การจัดการความรู้จะได้รับประโยชน์สูงสุดจะต้องค้นหาความรู้ภายใน (ซึ่งหมายถึงทักษะ ประสบการณ์ของผู้ร่วมงาน ที่เป็น Best practice) มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge sharing) เพื่อนำมาลำดับเป็นแนวทางในการปฏิบัติ (Action) จากขั้นตอนที่ง่ายๆ ไปสู่ขั้นตอนที่ยาก อันเป็นการจัดการขบวนการทำงานที่เคยเป็นไปอย่างสับสน ให้เป็นการทำงานที่มีลำดับ มีขั้นตอน ทำให้ย่นระยะเวลาในการลองผิดลองถูก ผลที่ตามมาทำให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมและลดบทบาทของบุคคลประเภท Hero (คิดว่าตนเองมีความสำคัญที่สุด) ออกไปจากองค์กร ระบบงานในองค์กรก็จะพัฒนาขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารจะมีบทบาทอย่างมาก โดยเปลี่ยนตนเองจากการทำงานในระบบแนวตั้ง มาเป็นในระบบแนวระนาบ ให้ทุกคนในองค์กรมีความสำคัญเสมอกัน (ดังคำกล่าวของรองอธิการบดีฝ่ายวิชาการ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครราชสีมา ดร. ปรีชา อุยตระกูล ที่ว่า ผู้บริการต้องทำตนให้เล็ก และเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาพองตัวใหญ่ขึ้น)
