เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ วงงานธุรการ (link) ให้ความสนใจในเรื่องลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ และหน่วยงานที่ได้รับความสนใจของวงนี้และเป็นเรื่องเด่นของวงมี 3 หน่วยงาน คือ สนง.ศึกษาศาสตร์ สนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์ และสนง.เกษตรศาสตรฯ สำหรับของสนง.เกษตรศาสตรฯ นั้นเป็นน่าสนใจที่จะเริ่มระบบ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคม นี้
ตัวแทนงานธุรการเล่าเรื่องเด่นในวง
Best Practice : การลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์
(สนง.เกษตรฯ)
ความจริงวันนี้ถ้าพูดถึงการลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ของงานธุรการ
เป็นเรื่องธรรมดาครับ
สิ่งสำคัญอยู่ที่การบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพนั้นจะทำได้อย่างไร
(วิธีการของสนง.เกษตรฯ) มีดังนี้ครับ
-
เมื่อเรื่องเข้ามาที่คณะฯ เจ้าหน้าที่ธุรการจะลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (ได้รับความอนุเคราะห์โปรแกรมจากกองบริการการศึกษา) และประทับตรายาง "องค์ประกอบที่ ...... ดัชนีที่.... ตามเกณฑ์ของการประกันคุณภาพการศึกษา (ต้นฉบับมาจากสนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์)
-
แยกเรื่องไปตามงานของสำนักงาน หัวหน้างานของแต่ละงานสรุปเรื่อง และเสนอมาที่เลขานุการคณะเพื่อผ่านเรื่องไปให้ที่คณบดี และรองคณบดีฝ่ายต่าง ๆ
-
เมื่อเรื่องออกจากผู้บริหารแล้ว แต่ละงานเซ็นรับเรื่องจากงานธุรการและไปดำเนินงานต่อ และจัดเก็บเอกสารตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ
-
สำหรับเรื่องเวียน จะใช้วิธีสแกนเรื่องและนำขึ้นบนเว็บไซด์ของคณะ กรณีเรื่องด่วนจะส่งไปให้ผู้รับโดยตรง
ผู้ปฏิบัติงานธุรการของสนง.เกษตรฯ เล่าให้ฟังว่า สำหรับเกณฑ์การประกันคุณภาพในแต่ละองค์ประกอบ ใช้วิธีการปิดไว้ที่โต๊ะทำงาน แต่ตอนนี้เริ่มคล่องขึ้นแล้ว และพอใจกับการทำงานธุรการที่สามารถตรวจสอบเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดได้ ที่สำคัญสนง.เกษตรฯ เมื่อทำงานแล้วไม่หยุดอยู่กับที่ มีการพัฒนาปรับปรุงงานอยู่ตลอด ซึ่งกำลังพัฒนางานธุรการให้เป็นระบบ e-office หลังจากที่ไปดูงานที่คณะเทคนิคการแพทย์ ม.เชียงใหม่ มา
บอย
ชุมชนสำนักงานเลขานุการ
บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย บอย สหเวช ใน สำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์
คำสำคัญ (Tags)#k-sharing#ธุรการ#okm#ปฏิบัติการที่ดีหน่วยสารบรรณ
หมายเลขบันทึก: 21677, เขียน: 30 Mar 2006 @ 11:53 (), แก้ไข: 06 Sep 2013 @ 17:19 (), สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, อ่าน: คลิก