Best Practice : ชุมชนสำนักงานเลขานุการ (งานธุรการ)

    เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ วงงานธุรการ (link)  ให้ความสนใจในเรื่องลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ และหน่วยงานที่ได้รับความสนใจของวงนี้และเป็นเรื่องเด่นของวงมี 3 หน่วยงาน คือ สนง.ศึกษาศาสตร์ สนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์ และสนง.เกษตรศาสตรฯ  สำหรับของสนง.เกษตรศาสตรฯ นั้นเป็นน่าสนใจที่จะเริ่มระบบ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคม นี้  

 ตัวแทนงานธุรการเล่าเรื่องเด่นในวง

     Best Practice : การลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (สนง.เกษตรฯ)

     ความจริงวันนี้ถ้าพูดถึงการลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ของงานธุรการ เป็นเรื่องธรรมดาครับ สิ่งสำคัญอยู่ที่การบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพนั้นจะทำได้อย่างไร (วิธีการของสนง.เกษตรฯ) มีดังนี้ครับ

• เมื่อเรื่องเข้ามาที่คณะฯ เจ้าหน้าที่ธุรการจะลงรับหนังสือในระบบอิเล็กทรอนิกส์ (ได้รับความอนุเคราะห์โปรแกรมจากกองบริการการศึกษา) และประทับตรายาง "องค์ประกอบที่ ...... ดัชนีที่.... ตามเกณฑ์ของการประกันคุณภาพการศึกษา (ต้นฉบับมาจากสนง.วิทยาศาสตร์การแพทย์)
• แยกเรื่องไปตามงานของสำนักงาน หัวหน้างานของแต่ละงานสรุปเรื่อง และเสนอมาที่เลขานุการคณะเพื่อผ่านเรื่องไปให้ที่คณบดี และรองคณบดีฝ่ายต่าง ๆ
• เมื่อเรื่องออกจากผู้บริหารแล้ว แต่ละงานเซ็นรับเรื่องจากงานธุรการและไปดำเนินงานต่อ และจัดเก็บเอกสารตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ
• สำหรับเรื่องเวียน จะใช้วิธีสแกนเรื่องและนำขึ้นบนเว็บไซด์ของคณะ  กรณีเรื่องด่วนจะส่งไปให้ผู้รับโดยตรง
  
  ผู้ปฏิบัติงานธุรการของสนง.เกษตรฯ เล่าให้ฟังว่า สำหรับเกณฑ์การประกันคุณภาพในแต่ละองค์ประกอบ ใช้วิธีการปิดไว้ที่โต๊ะทำงาน แต่ตอนนี้เริ่มคล่องขึ้นแล้ว และพอใจกับการทำงานธุรการที่สามารถตรวจสอบเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดได้ ที่สำคัญสนง.เกษตรฯ เมื่อทำงานแล้วไม่หยุดอยู่กับที่ มีการพัฒนาปรับปรุงงานอยู่ตลอด ซึ่งกำลังพัฒนางานธุรการให้เป็นระบบ e-office หลังจากที่ไปดูงานที่คณะเทคนิคการแพทย์ ม.เชียงใหม่ มา 
         

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ