การวางแผน

การวางแผนกับการบริหารเวลา

          ในแง่ของการบริหารได้แบ่งเวลาออกเป็น 3 ประเภทคือ ประเภทแรกคือเวลาที่ใช้กับหัวหน้าหรือผู้บังคับบัญชา (Boss-Imposed Time) หมายถึง เวลาที่ผู้บริหารระดับสูงขึ้นไปอีกขึ้นหนึ่งในฐานะที่เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงและรวมผู้บริหารระดับสูง เรียกไปปรึกษาหารือเรื่องงานหรือออกคำสั่งให้ทำงานร่วมกันแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น หรือใช้เวลาทำงานให้กับผู้บังคับบัญชา เวลาที่ใช้กับหัวหน้างานนี้เป็นสิ่งหลีกเลี่ยงไม่ได้จะมากหรือน้อยอยู่ที่ผู้บังคับบัญชา เป็นผู้กำหนดเปลี่ยนแปลง ไม่ได้มิฉะนั้นจะเกิดผลเสียแก่ผู้บริหารคนนั้น

          ประเภทที่สอง เวลาที่ใช้กับระบบ (System-Imposed Time) หมายถึง การใช้เวลาร่วมกับหน่วยงานอื่น เพื่อนร่วมงานในเรื่องเกี่ยงกับการทำงานซึ่งจำเป็นต้องกระทำมิฉะนั้นจะเสียหาก เช่น การแก้ปัญหาร่วมกันกับหน่วยงานอื่น การเข้าร่วมประชุมในบริษัท การจัดตั้งระบบหรือปรึกษาหารือกันซึ่งงานเป็นของส่วนรวมทั้งองค์การ รวมทั้งเวลาที่ใช้ไปกับพิธีการต่างๆ ขององค์การ การบริหารเวลาประเภทที่สองนี้เปลี่ยนแปลงไม่ได้เช่นเดียวกัน จะเสียเวลามากหรือน้อยขึ้นอยู่กับระบบงานส่วนรวมไม่ใช่ตัวผู้บริหารเป็นผู้กำหนด ประเภทที่สาม เวลาที่ใช้กับตัวเอง (Self-Imposed Time) หมายถึง เวลาที่ตัวผู้บริหารเองเป็นผู้กำหนดขึ้นมา ผู้บริหารบางคนใช้เวลาของตัวเองมีคุณค่าเหมาะสมแต่บางคนใช้หมดไปอย่างไม่มีคุณค่าเท่าที่ควร

          เวลาที่ใช้กับตัวเองนี้ยังแยกออกเป็น 2 อย่าง อย่างแรกเวลาที่ใช้กับหน่วยงานของตัวเอง (Dominated Time) อาจเป็นงานที่ตัวเองลงมือทำด้วยตัวเองหรือทำร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้บริหาร ผู้นั้นรวมทั้งเวลาที่หมดไปกับการแก้ปัญหาหรือปรึกษาหารือกับผู้ใต้บังคับบัญชาของตัวเอง ผู้บริหารบางคนใช้เวลาประเภทนี้ไม่เหมาะสมโดยผู้ใต้บังคับบัญชาหรือตัวงานมีส่วนในการจัดสรรเวลา ถ้าผู้บริหารใช้เวลาแก้ปัญหางานของผู้ใต้บังคับบัญชามากเกินไปหรือไปยุ่งอยู่กับรายละเอียดในงานมากเกินไป Dominated Time ก็เกิดขึ้นมาก อย่างที่สอง คือเวลาที่ใช้กับการคิดไตร่ตรอง (Discretionary Time) ในหน่วยงานของตัวเอง เป็นการคิดเพื่อให้งานก้าวหน้า คิดแก้ปัญหาด้วยตัวเองไม่ได้กระทำร่วมกับคนอื่น เวลาที่หมดไปกับการแก้ปัญหานี้จะมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับผู้บริหารเอง ถ้าผู้บริหารไม่มุ่งในรายละเอียดของงาน ไม่ลงมือทำงานด้วยตัวเอง แต่มอบหมายงานไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชารับผิดชอบเวลาที่หมดไปกับงานส่วนนี้ก็น้อยลง

          ในทำนองเดียวกัน ผู้ใต้บังคับบัญชาบางคนเมื่อมีปัญหาการทำงานก็ไปปรึกษาหารือกับผู้บริหารและโยนปัญหาไปให้ผู้บริหารคิดแก้ไขเอาเอง เวลาที่เป็น Discretionary Time ของผู้บริหารก็เสียไปมาก แต่ถ้าผู้บริหารรับปรึกาหารือปัญหาบางส่วนแล้วโยนกลับไปให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแก้ไขเองเวลาในส่วนนี้ก็หมดไปน้อย ก็อาจมีเวลาที่ใช้แก้ปัญหาของตัวเองอย่างแท้จริงมากขึ้น เวลาที่ใช้กับตัวเอง (Self-Imposed Time) ควรใช้ให้เหมาะสมโดยมอบหมายให้คนอื่นทำในส่วนของ Dominated Time ให้มาก ตัวเองใช้น้อย แล้วหันไปใช้เวลาในส่วนของ Discretionary time ในปัญหาของตัวเองหรือปัญหางานที่ตัวเองรับผิดชอบให้เจริญก้าวหน้าจะได้ประโยชน์มากกว่า

          อย่างไรก็ตาม มีหลักสั้นๆ ในการบริหารเวลาของผู้บริหารไว้ดังนี้

1.     ต้องรู้จักปฏิเสธคนที่ทำให้ท่านละเลยไปจากการทำงานซึ่งเป็นงานที่ท่านต้องทำ

2.     อย่าเข้าไปยุ่งเกี่ยวกับงานที่ต้องทำเป็นประจำวันอยู่แล้ว และรายละเอียดในงานที่ทำมากนักควรมอบหมายงานเหล่านี้ให้คนอื่นทำ

3.     จัดลำดับงานที่ต้องทำก่อนหลังโดยยึดถือความสำคัญและความเร่งด่วนของงานเป็นหลัก

4.     อย่าให้โทรศัพท์ จดหมาย หรือการติดต่อสื่อสารใดๆ มาขัดขวางการทำงานของท่านให้เสียไป

5.     ฝึกหัดเลขานุการหน้าห้องหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่งให้กลั่นกรองงาน จดหมาย และโทรศัพท์ก่อนที่จะมาถึงท่าน

6.     อย่าทำตัวเป็นคนยึดติดอยู่กับตารางในปฏิทิน หรือสมุดบันทึกจนลืมทำตามแผนงานของตัวเอง

7.     อย่าให้แขกที่แวะมาเยื่ยนหรือไม่ได้นัดหมายมาขัดจังหวะการทำงานของท่านจนทำให้เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์