การวางแผน

การวางแผนกับการบริหารเวลา

          ในแง่ของการบริหารได้แบ่งเวลาออกเป็น 3 ประเภทคือประเภทแรกคือเวลาที่ใช้กับหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชา(Boss-Imposed Time) หมายถึงเวลาที่ผู้บริหารระดับสูงขึ้นไปอีกขึ้นหนึ่งในฐานะที่เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงและรวมผู้บริหารระดับสูงเรียกไปปรึกษาหารือเรื่องงานหรือออกคำสั่งให้ทำงานร่วมกันแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นหรือใช้เวลาทำงานให้กับผู้บังคับบัญชาเวลาที่ใช้กับหัวหน้างานนี้เป็นสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้จะมากหรือน้อยอยู่ที่ผู้บังคับบัญชาเป็นผู้กำหนดเปลี่ยนแปลงไม่ได้มิฉะนั้นจะเกิดผลเสียแก่ผู้บริหารคนนั้น

          ประเภทที่สองเวลาที่ใช้กับระบบ(System-Imposed Time) หมายถึงการใช้เวลาร่วมกับหน่วยงานอื่นเพื่อนร่วมงานในเรื่องเกี่ยงกับการทำงานซึ่งจำเป็นต้องกระทำมิฉะนั้นจะเสียหากเช่นการแก้ปัญหาร่วมกันกับหน่วยงานอื่นการเข้าร่วมประชุมในบริษัทการจัดตั้งระบบหรือปรึกษาหารือกันซึ่งงานเป็นของส่วนรวมทั้งองค์การรวมทั้งเวลาที่ใช้ไปกับพิธีการต่างๆขององค์การการบริหารเวลาประเภทที่สองนี้เปลี่ยนแปลงไม่ได้เช่นเดียวกันจะเสียเวลามากหรือน้อยขึ้นอยู่กับระบบงานส่วนรวมไม่ใช่ตัวผู้บริหารเป็นผู้กำหนดประเภทที่สามเวลาที่ใช้กับตัวเอง(Self-Imposed Time) หมายถึงเวลาที่ตัวผู้บริหารเองเป็นผู้กำหนดขึ้นมาผู้บริหารบางคนใช้เวลาของตัวเองมีคุณค่าเหมาะสมแต่บางคนใช้หมดไปอย่างไม่มีคุณค่าเท่าที่ควร

          เวลาที่ใช้กับตัวเองนี้ยังแยกออกเป็น 2 อย่างอย่างแรกเวลาที่ใช้กับหน่วยงานของตัวเอง (Dominated Time) อาจเป็นงานที่ตัวเองลงมือทำด้วยตัวเองหรือทำร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้บริหารผู้นั้นรวมทั้งเวลาที่หมดไปกับการแก้ปัญหาหรือปรึกษาหารือกับผู้ใต้บังคับบัญชาของตัวเองผู้บริหารบางคนใช้เวลาประเภทนี้ไม่เหมาะสมโดยผู้ใต้บังคับบัญชาหรือตัวงานมีส่วนในการจัดสรรเวลาถ้าผู้บริหารใช้เวลาแก้ปัญหางานของผู้ใต้บังคับบัญชามากเกินไปหรือไปยุ่งอยู่กับรายละเอียดในงานมากเกินไปDominated Time ก็เกิดขึ้นมากอย่างที่สองคือเวลาที่ใช้กับการคิดไตร่ตรอง (Discretionary Time) ในหน่วยงานของตัวเองเป็นการคิดเพื่อให้งานก้าวหน้าคิดแก้ปัญหาด้วยตัวเองไม่ได้กระทำร่วมกับคนอื่นเวลาที่หมดไปกับการแก้ปัญหานี้จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับผู้บริหารเองถ้าผู้บริหารไม่มุ่งในรายละเอียดของงานไม่ลงมือทำงานด้วยตัวเองแต่มอบหมายงานไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบเวลาที่หมดไปกับงานส่วนนี้ก็น้อยลง

          ในทำนองเดียวกันผู้ใต้บังคับบัญชาบางคนเมื่อมีปัญหาการทำงานก็ไปปรึกษาหารือกับผู้บริหารและโยนปัญหาไปให้ผู้บริหารคิดแก้ไขเอาเองเวลาที่เป็น Discretionary Time ของผู้บริหารก็เสียไปมากแต่ถ้าผู้บริหารรับปรึกาหารือปัญหาบางส่วนแล้วโยนกลับไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแก้ไขเองเวลาในส่วนนี้ก็หมดไปน้อยก็อาจมีเวลาที่ใช้แก้ปัญหาของตัวเองอย่างแท้จริงมากขึ้นเวลาที่ใช้กับตัวเอง (Self-Imposed Time) ควรใช้ให้เหมาะสมโดยมอบหมายให้คนอื่นทำในส่วนของ Dominated Time ให้มากตัวเองใช้น้อยแล้วหันไปใช้เวลาในส่วนของ Discretionary time ในปัญหาของตัวเองหรือปัญหางานที่ตัวเองรับผิดชอบให้เจริญก้าวหน้าจะได้ประโยชน์มากกว่า

          อย่างไรก็ตามมีหลักสั้นๆในการบริหารเวลาของผู้บริหารไว้ดังนี้

1.     ต้องรู้จักปฏิเสธคนที่ทำให้ท่านละเลยไปจากการทำงานซึ่งเป็นงานที่ท่านต้องทำ

2.     อย่าเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับงานที่ต้องทำเป็นประจำวันอยู่แล้วและรายละเอียดในงานที่ทำมากนักควรมอบหมายงานเหล่านี้ให้คนอื่นทำ

3.     จัดลำดับงานที่ต้องทำก่อนหลังโดยยึดถือความสำคัญและความเร่งด่วนของงานเป็นหลัก

4.     อย่าให้โทรศัพท์จดหมายหรือการติดต่อสื่อสารใดๆมาขัดขวางการทำงานของท่านให้เสียไป

5.     ฝึกหัดเลขานุการหน้าห้องหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งให้กลั่นกรองงานจดหมายและโทรศัพท์ก่อนที่จะมาถึงท่าน

6.     อย่าทำตัวเป็นคนยึดติดอยู่กับตารางในปฏิทินหรือสมุดบันทึกจนลืมทำตามแผนงานของตัวเอง

7.     อย่าให้แขกที่แวะมาเยื่ยนหรือไม่ได้นัดหมายมาขัดจังหวะการทำงานของท่านจนทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์