เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม บันทึกข้อความและแผนปฏิบัติงานให้ถูกต้องรวดเร็ว

โดย นางสาวนุชจรี  บุญเกต

 

ปกติในสำนักงานต่างๆ การยกร่างเอกสารแต่ละฉบับต้องตรวจทาน แก้ไขหลายครั้งก่อนเสนอหัวหน้างานหรือที่ประชุม เทคนิคที่จะกล่าวต่อไปนี้ได้มาจากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนเกี่ยวกับการยกร่างเอกสารแบบต่างๆ ให้ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น มีดังนี้

 

การเขียนรายงานการประชุม

          การเขียนรายงานการประชุมไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด ยิ่งถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเสนอความคิดเห็นนอกเหนือจากวาระการประชุม หรือมีประเด็นที่โต้แย้งกันไปมา เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมให้ถูกต้องรวดเร็วมีดังนี้

1. ในขณะที่จดรายงานการประชุม ควรจดอย่างเป็นระเบียบ จัดหัวข้อหลัก หัวข้อรอง จัดกลุ่มข้อมูล การจดรายงานที่เป็นระเบียบจะทำให้การเขียนรายงานง่ายขึ้นมาก

2.      แต่ละหน่วยงานมีฟอร์มการเขียนรายงานต่างกัน พนักงานใหม่ควรศึกษาให้เข้าใจก่อนลงมือเขียนรายงาน

3.   เมื่อเริ่มทำรายงาน ให้พิมพ์ข้อมูลที่เราจดไว้ลงคอมพิวเตอร์อย่างรวดเร็ว ยังไม่ต้องให้ภาษาสละสลวย แต่เน้นความครบถ้วนของข้อมูล หลังจากนั้นจัดกลุ่มข้อมูลที่สามารถอยู่หัวข้อเดียวกัน ประเด็นเดียวกัน อาจมีหัวข้อหลัก หัวข้อรอง

4.   การเขียนรายงานแบบมีข้อย่อย เช่น ข้อ 1  ข้อ 1.1 ข้อ 1.1.1 จะง่ายต่อความเข้าใจของผู้อ่านมากกว่าเขียนเป็นความเรียงยาวต่อกันโดยตลอด

5.      หากไม่แน่ใจการสะกดคำ ควรตรวจทานความถูกต้องกับพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิต

6.      ขั้นสุดท้ายต้องปรับภาษาของรายงานให้สละสลวย ตรวจสำนวน และการสะกดคำถูกผิด

7.   คำแต่ละคำมีความหมาย ต้องเลือกคำที่สื่อความได้ตรง เช่น อาจารย์ต้องให้นิสิตส่งงานทางอินเทอร์เน็ต หรือ อาจารย์ควรให้นิสิตส่งงานทางอินเทอร์เน็ต มีความหมายต่างกัน

 

การเขียนทำบันทึกข้อความ

1.   สำหรับพนักงานใหม่ควรขอไฟล์บันทึกข้อความจากหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงาน แล้วนำมาแก้ไขเลขที่หนังสือ วันที่ เรื่อง เรียน และ ความบางส่วน ซึ่งทำให้การทำบันทึกข้อความง่ายขึ้นมาก

2.      หากผู้ลงนามในบันทึกมีอาวุโสน้อยกว่าผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง      

เช่น โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง  หากผู้ลงนามในบันทึก มีอาวุโสมากกว่าหรือเสมอกับผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย จะขอบคุณยิ่ง เช่น   โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะขอบคุณยิ่ง

3.   ต้องตรวจทานความถูกต้องของวันที่ เวลา และสถานที่ ให้ถูกต้อง หากมีข้อความที่ผิด จะทำให้การนัดหมายต่างๆ เกิดความผิดพลาด

4.      ต้องตรวจความถูกต้องของตำแหน่งงาน/ตำแหน่งทางวิชาการ และชื่อ-สกุล ให้ถูกต้อง

5.      ควรใช้ตำแหน่งงานแทนชื่อ-นามสกุล เช่น

ใช้       เรียน คณบดีคณะครุศาสตร์  แทน  เรียน ศ.ดร.ศิริชัย  กาญจนวาสี

     หรือใช้  เรียน คณบดีคณะครุศาสตร์ (ศ.ดร.ศิริชัย  กาญจนวาสี) 

การเขียนแผนปฏิบัติงาน

1.      การเขียนแผนปฏิบัติงานโดยใช้โปรแกรม Excel จะทำให้งานง่ายขึ้น

2.      แผนปฏิบัติงานจะมี 2 ส่วนหลัก คือ ส่วนของงาน/กิจกรรม กับส่วนของระยะเวลาการปฏิบัติงาน

3.   การเขียนงาน/กิจกรรม ผู้จัดทำแผนปฏิบัติงานต้องมองภาพงาน/กิจกรรมที่เกิดขึ้นให้ออกโดยใช้เทคนิคการหลับตาคิด (walk trough) ว่ามีงาน/กิจกรรมย่อยๆ อะไรบ้าง และพิมพ์งาน/กิจกรรมลงคอลัมน์ตามลำดับก่อนหลัง  หากมีงาน/กิจกรรมมากควรจัดเป็นกลุ่มเพื่อง่ายต่อความเข้าใจ และคำขึ้นต้นควรเป็นคำกริยา เช่น

1) จัดประชุมอาจารย์ประจำรายวิชาเพื่อกำหนดรูปแบบการเรียนการสอน 

2) จัดอบรมเชิงปฏิบัติการการใช้โปรแกรม blackboard ให้กับนิสิต

     4.  การเขียนระยะเวลาการปฏิบัติงาน  ควรเลือกสเกลที่เหมาะสมกับแผนปฏิบัติงาน เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ปี  ไม่ละเอียดหรือหยาบเกินไป

ข้อคิดการเขียนเอกสารทุกประเภท

1.   ควรพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อตรวจความถูกต้อง และความสละสลวยของภาษา การตรวจทานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์จะทำให้มองผ่านข้อผิดพลาดไป

2.   ควรให้เพื่อนร่วมงานช่วยตรวจทานความถูกต้องของเอกสารที่ยกร่างขึ้น เพราะผู้ยกร่างเขียนจะอยู่กับเอกสารนาน จนมองไม่เห็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น

3.   การยกร่างเอกสารใดก็ตาม ต้องเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน บางครั้งผู้ยกร่างเสียดายข้อมูลที่มี จึงใส่ข้อมูลมากเกินไป จนทำให้เอกสารซับซ้อน เข้าใจยาก

4.   ขณะที่ยกร่างเอกสาร อย่าเสียเวลากับจุดที่คิดไม่ออกเป็นเวลานาน ควรข้ามไปทำส่วนอื่นก่อน แล้วค่อยกลับมาทำที่จุดดังกล่าว