เทคนิคการเขียนเอกสาร

เทคนิคการเขียนรายงานการประชุม บันทึกข้อความและแผนปฏิบัติงานให้ถูกต้องรวดเร็ว

โดย นางสาวนุชจรี  บุญเกต

 

ปกติในสำนักงานต่างๆ การยกร่างเอกสารแต่ละฉบับต้องตรวจทาน แก้ไขหลายครั้งก่อนเสนอหัวหน้างานหรือที่ประชุม เทคนิคที่จะกล่าวต่อไปนี้ได้มาจากประสบการณ์ตรงของผู้เขียนเกี่ยวกับการยกร่างเอกสารแบบต่างๆ ให้ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น มีดังนี้

 

การเขียนรายงานการประชุม

          การเขียนรายงานการประชุมไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด ยิ่งถ้าผู้เข้าร่วมประชุมเสนอความคิดเห็นนอกเหนือจากวาระการประชุม หรือมีประเด็นที่โต้แย้งกันไปมา เทคนิคการเขียนรายงานการประชุมให้ถูกต้องรวดเร็วมีดังนี้

1. ในขณะที่จดรายงานการประชุม ควรจดอย่างเป็นระเบียบ จัดหัวข้อหลัก หัวข้อรอง จัดกลุ่มข้อมูล การจดรายงานที่เป็นระเบียบจะทำให้การเขียนรายงานง่ายขึ้นมาก

2.      แต่ละหน่วยงานมีฟอร์มการเขียนรายงานต่างกัน พนักงานใหม่ควรศึกษาให้เข้าใจก่อนลงมือเขียนรายงาน

3.   เมื่อเริ่มทำรายงาน ให้พิมพ์ข้อมูลที่เราจดไว้ลงคอมพิวเตอร์อย่างรวดเร็ว ยังไม่ต้องให้ภาษาสละสลวย แต่เน้นความครบถ้วนของข้อมูล หลังจากนั้นจัดกลุ่มข้อมูลที่สามารถอยู่หัวข้อเดียวกัน ประเด็นเดียวกัน อาจมีหัวข้อหลัก หัวข้อรอง

4.   การเขียนรายงานแบบมีข้อย่อย เช่น ข้อ 1  ข้อ 1.1 ข้อ 1.1.1 จะง่ายต่อความเข้าใจของผู้อ่านมากกว่าเขียนเป็นความเรียงยาวต่อกันโดยตลอด

5.      หากไม่แน่ใจการสะกดคำ ควรตรวจทานความถูกต้องกับพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิต

6.      ขั้นสุดท้ายต้องปรับภาษาของรายงานให้สละสลวย ตรวจสำนวน และการสะกดคำถูกผิด

7.   คำแต่ละคำมีความหมาย ต้องเลือกคำที่สื่อความได้ตรง เช่น “อาจารย์ต้องให้นิสิตส่งงานทางอินเทอร์เน็ต” หรือ “อาจารย์ควรให้นิสิตส่งงานทางอินเทอร์เน็ต” มีความหมายต่างกัน

 

การเขียนทำบันทึกข้อความ

1.   สำหรับพนักงานใหม่ควรขอไฟล์บันทึกข้อความจากหัวหน้างาน หรือเพื่อนร่วมงาน แล้วนำมาแก้ไขเลขที่หนังสือ วันที่ เรื่อง เรียน และ ความบางส่วน ซึ่งทำให้การทำบันทึกข้อความง่ายขึ้นมาก

2.      หากผู้ลงนามในบันทึกมีอาวุโสน้อยกว่าผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย “จะเป็นพระคุณยิ่ง”      

เช่น โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง  หากผู้ลงนามในบันทึก มีอาวุโสมากกว่าหรือเสมอกับผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย “จะขอบคุณยิ่ง” เช่น   โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะขอบคุณยิ่ง

3.   ต้องตรวจทานความถูกต้องของวันที่ เวลา และสถานที่ ให้ถูกต้อง หากมีข้อความที่ผิด จะทำให้การนัดหมายต่างๆ เกิดความผิดพลาด

4.      ต้องตรวจความถูกต้องของตำแหน่งงาน/ตำแหน่งทางวิชาการ และชื่อ-สกุล ให้ถูกต้อง

5.      ควรใช้ตำแหน่งงานแทนชื่อ-นามสกุล เช่น

ใช้       เรียน คณบดีคณะครุศาสตร์  แทน  เรียน ศ.ดร.ศิริชัย  กาญจนวาสี

     หรือใช้  เรียน คณบดีคณะครุศาสตร์ (ศ.ดร.ศิริชัย  กาญจนวาสี) 

การเขียนแผนปฏิบัติงาน

1.      การเขียนแผนปฏิบัติงานโดยใช้โปรแกรม Excel จะทำให้งานง่ายขึ้น

2.      แผนปฏิบัติงานจะมี 2 ส่วนหลัก คือ ส่วนของงาน/กิจกรรม กับส่วนของระยะเวลาการปฏิบัติงาน

3.   การเขียนงาน/กิจกรรม ผู้จัดทำแผนปฏิบัติงานต้องมองภาพงาน/กิจกรรมที่เกิดขึ้นให้ออกโดยใช้เทคนิคการหลับตาคิด (walk trough) ว่ามีงาน/กิจกรรมย่อยๆ อะไรบ้าง และพิมพ์งาน/กิจกรรมลงคอลัมน์ตามลำดับก่อนหลัง  หากมีงาน/กิจกรรมมากควรจัดเป็นกลุ่มเพื่อง่ายต่อความเข้าใจ และคำขึ้นต้นควรเป็นคำกริยา เช่น

1) จัดประชุมอาจารย์ประจำรายวิชาเพื่อกำหนดรูปแบบการเรียนการสอน 

2) จัดอบรมเชิงปฏิบัติการการใช้โปรแกรม blackboard ให้กับนิสิต

     4.  การเขียนระยะเวลาการปฏิบัติงาน  ควรเลือกสเกลที่เหมาะสมกับแผนปฏิบัติงาน เช่น วัน สัปดาห์ เดือน ปี  ไม่ละเอียดหรือหยาบเกินไป

ข้อคิดการเขียนเอกสารทุกประเภท

1.   ควรพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อตรวจความถูกต้อง และความสละสลวยของภาษา การตรวจทานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์จะทำให้มองผ่านข้อผิดพลาดไป

2.   ควรให้เพื่อนร่วมงานช่วยตรวจทานความถูกต้องของเอกสารที่ยกร่างขึ้น เพราะผู้ยกร่างเขียนจะอยู่กับเอกสารนาน จนมองไม่เห็นข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น

3.   การยกร่างเอกสารใดก็ตาม ต้องเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน บางครั้งผู้ยกร่างเสียดายข้อมูลที่มี จึงใส่ข้อมูลมากเกินไป จนทำให้เอกสารซับซ้อน เข้าใจยาก

4.   ขณะที่ยกร่างเอกสาร อย่าเสียเวลากับจุดที่คิดไม่ออกเป็นเวลานาน ควรข้ามไปทำส่วนอื่นก่อน แล้วค่อยกลับมาทำที่จุดดังกล่าว

[สุชนินธ์ บัณฑุนันทกุล]

แอบเข้ามาเก็บความรู้ค่ะ ^^

[chorchira]

จะนำไปใช้เขียนบันทึกที่ทำงานค่ะ

ขอบคุณสำหรับเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ

[ohsimple]

มีประโยชน์มากๆๆๆเลยค่ะ

เพราะบางเรื่องก็ไม่เคยรู้มาก่อน

เช่น หากผู้ลงนามในบันทึกมีอาวุโสน้อยกว่าผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย “จะเป็นพระคุณยิ่ง” เช่น โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะเป็นพระคุณยิ่ง

หากผู้ลงนามในบันทึก มีอาวุโสมากกว่าหรือเสมอกับผู้ที่เรียนถึง จะลงท้ายด้วย “จะขอบคุณยิ่ง” เช่น โปรดพิจารณาและดำเนินการตามสมควรด้วย จะขอบคุณยิ่ง

[s-u-r-e-e]

ขอบคุณค่ะสำหรับเทคนิคการเขียนเอกสารโดยเฉพาะการจดรายงานการประชุม มีประโยชน์มากค่ะ

[Bie]

เป็นเรื่องที่มีประโยชน์มากค่ะ

การเขียนเอกสารไปยังหน่วยงานต่างๆแบบฟอร์มมีความสำคัญมาก หากเขียนไม่ถูกต้องทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง

คำขึ้นต้น คำลงท้ายก็สำคัญเช่นกัน หากใช้ไม่ถูกต้อง อาจจะทำให้ผู้รับรูสึกว่าผู้ส่งไม่รู้จักมารยาท

หัวข้อที่ชอบมากๆอีกหัวข้อก็คือ เทคนิคการจดรายงานการประชุม จะนำไปใช้ประโยชน์ค่ะ

ขอบคุณสำหรับความรู้ดีๆ มีประโยชน์ค่ะ

[นวลทิพย์ อรุณศรี]

บังเอิญใจตรงกันเรื่องการเขียนรายงานการประชุมค่ะ โดยรวมเห็นด้วยค่ะเพียงแต่มีเทคนิคต่างกันเล็กน้อย จากประสบการณ์ตรง พบว่าบันทึกยาวๆ ไม่ค่อยมีคนอ่าน ก็เลยหาวิธีที่สั้น กระชับ ได้ประเด็น และจดง่าย แต่อาจผิดหลักสารบรรณไปบ้าง สำหรับประเด็นที่นอกเหนือวาระก็ทำช่องเผื่อไว้ โดยทำตารางเป็นแนวนอน รับรองค่ะว่ามีประโยชน์จริงและสามารถทบทวน ยืนยันข้อสรุปได้ดีในท้ายการประชุมโดยเฉพาะกรณีที่โต้แย้งกันมาก

[อ.วิชิต มรช.]

ขอบคุณสำหรับเทคนิคดี ๆ ครับ ขออนุญาตนำไปปรับใช้นะครับ สวัสดีครับ