จดหมายเวียน คือ การทำจดหมายหลาย ๆ ฉบับ โดยมีเนื้อความเหมือนกัน

สวัสดีครับ

     วันนี้ขอเสนอการทำจดหมายเวียนครับ

     จดหมายเวียน (Mail Merge) 
 คือ การทำจดหมายหลาย ๆ ฉบับ โดยมีเนื้อความเหมือนกัน  แต่มีเชื่อผู้รับและที่อยู่ของผู้รับไม่เหมือนกันเท่านั้น  ซึ่งแทนที่จะต้องพิมพ์จดหมายแต่ละฉบับสำหรับผู้รับแต่ละราย  ก็เพียงแต่สร้างไฟล์ที่เก็บชื่อและที่อยู่ไว้ก่อน และสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายไว้อีกไฟล์หนึ่งแยกจากกัน  แล้วจึงนำข้อมูลทั้งสองไปรวมหรือผนวกกัน  ทำให้ได้จดหมายที่มีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด  เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น  เมือต้องการทำจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก  ก็เพียงสร้างไฟล์ที่เก็บข้อความในจดหมายหมาย แล้วนำไฟล์รายชื่อของผู้รับที่ได้สร้างไว้แล้วมาใช้อีก  ช่วยทำให้ทำงานเร็วขึ้น

 องค์ประกอบของจดหมายเวียน
     1. เอกสารหลัก (Main document) คือเอกสารต้นแบบที่มีเนื้อความต้องการสื่อสารไปยังผู้รับ  จะเป็นในรูปของจดหมายราชการ  บันทึกข้อ  ซองจดหมาย หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ต้องการระบุชื่อผู้รับอย่างชัดเจน
      2. แหล่งข้อมูล (Data source) คือรายชื่อและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของตาราง Word ตาราง Excel ตารางฐานข้อมูลของ Access  เพื่อนำมาผนวกเข้ากับตัวเอกสารหลัก 


ประเภทของเอกสารหลัก
     เอกสารหลัก (Main document) ที่สามารถสร้างเป็นจดหมายเวียนได้มีดังนี้
     1. จดหมาย ที่ต้องการส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก
     2. บันทึกข้อความ  จดหมายเชิญร่วมกิจกรรม เอกสารราชการที่ต้องการสื่อสารภายในหน่วยงาน ที่ต้องการส่งไปยังผู้รับจำนวนมาก
     3. ซองจดหมาย  ซองบัตรเชิญ  ซอง ส.ค.ส.
     4. เอกสารอื่น ๆ


การสร้างจดหมายเวียน
     การทำจดหมายเวียนนั้น  จะใช้ Wizard หรือตัวช่วยของการสร้างจดหมายเวียน โดยจะสร้างไปทีละขั้นตอนตามลำดับ จะช่วยให้การสร้างจดหมายเวียนได้สะดวกและง่ายขึ้น บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันบ้างขึ้นอยู่กับว่าได้เลือกเอกสารหลักที่จะทำจดหมายเวียนเป็นประเภทใด  ซึ่งมีขั้นตอน 
ซึ่งในที่นี้จะทำจดหมายเวียนกลุ่มเป้าหมายไว้ต่างหากในรูปของ MS Word ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้


ขั้นตอนที่  1  การสร้างเอกสารหลัก  ในการสร้างเอกสารหลักคือเอกสารที่ต้องการที่จะส่งไปยังกลุ่มเป้าหมาย  ซึ่งมีการพิมพ์ที่ถูกต้อง การจัดหน้าถูกต้องและเหมาะสมแล้ว โดยการกำหนดเป็นเอกสารหลัก  ตัวอย่างเช่น 

 

     จะเห็นว่าจดหมายฉบับนี้ต้องการที่จะส่งไปยังกลุ่มเป้าหมายเพื่อเชิญชวนร่วมงาน CMU Book Fair ครั้งที่ 15 วิธีการพิมพ์เช่นเดียวกับการพิมพ์จดหมายภายนอกทั่วไป  เพียงแต่เว้นช่องเรียนไว้เพื่อรับข้อมูลกลุ่มเป้าหมายต่อไป โดยตั้งชื่อไฟล์ว่า จดหมายเชิญชวน.doc และจำที่อยู่ของไฟล์นี้ไว้


ขั้นตอนที่  2  การสร้างไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย  การสร้างไฟล์กลุ่มเป้าหมายก็เช่นเดียวกับการสร้างเอกสารหลัก เป็นการพิมพ์เอกสารทั่วไป แต่จะพิมพ์ในรูปของตาราง  ซึ่งการกำหนดคอลัมน์ของตารางข้อมูล  ก็แล้วแต่ความจำเป็นต้องการใช้ข้อมูลนั้น  ตัวอย่างเช่น 

 

     จะเห็นว่าตารางข้อมูลนี้จะมี 3 คอลัมน์ คอลัมน์ที่ 1 ลำดับที่  คอลัมน์ที่ 2 เรียน  คอลัมน์ที่ 3 เป็นที่อยู่  ซึ่งที่อยู่นี้สามารถนำไปใช้ในการพิมพ์ซอง และใบนำส่งไปรษณีย์ต่อไป หลังจากที่พิมพ์และตรวจความเรียบร้อยแล้วก็ทำการบันทึกไฟล์ ชื่อ กลุ่มเป้าหมายเชิญชวน.doc และจำที่อยู่ของไฟล์ไว้ด้วย

 

ขั้นตอนที่  3 การ Merge ข้อมูลเอกสาร  หลังจากที่ได้สร้างเอกสารหลัก และไฟล์ข้อมูลกลุ่มเป้าหมายแล้ว  ต่อไปก็เป็นการ Merge  ข้อมูลเอกสาร  ตามขั้นตอนดังนี้
     1. เปิดหน้าเอกสารหลัก
     2. เปิดเครื่องมือ Mail Merge โดย ไปที่ Tools > Letter and Mail Merge > Show Mail Merge Toolbar

 

       3. จะปรากฏเครื่องมือ Mail Merge

 

      4. นำเคอเซอร์ ไปไว้ที่ หลังเรียน  โดยทำการเคาะ 3 เคาะ 
จากนั้น  คลิกที่ Open Data Source

 

 > เปิดไฟล์ตารางข้อมูลกลุ่มเป้าหมาย > เลือกไฟล์ > เปิด

 

      5. ทำการ Insert Merge Fields

 

      6. เลือก เรียน แล้ว Insert แล้ว Closed
     7. คลิกที่ View Merge Data จะปรากฏรายชื่อใน Record ที่ 1 แล้วคลิก Next Record จะปรากฏรายชื่อกลุ่มเป้าหมายในลำดับต่อไป
     8. หากต้องการผสานข้อข้อมูลเป็นเอกสารใหม่ก็ทำได้โดย คลิก Merge to New Document โดยจะเลือกผสานทั้งหมด  Record ปัจจุบัน หรือบาง Record  เป็นต้น

 

 เอกสารจดหมายเวียน