การวางแผนงานของเวทีแรกเริ่มจาก
1. การหาประเด็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อให้ชัดเจน ตรงตามวัตถุประสงค์และไม่กว้างมาก
2. การหากลุ่มเป้าหมายที่ชัด นั่นคือ ตัวแทนองค์กรภาคเอกชนที่มีบทบาทหรือมีส่วนในเชิงนโยบาย สามารถเข้ามาแลกเปลี่ยนในนามองค์กรนั้นๆ ได้ และอาจมีส่วนรู้เห็นในงานที่ทำในเรื่องของการเสริมสร้างคุณภาพชีวิตคนทำงาน สามารถมาเล่าความภาคภูมิใจในงานที่ทำเชิงนโยบายได้ เช่น บางโครงการที่ภาคภูมิใจที่implement และมีส่วนร่วมในโครงการนั้น เป็นต้น
3. การวางแผนกระบวนการร่วมกับวิทยากร
4. การเตรียมงานต่างๆ อันได้แก่
4.1 การบ้านให้กับกลุ่มเป้าหมายตอบคำถามก่อนมาร่วมเวที
4.2 เอกสารต่างๆ ครอบคลุมไม่ว่าจะเป็น จดหมายถึงหน่วยงาน เอกสารแนบรายละเอียดโครงการ แผนที่การเดินทาง ใบตอบรับ กำหนดการ ฯลฯ
4.3 ใบงานการเตรียมตัวก่อนเข้าร่วมงาน เช่น การแต่งกายแบบสบายๆ เตรียมเล่าเรื่องที่ภาคภูมิใจ ไม่ต้องนำเอกสารหรือโบว์ชัวร์มาแจก (เพราะในทำการบ้านไปแล้วคะ)
ข้อตกลงเบื้องต้นในเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้
- ถอดหมวก ลดอาวุโส ไม่ติดยึดยศ ตำแหน่ง เชื่อว่าไม่มีใครรู้ไปหมดเสียทุกเรื่อง
- ทำจิตใจให้ว่าง ทุกอย่างคือสิ่งใหม่ ฟังให้ลึก (Deep Listening) สงบ มีสมาธิ ฟังในตัวตน หรือสิ่งที่ผู้เล่าเป็นและเล่าให้ฟัง
- ไม่ตัดสิน ถูก/ผิด ของผู้อื่น อย่าเอาความเป็นตัวตนของเราเองไปใส่แทนผู้เล่า เคารพทั้งต่อ ตัวเองและผู้อื่น
- ลดความคิดนิยม "ต้องความสมบูรณ์แบบ" ซักถาม - แลกเปลี่ยน ด้วยความชื่นชม เชื่อมั่นเสมอว่า "ทุกที่มีความรู้ "
ข้อเสนอแนะ เรื่องเล่าที่ดี
- เล่าโดยไม่ตีความระหว่างเล่า เล่าเฉพาะเหตุการณ์และผลที่เกิดขึ้น บรรยากาศ ตัวละคร ความคิดของผู้เล่าในขณะเกิดเหตุการณ์
- เล่าออกมาจากใจ ให้เห็นคนเล่า เหตุผลในขณะนั้นว่าทำไมผู้เล่าจึงตัดสินใจทำเช่นนั้น
- เล่าสั้นๆ หนึ่งเรื่องมีประเด็นเดียว
- สมาชิกอีกคนหนึ่งอาจขอเล่าเรื่องประเด็นเดียวกัน แต่สะท้อนความรู้/วิธิการคนละแบบ
AAR (After action review)
- พูดอย่างเปิดใจ
- พูดอย่างอิสระ
- ไม่มีใครผิดหรือถูก
- คนอายุงานน้อยกว่าพูดก่อน
คำถาม AAR
- สิ่งที่คาดหวัง?
- สิ่งใดบ้าง ที่ได้ตามความคาดหวัง เพราะ?
- สิ่งใดบ้าง ที่ได้น้อยกว่าความคาดหวัง เพราะ?
- จะนำสิ่งที่ได้เรียนรู้ กลับไปทำอะไร
