สรุปการฟังบรรยายของ อาจารย์วิบูลย์ จุง

อาจารย์วิบูลย์  แซ่จุง  :  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องKM

วิชา  :  การวิเคราะห์และออกแบบระบบการจัดการความรู้ในองค์กร (System Analysis and Design for Knowledge Management in Organization)

 

จากการฟังบรรยายของอาจารย์วิบูลย์ จุง  ได้แนวคิดและความรู้ต่าง ๆ พอสรุปได้ดังนี้

 

 การระดมสมอง (Brainstorming). การระดมสมองคือ การปรับแนวความคิดร่วมกันระหว่าง สมาชิกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่วมกัน เพื่อเป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การแก้ปัญหา ...โดยอาจารย์ได้ยก case study ของโรงพยาบาล และให้ทุกคนร่วมกันระดมสมองว่า เราคาดหวังให้โรงพยาบาลควรจะมีอะไรบ้าง

 

เข้าใจเรื่องกระบวนการคิด..

                 ในทุกๆวันคนเรามักจะใช้ความคิด ในการทำสิ่งนั้นสิ่งนี้ แต่ความคิดที่เรากำลังพัฒนา เป็นการพัฒนาหัวสองทั้งด้านซ้ายและขาว ในส่วนของ เหตุผล และ จินตนาการ ดังนั้น การทำกิจกรรมพัฒนาความคิดในชุดนี้ จะเน้นทางด้านการใช้เหตุผล การใช้จินตนาการ เพื่อสร้างสรรงานที่ทำให้มีคุณค่า และ ปรับปรุงงานที่ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

1. Positive Thinking ความคิดในเชิงบวก
              เป็นความคิดเพื่อในแง่ดี มองในแง่มุมของความเป็นไปได้ ให้กำลังใจกับตนเอง และ ผู้อื่น ซึ่งเป็นความคิดพื่นฐานของความคิดที่ดีๆทั้งหมด เช่น คิดว่าจะทำอย่างไรให้แผนกทำงานได้ปริมาณ และ คุณภาพ มากที่สุดในเวลาเท่าเดิม หรือ คิดว่า เราจะทำอย่างไรดีที่จะทำให้งานที่บริการลูกค้าแล้ว ลูกค้าพึงพอใจอย่างมาก จากการบริการของเรา เป็นต้น

            2. Creative Thinking ความคิดสร้างสรร
               เป็นความคิดประยุกต์ จากประสบการณ์ ความรู้ ความสามารถ รวมทั้ง การปรับปรุงสิ่งที่มีอยู่ให้มีคุณค่ามากยิ่งขึ้น มีประโยชน์มากขึ้น อย่างเช่น คิดถึงผลิตภัณฑ์ใหม่ เพื่อสามารถขายให้กับลูกค้าได้ คิดถึงการสร้างงานในแขนงใหม่ๆ ให้เกิดขึ้นเพื่อส่งเสริมให้ลูกค้ามีข้อมูลในการใช้งานมากยิ่งขึ้น อาจจะคิดถึงการรายงานในรูปแบบใหม่ เพื่อให้ข้อมูลกับหัวหน้างานได้ดีขึ้น เป็นต้น

            3. Lateral Thinking ความคิดนอกกรอบ
              เป็นความคิด นอกกรอบ หรือ บางทีบางคนใช้ทางด้าน จรรยาบรรณ ศิลธรรม หรือ ความจงรักภักดีในหน้าที่ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องปลูกฝังให้พนักงานมีความคิดลักษณะนี้ เพื่อทำให้องค์กรแข็งแรง อย่างเช่น การทำให้พนักงานตระหนักถึง ความปลอดภัยของข้อมูล ความลับของบริษัทฯห้ามเปิดเผย การสร้าง Royalty กับบริษัทฯ การสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงาน และ หัวหน้างาน ทำให้พนักงานตัดสินใจยากในการออกจากบริษัทฯเรา

            4.Strategic Thinking ความคิดเชิกลยุทธ์
            เป็นความคิดในการมองรอบด้าน การพัฒนา และ การวางแผนเพื่อให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งเป็นแนวความคิดทั้งเหตุ และ ผล รวมรวมกัน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานของเรามีความคิดเชิงกลยุทธ์ ก็จะมองออกว่า ในอุตสาหกรรมของลูกค้าเรา เขาใช้กลยุทธ์ใดกันบ้าง และ เขาต้องการให้เราบริการงานของเขาทางด้านใด เราก็จะสามารถทำได้ถูกต้อง ตรงใจ ตรงความต้องการของลูกค้า เป็นต้น

           ทั้งนี้และทั้งนั้น การมีเพียงความคิด ไม่ได้บ่งบอกถึงความสำเร็จที่จะเกิดขึ้น การมีความคิดดี ต้องประกอบด้วยการลงมือทำให้เกิดขึ้นดัวย ดังนั้น ทุกๆหัวข้อจึงเน้นให้ทุกคนแสดงแนวความคิดที่สามารถนำไปใช้งานได้ พูด สื่อสารให้ทุกคนเข้าใจถึงแนวความคิดที่คิดได้ และ ลงมือทำ ลงมือคิด เพื่อเปลี่ยนความคิดพัฒนาบริษัทฯ ให้เป็นรูปธรรมขึ้น ซึ่งแนวความคิดโดยรวมยังประกอบด้วย 5 หลักใหญ่ๆคือ

          1. สร้างการเรียนรู้ หรือ ทำให้เกิดการเรียนรู้ จะเห็นว่าองค์กรขนาดใหญ่จะเน้นเรื่ององค์กรแห่งการเรียนรู้ เพราะการเรียนรู้จะทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยลง คุณภาพมากขึ้น สามารถมีแนวทางในการคิดเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆให้ดีขึ้น.
          2. พัฒนาความคิด ส่งเสริมความคิดต่างๆ มีองค์กรหัวก้าวหน้า จะเริ่มสร้างองค์กรแห่งความคิด เพื่อส่งเสริมให้พนักงานได้ช่วยกันคิด ยึดหลักการว่า หลายหัวดีกว่าหัวเดียว แต่เราเลือกคนที่มีความสามารถและทุ่มเทให้กับบริษัทฯได้ยาก ยิ่งจะหาคนใหม่ๆเข้ามายิ่งยาก ดังนั้น การสร้างคนที่มีอยู่ให้มีความคิดความเข้าใจในแนวทางการปรับปรุงแผนก หรือ ระบบงาน จะได้คุณภาพที่มากกว่า และ เร็วกว่า การสอนให้คนเก่งที่ไม่เคยเรียนรู้งานหรือ ไม่เข้าใจระบบงานของบริษัทฯ มาปรับปรุงงานในแบบเดียวกัน
         3. การปฏิบัติงานให้ได้คุณภาพ ทำในสิ่งที่คิดให้เป็นรูปธรรม ทำให้เกิดผลขึ้นจะใช้ยุทธวิธีใดๆเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ ส่งเสริมการทำงานอย่างมีคุณภาพและปริมาณ ในเวลาที่จำกัด
         4. การสื่อสาร ไม่ว่า พูด หรือ เขียน ไม่ว่าทางใดก็ตามในผลงานที่เราทำขึ้น สร้างขึ้น คิดขึ้น หรือ งานที่ทำ ให้กับหัวหน้างาน ให้กับเจ้านายรับรู้ ให้กับลูกค้ารับรู้ เพื่อให้เขาได้รับทราบ ถึงความก้าวหน้าของงานที่ทำ ซึ่งจะเป็นตัวส่งให้เกิดประสบความสำเร็จได้อย่างมาก

          5. การสรุป และ ประเมินผลงานของตน ประเมินความพึงพอใจของลูกค้าว่าเป็นอย่างไร ต้องประเมินบ่อยๆ เพื่อให้รู้ว่าตนเองอยู่ในตำแหน่งใดด้วย...

มีแนวคิดที่กว้างและรอบ (Holistic Thinking)
                  คนที่เป็นบุคคลเชิงกลยุทธ์ จะมีแนวความคิดที่กว้างและรอบด้าน โดยคิดอย่างเป็นระบบ และ คิดอย่างเป็นเหตุผล ทั้งนี้ การจัดลำดับแนวความคิด จึงเป็นเรื่องธรรมชาติของคนกลุ่มนี้ไปโดยปริยาย  การคิดกว้าง ของเขา จะมองในภาพรวมหรือองค์รวมในภาษาทางวิชาการเรียกว่าบริบท ซึ่งต้องคิดทั้งบริบทของตนเอง บริบทของลูกค้า บริบทของคนที่ติดต่อด้วย บริบทขององค์กร บริบทของร้านของลูกค้า ทั้งสิ่งแวดล้อมภายใน และ สิ่งแวดล้อมภายนอก รวมไปถึงคนที่มีอิทธิพลต่อคนอื่น สิ่งที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ เพื่อทำให้สามารถเห็นความเป็นจริงที่เกิดขึ้น และ ใช้มันในการวางแผน และพัฒนาแนวทางการดำเนินงาน หรือ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างตรงจุด และ ไม่เสียเวลา

คิดถึงอนาคต (Forward Thinking)
                คนที่คิดถึงอนาคตว่า สิ่งนั้นจะเกิดขึ้น สิ่งนี้จะเกิดขึ้น แล้วไม่ได้ทำอะไรไม่ใช่ บุคคลเชิงกลยุทธ์ แต่ บุคคลเชิงกลยุทธ์ จะคิดว่า สิ่งที่จะเกิดขึ้นนั้น จะกระทบกับตนเองอย่างไร ถ้าเป็นปัญหาก็จะหาแนวทางการป้องกัน ถ้ามองแล้วมันน่าจะเป็นโอกาสในเรื่องใด ก็จะทำให้โอกาสเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง เช่น นักการตลาดที่เป็นบุคคลเชิงกลยุทธ์ จะมองออกว่า อนาคตสินค้าของตนนั้น จะอยู่รอดหรือไม่ ต้องพัฒนาสินค้าตัวใหม่หรือไม่ หรือ สินค้าทดแทนมีอะไรบ้าง ทั้งนี้ ต้องมองในทุกๆองค์ประกอบ เช่น หลายสิบปีที่ฟิลม์ถ่ายภาพเป็นอะไรที่ยึดครองตลาดการถ่ายภายทั้งหมดไว้ แต่ในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา การถ่ายภาพด้วยระบบดิจิตอลก็เริ่มเกิดขึ้น และในปัจจุบันก็กลายเป็นเรื่องธรรมดาไป ทั้งนี้ ถ้าบริษัทฯ หรือ ร้านค้าที่ขายกล้อง หรือ ฟิลม์ ที่มีนักคิดเชิงกลยุทธ์ จะมองเห็นและเตือนให้ระวังในเรื่องเหล่านี้ได้ก่อน

              สำหรับบุคคลเชิงกลยุทธ์นั้น จะจัดการองค์กรให้เหมาะสมสำหรับอนาคต สิ่งที่เขาทำเมื่อหลายปีก่อน จะเห็นว่ามีประโยชน์ในปัจจุบัน และ สิ่งที่เขาทำในปัจจุบันถึงแม้นจะมองไม่ออกว่ามันดี แต่ก็จะรู้ว่าน่าจะถูกต้อง และ จะเห็นผลในอนาคต นี้จึงกลายมาเป็นจุดอ่อนที่ผู้บริหารไร้ปัญญาเอาคนเช่นนี้ออกจากองค์กร เพราะมองไม่ออกถึงผลที่จะเกิดในอนาคตนั่นเอง

 

ความไม่มีกลยุทธ์ ก็ยังมีกลยุทธ์แอบแฝงอยู่

              แนวความคิด มันเป็นวิธีการคิดของคน ดังนั้น ไม่ว่าใครส่วนใหญ่ก็มีแนวความคิดทั้งนั้น เพียงแต่จะรู้ตัวหรือไม่ว่าได้ใช้แนวความคิดไหน เหมือนเด็กทารกที่พยายามเดิม เขาไม่รู้หรอกว่า เขาใช้แนวความคิดใด เด็กทารกเพียงแต่เห็นว่า คนอื่นเดินได้ก็อยากเดินบ้างเท่านั้น... ดังนั้น นี่จึงเป็นเหตุผลว่า ทำไมผมไม่เอาชื่ออันหรูหราของแต่ละแนวความคิดมาเขียนในนี้ แต่ผมแค่มาอธิบายถึง หลักวิธีคิดให้เท่านั้น เพราะ แค่เด็กทารกก็ยังมีการกระตุ้นจากความคิดตัวเอง ผมก็คิดว่า คนที่อ่านออกเขียนได้ พิมพ์ได้ ก็ต้องมีแนวความคิดของตนเอง เพียงแต่ ใครที่จะสามารถหาแนวทางได้มากกว่ากัน

            ความคิดที่มุ่งพัฒนาองค์กรไปอย่างไม่หยุดนิ่ง เป็นความคิดในเชิง Dynamics ซึ่งเป็นแนวคิดที่ดี ตรงกับแนวคิดว่า ไม่มีใครแข่งก็แข่งกับตัวเอง การพัฒนาตนเองขึ้นไปเรื่อยๆ ก็เป็นแนวคิดในเชิงนี้
            การมุ่งมันการทำงาน เพื่อจะบรรลุเป้าหมาย นั่นต้องสร้างเป้าหมายในอนาคตก่อนว่า เราต้องการเช่นกัน การคิดถึงอนาคตว่า เราต้องการอะไรนั้น แล้วสร้างปัจจุบันให้ไปให้ถึงในสิ่งที่วางไว้นั้น ทางฝรั่งเขาก็บอกว่า เป็นแนวคิดในเชิง Visionary Thinking และ Forward Thinking คือการมองไปข้างหน้า สร้างวิสัยทัศน์ เพื่อกำหนดแนวทางปฏิบัติ เพื่อความต้องการขององค์กร หรือ เจ้าของบริษัทฯ เท่านั้น

                 การมีแนวความคิดเพียงไม่กี่แนวก็สามารถประสบความสำเร็จได้ อันเนื่องจาก แนวความคิดบางแนวความคิด ต้องอาศัยแนวความคิดอื่นๆ เท่าที่ผู้คิดจะมีปัญญาในการหาหนทาง แต่การที่รู้เท่าทันความคิด และ มีแนวทางในการคิดเบื้องต้น จะสามารถสร้างให้ศักยภาพของผู้มีแนวทางนั้น ได้มีวิธีการแก้ไขปัญหา หรือ วางแผนงานได้ดีกว่า ทั้งนี้ มันขึ้นอยู่กับคนที่ฉลาดในอุบาย และ ฉลาดในการที่จะใช้ว่า ใครใช้ได้ดีกว่ากัน...

บุคคลเชิงกลยุทธ์ต้องมองบริบท (Context Thinking)
             คนแต่ละคนมีสภาพแวดล้อมต่างกัน องค์ประกอบและแนวคิดพื้นฐานย่อมต่างกัน เพราะมีประสบการณ์ที่ต่าง การคิดก็ต่างกัน ซึ่งบางคนอาจจะคิดทางบวก อาจจะเป็นเพราะเขาอยู่ในสิ่งแวดล้อมที่ดี หรือ มีพื้นฐานที่ดี บังคับตนเองให้ออกมาจากสิ่งที่ไม่ดี หรือ สร้างแนวความคิดที่ต่อต้านกับสิ่งเลวร้ายที่ประสบพบเจอ

             แต่บางคนก็อาจจะคิดทางลบ เขาอาจจะมีประสบการณ์ที่เลวร้ายในอดีต อาจจะโดยความโหดร้ายของสังคมทำร้าย และ เลือกแนวทางในการคิดที่เลวร้ายตามๆไปกับสิ่งแวดล้อม เพื่อจะได้อยู่รอดในสังคม โดยการทำร้ายคนอื่นเพิ่มมากขึ้น หรือ อย่างน้อยก็มองคนอื่นในแง่ไม่มีเป็นส่วนใหญ่

              ทั้งนี้ แนวคิดเชิงบวกยังนำมาใช้ได้กับแนวคิดเชิงบริบท การส่งผ่านความคิด มาทางสื่อไม่ว่าจะชนิดใด มันจะส่งผ่านแนวคิด ว่าคนนั้นมีลักษณะเป็นเช่นใดมาด้วย บุคคลเชิงกลยุทธ์จะนำวิเคราะห์แนวคิดของแต่ละคนเพื่อใช้ในการบริหารจัดการคนๆนั้น เช่น การติดต่อ หรือ แม้นแต่การวางแผน ให้สอดคล้อง เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดของตนเองและองค์กร หรือ อย่างน้อยก็จะเข้าใจแนวคิดของคนๆนั้นว่าเป็นเช่นใด ซึ่งอาจจะนำมาใช้ในอนาคตก็อาจจะเป็นไปได้

บุคคลเชิงกลยุทธ์จะต้องมีแนวคิดอย่างเป็นระบบ (System Thinking)
             มีเรื่องมากมาย มีปัญหามากมายขององค์กร และ การบริหารจัดการ ดังนั้น ความคิดอย่างเป็นระบบจึงมีผลอย่างมากกับการทำให้งานในองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ และ ดำเนินไปอย่างไม่ติดขัด โดยใช้ข้อมูลข่าวสาร สาระสำคัญ และ เวลา เป็นตัวกำหนดความเป็นไปของความสัมพันธ์ เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่ม สู่เป้าหมายที่กำหนดไว้

           ข้อมูลที่ไม่ได้เก็บรวบรวมไว้ มันก็จะกลายเป็นข้อมูลที่ไร้ค่า
           ข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ แต่ไม่ได้นำมาทำประโยชน์อันได้ ก็เป็นข้อมูลขยะ
           ข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ เพื่อนำมาวิเคราะห์หาผลที่เกิดขึ้น คือ ฐานข้อมูล
           ข้อมูลที่วิเคราะห์แล้ว เพื่อนำมาใช้ในการชี้นำทาง คือ ขุมทรัพย์

            บุคคลเชิงกลยุทธ์จึงต้องเข้าใจถึงการใช้ข้อมูล และ คิดที่จะใช้ข้อมูลเหล่านั้น หรือ ดำเนินการต่างๆอย่างเป็นระบบ โดยคำนึงถึงเงื่อนไขของเวลา สถานที่ สิ่งแวดล้อม เพื่อคิดระบบให้สอดคล้องกันไป หรือ แม้นแต่การวิเคราะห์ก็ต้องใช้เงื่อนไขทางด้านเวลา ข้อมูล และ บริบท ในเรื่องต่างๆ เพื่อชี้ให้เห็นถึงแนวทาง หรือ วิธีการที่จะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ หรือ อาจจะพูดอีกแนวหนึ่งคือ บุคคลเชิงกลยุทธ์ต้องเป็นผู้หาขุมทรัพย์ให้กับองค์กร และ หาขุมทรัพย์ให้กับตนเอง ไม่ใช่รอให้เกิดขุมทรัพย์ขึ้นมา ดังนั้น การขวนขวายต่างๆ จึงขึ้นอยู่กับความคิดของบุคคลเชิงกลยุทธ์นั้นๆ

ไม่มีใครให้แข่ง ก็แข่งกันตัวเอง

             การที่จะขึ้นมาเป็นแชมป์ หรือ อันดับหนึ่งนั้นยาก แต่การรักษาแชมป์หรือการรักษาอันดับหนึ่งเอาไว้ ยากยิ่งกว่า ดังนั้น แนวคิดนี้จึงเป็นแนวคิดเมื่อคุณยืนอยู่จุดสูงสุด หรือ คุณเริ่มมองไม่เห็นหลังของคนอื่นอยู่ข้างหน้าคุณ เมื่อไม่มีเป้าหมายข้างหน้า เราก็ต้องสร้างเป้าหมายของตนเองขึ้นมา เพื่อเป็นแรงกระตุ้นไม่ให้เกิดการถดถอยเกิดขึ้น

            ในเมื่อเป็นหนึ่งในด้านใดก็ตาม ต้องคิดเสมอว่า เราไม่สามารถหยุดการพัฒนา เพราะเมื่อเราหยุด คู่แข่งเขาจะแซงเราไปสักวัน หรือ ถ้าเราวิ่งช้าลง โอกาสที่คู่แข่งเราจะวิ่งในระดับเดิมมีอยู่สูง เพราะเรากลายเป็นมาตรฐานให้เข้าได้มองเพื่อจะแซงเราให้ได้ไป

             ดังนั้น เมื่อถึงจุดสูงสุด ไม่มีใครให้แข่ง เราก็ต้องแข่งกับตัวเอง ต้องมีวิสัยทัศน์ ต้องสร้างมุมมองใหม่ (ซึ่งจะกล่าวในแนวคิดถัดไป) เพื่อเป็นจุดกระตุ้นให้เราพัฒนาไปให้ถึง ต้องศึกษาและพัฒนาทั้งองค์ประกอบภายใน และ องค์ประกอบภายนอก ปรับปรุงแก้ไขสิ่งต่างๆให้ดีขึ้นเสมอๆ และ พร้อมที่จะวิ่งเร็วเพิ่มมากขึ้นเพื่อแซงคู่แข่งหากคู่แข่งเกิดวิ่งขึ้นมาข้างๆเรา ณ วันใดวันหนึ่ง

สิ่งที่ตัวเองมี

           การมองในสิ่งที่ตัวเองมีอยู่นั้น จะเป็นการสังเกตตัวตนของตัวเองว่า มีจุดเด่น หรือ จุดด้อย อะไรบ้าง ซึ่งก็ตรงกับการวางแผนกลยุทธ์ ของ SWOT Analysis ในส่วนของ S-Strengths จุดแข็ง และ W-Weaknesses หรือ จุดด้อย เรื่องการมองสิ่งที่ตัวเองมี หรือ สิ่งที่ตัวเองเป็น

           ถ้าเปรียบเทียบกับตัวเองของเรา กลายมาเป็น ธุรกิจ ก็จะมองไปถึงธุรกิจมีจุดเด่นในด้านใดจุดอ่อนตรงจุดไหน และ เมื่อมองเข้าไปในองค์ประกอบของธุรกิจ ก็จะต้องมองว่า ผู้ประกอบธุรกิจมีจุดเด่นจุดด้อยทางด้านใด แผนกแต่ละแผนกมีจุดอ่อน หรือ จุดแข็งทางด้านใด หัวหน้างานแต่ละคนเป็นอย่างไร ลูกน้องแต่ละคนเป็นอย่างไร ระบบงานแต่ละเรื่องมีจุดแข็งจุดอ่อนอย่างไร

             การมองสิ่งที่ตัวเองมีนั้นมันเหมือนง่าย แต่การที่จะมองได้อย่างมีคุณภาพนั้น ต้องมองอย่างเป็นกลาง มองอย่างที่เป็นไปตามความเป็นจริง คนส่วนใหญ่รู้ว่าต้องมองอย่างไร แต่ก็จะมองเข้าข้างตัวเองเป็นส่วนใหญ่ ซึ่งต้องฝึกในส่วนนี้ให้มาก ฝึกสังเกตตัวเอง การกระทำ ระบบงานของตัวเอง หรือแม้นแต่ ความคิดของตัวเองว่า คิดในเรื่องนั้น อย่างนี้เป็นอย่างไร และหากต้องเปรียบเทียบก็ควรจะเปรียบเทียบกับมุมมองมาตรฐานที่เป็นกลาง

              สรุป  อาจารย์วิบูลย์ จุง   มีแนวคิดในการดำเนินชีวิต และสอนกับลูกน้องคือ ทำก็ต้องทำให้ดีกว่าดีที่สุด  ไม่ได้ ไม่มี ไม่ดี ไม่ได้...ต้องได้ต้องดี ต้องมี และ ต้องง่าย