ลองอ่านสิ

บทที่ 7

สำ      นัก          งาน          อัต        โน       มัติ

 

 

สำนักงานอัตโนมัติจัดขึ้นให้เป็นส่วนหนึ่งของสำนักงาน  และทำหน้าที่ส่งเสริมและสนับสนุนหน่วยงานให้ปฎิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และตรงเป้าหมายที่หน่วยงานได้รับกำหนดไว้  เพื่อให้เกิดประโยชน์กับ  เช่ ประนหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยรวมทั้งการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ  กาจัดส่ง  การรับ  การจัดเก็บและการทำลาย  รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอนหรือ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน  ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ  และความรวดเร็วในการสืบค้น  ด้วยประโยชน์ที่มากมายและการเติบโตทางด้านเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่รวดเร็วอีกทั้งค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่ลดลงอย่างมากทำให้สำนักงานอัตโนมัติมีการใช้งานในหลายๆหน่วยงาน

 

     ที่  มา      ของ สำ  นัก งาน  อัต  โน   มัติ

 

สิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ คือ

1.      เศรษฐกิจ  ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร  เงินเดือนพนักงานที่จัดเอกสาร  ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน  โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร

2.      สารสนเทศ  ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา  การพัฒนาเพื่อรับรอง  และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้  ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ   กการเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ

 

 

 

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

 

      แนวคิด และวิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานเชื่อมโยงกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูลเพื่อการงานในสำนักงานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย ทั้งในด้านการผลิต  และการเรียกค้นหาเอกสารการประมวลผลข้อมูล  การะหว่างผุ้ปฎิบัติการงานทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน  การจัดการนัดหมาย  การประชุม  และการตัดสินใจ

      สำนักงานอัตโนมัติจัดตั้งขึ้นให้เป็นส่วยหนึ่งของการสำนักงาน  และทำหน้าที่ที่ส่งเสริมและการสนับสนุนหน่วงงานของให้  ได้อย่างประสิทธิภาพ  และตรงเป้าหมายที่หน่วยงานได้รับกำหนดไว้

 

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติแบ่งเป็น 5 ประเด็น

1.      บุคลากร อาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร  นักวิชาชีพ นักเทคนิค  เลขานุการ  เสมียน  และพนักงานอื่นๆ

2.      กระบวนการปฎิบัติงาน

2.2  การรับเอกสาร

2.3  การบันทึกเอกสาร

2.4  การสื่อสารเอกสาร

2.5  การจัดเตรียมข้อมูลข่าวสาร

2.6  การกระจายข่าวสาร

2.7  การขยายรูปปแบบเอกสาร

2.8  การค้นคืนและการทำลายเอกสาร

2.9  การกำจัดและการทำลายเอกสาร

2.10          การดูแลความมั่งคงความปลอดภัย

3.      เอกสาร ข้อมูล  สารสนเทศ

4.      เทคโนโลยี

5.      การบริหารจัดการ

 

ประโยชน์ของสำนักงาน

           

1.      ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย  โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ  การจัดส่งการรับ  การจัดเก้บและการทำลาย  รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน

2.      การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน  ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด  การตรวจสอบ   แก้ปรับปรุง

3.      ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้รับถูกต้องรวดเร็วขึ้น  เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ  และความรวดเร็วในการสืบค้นหา

 

4.      ผู้ปฎิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น  เนื่องจากมีสำนักงาน  เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย  รวดเร็วประหยัดในการทำงาน

5.      หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี  สำหรับหน่วยงานภายใน  ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย

 

เทคโนโลยีเพื่อสำนักงานอัตโนมัติ

 

1.      เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

1.1  ซูเปอร์คอมพิวเตอร์  มีสมรรถนะสูง  ราคาแพง  เหมาะสำหรับการงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์

1.2  เมนเฟรม บันทึกและจัดเก็บฐานข้อมูลขนาดใหญ่เหมาะสำหรับหน่วยงานธุรกกิจขนาดใหญ่

1.3  ไมโครคอมพิวเตอร์  คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็ก  นิยมใช้เป็นลูกข่ายในระบบเครือข่าย

 

2.      เทคโนโลยีโทรคมนาคม

2.1  เทคโนโลยีโทรคมนาคมพื้นฐาน

2.2  ระบบสื่อสารข้อมูล  เป็นการส่งข้อความ  หรือข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคมระหว่างสถานที่สองแห่ง  ปรกอบด้วยอุปกรณ์สำคัญ 3 ส่วน

1.      ส่วนรับข้อมูล

2.      ส่วนแปลงสัญญาน

3.      ส่วนการสื่อสาร

 

3.      เทคโนโลยีสำนักงาน

3.1  เครื่องพิมพ์ดีด

3.2  เครื่องถ่ายเอกสาร

3.3  เครื่องบันทึกเอกสารลงบนไมโครฟิลม์

3.4  เครื่องบันทึกเอกสารลงสื่ออิเล็กทรอนิกส์