การพัฒนาระบบในองค์กร โดยให้ผู้ใช้มีส่วนร่วม ซึ่งดิฉันคิดว่าทุกองค์กรนั้นกระทำอยู่แล้วเพียงแต่การจัดเก็บข้อมูลความรู้ที่ได้นั้นยังไม่เป็นระบบและผู้ใช้นั่นไม่รู้ตัวว่าตัวเองก็เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาระบบในองค์กร ซึ่งในองค์กรของดิฉันก็เป็นอย่างนั้นเช่นกัน ดิฉันขอเสนอวิธีการพัฒนาระบบในองค์กรที่สามาถทำได้ง่าย ๆ 2 วิธี ดังนี้

     1.  Socialization หรือนิยามไทย ๆ ว่า "การเสวนาธรรม"  เป็นการแลกเปลี่ยนประสบการณ์จากคนหนึ่งไปอีกคนหนึ่ง โดยการคุยกัน โดยอาจใช้เวลาคุยกันเพียง 5 นาที ก็เข้าใจแล้ว แต่ถ้าใช้เวลาเขียนเพื่อบรรยายความเข้าใจดังกล่าวอาจใช้เวลาถึง 5 วัน ดังนั้นองค์กรสามารถสร้างความรู้ได้โดยจัดเวทีแลกเปลี่ยนความรู้กัน (Forum) มุมพักผ่อนดื่มกาแฟร่วมกัน การจัดตั้ง Community of Pratice หรือ Community Of Interest การพบปะกับองค์กรอื่นเพื่อทำการเทียบเคียง (Benchmarking) ทั้งกับองค์กรภายนอกและภายในองค์กร ซึ่งถือเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลกับองค์กรมากเช่นกัน

     2. Externalization ในองค์กรอาจจะมีผู้เชี่ยวชาญที่มีความสามารถในการสอนและการถ่ายโอนความรู้ผ่านสื่อต่าง ๆ ได้ จากประสบการณ์ในสมองของเขา (Tacit Knowledge) ออกมาสู่ภายนอก Explicit Knowledge แก่ผู้อื่นในองค์กร ซึ่งจะทำให้องค์กรมีโอกาสได้กระจายการใช้ความรู้ดังกล่าวได้อย่างกว้างขว้างมากยิ่งขั้น ดังนั้นองค์กรจึงควรสร้างค่านิยมและส่งเสริม "ผู้รู้ที่มีความสามารถถ่ายทอดได้" อย่างเป็นระบบและจริงจัง

       ดิฉันคิดว่าการสร้างระบบหรือกระบวนการในการจัดการองค์ความรู้ให้เกิดขึ้นจริงในองค์กรนั้น ไม่ใช่เพียงแต่กำหนดให้เป็นกระบวนการและการสร้างระบบสนับสนุน เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ สารสนเทศเท่านั้น แต่ต้องมีการบริหารการเปลี่ยนแปลงให้เกิดการเปลี่ยนพฤติกรรมขึ้นด้วย ซึ่งพฤติกรรมที่พึงประสงค์ ได้แก่ ความสมัครใจ ยินดีต่อการให้ และแบ่งปันความรู้ระหว่างกันและกัน ดังนั้นอุปสรรคหลักที่ดิฉันคิดว่าทำให้การพัฒนาระบบล้มเหลว คือ

       1. องค์กรไม่มีความต้องการ แรงจูงใจหรือแรงกระตุ้น และไม่เห็นประโยชน์ของการจัดระบบเพียงพอ

       2. ในองค์กรยังไม่ได้มีค่านิยม และการปลูกฝังวัฒนธรรมการเรียนรู้ และการแลกเปลี่ยนความรู้ให้เกิดขึ้นในองค์กร

       3. ไม่มีการวัดผลการดำเนินการจัดการระบบ ทำให้ไม่สามารถปรับปรุงพัฒนาได้

วิธีแก้ปัญหา/อุปสรรคในการพัฒนาระบบ

       1. Rewarding, Recognition  คือ การให้รางวัลและการยอมรับ เพื่อสร้างแรงจูงใจต่อพฤติกรรมที่พึ่งประสงค์ เพราะการที่ผู้เชี่ยวชาญในองค์กรจะแบ่งปันหรือถ่ายโอนองค์ความรู้ของตนออกมา ควรเกิดจากความสมัครใจเป็นหลักและจะเป็นจริงได้ต้องมีแรงเกื้อหนุนและแรงจูงใจเป็นสำคัญ ซึ่งจะสามารถตอบคำถามที่ว่า "เขาจะได้อะไร ? คุณค่าของเขาจะอยู่ที่ไหน ? หากถ่ายโอนความรู้หมดแล้ว" ให้กับผู้ถ่ายทอดความรู้ได้

       2. Leadership คือ ภาวะผู้นำกำหนดทิศทาง ความเชื่อ และค่านิยมร่วม เพื่อก่อให้เกิดความมุ่งมั่นร่วมกันทั้งองค์กร และมีประเมินผลลัพธ์จากที่คาดหวังไว้อย่างสม่ำเสมอ เพราะหากไม่มีการวัดผลดำเนินการ เราจะไม่สามารถจัดการหรือปรับปรุงกระบวนการให้ดีขึ้นได้ และที่สำคัญคือ การเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง และปฏิบัติให้เป็นแบบอย่าง (Role Model) ก็จะสามารถทำให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อกับการพัฒนาระบบในองค์กร