เวลา

"เวลามีค่ายิ่งกว่าทอง ทองใช่ว่าจะซื้อเวลาได้" เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าของทุกคนยิ่งคนที่รู้คุณค่าของเวลามากเท่าใดย่อมสามารถเก็บเกี่ยวคุณประโยชน์จากการใช้เวลาให้มีคุณค่าได้มากเพียงนั้น

                เทคนิคการบริหารเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นสำหรับผู้ต้องการเรียนรู้การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์อย่างสูงทำให้สามารถดำเนินภาระกิจต่างๆได้อย่างราบรื่น ง่ายและมีเวลาเพียงพอที่จะบริหารจัดการสิ่งต่างๆให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีและยังมีเวลาส่วนตัวเพื่อพักผ่อนหย่อนใจได้ตามอัธยาศัย

                 ปัญหาที่ทำให้เกิดการสูญเสียเวลา มีหลายประการ(ม.อึ้งอรุณ,2537และ (Albert Stackmore อ้างถึงในชาญชัย อาจินสมาจาร, 2535) ควรมีการประเมินผลตัวทำลายเวลาและจัดลำดับความสำคัญ เพื่อเป็นแนวทางในการแก้ปัญหาซึ่งปัญหาทำลายเวลา ได้แก่

 

1. ปัญหาที่เกิดจากขาดการวางแผน ว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ให้ชัดเจนการใช้เวลาอันยาวนานในการทำงานหรือ แก้ปัญหาใดๆเป็นเหตุให้ผลตอบแทนของความขยันกลับลดน้อยลง แม้ว่าขยันแต่งานขาดประสิทธิภาพ
2. ปัญหาที่เกิดจากจากการผลัดวันประกันพรุ่ง เช่นนอนตื่นสายขาดการเตรียมงานวันรุ่งขึ้น อ่านหนังสือพิมพ์ หรือคุยกับเพื่อนหรือดื่มน้ำชากาแฟก่อนทำงาน
3. ปัญหาที่เกิดจากความวุ่นวายทำงานโดยไม่ได้จัดลำดับความสำคัญของปัญหา ไม่ไว้วางใจผู้อื่นจึงขาดการมอบหมายงานทำงานหลายอย่างที่ไม่เหมือนกัน หรือการสื่อความหมายที่ไม่ถูกต้อง ชัดเจน ความชักช้าความไม่คงที่ ยุ่งเหยิง ระบบเอกสารที่ไม่ดี
4. ปัญหาที่เกิดจากการเล่นมากเกินไปได้แก่ การใช้เวลามากเกินไปแก่ผู้มาเยือน โทรศัพท์นานหรือบ่อยครั้งเกินไปหรือหลบไปซื้อสิ่งของ ดื่มน้ำชากาแฟ หรือทำอะไรที่ไร้สาระ
5. ปัญหาซึ่งเกิดจากการมีส่วนเข้าร่วมมากเกินไป ได้แก่การเข้าร่วมในการตรวจสอบติดตามข้อปลีกย่อยมากเกินไป หรือใช้เวลายาวนานในการแก้ไขปัญหาแต่ละอย่างมากเกินไป
6.ปัญหาซึ่งเกิดจากการทำงานบนกระดาษ เช่นใช้เวลาในการอ่านหนังสือนานแต่จับประเด็นไม่ได้ บันทึกสิ่งต่างๆ ที่ไร้ประโยชน์

                 การบริหารเวลา เป็นการจัดการสิ่งต่างๆ ในเวลาที่มีอยู่ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ใช้เวลาน้อยที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด (จุฬาภรณ์ โสตะ และอมรรัตน์ ภูกาบขาว ,2543.)

ความสำคัญของการบริหารเวลา
1. มีเวลาเหลือมากขึ้นสำหรับทำกิจกรรมที่น่าพอใจหรือเพื่อหย่อนใจ
2. ทำให้พบความสำเร็จที่ต้องการได้มากขึ้นในทุกๆ ด้าน
3. ลดความเครียดและวิตกกังวล
4. รู้สึกผิดน้อยลง

หัวใจสำคัญของการบริหารเวลา
1. เรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญ โดยการเอางานทั้งหลายมาจัดลำดับความสำคัญแล้วลงมือทำงานที่สำคัญที่สุด
2. เรียนรู้ที่จะมอบหมายงานโดยพิจารณาบุคคลที่เหมาะสมทำงานแทนในกิจกรรมต่างๆและให้ความไว้วางใจกับงานที่เขาทำได้

                 หลักการเบื้องต้นในการบริหารเวลา (บุญชัย ปัญจรัตนากร ,2540)
การบริหารเวลาที่ดีนอกจากสามารถทำงานของตนเองให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดีแล้วยังสามารถทำงานเพื่อผู้อื่นได้ด้วยและยังได้รับความสุขจากการมีเวลาว่างของตน
1. การเริ่มต้นที่ดีมีความสำเร็จเกินกว่าครึ่งถ้าการเริ่มต้นของวันใหม่มีความสดชื่นแจ่มใสจึงควรค้นหาสิ่งที่ตนเองชื่นชอบสักอย่าง
2. พิจารณาให้แน่นอนว่าอะไรสำคัญที่สุด เพื่อป้องกันไม่ให้คนอื่นปล้นเวลาหรือปล้นสิ่งสำคัญๆในชีวิตไป และจงกล้าที่จะตอบปฏิเสธ เพียงกล่าวว่า "ไม่" สั้นๆและง่ายๆ
3. ตั้งเป้าหมาย การมีเป้าหมายอาจมีได้หลายเป้าหมายทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องงานการเขียนเป้าหมายเหล่านั้นออกมาจะช่วยให้จุดประสงค์ของมันชัดเจนขึ้นและช่วยกำหนดทิศทางการใช้เวลาในแต่ละสัปดาห์ เดือน ปี ทศวรรษ และชั่วชีวิตได้
4. กำหนดเกณฑ์ในการใช้เวลาในการทำกิจกรรมแต่ละอย่างเช่น การโทรศัพท์การคุยกับแขก การรับประทานอาหาร ตลอดจนเรื่องใช้จ่ายต่างๆควรกำหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะใช้เวลาเท่าไร
5. วางแผนประจำวันควรเขียนกิจกรรมต่างๆออกมาอย่างชัดเจน แล้ววางแผนการจัดทำเพื่อให้บรรลุผลโดยจัดลำดับความสำคัญ
6. ใช้ชีวิตอย่างสมดุล ทั้งในการพักผ่อนนอนหลับให้เพียงพอมีเวลาหย่อนใจพอควร เวลาให้กับตนเอง และ การพัฒนาจิตวิญญาณ ตลอดจนเรื่องที่สนใจ
7 .จัดลำดับความสำคัญของงานให้ชัดเจน โดยพิจารณาว่างานใดเร่งด่วนที่ต้องดำเนินการโดยด่วน งานใดที่สามารถทำภายหลังได้ ไม่ต้องใช้สมองและเวลามากนักก็ทำภายหลังได้
8.ลงมือทำงานที่ยากที่สุดเมื่อทำงานที่ยากสำเร็จจะช่วยให้เกิดความโล่งใจ และช่วยให้เกิดความสำเร็จในการทำงาน
9 .มอบหมายงาน โดยพิจารณาว่าใครที่พอจะช่วยได้ เพื่อช่วยให้มีเวลาเพิ่มขึ้น
10. ทำงานให้สำเร็จเป็นชิ้นเป็นอัน อย่าทำงานด้วยความยืดยาด
11. ออกกำลังกาย เพื่อให้ร่างกายกระฉับกระเฉง กระปรี้กระเปร่าการเดินเป็นการออกกำลังกายที่ประหยัดที่สุดและง่ายที่สุด
12. ตรวจสอบสิ่งที่ทำว่ามีความสำคัญหรือจำเป็นเพียงใดหรือเป็นเพียงความเคยชินสำรวจดูว่าถ้าตัดออกจะช่วยให้มีเวลามากยิ่งขึ้นหรือไม่
13. วางแผนฉลองความสำเร็จ เช่นถ้างานชิ้นนี้เสร็จแล้วควรจะให้อะไรเป็นรางวัลให้สำหรับตัวเอง ซึ่งอาจเป็นสิ่งเล็กๆน้อยๆ ก็ได้เพื่อให้เป็นขวัญและกำลังใจตัวเอง
14. ใช้ความจำช่วยประหยัดเวลาในการทำงานสูง จงควรฝึกการจดจำสิ่งต่างๆ

                  เทคนิคการบริหารเวลา(บุญชัย ปัญจรัตนากร ,2540 และม.อึ้งอรุณ, 2537)
+ ไปถึงที่ทำงานแต่เช้าการไปถึงที่ทำงานก่อนเวลาทำงานปกติ จะได้เวลาซึ่งปราศจากการขัดจังหวะ จากสิ่งใดๆสามารถใช้เวลานั้นเพื่อใช้เวลาคิดในการวางแผน หรือทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้
+ จัดชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ หาชั่วโมงศักดิ์สิทธิ์ที่ปราศจากการบกวน โดยงดรับโทรศัพท์ปิดห้องทำงาน เพื่อได้ทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี
+ เขียนสิ่งที่ต้องทำในบันทึกพร้อมจัดสรรเวลาและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมไปได้ด้วย พร้อมกับระบุวันเวลาในลงบันทึก เพื่อจัดการงานแต่ละชิ้นออกไป
+ จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบจัดโต๊ะให้เป็นระเบียบทุกเย็น ถ้าโต๊ะสะอาดจะช่วยให้การทำงานในตอนเช้าง่ายขึ้น
+ ลดจำนวนครั้งและเวลาในการประชุมต้องคำนึงถึงเสมอถึงผลที่ได้จากการประชุมอย่างถี่ถ้วน คุ้มค่ากับเวลาโดยมีการกำหนดวาระประชุม รักษาเวลาการประชุม และวาระการประชุมอย่างเคร่งครัด
+ แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ โดยแปรรูปงานหรือโครงการที่สำคัญให้เป็นกิจกรรมย่อยๆที่สามารถจัดการได้สะดวก และใช้เวลาไม่นานนักในแต่ละกิจกรรมจะทำงานให้สำเร็จไปได้ในแต่ละช่วงเพราะเป็นการยากมากที่จะหาเวลาติดต่อกันในช่วงยาวๆ
+ เริ่มลงมือทำทันทีอย่ามัวรีรอในการทำกิจกรรมต่างๆอย่างงว่าจะเริ่มต้นตรงไหนก่อนการรีบตัดสินใจทำทันที แล้วค่อยเพิ่มเติมทีหลังจะให้งานเสร็จเร็วขึ้น
+ พิจารณาใช้เทคโนโลยีช่วยการเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นเป็นหลายเท่า เช่นโทรศัพท์โทรสาร คอมพิวเตอร์ บัตรเครดิต
+ เตรียมอุปกรณ์ จำเป็นใกล้มือ เช่นโทรศัพท์คลิบหนีบกระดาษ สมุดโน้ต กรรไกร ปากกา ยางลบ เทปใส ตะกร้าขยะ ซองจดหมาย ฯลฯ
+ ใช้หูแทนตาเพื่อประหยัดเวลา เช่นฟังวิทยุแทนดูโทรทัศน์
+ ใช้เวลารอคอยให้เกิดประโยชน์ ถ้าต้องรอคอยอะไรซักอย่างหนึ่งต้องหากิจกรรมสำรองที่ง่ายๆ ไปด้วย จะได้ไม่มีความกระวนกระวายใจ ในการรอคอยและยังได้งานเพิ่มขึ้นอีก
+ ประหยัดเวลาในการจับจ่าย โดยการซื้อของเป็นจำนวนมากไม่ตองไปซื้อบ่อย ซื้อของเวลาที่คนไม่มาก วานคนอื่นให้คนทำงานแทนตัดสินใจโดยไม่ลังเลและผนวกการจ่ายตลาดกับธุระประจำเข้าด้วยกันเพื่อประหยัดเวลา
+ การมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี ช่วยให้ประหยัดเวลาได้ทั้งในด้านการช่วยเหลือเกื้อกูล และ การสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาด้วยมิตรภาพที่ดีการสื่อสารที่ชัดเจน นุ่มนวล และช่วยให้ได้รับความร่วมมือช่วยเหลือด้วยดีและประหยัดเวลาทำงาน
+ ใช้เวลาปลีกย่อยให้เป็นประโยชน์ ใช้เวลา 10 นาที หรือ 15 นาที ให้เกิดประโยชน์ โดยเฉพาะเวลาที่ต้องคอยอะไรสักอย่างใช้ให้คุ้มค่า อย่างทิ้งไป
+ ใช้เวลาของแต่ละวันให้เต็มที่ สมเหตุสมผล มีประโยชน์ เช่น ฟังข่าววิทยุหรือฝึกฟังภาษาอังกฤษขณะขับรถไปทำงาน วางแผนการใช้เวลาแต่ละช่วงให้เหมาะสมหรือทำงานเพิ่มนอกเหนือจากที่จัดระเบียบไว้ในแต่ละวันแล้วจะได้งานอื่นๆเพิ่มอีกด้วย
+ ทำงานด้วยความสบายใจความสุขและความสนุกสนานเป็นการเสริมสร้างพลังจิตใจให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพจิตใจที่สบายเป็นทุนของประสิทธิภาพการทำงานควรเพาะเลี้ยงให้มีความสนุกสนานกับการทำงานและเอาใจใส่
+ ในการทำงานควรกำหนดเวลาในการพักผ่อนไปด้วย หรือเปลี่ยนงานซึ่งมีลักษณะไม่เหมือนกันจะช่วยให้ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
+ ทำงานสองสิ่งในเวลาเดียวกันถึงแม้โบราณจะสอนว่า ทำงานสิ่งใด ก็ให้ตั้งใจทำงานในสิ่งนั้นมิเช่นนั้นจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพต่ำลง แต่การตั้งใจทำงานนับเป็นสิ่งที่ดีแต่เราสามารถตั้งใจทำงานควบคู่กันได้
+ การเพิ่มพูนความรู้และข้อมูลข่าวสารต่างๆอ่านหนังสือให้ได้ผลโดยเพิ่มเวลาอ่านหนังสือให้มากขึ้นอ่านทุกวันและสม่ำเสมอ เลือกหนังสือที่จะอ่านด้วยความระมัดระวัง มีประโยชน์และมีคุณค่า ตลอดจน เพิ่มความเร็วของการอ่าน

ปรัชญาการบริหารเวลา (Albert Stackmore อ้างถึงในชาญชัย อาจินสมาจาร, 2535)   "ทำงานให้ฉลาดขึ้นไม่ใช่ให้หนักขึ้น"

 

                                                                                                  ที่มา