ติดต่อ

ลอกมาเล่า "การสะกัดองค์ความรู้"

พรุ่งนี้ (20 ก.พ.) นัดประชุมเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานสถาบันเกษตรกร เป็นการพบปะกันครั้งที่ 3 นอกจากวาระการประชุมตามระเบียบแล้ว คิดว่าจะคุยอะไรบ้าง ที่เป็นการพัฒนาบุคลากร ไปในตัว ด้วยการตั้งสมมติฐานว่า ใครเข้าถึงแหล่งความรู้ได้มากกว่ากัน และอะไรเป็นเรื่องที่ควรเติมให้กับเจ้าหน้าที่

         นึกถึงว่าเราทำงานกับชาวบ้านมานาน ได้แลกเปลี่ยน และเรียนรู้ร่วมกันมา เกิดองค์กรเกษตรกรที่เข้มแข็งมากมาย ทำไมทำได้? ทำได้ด้วยวิธีการไหน? ฯลฯ เจ้าหน้าที่รุ่นพี่ได้ส่งต่อความรู้แก่คนรุ่นหลัง (ครอบมือ:ภาษาใต้) แล้วหรือยัง นอกจากนี้ความรู้จากชาวบ้านผู้เรียนรู้ด้วยการปฏิบัติจริงนั้น เราได้เก็บรวบรวมบันทึกไว้หรือไม่??

         คำถามที่เกิดจึงทำให้ไปหาความรู้ในเรื่องการ "สกัดองค์ความรู้" แบบวิชาการหน่อยๆ มาเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติของเจ้าหน้าที่ ขออนุญาตเจ้าของบทความในการนำมาเผยแพร่ต่อและขอบคุณ มา ณโอกาสนี้

การสกัดองค์ความรู้

 

การสร้างองค์ความรู้เป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์

กระบวนการเกิดขององค์ความรู้ในองค์กรก็เช่นเดียวกัน เมื่อใดก็ตามที่องค์กรต้องการสร้างความเชี่ยวชาญ หรือขีดความสามารถในการแข่งขันในเรื่องใดๆ เช่น การให้บริการที่เหนือกว่า ก็ต้องเริ่มจากการตั้งคำถาม หรือข้อสงสัยว่าทำอย่างไรลูกค้าจึงจะพอใจ ? จากนั้นก็ตั้งสมมติฐานว่าลูกค้ากลุ่ม A อาจมีความชอบในเรื่องนี้ ก็ทำการทดลองพิสูจน์สมมติฐานนั้นๆ ถ้าใช่ก็เป็นอันว่าแนวคิดนั้นๆ ในการเอาใจลูกค้าถือเป็น องค์ความรู้ ได้ แต่พอนานวัน องค์ความรู้ นั้น อาจจะไม่สามารถ สร้างความพอใจให้ลูกค้าได้อย่างที่เคยเป็นมา ก็ต้องมีการวิเคราะห์ทดสอบกันใหม่ว่าควรมีการปรับปรุงองค์ความรู้นั้น หรือไม่ ? และอย่างไร ? ถ้ามีการปรับปรุงต่อยอดองค์ความรู้นั้น ก็ถือว่ามีการวิวัฒนาการ (Evolution) ขององค์ความรู้ แต่ถ้าองค์ความรู้นั้นๆ ใช้ไม่ได้ต่อไปอีกแล้วในอนาคตจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม ก็ต้องยกเลิก ( Cancel) องค์ความรู้นั้นไป แล้วไปเริ่มกระบวนการสร้างองค์ความรู้ใหม่ต่อ

การบริหารองค์ความรู้ ( Knowledge Management) ในองค์กรจึงเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์อย่างแท้จริง ไม่ใช่เกิดเพราะนึกเอง เดาเอง หรือฟลุก เหตุฟลุกนั้นคงจะมีบ้างในบางกรณี เช่น ฟลุกไปเจอสูตรทำอาหารจานเด็ดโดยบังเอิญ แต่คนเรานั้นมันจะฟลุกตลอดชีวิตย่อมเป็นไปได้ยาก ดังนั้น หากองค์กรใดต้องการสร้างความเป็นเลิศในเรื่องใดๆ ก็ต้องมีการจัดสร้างกระบวนการในการบริหารจัดการองค์ความรู้อย่างเป็นระบบและอิงระเบียบวิธีทางวิทยาศาสตร์ (Scientific method)

องค์ความรู้เป็นสิ่งที่ต้องรู้จักสะสม

องค์ความรู้ขององค์กรเกิดได้จาก 2 แหล่งคือ

1) เกิดจากโครงสร้างและกระบวนการขององค์กรที่จัดขึ้นมา เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ในการ สร้างองค์ความรู้โดยเฉพาะ

2) เกิดขึ้นหรือมีอยู่ในตัวของบุคลากร กล่าวคือ เมื่อองค์กรจัดจ้างและมอบหมายให้บุคลากรทำหน้าที่วิจัยค้นคว้าสร้างองค์ความรู้ บุคลากรนั้นๆย่อมมีโอกาสได้สัมผัสกับองค์ความรู้นั้นโดยตรง ในฐานะเป็นนักวิจัยของโครงการนั้นๆ ถือเป็นความรู้โดยตรงที่ได้รับจากการปฏิบัติงานเพื่อสร้างองค์ความรู้

ในอีกสถานการณ์หนึ่งก็คือ เกิดจากบุคลากรที่ทำงานในหน้าที่ต่างๆ ทั่วไปขององค์กรนั่นแหละ ถึงแม้พวกเขาจะไม่ได้อยู่ในแผนก R & D (Research & Development) ก็ตามที แต่เขาก็มีความรู้และทักษะพิเศษที่เกิดขึ้นจากการทำงานในหน้าที่นั้นๆ มานานปี ซึ่งถ้าคนเหล่านี้จากองค์กรไป ความรู้ความชำนาญพิเศษเหล่านี้ ก็จะจากองค์กรไปพร้อมกับตัวเขาด้วย น่าเสียดายไหมล่ะคะ ?

องค์กรบางองค์กรมีอายุยืนนาน มีพนักงานมาทำงานด้วยหลายต่อหลายรุ่น แต่องค์ความรู้หลายๆ เรื่องก็สูญหายไปตามตัวพนักงานแต่ละรุ่นที่จากไป โดยไม่มีการถ่ายทอดต่อให้พนักงานรุ่นหลัง บางองค์ความรู้ก็เป็นความรู้ที่สำคัญมากๆ ต่อความอยู่รอดที่อาจดูจิ๊บจ๊อยไม่สำคัญสำหรับนายจ้าง แต่ก็มีผลต่อความพึงพอใจของลูกค้าบางกลุ่ม ซึ่งถ้านายจ้างเห็นว่าไม่สำคัญ ก็แล้วไป!

จะดักจับ ( Capture) และเก็บกัก ( Store) ความรู้อย่างไร ?

องค์ความรู้สามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อเชื่อวันในการทำงาน พอนานวันเข้าองค์ความรู้ก็ได้รับการทดสอบ พัฒนาและกลั่นกรองจนกลายเป็นสูตร ทฤษฎี หรือแบบจำลอง ( Model) ในที่สุด ซึ่งถือเป็นจุดพัฒนาระดับสูงสุดขององค์ความรู้ แต่ปัญหามีอยู่ว่าผู้บริหารของหลายองค์กรไม่ตระหนักถึงความจริงข้อนี้ จึงละเลยและละทิ้งโอกาสดีๆ ที่จะหยิบฉวย ดักจับเจ้าตัวองค์ความรู้เหล่านั้น เพื่อมาวิเคราะห์และพัฒนาให้ดียิ่งๆขึ้นไป

Jean Thilmany ผู้เขียนบทความเรื่อง “Passing Know How” ในวารสาร HR Magazine ได้นำเสนอวิธีการในการ ดักจับ ” (Capture) ความรู้ก่อนที่มันจะหลุดมือไปไว้อยู่ 5 วิธีคือ

วิธีที่ 1 : ให้พนักงานบันทึกบทเรียนจากการทำงาน

วิธีแรกนี้บริษัท Lyondell Basell ซึ่งเป็นผู้ผลิตโพลีเมอร์ที่มีธุรกิจทั่วโลกใช้อยู่คือ จัดโครงการชื่อ “Knowledge Retention Program” ( โปรแกรมรักษาองค์ความรู้) ซึ่งโครงการนี้มีนโยบายให้พนักงานที่ทำงานในตำแหน่งสำคัญ ( Key Positions) ต้องจดบันทึกข้อมูล หรือองค์ความรู้ใหม่ๆ ที่พวกเขาพบเจอในระหว่างทำงาน ทั้งนี้ข้อมูลนั้นๆ อาจเป็นเพียงข้อสังเกต คำถาม ข้อคิด หรือคำแนะนำที่พนักงานเห็นว่ามีประโยชน์ในการพัฒนาการปฏิบัติงานและเป็นข้อมูลที่ไม่เคยมีบันทึกมาก่อนในบริษัท จากนั้นบริษัทก็ทำการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ในฐานข้อมูลของบริษัท อย่างไรก็ตาม Jean Thilmany ไม่ได้ให้รายละเอียดว่าพนักงานต้องจดบันทึกบ่อยแค่ไหน ทั้งนี้ผู้เขียนมีความเห็นว่าควรจดทุกครั้งเมื่อมีความรู้ใหม่เกิดขึ้น แต่อาจทำการทบทวนแก้ไขและบันทึกเป็นรายงานส่งหน่วยข้อมูลเดือนละครั้งก็น่าจะพอเพียง

วิธีที่ 2 : ใช้วิธีบันทึกภาพหรือบันทึกลงในแผ่น CD หรือ DVD

กระบวนการบางอย่างอาจยากที่จะเข้าใจถ้าอ่านจากบันทึกเท่านั้น เพราะว่ามันมองไม่เห็นภาพ ดังนั้นจึงควรใช้สื่อโสตทัศนูปกรณ์ให้เป็นประโยชน์ บันทึกภาพและเสียงของวิธีการทำงาน ขั้นตอนการทดลองทางเคมี ปฏิกิริยาทางเคมีที่สำคัญๆ ฯลฯทั้งนี้พนักงานรุ่นหลังที่ต้องเข้ามารับช่วงงานต่อจะได้อ่านบันทึกแล้วชมภาพประกอบจนเข้าใจแจ่มแจ้งในเวลาอันรวดเร็วดังคำพังเพยที่ว่า สิบปากว่า ไม่เท่าตาเห็น นั่นเอง หากองค์กรมีการบันทึกวีดิทัศน์การปฏิบัติงานประจำของพนักงานคนเก่ง หรือเปรียบเทียบกับคนไม่เก่ง ก็จะเห็นถึงความแตกต่างของผลงานได้ชัดเจนว่าเกิดจากสาเหตุอะไรและแก้ไขข้อบกพร่องได้ตรงจุดยิ่งขึ้นและได้ครบถ้วน

วิธีที่ 3 : ต้องสร้างแผนภูมิความคิด ( Mind Mapping)

จัดทีมผู้เชี่ยวชาญมาวิเคราะห์ บันทึกวีดิทัศน์และสัมภาษณ์พนักงานคนเก่งเพื่อที่จะสามารถร่างภาพวิธีคิด วิธีทำงานของบุคคลเหล่านี้ออกมาเป็นแผนผังหรือแบบจำลอง ซึ่งเมื่อได้บันทึกความคิดของคนเหล่านี้ออกมาเป็นแผนผัง ก็จะทำให้เจ้าตัวผู้เป็นเจ้าของความคิดเห็นระบบความคิดของตัวเองชัดเจน และสามารถทำการดัดแปลงแก้ไขต่อยอดได้ง่ายขึ้น (ดีกว่าคิดอยู่ในหัวสมองคนเดียว) และยังเชิญชวนให้คนอื่นๆ ร่วมกันวิเคราะห์และพัฒนาแผนผังความคิดนี้ได้ด้วย

วิธีที่ 4 : ใช้วิธีเล่าเรื่อง ( Story Telling)

การให้คนที่มีความสามารถ มีประสบการณ์ที่น่าสนใจ มาเล่าเรื่องราวต่างๆเพื่อถ่ายทอดความรู้ให้คนอื่นๆ ก็เป็นวิธีหนึ่งที่นิยมใช้ ยิ่งคนที่เล่าเก่งๆ จะสามารถจูงใจผู้อื่นให้อยากทดลองทำตามได้ดีทีเดียว

วิธีที่ 5 : สนทนาแลกเปลี่ยนความเห็น

วิธีนี้หลายบริษัทใช้กันเป็นประจำอยู่แล้ว โดยจัดประชุมให้พนักงานมา สุมหัวกัน ” (Brain Storming) แลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์

วิธีทั้ง 5 ประการที่กล่าวมานี้ ล้วนเป็นมาตรการที่องค์กรควรนำมาใช้ในการดักจับองค์ความรู้ที่มีในตัวพนักงาน เพื่อกักเก็บมันไว้ให้อยู่กับองค์กรจะได้ไม่ต้องสูญเสียองค์ความรู้ไปกับพนักงานที่ลาจากไป และเมื่อมีวิธีการในการดักจับองค์ความรู้แล้ว ต้องอย่าลืมสร้างระบบจัดเก็บความรู้นั้นๆ ให้ดีด้วย เพราะว่าคนไทยเรานั้นมีจุดอ่อนอยู่ที่ไม่ชอบบันทึกเรื่องราวต่างๆ ทำให้เราต้องสูญเสียองค์ความรู้ดีๆ ที่คนรุ่นปู่ย่าตายายของเราคิดค้นมาไปอย่างน่าเสียดาย

 

ที่มา ;;; http://www.jobjob.co.th/th/HR_Variety/

 

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 243167, เขียน: , แก้ไข, , สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 7, อ่าน: คลิก

คำสำคัญ (keywords) #การสะกัดองค์ความรู้

บันทึกล่าสุด 

ความเห็น (7)

  • หวัดดีจ้ะ
  • แวะมาทักทายก่อนเที่ยง และมาดู "การสกัดองค์ความรู้ด้วย" จ้ะ

 

หวัดดีครับ

ได้วิธีสกัดความรู้ฝังลึกแล้ว

จะไปทดลองใช้ดูครับ

ขอบคุณครับที่แบ่งปัน

หวัดดีหนูอ้อย ทำที่อยากทำ มีความสุขกับที่ได้ทำ

แบ่งปันกันไป

หวัดดีค่ะคุณวัชรา ทองหยอด

ขอบคุณที่เข้ามาเยี่ยม

ยากนะที่จะให้คนอื่นรู้และเข้าใจ

โดยเฉพาะ CKO.

การพัฒนาองค์กร ตามแนวทาง PMQA

รู้กันกี่คน   ..เรื่องของใครคนนั้นแต่ง...แล้วนำมาแจ้งเพื่อทราบ

ยุทธศาสตร์พัฒนาจังหวัดนั่นแหละ...มุบมิบแต่ง

อำเภอ  แม้กระทั้งจังหวัดเองหลายคนไม่รู้เรื่อง

หัวขบวน..พากันเดินลงเหว....แล้วน้องเหอ

 

เป็นกำลังใจให้นะ

สู้ต่อไป ทำหน้าที่เพื่อหน้าที่ ให้บรรลุ

ขอบคุณบันทึกดีๆ นี้นะครับ...

ไม่ว่าจะอยู่ในภาวะใด  ผมก็จะบอกกับใจเสมอว่า  "เชื่อว่า KM จะช่วยให้อะไรต่ออะไรดีขึ้น"...

ขอบคุณอาจารย์แผ่นดินที่เข้ามาเยี่ยมชมค่ะ

ทุกสรรพสิ่งล้วนมีหนทางของมัน

ว่าแต่จะเจอทางเมื่อไหร่..ก็เมื่อนั้นค่ะ