การศึกษาของโลกปัจจุบันมีวิวัฒนาการกว้างไกลมากยิ่งขึ้น จึงต้องอาศัยปัจจัยที่เข้าถึงแหล่งข้อมูลหลากหลายรูปแบบ เพื่อจะให้ได้มาซึ่งข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัยอยู่เสมอ ดังนั้นจะเห็นได้ว่าข้อมูลมีความสำคัญมากเพราะหากขาดข้อมูลจะกระทำการบางสิ่งบางอย่างอาจทำไม่ได้ หรือเกิดการผิดพลาดเสียหายได้ และข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานก็จะก่อให้กิดประโยชน์อย่างยิ่งต่อการตัดสินใจ
ปัญหาที่พบเห็นอยู่เสมอในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลของหน่วยงานคือ การจัดเก็บข้อมูลโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ช่วย มักจะมีข้อบกพร่องในเรื่องความถูกต้องของข้อมูล การประมวลผลที่ผิดพลาดอยู่เสมอ ความซ้ำซ้อน ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลให้คงอยู่ การควบคุมการใช้งานของข้อมูลจากส่วนกลาง
ข้อเสนอแนะในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้ได้รับความน่าเชื่อถือและถูกต้องแม่นยำควรมีการตรวจสอบข้อมูลก่อนทุกครั้งที่จะดำเนินการกรอกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ว่ามีความถูกต้องตรงกับข้อเท็จจริงเพียงใด มีความซ้ำซ้อนหรือไม่ และมีการอบรมให้ความรู้หรือแนะนำขั้นตอนการใช้งานของข้อมูล
ให้ผู้เข้าถึงข้อมูลได้ทราบถึงวิธีการเลือกใช้ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะทำให้ได้มายังข้อมูลที่ต้องการต่อไป
