเมินการประกันคุณภาพของหน่วยงานย่อยในระดับคณะ ประชุมสำนักงานรอบนี้ผมจึงนำเรื่องเสนอเพื่อพิจารณาเป็นเรื่องของการประกันคุณภาพ จากการไปทำกิจกรรมการจัดการความรู้ที่จ.เพชรบุรี ทำให้ผมทราบว่า สิ่งที่ต้องเร่งทำ คือ การสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ QA เพราะมีหลายคนยังไม่ค่อยมีความรู้เรื่อง QA มีทั้งบุคลากรใหม่และเก่า ท่านคณบดี (รศ.มาลินี) ช่วยเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับ QA ใน Blog เป็นการสื่อสารอีกช่องทางหนึ่งให้หลายคนได้เรียนรู้ ผมได้แจกแบบประเมินแบบง่าย ๆ ให้ทุกคนลองประเมินความรู้เกี่ยวกับ QA หลายคนประเมินความรู้เกี่ยวกับ QA อยู่ในระดับปานกลาง ในแบบประเมินได้มีคำถามเกี่ยวกับ QA ด้วย ว่าอยากเรียนรู้เกี่ยวกับอะไรบ้าง  คำตอบที่ได้คือ

• การจัดเก็บเอกสาร
• อธิบายตั้งแต่เริ่มแรกว่า QA คืออะไร และงานที่ทำอยู่เกี่ยวข้องอย่างไร
• รายละเอียดเกี่ยวกับดัชนี+ตัวชี้วัดแต่ละองค์ประกอบ
• เรื่องการจัดเก็บเอกสาร และแนวทางในการทำประกันคุณภาพ
• จุดเริ่มต้นของการทำประกันคุณภาพ
•  คณะมีการดำเนินการไปถึงไหนแล้ว
• การแก้ไขจุดอ่อนของการประเมินที่ผ่านมา
• รูปแบบของการประกันคุณภาพ ขั้นตอนที่จะปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการประกันคุณภาพ
• เกณฑ์ต่าง ๆ ของ QA
• QA คือ อะไร
• การทำ QA เพื่ออะไร
• ควรจะทำอะไร และอย่างไรบ้าง
• เกณฑ์ดัชนีชี้วัด
• แนะนำวิธีปฏิบัติจริงหรือแนวทางการปฏิบัติ เพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานจริง
• พื้นฐานเกี่ยวกับประกัน ความหมายแต่ละองค์ประกอบ การแบ่งองค์ประกอบ การจัดเก็บเอกสารแบบง่าย ๆ ไม่เป็นวิชาการ
• อยากให้พูดคุย เกี่ยวกับแนวทางการทำเกี่ยวกับ การประกันคุณภาพแต่ละหน่วยงาน

     คำตอบที่ทุกคนอยากได้เป็น BAR สำหรับผมก่อนที่จะให้ความรู้แบบบอย ๆ กับเจ้าหน้าที่ในสำนักงานเลขานุการ มีบางคนเป็นผู้ช่วยให้ผมได้ สิ่งสำคัญทุกคนต้องการเน้นบรรยากาศแบบเรียบง่าย ไม่เป็นวิชาการ

       ในขณะที่บางคนรู้เรื่อง QA บ้าง ไม่รู้บ้าง ตอนที่ประชุมสำนักงานผมได้นำเรื่องเพื่อพิจารณามาเป็นวาระแรก โดยให้ทุกคนลองประเมิน QA สำนักงานตามองค์ประกอบคือ

• องค์ประกอบที่ 1 วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าประสงค์ และแผนดำเนินงาน
• องค์ประกอบที่ 7 การบริหารและจัดการ
• องค์ประกอบที่ 8 การเงินและงบประมาณ
• องค์ประกอบที่ 9 การประกันคุณภาพและการพัฒนาองค์กร
• องค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลัก
  
  โดยดูจากเกณฑ์การตัดสิน หรือไม่ดูก็ได้ จากสิ่งที่ผมให้ทุกคนลองประเมิน มีตัวเลขการประเมินที่แตกต่างกันออกไป ผมสนใจตัวเลขที่ให้ผลการประเมินต่ำกว่า 3 หรือตัวเลข 3 ของบางคน หลังจากที่ผมได้การประเมิน QA ของสำนักงานเลขานุการ โดยเกือบทุกคนในสำนักงานเลขานุการ (บางคนไม่ได้มาทำงาน) แล้วผมนำมารวบรวม และสอบถามรายคน สำหรับคนที่ให้คะแนนต่ำกว่า 3 หรือ 3 สำหรับบางคน ทำให้ผมได้ Tacit ของแต่ละคน โดยเปิดใจพูดกัน เพราะผมรู้ว่าในขณะที่ผมเรียกประชุมแบบเป็นทางการนั้น เป็นวงใหญ่และผมจะไม่ได้ความในใจของแต่ละคนที่มองว่าเป็นจุดอ่อนของสำนักงานเลขานุการในการทำประกันคุณภาพ บางเรื่องก็เป็นผลพลอยได้สำหรับการพัฒนางานของสำนักงาน จากการพูดคุยกันแบบเปิดใจ
  
  การได้พูดคุยกับทุกคนแบบตัวต่อตัว และพูดคุยกันอย่างเปิดใจ ทำให้ผมค้นหาจุดอ่อนของสำนักงานเลขานุการในการทำประกันคุณภาพได้ ในขณะที่ผมพูดคุยก็จดไปด้วย ทำหน้าที่คุณลิขิตไปด้วย หลังจากผมได้ข้อมูลทั้งหมดก็นำมารวบรวมและพิมพ์แจกให้กับทุกคนเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการแก้ไขแก้ไขจุดอ่อนเหล่านั้น และส่งให้กับผม ทำให้ผมรู้วิธีการแก้ไขปัญหาจุดอ่อน (กำจัดจุดอ่อน) ได้หลากหลายวิธีของแต่ละคนครับ เป็นการเรียนรู้ก่อนการประเมินการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ

                                                                                                                  บอย

                                                                                  ชุมชนสำนักงานเลขานุการ