กระบวนการวางแผน
แผนที่เป็นทางการ (format plan) ได้จัดทำขึ้นอย่างมีเป้าหมายมีทิศทางชัดเจนผู้บริหารสามารถควบคุมได้ขณะเดียวกันจะสอดคล้องกับความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของผู้ปฏิบัติงานในการวางแผนจะต้องกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าแต่ละหน่วยงานและแต่ละคนจะต้องทำอะไรบ้างและทำอย่างไรให้สอดคล้องกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคตและขณะเดียวกันก็ระบุไว้ด้วยว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นในอนาคตจะต้องปรับแผนอย่างไรเพราะว่าการวางแผนเป็นการตัดสินใจในปัจจุบันถึงการกระทำในอนาคตดังนั้นขั้นตอนการวางแผนจึงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของงานขั้นตอนการวางแผนจึงคล้ายกับขั้นตอนการตัดสินใจซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. การวิเคราะห์สถานการณ์ได้แด่การหาข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนการแปลความหมายของข้อมูลที่ได้และการสรุปผลเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดสำหรับนำมาใช้ในการตัดสินใจกำหนดเป็นแผนขึ้นมาการวิเคราะห์จะต้องรวมถึงสถานการณ์ในอดีตสภาพแวดล้อมในปัจจุบันและรวมถึงการคาดคะเนเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตการวิเคราะห์สถานการณ์จะต้องแยกเป็นสภาพแวดล้อมภายในองค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การสภาพแวดล้อมภายในเป็นปัจจัยที่องค์การสามารถควบคุมได้เช่นระบบงานความรู้ความสามารถของคนในองค์การเงินทุนปรัชญาการบริหารเครื่องจักรอุปกรณ์ที่มีอยู่และอื่นๆที่แสดงให้เห็นถึงข้อดีข้อเสียที่องค์การมีอยู่ในปัจจุบันส่วนสภาพแวดล้อมภายนอกเป็นปัจจัยที่องค์การควบคุมไม่ได้เช่นพฤติกรรมของผู้บริโภควิธีการของคู่แข่งขันสภาพทางเศรษฐกิจปัจจัยทางสังคมและวัฒนธรรมและการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีเป็นต้นการวิเคราห์สถานการณ์จะทำให้รู้ว่าปัจจัยภายในองค์การนั้นมีสิ่งใดที่ดีอยู่แล้วจะส่งเสริมให้ดียิ่งขึ้นสิ่งใดที่เป็นข้อเสียจะได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนใหม่ส่วนปัจจัยภายนอกทำให้รู้ว่าจะวางแผนอย่งไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์หรือหาว่าปัจจัยภายนอกดังกล่าวนั้นกระทบต่อการวางแผนอย่างไร
2. การกำหนดวัตถุประสงค์ของแผนผู้ทำแผนจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ไว้หลายๆวัตถุประสงค์และกำหนดแผนไว้หลายๆแผนขั้นตอนนี้ต้องอาศัยความคิดริเริ่มและการสร้างสรรค์โดยต้องอาศัยการมีส่วนร่วมจากคนหลายๆคนไม่ว่าจะเป็นระดับบริหารหรือระดับปฏิบัติและใช้เวลามากกว่าจะได้วัตถุประสงค์และแผนวัตถุประสงค์ของแผนเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเพราะเป็นเสมือนจุดหมายปลายที่ที่จะไปถึงการกำหนดวัตถุประสงค์ก็จะต้องชัดเจนแน่นอนเฉพาะเจาะจงค่อนข้างสูงและสามารถทำได้จริงขณะเดียวกันจะต้องกำหนดระยะเวลาที่จะบรรลุวัตถุประสงค์นั้นสอดคล้องกับระบบงานและหน่วยงานส่วนแผนก็คือการกระทำหรือวิธีการที่ผู้บริหารตั้งใจที่จะนำมาใช้เพื่อให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่กำหนดจะต้องกำหนดไว้หลายๆแผนแต่ละแผนจะทำให้ได้ตามเป้าหมายอย่างไรจะใช้ทรัพยากรอย่างไรมีอุปสรรคต้องแก้ไขอย่างไร
3. การประเมินวัตถุประสงค์และแผนการประเมินก็คือการหาคุณค่าของวัตถุประสงค์แต่ละอย่างและแผนแต่ละแผนแต่ละวัตถุประสงค์และแต่ละแผนย่อมมีทั้งผลดีผลเสียหากสามารถรู้ข้อดีข้อเสียอย่างชัดเจนก็ย่อมไม่มีปัญหาในการตัดสินใจเลือกแต่ถ้าไม่ชัดเจนผู้บริหารจะต้องจัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์และแผนการประเมินอาจทำในรูปของกรรมการหรือทีมพิเศษที่จัดตั้งเป็นการเฉพาะที่ประกอบด้วยบุคคลที่มีพื้นฐานความรู้และประสบการณ์ต่างๆกัน
4. การเลือกวัตถุประสงค์และแผนหากในชั้นการประเมินได้ดำเนินการอย่างถูกต้องเหมาะสมการเลือกก็ไม่ยากเพราะมีข้อมูลต่างๆพร้อมอยู่แล้วแต่ถ้าขั้นการประเมินไม่ชัดเจนก็อาจยากที่จะตัดสินใจเลือกทางใดทางเลือกหนึ่งตามปกติการเลือกแผนใดแผนหนึ่งมักจะอาศัยประสบการณ์เป็นสำคัญแต่ก็ต้องระมัดระวังว่าดุลพินิจโดยอาศัยประสบการณ์อย่างเดียวไม่พอการติดสินใจเลือกจะต้องกำหนดมาตรการว่าจะใช้วิธีใดระหว่างแผนที่ดีที่สุดหรือแผนที่เหมาะสมที่สุดทั้งนี้แล้วแต่ข้อมูลที่มี
5. การนำไปใช้เมื่อเลือกวัตถุประสงค์และแผนแล้วผู้บริหารจะต้องนำไปใช้การเลือกแผนที่ดีที่สุดอาจไม่ได้ประโยชน์เลยถ้าการนำไปใช้ไม่เหมาะสมสิ่งสำคัญก็คือผู้ใช้แผนจะต้องเข้าใจอย่างชัดเจนและต้องมีทรัพยากรอย่างเพียงพอและขณะเดียวกันทุกคนควรมีส่วนร่วมในการวางแผนตั้งแต่ต้นด้วยการนำแผนไปใช้จึงจะประสบผลตามต้องการ
6. การตรวจสอบและควบคุมการนำแผนไปใช้มักจะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องมีกระบวนการที่แน่นอนและเกิดขึ้นเป็นประจำหากไม่มีการตรวจสอบและควบคุมผลงานที่เกิดขึ้นจริงอาจไม่เป็นไปตามเป้าหมายการตรวจสอบและควบคุมทำให้รู้ว่าจะต้องมีการแก้ไขอะไรบ้างหรือต้องมีการปรับเปลี่ยนอย่างไรหากสถานการณ์จริงที่เกิดขึ้นเปลี่ยนแปลงไปจากที่คาดคะเนล่วงหน้า
