ความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

ความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

ปัจจุบันการร่างหนังสือราชการ ในงานสารบรรณ จะมีปัญหาเรื่องของการใช้ภาษาในการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานอื่นๆ ซึ่งปัญหาหลักๆ ที่พบเจอในปัจจุบันคือ

            ๑. งานสารบรรณไม่เคยร่างหนังสือ มีการใช้สำนวนที่หลากหลาย คนร่างใหม่ๆ ก็จะทำให้มีการแก้ไขหนังสือหลายครั้ง

            ๒.ไม่มีการจัดอบรมให้กับงานสารบรรณเกี่ยวกับการร่างหนังสือ

            ๓.การร่างหนังสือบางเรื่องส่งไปหลายเรื่องในฉบับเดียว ที่เกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงานทำให้ต้องทำสำเนาเพิ่มในการส่งต่อไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งบางครั้งเรื่องมีการสูญหายก่อนจะถึงมือผู้รับ

            ๔.ในการร่างหนังสือราชการของหน่วยงานส่วนใหญ่แล้วจะใช้ข้อมูลดังนี้

            - ศึกษาจากหัวหน้า ซึ่งหัวหน้าบางครั้งก็ไม่มีความรู้เกี่ยวกับการร่างหนังสือทำให้ออกหนังสือไม่ถูกต้อง

            - ศึกษาจากแฟ้มงานเดิม ซึ่งบางครั้งแฟ้มงานเดิมก็ไม่ถูกต้องเสมอไป

            - จากความรู้สึกของตัวเอง ถ้าเป็นผู้ที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับงานสารบรรณจะทำให้ร่างหนังสือไม่รู้เรื่อง

ประเด็นหลัก / หลักการ/ เคล็ดลับ

          หนังสือภายนอก ใช้ออกเพื่อติดต่อกับภายนอกที่ต่างกระทรวง โดยผู้ลงนามจะเป็นหัวหน้าหน่วยงานระดับกระทรวงราชการ หรือผู้ได้รับมอบหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ ลักษณะเป็นพิธีการเต็มรูปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง

            หนังสือภายใน ใช้ออกเพื่อติดต่อกับหน่วยงานระดับกรมหรือกระทรวงเดียกัน ผู้ลงนามจะเป็นหัวหน้าระดับกรมหรือผู้ได้รับมอบหมาย ใช้บันทึกข้อความในการออกหนังสือ ลักษณะเป็นทางการ ออกเลขที่ เป็นพิธีน้อยกว่า หนังสือภายนอก

            หนังสือบันทึก  เป็นหนังสือรายงานต่อผู้บังคับบัญชา ติดต่อภายในกรมเดียวกันหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่ก็ลงนามได้ ใช้กระดาษบันทึกหรือกระดาษอื่นก็ได้ ลักษณะเป็นทางการหรือไม่เป็นก็ได้ ออกที่หรือไม่ก็ได้

เกร็ดเล็กๆ น้อยๆ

เกี่ยวกับวันที่

-          การเขียนวันที่ คำว่า (ใน) เป็นการกระทำที่จบใน ๑ วัน

-          การเขียนวันที่ คำว่า (ตั้งแต่) เป็นการที่กระทำทุกวัน

-          การเขียนวันที่ คำว่า (ระหว่าง) เป็นการกระทำวันใดวันหนึ่ง

เกี่ยวกับคำขึ้นต้น

-          กรณีที่เจ้านายยังไม่ทราบเรื่อง ให้ขึ้นต้นคำว่า  ด้วย

-          กรณีที่เจ้านายทราบเรื่องแล้ว  ให้ขึ้นต้นคำว่า  ตามที่ อ้างถึงหนังสือ หน่วยงาน

เกี่ยวกับการใช้คำ

-          คำว่าใคร่ และ จัก  ไม่ควรนำมาใช้ในหนังสือราชการ เพราะเป็นคำที่ไม่สุภาพ

-          รหัสตัวพยัญชนะ อักษรย่อไม่ต้องมีจุด (.)

-          ตามความละเอียดแจ้งแล้วนั้น  ร่างฉบับเดิมย่อเรื่องให้สั้น (ถ้าเรื่องเดิมไม่ยาวให้ต่อด้วยคำว่า นั้น)

-          ตัวเชื่อม อย่าใช้ซ้ำจนเกินไป และอย่าใช้มาก เพราะจะทำให้ประโยคไม่จบ

-          การเขียนชื่อหน่วยงาน  ต้องสอดคล้องกับตำแหน่งผู้ลงนามซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือ

-          การใช้ตัวเลข  ควรจะเป็นเลขไทย

-          ผู้ใดลงนาม หน่วยงานนั้นจะอยู่ลำดับต้น ส่วนเจ้าของเรื่องจะอยู่ลำดับหลัง
เช่น มหาวิทยาลัย > สำนัก>ฝ่าย

-          ตัวช่วยนาย ควรจะมีการสรุปเรื่องให้สั้น หาข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน และควรพูดถึงผลกระทบ ความเสี่ยง ให้ข้อเสนอแนะที่เป็นไปได้

-          เรื่องที่ขึ้นต้นด้วยคำกิริยา จะทำให้เป็นพฤติกรรมที่ชัดเจน เช่น ส่ง ขอให้ แจ้ง อนุมัติ ขอเชิญ ชี้แจง ขอหารือ ตอบข้อหารือ เป็นต้น

-          สิ่งที่ส่งมาด้วย ของหนังสือภายนอกนั้น ควรจะระบุด้วยว่าเอกสารที่ส่งมาด้วยมีจำนวนเท่าไหร่

-          ไม่ควรใช้คำว่า ข้าพเจ้า ในหนังสือราชการ ควรใช้คำว่า ดิฉัน หรือ กระผม

-          คำว่า คุณ ไม่ควรใช้ในหนังสือราชการ แต่ให้ระบุคำนำหน้าแทน เช่น นาย นาง นางสาว ผศ. ดร.

-          การเน้นคำในหนังสือราชการนั้น นิยมใช้ตัวหนา มากว่าการขีดเส้นใต้

เกี่ยวกับแบบฟอร์มหนังสือราชการ

          หนังสือภายใน

-          กั้นหัวกระดาษที่ ๒.๕ เซนติเมตร กั้นหน้า ๓.๔ เซนติเมตร กั้นหลัง ๒ เซนติเมตร

-          หนังสือภายในใช้ครุฑเล็ก ขนาด ๑.๕ เซนติเมตร

-          การปัด ๑ บิด ๒ ในพิมพ์ดีดนั้น ในการใช้งานคอมพิวเตอร์ให้กด Enter 1 ครั้งและกด Ctrl+จ

-          การย่อหน้าในหนังสือราชการ เคาะ ๑๐ ตัวอักษร

-          การลงลายมือชื่อ ให้กด Enter ๒ ครั้ง เพื่อเว้นช่องว่างให้ลงลายมือ

หนังสือภายนอก

-          กั้นหัวกระดาษ กั้นหน้า กั้นหลัง เหมือนกับหนังสือภายใน

-          ใช้ครุฑใหญ่ ขนาด ๓ เซนติเมตร

-          วันที่ตรงกับหางครุฑ

-          ที่ และที่อยู่ตรงกับเท้าครุฑ โดยที่อยู่ที่ไม่เกิน ๕ บรรทัดให้พิมพ์อำเภอ จังหวัดด้วยตัวเต็ม

-          ใส่จำนวนแผ่นในสิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)

-          คำลงท้ายให้ตรงกับหางครุฑ

-          ตัวอักษร ที่นิยมใช้ในการพิมพ์หนังสือคือ ๑๖ point