ตามที่ผมได้บันทึกไว้ในบล็อกชื่อ "ระวังอย่าให้แผนนิ่ง" เกี่ยวกับกองกลางได้เสนอแผนการประชุมคณะกรรมการบริหารที่แต่ละหน่วยงานต้อง ขอย้ำ "ต้อง" เสนอระเบียบวาระการประชุมและเอกสารประกอบการประชุมแต่ละครั้งภายในเวลาที่กำหนดไว้แน่นอน ซึ่งหลังจากที่ประชุมคณะกรรมการบริหารอนุมัติแผนดังกล่าวแล้ว กองกลางก็ได้แจ้งทุกหน่วยงานทราบแล้ว รวมถึงโทรไปพูดคุยกับหัวหน้าสำนักงานคณะ/สถาบัน เพื่อให้แน่ใจว่า หนังสือดังกล่าวไปถึงผู้เกี่ยวข้องก็พบปัญหาครับ
- ปัญหาแรกคือ หนังสือถึงคณะครับ แต่ยังไม่ส่งผู้เกี่ยวข้อง เช่น คณบดี รองคณบดีฝ่ายต่างๆ หัวหน้าสาขาวิชา และหรือเจ้าหน้าที่ๆที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำเอกสารประกอบการประชุม
- ปัญหาที่สองที่พบคือ หน่วยงานไม่สามารถส่งระเบียบวาระการประชุมและเอกสารประกอบการประชุมภายในเวลาที่กำหนดไว้ โทรมาขอส่งช้ากว่ากำหนดบ้าง ขอบรรจุวาระก่อนและจะส่งเอกสารตามมาภายหลังบ้าง
- ปัญหาที่สามที่พบคือ การเขียนเอกสารประกอบการประชุมที่ เพื่อให้ที่ประชุมสามารถประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ กองกลางจึงได้กำหนดแบบฟอร์มเสนอวาระการประชุมคณะกรรมการบริหารที่ต้อง (๑) สรุปเรื่องที่เสนอ (๒) ระบุประเด็นที่จะพิจารณาให้ชัดเจนว่ามีกี่ประเด็น อะไร อย่างไร ก็ปรากฏว่า บางหน่วยงานยังเขียนไม่ค่อยถูกต้อง (ขอหมายเหตุตรงนี้ว่า ข้อที่สามนี้ จะว่าไปแล้วคงโทษเจ้าหน้าที่หน่วยงานต่างๆไม่ได้ เนื่องจากเพิ่งริเริ่มใช้ และยังไม่ได้อบรมผู้เกี่ยวข้อง แต่ก็ขอบันทึกไว้เพื่อจะได้เป็นบันทึกกันลืมเพื่อใช้แก้ปัญหาต่อไปครับ)
- ปัญหาที่สี่คือ ผู้บริหารขอประชุมวันที่ไม่อยู่ในแผน (ประชุมนอกแผน) เนื่องจากมีภารกิจเร่งด่วนเข้ามา หรือผู้บริหารมีภารกิจต้องไปต่างประเทศ ซึ่งก็ต้องปรับแผนกันอุตลุดครับ (จะว่าไปแล้วการ "ปรับแผน" เป็นสิ่งปกติครับที่เมื่อมี บางสิ่งเปลี่ยนไป แผนก็ต้องปรับเปลี่ยนตาม ซึ่งหมายความว่า ทุกหน่วยงานก็ต้องปรับเปลี่ยนตาม)
- ปัญหาที่ห้า คือเรื่องของการใช้ภาษา ซึ่งมีปัญหาพอสมควร โดยเฉพาะการใช้ภาษาไทย เพราะบางหน่วยงานโดยธรรมชาติจะถนัดภาษามลายู ภาษาอาหรับ หรือภาษาอังกฤษ แต่ไม่ค่อยถนัดเขียนสื่อความเป็นภาษาไทย อันนี้เนื่องจากการประชุมของคณะกรรมการบริหารกำหนดให้ใช้ภาษาไทย หน่วยงานที่ใช้ภาษาอื่นจึงมีปัญหาบ้าง แต่ถ้ากำหนดให้ใช้ภาษาอื่นนอกเหนือภาษาไทย กองกลางที่ถนัดแต่ภาษาไทย ก็จะมีปัญหาการใช้ภาษาเสียเอง อย่างไรก็ตามก็มีเอกสารที่เป็นภาษาอื่นบรรจุเข้าที่ประชุมบ้าง เช่น ภาษาอาหรับ หรือภาษาอังกฤษ นี่ไม่นับการประชุมที่ใช้ภาษาพูดกันหลากหลายตามที่กรรมการแต่ละท่านถนัด (คิดว่าคงเป็นเอกลักษณ์ของที่นี่นะครับ)
ปัญหานี้คิดว่า คงจะค่อยๆหมดไป เมื่อแต่ละหน่วยงานเริ่มปรับตัว หรือวางแผนรองรับอย่างต่อเนื่อง อินชาอัลลอฮฺ
ครับผมก็เห็นด้วย..คิดว่าพวกเราทุกคนต้องแก้ไข และปฎิบัติอย่างจริงจัง
ส่วนเรื่องภาษา.. อืมก็มีปัญหาเหมือนกัน อย่างมาด้วยภาษาอังกฤษกว่าจะเข้าใจต้องนั่งนึกในความหมายที่เขาต้องการ คือ อะไรกันแน่ .ส่วนภาษาอื่นๆคิดว่า อัลฮัมดุลิลลาฮฺ พอทำความเข้าใจได้.. อย่างไรก็ตาม มีคนช่วยสรุปอยู่แล้ว..ในที่ประชุมคงไม่มีปัญหา .. ส่วนฝ่ายเลขานั้นซิ..ที่ต้องหาทางออก
เห็นด้วยอย่างยิ่งคะ เพราะเคยเข้าร่วมประชุมด้วยฟังแล้วไม่ค่อยเข้าใจคะ(ถนัดภาษาไทยมากกว่า ฮิฮิ)
การเงินเองก็มีปัญหาเรื่องภาษาเหมือนกันคะเพราะมีบางหน่วยงานทำรายละเอียดขอเบิกเงินมาเป็นภาษาอื่นๆที่ไม่ใช่ภาษาไทย (ในกองไม่มีใครจบต่างประเทศมาสักคน 5555)
เรื่องของภาษา จริงๆแล้ว ความยาก ไม่ได้อยู่แค่ที่การเขียนรายงานฯ แต่อยู่ที่ประธานผู้นำประชุมด้วยเหมือนกัน หากในที่ประชุม ไม่มีซักภาษาที่ทุกคนเข้าใจร่วมกัน
แต่ก็เป็นอะไรที่แปลก แหวกแนวดี
น่าจะเสนอให้มีการจัดอบรมด้านภาษาอาหรับและอังกฤษให้กับบุคลากรบ้างนะคะ เพื่อจะได้นำมาใช้ประโยชน์ในการสื่อสารกับบุคลากรและนักศึกษาต่างชาติ
ฝากเสนอด้วยนะคะท่านเลขาฯ