การวางแผน

สรุปการวางแผน

สรุป

1.                 วัตถุประสงค์ที่สำคัญในการวางแผนมี 4 ประการคือ เพื่อให้รู้ทิศทางการดำเนินงานขององค์การ เพื่อลดความไม่แน่นอนให้เหลือน้อยลง เพื่อลดความเสียหายอันเกิดจากการซ้ำซ้อนของงานที่ทำ และเพื่อให้รู้มาตรฐานที่ใช้ในการควบคุม

ส่วนประโยชน์ของการวางแผนจะทำให้มีการปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น ทำให้มีการประสานงานกันระหว่างบุคคลและระหว่างหน่วยงานดีขึ้น ทำให้การควบคุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้รู้จักการบริหารเวลา

2.                 การวางแผนมีส่วนเกี่ยวข้องที่สำคัญกับการบริหารเวลา ดังนั้น ผู้บริหารจะต้องรู้จักใช้เวลาด้วยการแบ่งเวลาออกเป็น 3 ประเภทคือ ประเภทแรก เวลาที่ใช้ไปกับหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชาโดยตรงหรือผู้บริหารระดับที่สูงขึ้น ประการที่สอง เวลาที่ใช้ไปกับระบบโดยใช้ร่วมกับหน่วยงานอื่น ประเภทที่สาม เวลาที่ใช้กับตัวเองซึ่งแยกเป็นเวลาที่ใช้ในงานของตัวเองกับเวลาที่ใช้คิดใตร่ตรองให้งานของตัวเองดีขึ้น

3.                 องค์การจะต้องตอบสนองต่อความไม่แน่นอนด้วยฐานะต่าง ๆ 4 ประเภทคือ ผู้ป้องกันตัวเองด้วยการดำเนินงานในปัจจุบันให้อยู่ในฐานะเหนือคู่แข่งขัน ผู้แสวงหาโดยการทำปัจจุบันให้ดีและพร้อมๆ กับหาตลาดใหม่ผลิตภัณฑ์ใหม่และโอกาสใหม่ ผู้วิเคราะห์โดยการระมัดระวังตัวและติดตามตรวจสอบการดำเนินงานของคู่แข่งขัน เมื่อคู่แข่งขันเปลี่ยนแปลงอย่างไรก็รีบทำตามทันทีด้วยการเลียนแบบ ผู้ตอบโต้โดยการรอคอยจังหวะที่เหมาะสมตอบโต้คู่แข่งขัน แม้จะช้าแต่แน่นอนและเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า

4.                 การวางแผนมีประบวนการ 4 ขั้นตอนคือ การวิเคราะห์สถานการณ์ การกำหนดวัตถุประสงค์และแผนการวัตถุประสงค์แลผแผนการเลือกวัตถุประสงค์และแผนการนำไปใช้ และการตรวจสอบควบคุมให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น

5.                 การแบ่งประเภทของแผนอาจมีพื้นฐานในการแบ่งหลายอย่าง แต่ที่นิยมใช้กันมากได้จากพื้นฐาน 3 อย่างคือ อย่างแรก การแบ่งตามระยะเวลาซึ่งแยกเป็น 3 ประเภทคือ แผนระยะยาว แผนระยะกลาง และแผนระยะสั้น อย่างที่สอง แบ่งตามขอบเขตของกิจกรรมที่ทำซึ่งแยกเป็นแผนกลยุทธ์และแผนดำเนินงาน แผนกลยุทธ์กำหนดเพื่อตอบสนองกิจกรรมรวมในระยะยาว ส่วนแผนดำเนินงานให้แต่ละกิจกรรม เช่น แผนการผลิต แผนการเงิน แผนการตลาด แผนทรัพยากรมนุษย์ และแผนอุปกรณ์ อย่างที่สาม แบ่งตามการนำไปใช้ซึ่งแยกเป็นแผนที่ใช้ครั้งเดียว เช่น งบประมาณ และโครงการ แผนที่ใช้ประจำ ได้แก่ นโยบาย กระบวนการปฏิบัติงาน และกฎเกณฑ์หรือข้อบังคับ เป็นต้น

6.                 วิธีการวางแผนแบ่งออกเป็น 3 วิธีคือ วิธีแรก การวางแผนจากข้างในไปข้างนอก และจากข้างนอกมาข้างใน วิธีที่สอง การวางแผนจากบนลงล่าง และจากล่างขึ้นบน วิธีที่สาม การวางแผนเพื่อความไม่แน่นอน ซึ่งแต่ละวิธีมีผลดีผลเสียด้วยกัน

7.                 การวางแผนแม้จะมีผลดีหลายอย่างแต่ก็อาจทำให้แผนล้มเหลวก็ได้ หากไม่อาศัยเครื่องมือช่วยในการวางแผน เครื่อมือที่ใช้มี 3 อย่างคือ การพยากรณ์ซึ่งจะทำให้คาดคะเนเหตุการณ์ล่วงหน้าได้  การหาจุดเด่น เพื่อจะหาวิธีที่ดีที่สุดมาใช้วางแผน การให้มีส่วนร่วมในการวางแผนเพื่อให้แผนเป็นที่ยอมรับ การใช้ภาพเพื่อให้เห็นได้ชัดเจน และการใช้ที่ปรึกษาวางแผนเพื่อช่วยให้แผนซึ่งจะทำให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

8.                 การวางแผนที่เชื่อมหน้าที่การบริหารระหว่างการวางแผนงานและการควบคุมอีกอย่างหนึ่งเรียกว่า การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ หรือ MBO ซึ่งเป็นการวางแผนและควบคุมร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเน้นที่ผลงานมากกว่าวิธีการ แต่ก็ต้องระมัดระวังว่าการกำหนดวัตถุประสงค์ก็ต้องชัดเจนและวัดได้จริง ขณะเดียวกัน MBO จะประสบผลสำเร็จได้ต้องรับความร่วมมือจากทุกฝ่ายทั้งผู้บริหารระดับสูงสุด ระดับกลาง ผู้บังคับบัญชาและผู้ปฏิบัติงาน