เมื่อจัด Workshop แล้วเป้าหมาย.. ต่างกัน
มาถึงตรงนี้ทำให้เราทราบวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของผู้เข้าร่วมว่าต้องการมาต่อยอด KM จากที่เข้า workshop เรื่อง KM พื้นฐาน แต่ยังไม่ได้ปฏิบัติจริงและไม่รู้จะเริ่มอย่างไร มา workshop ครั้งนี้จึงอยากได้แนวทางการนำ KM ลงสู่การปฏิบัติ จริงๆ แล้วผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ไม่ได้อยากฝึกการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต"
เมื่อสัปดาห์ก่อน (วันที่ ๑๐-๑๑ มิ.ย.๕๒) ดิฉันและพี่แอนน์ (ชุติมา อินทรประเสริฐ) ได้จัด Workshop ให้กับแกนนำ KM โรงงานยาสูบ จำนวน ๓๑ คน ซึ่งส่วนใหญ่ผ่าน KM พื้นฐานที่ สคส. จัดให้แล้ว ๑ ครั้ง
เราได้รับโจทย์ว่าให้ผู้เข้าร่วมต้องการ เรียนรู้และฝึกการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต" เรามีการเตรียมงาน ออกแบบ และทำความเข้าใจในแต่ละกิจกรรมกันอย่างละเอียด โดยมีกำหนดการว่า
วันแรกเริ่ม ๙ โมงเช้า ถึง ๓ ทุ่ม โดยกิจกรรมวันนี้ประกอบด้วย BAR ฝึกฟัง จับประเด็น ฝึกการบันทึกให้ครบถ้วน ฝึกเล่าเรื่องเพื่อถ่ายทอดความรู้มือหนึ่ง (ไม่ใช่เล่าเรื่องของคนอื่น) และปิดท้ายด้วยการฝึกให้คิดเชื่อมโยง การลำดับเรื่องเล่า และสรุปทักษะการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต"
วันที่สองเริ่ม ๙ โมงเช้า ถึง บ่าย ๓ โมง โดยเน้นการฝึกทักษะการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต" ด้วยการให้แบ่งกลุ่มเล่าเรื่องการทำงานในฝ่ายงานเดียวกัน (ให้แต่ละกลุ่มเลือกหัวปลาเอง) ตามด้วยการสรุปและ AAR
ที่กล่าวมานั้นเป็นแผนที่เตรียมไว้และหวังว่าผู้เข้าร่วมจะได้เรียนรู้และฝึกทักษะดังกล่าว... โดยกำหนดการได้ส่งให้ผู้ประสานงานเรียบร้อยแล้ว
เมื่อวันที่ ๑๐ มิ.ย. มาถึง workshop นี้จัดที่ โรงแรมกรุงศรี ริเวอร์ จ.พระนครศรีอยุธยา เราไปถึงโรงแรมประมาณ ๘ โมง เราก็ทำหน้าที่จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ เตรียมห้องประชุมให้พร้อม...
ผู้เข้าร่วมมาถึงโรงแรมประมาณ ๙ โมงครึ่ง ผู้ประสานงานของโรงงานยาสูบได้ประกาศให้ผู้เข้าร่วมเบรคได้เลย workshop จะเริ่ม ๑๐ โมง ผู้ประสานงานมาบอกเราเมื่อประกาศไปแล้ว และบอกว่า workshop ครั้งนี้ขออย่าให้เครียดเพราะผู้เข้าร่วมอยากพักผ่อน กิจกรรมตอนกลางคืนก็ไม่เอา ถ้าวิทยากรวางแผนว่ามีกิจกรรมตอนกลางคืนด้วย ก็ขอให้ต่อจากกิจกรรมช่วงบ่ายไปเลยโดยไม่ต้องหยุดพัก แต่ขอให้ดำเนินกิจกรรมถึง ๑๘.๓๐ - ๑๙.๐๐ น. และวันที่ ๒ ขอให้ดำเนินกิจกรรมถึงบ่าย ๓ โมง....
กระบวนการที่เตรียมมาก็ได้ดำเนินการไปตามแผนและเวลาที่เอื้ออำนวย (บางกิจกรรมต้องถูกตัดไปเพราะเวลามีไม่พอ) เราทราบวัตถุประสงค์ของผู้เข้าร่วมในตอน BAR ว่าส่วนใหญ่ต้องการมาพักผ่อน... และเมื่อถึงช่วงบ่าย ผู้ประสานงาน เดินมาบอกอีกว่าอาหารเย็นนั้น ทางโรงแรมจะจัดให้ทานในห้อง workshop นี้เลย ก็ประมาณ ๑๘.๓๐ น. ให้อาจารย์จัดกิจกรรมได้ถึงเวลานี้ ซึ่งระหว่างนั้นเราก็คิดว่าจะเอาอย่างไรดี ถ้ากระบวนต้องทำไปอย่างเร็วๆ เพื่อให้ครบแต่ไม่มีเวลาให้ผู้เข้าร่วมได้ใคร่ครวญพอ ผู้เข้าร่วมก็จะไม่เข้าใจอย่างลึกซึ้งและคงไม่เห็นประโยชน์อย่างแท้จริง และกิจกรรมนี้เราถือว่าเป็นกิจกรรมสำคัญที่สุดของวันนี้ด้วย ประกอบกับเมื่อสอบถามเจ้าหน้าที่โรงแรมก็ทราบว่า ถ้าจะทานอาหารตอน ๑๘.๓๐ น. เขาต้องใช้เวลาจัดห้องประมาณครึ่ง - หนึ่งชั่วโมง .....
เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ เราจึงเสนอว่าให้ผู้ประสานงานถามผู้เข้าร่วมก่อนดีกว่ามั๊ย ก่อนที่จะตัดสินใจอะไรไป.... เมื่อถามแล้วก็สรุปได้ว่า งดกิจกรรมภาคกลางคืน
เมื่อสรุปว่ากิจกรรมภาคกลางคืนงด ดังนั้นก่อนสิ้นสุดกระบวนการในวันแรก เราจึงเพิ่มให้ผู้เข้าร่วมสะท้อนความรู้สึกและสิ่งที่ได้เรียนรู้ในวันนี้ .... มาถึงตรงนี้ทำให้เราทราบวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของผู้เข้าร่วมว่าต้องการมาต่อยอด KM จากที่เข้า workshop เรื่อง KM พื้นฐาน แต่ยังไม่ได้ปฏิบัติจริงและไม่รู้จะเริ่มอย่างไร มา workshop ครั้งนี้จึงอยากได้แนวทางการนำ KM ลงสู่การปฏิบัติ จริงๆ แล้วผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ไม่ได้อยากฝึกการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต" ......
เมื่อทราบวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของผู้เข้าร่วม... กระบวนการในวันที่ ๒ เราจึงปรับโดยสรุปการเล่าเรื่องและการเป็น "คุณลิขิต" ก่อน จากนั้นให้ผู้เข้าร่วมทำ Role Play สรุปภาพรวมและจบด้วย AAR
กิจกรรม Role Play นั้นให้โจทย์ว่าเมื่อกลับไปแล้ว
๑. KM Team ของแต่ละฝ่ายจะวางแผนที่จะเริ่มนำ KM ไปใช้ที่จุดไหนก่อน (CoP ไหน)
๒. มีวิธีคัดเลือก "คุณอำนวย" และ "คุณลิขิต" เพื่อไปลง CoP นั้นอย่างไร
๓. วางแผนว่าใช้วิธีการใดที่จะได้ประเด็นร่วมเพื่อใช้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ใน CoP นั้น
๔. ทำบทบาทสมมุติในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ใน CoP นั้น โดยมี "คุณอำนวย" และ "คุณลิขิต" ที่เลือกไว้ทำหน้าที่ดังกล่าว โดยให้คนที่เหลือในกลุ่มเป็น "คุณกิจ" คอยเล่าเรื่อง
เรื่องราวทั้งหมดที่เล่ามานี้ ทำให้เรียนรู้ว่า
๑. การเตรียมการมาเป็นอย่างดีเป็นปัจจัยความสำเร็จหนึ่ง... แต่ความสำเร็จนั้นคงเกิดขึ้นยากถ้าการเตรียมการนั้นไม่สอดคล้องกับเป้าหมายของผู้เข้าร่วม
๒. การจัด workshop ถึงแม้จะเตรียมการ สร้างความเข้าใจ กับผู้ประสานงานมาดีเพียงไร.... แต่ถ้าผู้ประสานงานนั้นไม่สามารถถ่ายทอดให้ผู้เข้าร่วม เข้าใจถึงวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ workshop แล้ว... ความสำเร็จย่อมมีขวากหนามเพิ่มขึ้น
๓. การฟัง เป็นประตูด่านแรกของการเรียนรู้อย่างลึกซึ้งของผู้เข้าร่วม... (โดยเฉพาะผู้เข้าร่วมที่คิดว่าแค่ได้หลักการก็ทำได้แล้ว... ไม่จำเป็นต้องฟังคนอื่น)
๔. การเปิดใจ ทำให้เราเข้าใจตรงกันและได้รับประโยชน์ร่วมกัน
๕. ให้เวลาน้อย (เพราะต้องการพักผ่อน) แต่ต้องการเรียนรู้มากๆ.. ย่อมเป็นไปได้ยาก
๖. ผู้นำกระบวนการเรียนรู้ หรือ วิทยากร ต้องเตรียมพร้อมทั้งกิจกรรมและเนื้อหาอยู่เสมอ
uraiMan
คำสำคัญ (Tags): #การจัด workshop#สคส.
หมายเลขบันทึก: 268327เขียนเมื่อ 15 มิถุนายน 2009 16:30 น. ()ความเห็น (2)
ประตูใจ...ที่เปิดออกเป็นเรื่องสำคัญ...
เพราะหากไม่เปิดประตูใจ โอกาสแห่งการเรียนรู้ก็จะทำได้ยากยิ่งนัก พี่กะปุ๋มได้เรียนรู้ว่า คนเราส่วนใหญ่นั้นไม่ถนัดที่จะหยุดฟังกันและกัน...
(^__^)
ขอบคุณค่ะ
การจัดอบรมโดยที่ทีมประสานยังไม่เข้าใจผู้ที่จะอบรมทำให้เกิดการณืแบบนี้ค่ะ
เคยเชิญอาจารย์ประพนธิ์มาอบรม KM แต่ทีมที่สถาบันไม่พร้อม อาจารย์ก็ปรับให้ค่ะ