ในภาวะที่ความเจริญก้าวหน้าทางวัตถุและเทคโนโลยีได้พัฒนามาเป็นลำดับในปัจจุบัน อีกทั้งการแข่งขันทางการเมือง สังคม และเศรษฐกิจเพิ่มทวีความรุนแรง ส่งผลให้ชีวิตส่วนตัวและการทำงานของผู้คน เขม็งเกลียวกันมากขึ้นกว่าในอดีต สิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารไม่อาจมองข้าม คือ โอกาส ควบคู่กับ การตัดสินใจบริหารเวลาให้เป็นประโยชน์ และเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ผู้บริหารหลายคนมักคิดว่าเวลา ในการทำงานและตัดสินใจน้อยเหลือเกิน บุคคลส่วนใหญ่ที่ประสบความสำเร็จหรืองานก้าวหน้า เพราะเขามีเวลามากเลยทำให้งานประสบผลสำเร็จ แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทุกคนต่างมีเวลาอยู่ เท่า ๆ กัน คือวันละ 24 ชั่วโมง เดือนละ 30 หรือ 31 วัน และปีละ 365 หรือ 366 วัน ความสำคัญของเวลาจึงอยู่ที่ภารกิจหรือกิจกรรมที่เราจะทำได้สำเร็จภายใต้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดเสียมากกว่า
เวลา(Time) มีความสำคัญในการบริหารงานเป็นอย่างมาก เป็นทรัพยากรทางการบริหาร อย่างหนึ่ง นอกจากคน เงิน การจัดการ และวัสดุ อุปกรณ์แล้ว จึงเป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่ผู้บริหารจะต้อง มีหลักในการบริหารเวลา ไม่ใช้เวลาที่มีค่าสูญเปล่าไปโดยไม่เกิดประโยชน์ ผู้บริหารที่ตัวเองประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน ได้กล่าวว่า “สิ่งที่เราไม่อาจมองข้ามบนความสำเร็จครั้งนั้น คือการใช้เทคนิค วิธีการบริหารเวลา ที่มีอยู่ในเกิดประสิทธิผลและเพิ่มประสิทธิภาพให้มากที่สุด” ซึ่ง อินทิรา หิรัญสาย (2534 : 69) อ้างอิงมาจาก Sehwartz and Mackenzie ได้กล่าวว่า “ความสำเร็จของการบริหารเวลานั้น ไม่ได้หมายถึงการทำงานหนัก แต่หมายถึง การทำงานที่ฉลาด ต้องคิดถึงสิ่งที่จะทำว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร และทำเมื่อใด” ซึ่งสอดคล้องกับ ชาญชัย อาจิณสมาจาร (2531 : 124) ได้กล่าวว่า “นักบริหารที่ทะเยอทะยานหลายคน พยายามทำงานนอกเวลา แต่เขาเหล่านั้นมีความสับสน ระหว่าง การเป็นนักบริหารที่ดี กับการทำงานหนัก การทำงานนอกเวลา การไม่พยายามลาพักผ่อน การเอางานกลับมาทำที่บ้าน”
ฉะนั้น ผู้บริหารที่ดี ควรจะมีเทคนิคในการบริหารเวลาโดยใช้เวลาให้น้อยที่สุด แต่ผลที่ได้รับจากการทำงาน มีมากกว่าหลายเท่า เทคนิคในการบริหารเวลา จึงเป็นกลยุทธ์ในการทำงานให้เกิดประสิทธิผล ผู้บริหารอาจจะต้องมีหลักการในการบริหารเวลา พอสรุปได้ดังนี้
1. การวางแผนการใช้เวลา เป็นการกำหนดแนวทางล่วงหน้า ว่าจะใช้เวลาทำสิ่งใดบ้าง ในแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปี ซึ่ง Douglas and Douglas (1980 : 115) ให้ความคิดเห็นว่า “การวางแผนการใช้เวลาอย่างมีระบบ ประกอบกับการปฏิบัติตามแผนอย่างจริงจัง จะช่วยลดการสูญเสียเวลาและจะทำให้การใช้เวลามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น” การวางแผนอาจแบ่งเวลาที่ต้องปฏิบัติได้ 3 ประเภท คือ
· งานเร่งด่วน เป็นงานที่ต้องทำทันที ผู้บริหารจะต้องทำก่อนเสมอ การจัดการ กับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้า เช่น การลงชื่อในเอกสารเร่งด่วน การโทรศัพท์รายงานผู้บังคับบัญชาที่ได้สั่งการไว้ การประชุมด่วน เป็นต้น
· งานประจำวัน เป็นงานที่เกี่ยวกับภารกิจที่ต้องทำเป็นประจำอยู่แล้ว เช่น ตรวจสอบเอกสาร อนุมัติงาน ประชุมหัวหน้างานรายวัน เป็นต้น
· งานที่รอได้ เป็นงานที่ไม่มีความเร่งด่วนมาก เช่น การจัดการเกี่ยวกับเอกสาร เข้าแฟ้ม การบันทึกรายละเอียดของงานที่ไม่สำคัญ การเรียกเจ้าหน้าที่มาสอบถามถึงเรื่องงานที่มอบหมาย เป็นต้น
ซึ่งกิจกรรมเหล่านี้ ผู้บริหารควรจะมีตารางการวางแผนการใช้เวลา และมีสมุดบันทึกกิจกรรมต่าง ๆ ไว้ในสมุด หรือในคอมพิวเตอร์โปรแกรม Microsoft Outlook การนัดหมาย เบอร์โทรศัพท์ของบุคคลที่ติดต่อเป็นประจำติดตัวไว้เสมอ หรืออาจบันทึกไว้ในโทรศัพท์มือถือที่สามารถค้นหาได้สะดวก นับเป็นการบริหารเวลาอย่างมีเทคนิคอย่างหนึ่ง ซึ่งสามารถใช้เทคโนโลยีให้เป็น
2. การมอบหมายงานให้ผู้อื่นปฏิบัติ เป็นการแบ่งเบาภาระหน้าที่ของผู้บริหารที่ทำอยู่ให้ผู้อื่นปฏิบัติแทนบ้าง ซึ่งเป็นการบริหารงานที่ดีอย่างหนึ่ง โดยคำนึงถึงเนื้องานตามความเหมาะสมกับบุคคล ตัวผู้บริหารที่ชอบทำงานเองทุกอย่างในรายละเอียดและทุกขั้นตอนด้วยตนเอง ไม่ยอมให้ผู้อื่นช่วยเหลือซึ่งอาจจะไม่ไว้วางใจผู้อื่นก็ตาม จึงต้องเสียเวลามากมายโดยใช่เหตุ จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารที่ดี จะต้องมอบหมายงานให้ผู้อื่นปฏิบัติแทนบ้างตามหลักการกระจายงาน กระจายอำนาจ จะทำให้ผู้บริหารมีเวลาสำหรับการคิด หรือทำกิจกรรมอื่น ๆ ที่สำคัญกว่า หลักในการมอบหมายงานให้ผู้อื่นปฏิบัติอาจทำได้ดังนี้
· การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ร่วมงานไว้อย่างชัดเจน หมายถึง การแบ่งเบาภาระที่ผู้บริหาร ไปให้ผู้อื่นทำแทนตามหลักการกระจายอำนาจ และคอยสอบถามเพื่อให้คำปรึกษา แนะนำ เมื่อเขามีปัญหาเป็นระยะ ๆ
· การช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานในการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ในกรณีที่ เพื่อนร่วมงานรับงานไปแล้ว ประสบปัญหาในการตั้งเป้าประสงค์หรือเป้าหมาย ผู้บริหารอาจจะเข้าไปร่วมในการกำหนดวัตถุประสงค์ของงาน เพื่อให้งานดำเนิน ไปตามแนวเดียวกันก็ได้
· การจัดหารางวัลตอบแทนให้กับผู้ที่ปฏิบัติงานได้ดีเด่น ผู้ร่วมงานเมื่อได้ปฏิบัติงานและประสบความสำเร็จ งานมีคุณภาพและเสร็จทันเวลา สมควรอย่างยิ่งที่จะได้รับ คำชมเชย หรือรางวัล ที่ปฏิบัติงานได้ผลดี ส่งผลให้เกิดความมุ่งมั่นในการทำงานร่วมกับองค์การต่อไป
3. จัดระบบงานให้เป็นระเบียบ ผู้บริหารงานหลายคน บนโต๊ะทำงานเต็มไปด้วยแฟ้ม เอกสารต่าง ๆ จนแทบไม่มีที่ว่างให้เขียนหนังสือ ใต้โต๊ะก็เต็มไปด้วยเอกสารกองใหญ่ และในลิ้นชักมีเศษกระดาษระเกะระกะ เสมือนหนึ่งจะแทนถังขยะชั่วคราว
การจัดเก็บข้อมูลและระบบเอกสารให้เป็นระเบียบ จึงจะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การทำงาน บนโต๊ะ มีบรรยากาศที่ดีทำงานได้คล่องตัวขึ้น ผู้บริหารอาจจะดำเนินการดังนี้
· การจัดเตรียมข้อมูลงานที่จะต้องทำ เป็นการเตรียมในเรื่องของข้อมูลที่จะดำเนินการเร่งด่วนให้เรียบร้อย สามารถค้นหาได้สะดวก จัดเป็นระบบ เรียบร้อย ง่ายต่อการปฏิบัติ
· การจัดงานตามลำดับความเร่งด่วน เรื่องใดก็ตามที่มีความจำเป็นเร่งด่วน ควรจัดวางไว้บนสุดของเรื่อง และเรียงความสำคัญความเร่งด่วนมาตามลำดับเพื่อกันลืม และเมื่อเปิดงานที่ต้องปฏิบัติก็จะพบก่อน และปฏิบัติไปตามเรื่องที่สำคัญนั้น ๆ จะทำให้งานเสร็จทันตามกำหนด
· การจัดแบ่งข้อมูลข่าวสารให้เป็นหมวดหมู่ ในองค์การระบบข้อมูลข่าวสารนับเป็น สิ่งสำคัญ จึงจำเป็นต้องจัดแบ่งข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นหมวดหมู่ ง่ายต่อการใช้ สะดวก ต่อการตัดสินใจ หากเป็นเอกสารก็สามารถหยิบหาได้สะดวก หากเป็นข้อมูล ผ่านระบบคอมพิวเตอร์ก็จะแบ่งหมวด แฟ้มฝ่ายข้อมูลไว้สะดวกแก่การค้นหา และเปิดอ่าน และเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
· โต๊ะทำงานควรเอื้อต่อการปฏิบัติงาน โต๊ะทำงานของผู้บริหารอาจเปรียบได้ถึงแท่นแห่งการตัดสินใจและบรรยากาศของการบริหารงาน โต๊ะทำงานของผู้บริหารควรจะสะอาด ใหญ่ และกว้างพอสมควร ปราศจากเอกสารรกรุงรังเปล่าประโยชน์ อาจมีเครื่องเทคโนโลยีที่จำเป็นวางไว้ เช่น คอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่เชื่อมต่อกับฝ่ายต่างๆ โทรศัพท์ เป็นต้น โดย ควรจะจัดให้มีสภาพเหมาะแก่การทำงาน ทั้งนี้เพื่อให้การทำงานแต่ละวันจะไม่มองว่ามีมาก ควรที่จะหยิบงานที่จะต้องทำมาทีละเรื่อง จะทำให้รู้สึกมีบรรยากาศในการทำงานที่ดี หากมีเลขานุการส่วนตัว ควรที่จะมอบหมายให้ดูแลโต๊ะทำงาน ให้เรียบร้อย ก่อนจะทำงานและหลังเลิกงาน
4. ปรับปรุงความมีวินัยในตนเอง ความมีวินัยในตนเองเป็นคุณสมบัติที่พึงมีใน ตัวผู้บริหารเพราะการทำงานให้ได้ผลดีทุกอย่าง จำเป็นต้องอาศัยสิ่งนี้เป็นแนวทางไปสู่ความสำเร็จ การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของตัวเองแล้ว ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นับเป็นเทคนิคใน การทำงานอย่างหนึ่ง ซึ่งผู้บริหารเองควรจะระลึกเสมอว่าตัวเองควรจะเป็นตัวอย่างแก่ผู้ร่วมงาน ในองค์กร โดยจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้
· การประเมินตนเอง โดยการยึดหลัก “สำรวจตนเอง สำรวจงาน กิจการจึงสำเร็จ” ซึ่งผู้บริหารจะต้องมีการสำรวจตนเองว่าเป็นคนอย่างไร มีจุดที่เป็นปัญหาใน การทำงานอะไรบ้าง และควรจะดำเนินการแก้ไขอย่างไร เมื่อจะบริหารให้มีประสิทธิภาพ เช่น ผู้บริหารที่ชอบหาวนอนเป็นประจำในเวลาทำงานก็ควรจะพักผ่อนในเวลากลางคืนให้มากกว่าที่เป็นอยู่ หากทำงานเครียดเกินไปก็ควรจะผ่อนคลาย โดยการเดินไปเดินมา หรือคุยกับเพื่อนร่วมงาน หรืออาจใช้เวลาในวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ไปพักผ่อนกับครอบครัวบ้าง
· พยายามมีสมาธิในการทำงานจนกว่างานจะสำเร็จ เมื่อมีภารกิจที่ต้องใช้สมาธิ ในการตัดสินใจอย่างรอบคอบและเป็นการตัดสินใจที่ต้องใช้ความคิดเงียบ ๆ คนเดียว โดยไม่มีผู้อื่นมารบกวน โดยการเปลี่ยนทิศทางที่นั่งทำงาน ให้ห่างจากประตู หน้าต่าง เพื่อที่คนเดินสัญจรไปมาจะไม่ทำลายสมาธิให้สูญไป และถ้าหากมีความจำเป็น ควรบอกเลขานุการส่วนตัวงดรับแขกหรือโทรศัพท์ เพื่อที่จะใช้สมาธิในช่วงเวลา ที่สำคัญนั้น
· ไม่เป็นคนผลัดวันประกันพรุ่ง การผลัดวันประกันพรุ่ง เป็นสาเหตุที่สำคัญที่ทำให้งานไม่เสร็จทันเวลาที่ควรจะเสร็จ หรือเสร็จอย่างไม่มีคุณภาพ เนื่องจากต้องรีบทำในเวลาที่กำหนด ผู้บริหารควรจะแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อย ๆ ก่อน แล้วใช้เวลาทำส่วนย่อยนั้นไปทีละอย่างจนเกิดความรู้สึกว่างานที่ซับซ้อนที่แท้ไม่เป็นอย่างที่คิดไว้ จึงทำให้งานประสบผลสำเร็จในที่สุด การผลัดวันประกันพรุ่ง จึงอยู่ที่ความมีวินัยของผู้บริหารเองที่จะมีส่วนรับผิดชอบต่อการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด
5. หลีกเลี่ยงงานที่เปล่าประโยชน์ เวลาที่ผ่านไปนั้นจะมีช่วงเปล่าประโยชน์ ทำลายไปหลายช่วง หากผู้บริหารได้ใช้เวลาเหล่านี้ให้เป็นประโยชน์โดยการทำงานเพิ่มเติม ก็จะช่วยให้เวลานั้น มีคุณค่าเพิ่มขึ้น เทคนิคการหลีกเลี่ยงเวลาที่เปล่าประโยชน์ ผู้บริหารอาจต้องดำเนินการดังนี้
· ใช้เวลาพักกลางวันให้มีค่า ช่วงเวลาพักกลางวันเป็นช่วงที่ผู้ร่วมงานออกไปรับประทานอาหาร ผู้บริหารหลายคนใช้เวลาช่วงนี้รับประทานอาหาร เสร็จแล้ว คิดตัดสินใจเรื่องที่กำลังดำเนินการอยู่ ซึ่งเป็นช่วงที่กำลังมีสมาธิปลอดเสียงรบกวนจากผู้อื่น จากผู้มาติดต่อหรือไร้เสียงโทรศัพท์ จะทำให้ใช้เวลาเปล่าประโยชน์ให้เป็นประโยชน์ได้
· หลีกเลี่ยงกิจกรรมที่ทำลายเวลา งานหรือกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลา ในการทำงาน ส่วนใหญ่แฝงมาโดยไม่รู้ตัว เช่น การมาทำงานสายโดยใช่เหตุ การอ่านหนังสือพิมพ์ในเวลาทำงาน การนั่งเฉย ๆ เหม่อลอย การสูบบุหรี่ ในเวลาทำงาน การพูดโทรศัพท์เรื่องส่วนตัวในเวลาทำงาน หรือชวนเพื่อนร่วมงานคุยเรื่องไร้สาระเป็นเวลานาน ๆ จนเสียเวลาในการทำงานโดยใช่เหตุ สิ่งเหล่านี้นับเป็นตัวทำลายกิจกรรมการทำงาน แทบทั้งสิ้น ผู้บริหารจึงควรตระหนักในกิจกรรมที่ทำให้เสียเวลาในการทำงานเหล่านี้ให้มาก เพราะ ถ้าหากนำเวลาเหล่านั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ ก็จะส่งผลดีต่อการทำงาน ในที่สุด
· ใช้เวลาที่รอคอยให้เป็นประโยชน์ ผู้บริหารที่ใช้ช่วงเวลาในการรอคอยนานๆ เป็นประจำ เช่น การเดินทางไปประจำต่างจังหวัดเป็นประจำ การรอรับภรรยาที่ทำงาน การรอรับบุตรที่โรงเรียน ซึ่งถ้าหากกิจกรรมเหล่านี้ใช้เวลาในการ รอคอย ผู้บริหารควรใช้เวลาเหล่านั้นให้เป็นประโยชน์ เช่น การอ่านหนังสือพิมพ์ การโทรศัพท์ติดต่องาน หรือนึกวางแผนงานที่จะดำเนินการ ในวันต่อไปก็จะเป็นการใช้เวลาที่เปล่าประโยชน์ให้เป็นประโยชน์ อีกทางหนึ่งด้วย
6. การประเมินผลการใช้เวลา ผู้บริหารควรจะติดตามผลและประเมินผลการใช้เวลาในการปฏิบัติงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ ของตนเอง และผู้ร่วมงานอย่างสม่ำเสมอ ทั้งนี้เพื่อต้องการทราบความก้าวหน้า ของงานกับระยะเวลาที่ควรจะดำเนินไปว่าประสบผลสำเร็จมากน้อยเพียงใด โดยการวิเคราะห์ถึงอุปสรรคและแนวทางแก้ไข หากว่างานหรือกิจกรรมนั้นมีความล่าช้า อาจจะเกิด ความเสียหายต่อองค์การได้ ผู้บริหารอาจจะประเมินการใช้เวลาดังต่อไปนี้
· ประเมินความก้าวหน้าของงาน เป็นการประเมินเพื่อที่จะทราบผลของการทำงาน ว่าประสบผลหรือมีอุปสรรคสิ่งใดบ้าง และต้องการทราบว่าผู้ร่วมงานได้ใช้เวลาในการทำงานคุ้มกับค่าจ้าง หรือเงินเดือนหรือไม่ ผู้บริหารอาจใช้การวิเคราะห์เชิงธุรกิจ ประเมินผลงานก็ได้ เพื่อหาทางแก้ไขการบริหารงานที่ไม่ประสบผลสำเร็จว่าเกิดจากตัวแปรได้บ้าง
· ประเมินผลการใช้เวลาในการทำกิจกรรมย่อย ในการทำกิจกรรมย่อยบ้างอย่าง เช่น การประชุม การโทรศัพท์ หรือการติดต่อกับบุคคลภายนอก ซึ่งเป็นกิจกรรมย่อยในองค์กร ผู้บริหารควรจะประเมินการใช้เวลาในกิจกรรมย่อยเหล่านี้ว่าได้ดำเนินไปสัมพันธ์กับผลที่ได้หรือไม่ เพื่อที่จะได้หาแนวทางแก้ไขในการทำงานกิจกรรมย่อยครั้งต่อไป
· ใช้เวลาสำหรับการพักผ่อนแก่ตัวเองและผู้ร่วมงานบ้าง ในช่วงเวลาของการปฏิบัติงานอาจจะเป็นวัน เดือน ครึ่งปี หรือปี ก็ตาม เมื่องานที่ทำไปประสบผลสำเร็จและภูมิใจในผลของงานว่าได้ทำไปอย่างสุดความสามารถแล้ว ควรให้รางวัลสำหรับตัวเองและผู้ร่วมงาน โดยการพักผ่อนเพื่อคลายความตรึงเครียด เช่น การลาพักผ่อน ไปเที่ยวต่างจังหวัด กับครอบครัว หรือผู้ร่วมงาน ทั้งนี้จะได้มีกำลังใจในการปฏิบัติงานครั้งต่อไป อย่างไรก็ตามในช่วงที่มีเวลาว่างควรที่จะหาเวลาออกกำลังกายเพื่อสุขภาพของตนเองอย่างน้อย จะเป็นการคลายกังวลและลดความตรึงเครียดลงระดับหนึ่ง
ดังจะเห็นได้ว่าทุกองค์การ ทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่มีเกี่ยวข้องต่อการทำงานคือ “เวลา”และ “เวลา”เป็นสิ่งที่ทุกคนมีเท่ากัน แต่จะต่างกันที่การใช้ “เวลา”ที่มีอยู่เท่ากันนั้น ให้เป็นประโยชน์ แก่ตัวเอง หรือองค์การได้อย่างไร หลักการบริหารเวลาจึงเป็นเทคนิค วิธีการ และศิลปะของบุคคล โดยเฉพาะผู้บริหารแต่ละคนโดยตรง ว่าได้ดำเนินการไปในทิศทางใด เหมาะสมกับงานแล้วหรือไม่ งานจึงเข้ามามีส่วนสัมพันธ์กับการใช้เวลา จนแยกออกจากกันไม่ได้ งานจะสำเร็จได้ทันตามกำหนดและเสร็จอย่างมีคุณภาพ ผู้บริหารจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์(Strategy)ในการรู้จักใช้เวลาให้สอดคล้อง กับการทำงาน โดยผู้บริหารจะต้องเป็นตัวจักรสำคัญของการบริหารสำคัญในทุกกระบวนการ เมื่อบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิผล ก็จะมีส่วนให้การทำงานมีประสิทธิภาพในที่สุด
-----------------------------------
ชาญชัย อาจิณสมาจาร. 2531, นักบริหารที่ทรงประสิทธิภาพ. กรุงเทพฯ : รุ่งแสงการพิมพ์.
ประสิทธิ์ หนูกุ้ง. 2535, “ผู้บริหารกับการบริหารเวลา” จุลสารพัฒนาข้าราชการพลเรือน ฉบับที่ 2 เมษายน-มิถุนายน.
อินทิรา หิรัญสาย. 2534, “การบริหารเวลาและประสิทธิภาพการบริหารงานตามภารกิจ
ของผู้บริหาร โรงเรียนมัธยมศึกษา ในเขตการศึกษา 2 วิทยานิพนธ์ปริญญามหาบัณฑิต มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์.
Douglas, M.E. and Douglas D.N.1980, Manage your time manage your work manage yourself. New York. AMACOM.
