การทำ 5ส.

การทำ 5 ส.

รากฐานคุณภาพคือ การทำ 5 ส. ที่สามารถพัฒนาอาคาร สถานที่ และคนได้ ถ้าทำเป็นนิสัยก็จะก่อให้เกิดคุณภาพภายในองค์กรได้ ทำให้สามารถเป็นองค์กรแห่งคุณภาพ

            5 ส. เป็นเทคนิคหรือวิธีการจัดการปรับปรุง สำนักงานหรือสภาพการทำงานให้มีความเป็นระเบียบเมื่อมีการทำ 5 ส.แล้ว จะทำให้เสียเวลาในการหาของน้อยลง ใช้กำลังน้อยลง ใช้เงินน้อยลง และเห็นผลได้อย่างรวดเร็ว ถ้าจะเป็นสำนักงานตัวอย่างต้องมีรากฐานจากการทำ 5 ส.

ความหมายของ 5 ส.

            สะสาง  เป็นการแยกประเภทข้าวของ เครื่องใช้ ออกจากกันทั้งที่ใช้ได้และไม่ได้

            สะดวก  เป็นการจัดเก็บข้าวของ เครื่องใช้ ให้เป็นระเบียบ จัดให้มีป้ายติดไว้

            สะอาด เป็นการดูแลรักษาความสะอาดรอบๆ สำนักงาน

            สุขลักษณะ เป็นการทำตามมาตรฐานที่กำหนดไว้และรักษาให้คงอยู่

            สร้างนิสัย  เป็นการทำบ่อยๆ จนเกิดเป็นความเคยชิน

ความสำคัญของการทำ 5 ส.

            จะช่วยให้หน่วยงานมีความเป็นระเบียบ สะอาด ปลอดภัย เพิ่มผลผลิตมากขึ้น มีการบริการที่รวดเร็วขึ้น ประหยัด และที่สำคัญก่อให้เกิดการทำงานที่เป็นทีม สร้างความสามัคคีในหน่วยงานอีกด้วย

หลักการทำ 5 ส.

สะสาง 

-          ในหน่วยงานควรจะมีการปฏิบัติไปในทางเดียวกัน

-          สำหรับของที่สะสางเมื่อแยกออกมาแล้วว่าใช้ได้ ควรจะจัดหาที่เก็บให้เรียบร้อย พร้อมกำหนดระยะเวลาของการจัดเก็บด้วยว่านานเท่าใด

-          สิ่งที่ต้องทำคือโต๊ะทำงาน ลิ้นชักโต๊ะแต่ละคน ตามตู้ สำหรับมุมอับนั้น โดยเฉพาะใต้บันไดควรจะดูว่าจะจัดเก็บของอย่างไรให้เรียบร้อยด้วย

สะดวก

หลังสะสางแล้วของที่จำเป็นต้องใช้งานต้องมีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ โดยมีการติดป้ายไว้ และควรกำหนดว่าป้ายที่จะใช้ติดเป็นสีอะไร ขนาดเท่าไหร่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และให้เป็นไปในทิศทางเดียวกันด้วย

สำหรับคอมพิวเตอร์ในสำนักงานควรมีขั้นตอนวิธีปฏิบัติติดไว้ มีแผนบำรุงรักษาคอมพิวเตอร์ ส่วนกรณีป้ายที่ติดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ หากเป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ทราบกันดีในหน่วยงานว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบก็ไม่จำเป็นต้องติดป้ายก็ได้ ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของหน่วยงาน

 

 

สะอาด

            หากหน่วยงานไม่มีความสะอาดก็จะทำให้สำนักงานไม่น่าอยู่ ไม่สดชื่น ยิ่งถ้าเครื่องมือ เครื่องใช้ชำรุด ก็ทำให้การทำงานไม่สะดวก มีโอกาสเกิดอุบัติเหตุได้ง่าย มีความไม่ปลอดภัยในการทำงานสูง ดังนั้นควรจะมีการดูแลโต๊ะทำงานของตัวเองก่อนเป็นอันดับแรก อย่างน้อยสัปดาห์ละ 1 ครั้งทำการปัดฝุ่น เก็บขยะแถวๆ โต๊ะตัวเองให้เรียบร้อย

            จุดที่ควรสนใจดูแลในเรื่องความสะอาดส่วนใหญ่จะเป็นพื้น ฝาผนัง โต๊ะ เพดาน สำหรับมุมกาแฟควรจะมีการกำหนดผู้รับผิดชอบไว้ด้วย มีมาตรฐานที่ต้องมีการกำหนดด้วย มีการกำหนดมาตรฐานของห้องน้ำไว้ด้วยถ้าหน่วยงานไหนมีแม่บ้านดูแล ก็ควรจะกำหนดให้ชัดเจน ที่สำคัญควรจะมีการกำหนดวันทำ Big Cleaning Day ในหน่วยงานเพื่อมาช่วยกันทำความสะอาดหน่วยงาน โดยเฉพาะหัวหน้าควรจะลงมือทำเอง เพื่อเป็นตัวอย่างแก่ลูกน้อง

สุขลักษณะ

          เป็นการรักษาสิ่งที่ทำดีมาแล้วทั้ง 3ส.ให้คงอยู่ ให้ดีตลอดไป และแก้ไขปรับปรุงสถานที่ทำงานให้น่าทำงานโดยกำหนดเป็นมาตรฐานของแต่ละ ส. โดยอาจจะมีการประเมินการทำ 5 ส.แต่ละพื้นที่โดยกรรมการ จัดให้มีการแข่งขันระหว่างหน่วยงานภายใน หรือมีการจัดการประกวดคำขวัญ 5 ส.ขึ้น

สร้างนิสัย

            เป็นการทำอย่างไรให้ 5 ส.ยั่งยืนในหน่วยงานตลอดไป ที่สำคัญผู้บริหาร ควรปฏิบัติเป็นตัวอย่างที่ดี คอยกระตุ้นและติดตามการปฏิบัติอยู่อย่างสม่ำเสมอ

ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส
            1. ผู้บริหารประกาศ นโยบาย 5 ส.

            2. แต่งตั้งคณะกรรมการ 5 ส.

            3. จัดฝึกอบรม หรือการดูงาน เช่นไปดูงานที่ รพช. ปตท.วังน้อย

            4. แบ่งพื้นที่รับผิดชอบ

            5. จัดกิจกรรม Big Cleaning Day

            6. กำหนดมาตรฐาน 5 ส.

            7. ลงมือปฏิบัติกิจกรรม และประเมินผล

            8. ปรับปรุงมาตรฐานให้เหมาะสม

            9. จัดให้มีการประกวด 5 ส.ในหน่วยงาน

            10. กำหนดเป้าหมายใหม่ เพื่อยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น

แนวทางในการปฏิบัติ 5 ส.ให้สำเร็จในหน่วยงาน

1.      จัดระบบก่อนการทำ 5 ส.

2.      ต้องมีกรรมการให้ชัดเจน

3.      กรรมการต้องรู้บทบาทของตัวเองอย่างชัดเจน

4.      มีแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน

[พระ มงคล มงคล ถีราวุฒิ]

เจริญพร นามธรรม

แวะมาอ่านบทความ

5 ส.